テレワークでしっかりした残業管理に欠かせない3つのポイント

コロナウイルスの感染拡大への対策や、働き方改革の一環として、テレワークの導入を始めた企業も多いのではないのでしょうか。テレワークには、「通勤時間を節約できる」「仕事と家事の両立がしやすい」というメリットがある一方で、労働時間や残業時間の管理が難しいというデメリットもあります。

そこで本記事では、テレワークにおける残業管理のポイントや長時間残業を防止するコツ、残業管理を効率化する方法などを解説します。残業管理に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてください。

1. テレワークにおける残業管理について知っておきたい3つのポイント

チェックボックスを提示する男性の様子

まずは、テレワークにおける残業管理についてかならず知っておくべきポイントを3つをご紹介します。

1-1. テレワークでも残業代を支払う義務がある

テレワークをおこなう場合でも、通常勤務の場合と同様に労働基準法が適用されるため、時間外労働をおこなった従業員に対して残業代を支払わなければなりません。

残業代を支給しないと労働基準法違反となり、懲役や罰金が科されるケースもあるため、注意しましょう。深夜残業や休日労働についても、通常勤務の場合と同様に管理し、割増賃金を支払う必要があります。

1-2. 労働時間や残業時間を適切に記録する必要がある

テレワークの場合でも、企業側には従業員の労働時間や残業時間を把握する義務があります。

従業員の労働時間を把握する方法として、「パソコンの使用記録によって把握する」「クラウド上で使用できる勤怠管理システムを利用する」ことが挙げられます。自社の業務スタイルに合った方法で、従業員の労働時間や残業時間を把握しましょう。

1-3. 長時間残業を防ぐことが大切

テレワークでは、それぞれの従業員の働き方を管理しにくいため、長時間残業が発生してしまう場合があります。

テレワークは、業務を効率化したり、ワーク・ライフバランスを確保する方法であるため、長時間残業が頻発してしまう働き方では意味がありません。

「残業をする場合は上司の許可を取る」「21時以降の業務禁止」など、あらかじめルールを作っておくことが大切です。

関連記事:残業の申請方法の見直しについて企業がおこなうべき取り組みとは

2. テレワークにおける長時間残業を防ぐ4つの方法

残業時間中にパソコンを見つめる女性たち

テレワークにおいて長時間残業を防ぐためには、「メールや電話のルールを決める」「システムへのアクセスを制限する」といった方法が効果的です。それぞれの方法を見ていきましょう。

2-1. 勤務時間外のメール送付や電話を抑制する

テレワークにおいて長時間残業が発生する原因は、メールや電話の対応です。対面ではなく離れて働くため、メールや電話で密な連絡を取ることはもちろん大切ですが、勤務時間外に連絡が増えることで、残業時間の増加につながってしまいます。

とくに上司から部下へ連絡すると、部下としては無視するわけにはいかず、対応してしまうこともあるでしょう。深夜や休日にはメールや電話をやめるというようなルール作りが求められます。

2-2. システムへのアクセスを制限する

テレワークをおこなう場合、自宅から自社のシステムへアクセスしたり、ネットワーク上のデータを使用することもあるでしょう。

しかし、いつでもアクセスできる状態にしておくと、時間を気にせずだらだらと仕事をしてしまう原因となり、残業時間が増えてしまう可能性もあります。

休日や深夜にはアクセスできない設定にしておくことも、長時間残業を防ぐ方法の一つです。

2-3. 残業自体を原則的に禁止する

ワークライフバランスの確保や業務効率化を目的としてテレワークを導入する場合は、残業自体を原則的に禁止することも一つの手です。

在宅勤務が続くと、仕事とプライベートの境界が曖昧になり、長時間働いてしまう原因になります。時間外労働だけではなく休日労働や深夜労働を禁止することで、残業の抑制やワークライフバランスの確保につながるでしょう。

残業を禁止する場合は、従業員に対してテレワークを導入する趣旨をしっかりと説明することが求められます。

2-4. 長時間労働が続いている従業員へ注意喚起をする

さまざまな対策を講じても長時間労働をしがちな従業員がいる場合は、注意喚起をおこない、テレワークの趣旨を再認識させたり、残業が発生してしまう理由を確認することが重要です。

テレワークに不慣れであることが原因で業務が上手く進んでいない場合もあるため、長時間労働を頭ごなしに否定するのではなく、現場の意見を取り入れながら解決策を探していきましょう。

関連記事:テレワーク導入後の労働時間管理で企業が取り入れるべき方策3選

3. テレワークにおける残業を上手く管理するために

管理ツールを活用しているイラスト

テレワークにおいて、勤務時間や残業時間を上手に管理するためには、適切な方法で従業員に報告を求めたり、管理ツールを導入したりすることが大切です。本項目では、従業員の労働時間管理のためのアイデアをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

3-1. 残業をする場合は事前に上司への報告を求める

残業をする場合、部下から上司へメールや電話で報告させることは、残業管理の方法の一つです。残業をする理由や作業内容、終了予定時間などを連絡させるとよいでしょう。

上司としては、仕事の進捗状況を確認できるだけではなく、特に急ぎではないと判断できる場合は残業を中止させることが可能です。ただし、従業員数が多い企業の場合は、メールの送受信や電話対応に時間がかかってしまうため、連絡ルートの再検討や勤怠管理システムの導入なども検討すべきでしょう。

3-2. オンラインで夕礼をおこなう

オンラインで夕礼をおこなうことも、残業管理を円滑におこなうための方法です。オンライン夕礼では、それぞれの従業員にその日におこなった業務内容や残業の有無を一人ひとりに発表させることで、効率的に情報を共有することができます。

あまり人数が多くなってしまうと時間がかかってしまうため、部署単位、チーム単位など、適切な人数設定をすることが重要です。

3-3. 勤怠管理システムを導入する

クラウド上で利用できる勤怠管理システムを導入することは、残業管理をおこなう上で最も効率的だといえるでしょう。テレワークを実施している従業員に始業・退勤時刻の際にオンライン上で打刻をしてもらうことで、労働時間を記録することが可能になります。

クラウド上に記録された従業員の勤怠実績をいつでも確認できるため、管理者は月末の締め作業まで待つ必要がなくなります。いつでも従業員の勤務実績を確認できることで、長時間残業が続いている従業員や部署に対して、管理者側からアプローチをおこなうことが可能になり、組織改善や従業員の離職防止の効果が期待できます。

関連記事:働き方改革に対応するためには勤怠管理システムの導入がおすすめ

4. テレワークでも勤務時間や残業時間をしっかりと管理しよう

大量の書類と時計が置かれている写真

今回は、テレワークをおこなう際の残業管理のポイントや長時間残業を防ぐコツ、残業管理を効率化する方法について解説しました。テレワークの場合であっても通常勤務の場合と同様に、管理者側には、従業員の勤務時間や残業時間を把握し、必要に応じて残業代を支払う義務があります。

残業代の未払いなどが発生すると、労働基準法違反となり、罰金や懲役が科される可能性もあるため注意しましょう。

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