在宅勤務の定義や導入を成功させる4つのポイントを解説 | jinjerBlog

在宅勤務の定義や導入を成功させる4つのポイントを解説

在宅勤務している様子

在宅勤務とは、従業員だけでなく企業側にもメリットをもたらす働き方です。IT機器やネットワーク環境を活用した働き方で、工夫次第で出社時と同じように業務をこなせるのが魅力です。

しかし、在宅勤務には出社時には想定できなかったリスクが浮き彫りになり、対応の仕方によっては在宅勤務が失敗に終わってしまう可能性も否めません。在宅勤務を成功させるためには、実際に在宅勤務を導入した企業の意見や情報を活用しながら、対処法を抑えていくのが大切です。本記事では在宅勤務の定義から詳しく解説していきます

▼在宅勤務を導入するメリット・デメリットを詳しく知りたい方はこちら
在宅勤務を導入する企業のメリット・デメリットを徹底解説

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1.在宅勤務の定義

在宅勤務
在宅勤務とは、名前の通り自宅にいながら働くことを指します。在宅のときと、出社するときが混在していても、自宅から通常通り業務を行えていれば在宅勤務といえます。

1-1.在宅勤務はテレワークの一部

最近よく耳にするワードに「テレワーク」がありますが、在宅勤務はテレワークの一種です。

テレワークとは情報通信技術を活用し、場所・時間に縛られない働き方を指します。テレワークのなかには、移動時間を有効活用して業務を行う「モバイルワーク」や本社とは別にサテライトオフィスで働く「サテライト」や、コワーキングスペースで働く「コワーキング」、リゾートや旅行先で業務を行う「ワーケーション」などが含まれます。

在宅勤務もテレワークの一種で、自宅を職場として働く方法を指します。

テレワークはIT機器を活用した働き方を総括した働き方の名称で、テレワーク=在宅勤務ではないので注意しましょう。

1-2.一部出社する場合も在宅勤務

企業や業種によっては、どうしても出社して業務を行う必要があると思います。この場合でも、出社が必要な業務以外を自宅で行っていれば在宅勤務として考えられます。

企業側が従業員の私生活に沿った柔軟な働き方を認めることで、定着率や就職率が増えるメリットも考えられるため、在宅勤務は積極的に取り入れることをおすすめします。

2.在宅勤務の導入で考えられる問題点

リスク
一見便利な在宅勤務ですが、以下のようなリスクが潜んでいます。在宅勤務の問題点の記事でも別途解説しておりますのでここでは以下の4点について解説致します。

・従業員のサボり問題
・勤怠管理や残業管理など勤務時間の管理問題
・情報セキュリティが脆弱になる
・労災認定がしにくくなる

これまで、出勤時にはなかったリスクが顕在化する点に注意が必要です。

関連記事:在宅勤務を実施する企業の問題点とその解決策を詳しく解説

2-1.従業員がサボってしまう

在宅管理を懸念する方の中には、従業員がしっかり働いているかわからないため、導入に踏み切れない方もいるはず。おっしゃる通り、在宅勤務では従業員自身の自己管理能力によって、業務の達成率や成果に大きな差が出ます。

特に新入社員やITツールの使用に慣れていない従業員にとっては、在宅勤務は向いていません。

関連記事:在宅勤務における監視の必要性やツール活用のポイント

2-2.出勤時間や残業時間が把握しにくい

在宅勤務では労働時間の管理が問題として挙がってきます。職場に出勤しないので、タイムカードや入出場記録もないため、どのくらい勤務したかがわかりにくくなります。

在宅勤務でも出勤時と同じように、労働基準法に基づいて労使契約が締結されるため、労働時間の超過にならないよう、対処や配慮が必要です。

関連記事:在宅勤務における健康管理の課題とその解決方法を紹介

2-3.情報セキュリティに関するリスクが増える

在宅勤務に切り替えることで、社内の重要な情報が従業員の自宅に点在することになります。また、規則がしっかり定められていない場合、パブリックスペースにパソコンが持ち出され、情報流出につながる可能性もあります。

関連記事:在宅勤務時のセキュリティ対策で押さえるべきポイント

2-4.労災認定が難しくなる

業務が原因となる怪我や病気は「労働災害」として認められ、会社側の補償責任が発生します。企業は労災保険に加入しているため、労災時には労災保険が給付されます。

しかし、在宅勤務の場合は従業員の行動が把握できないだけでなく、プライベート空間と職場が入り混じっており、労災認定が難しくなるのが特徴です。

関連記事:在宅勤務で労災は認められるの?3つのケースや注意点を紹介

3.在宅勤務の導入を成功させるポイント

グラフ
ここでは上記のリスクに対処し、在宅勤務の導入を成功させるための4つのポイントを紹介します。参考にしてもらうことで、導入開始時から快適な在宅勤務がおこなえるでしょう。

3-1. 適切な管理ツールを導入する

適切な管理ツールを導入することで、労働時間の管理や従業員の進捗状況の管理につながります。現在は無料のツールだけでなく、有料のツールも幅広く販売されており、ツールによっては企業ごとのカスタマイズも可能。

在宅勤務を取り入れる前に、管理体制を万全に整え、企業と従業員が混乱しないようにする努力が必要です。

関連記事:テレワーク・在宅勤務導入後の労働時間管理におすすめな方法3選

3-2. 勤怠や残業は申請制にして報告を義務付ける

管理ツールを導入する以外にも、勤怠や残業は申請・報告を義務付けるという手もあります。管理ツールは「監視されているようでやりにくい」「使い方が難しい」などの意見が挙がる場合があります。

その際はコミュニケーションを促すチャットツールを活用して、出勤時には報告させる、残業は事前承認制にし、管理しやすくするなどの対処が必要です。

業務時間の管理は労働基準法上でも非常に重要な部分なので、報告された記録はしっかり残しておきましょう。

関連記事:テレワークでしっかりした残業管理に欠かせない3つのポイント

3-3. 就業規則でセキュリティに関する条項を見直す

在宅勤務による情報セキュリティリスクを低減するためには、就業規則を見直すのがおすすめです。

在宅勤務の開始に伴い、今までは制定されていなかった規則が新たに必要になる場合があります。就業規則は労働基準法で明確に定められている決まりで、一定数の従業員を雇う場合には就業規則を作成し、従業員代表の意見書を添えて労働基準監督署に提出しなければなりません。

また、既存の就業規則を改定する、新たに追加する場合でも、同じように従業員代表の意見書を添付して労働基準監督署に提出します。変更した場合は従業員全員に周知を徹底しましょう。

セキュリティ対策として、在宅勤務では自宅以外での勤務を認めない、ネットワークは会社が支給したものにのみ接続する、離席する際は必ずログアウトするなどの規則を定めましょう。大事な情報は同居する家族にも知られないよう、徹底しておきましょう。

関連記事:在宅勤務の就業規則の在り方や見直しのポイントを解説

3-4. 労災時は報告と記録を徹底する

在宅勤務で難しくなる労災認定ですが、通常の労災と同じく「業務遂行性」「業務起因性」の2つが認められれば、労災として認定されます。

業務遂行性とは会社空の命令に従って業務を行っていること、業務起因性とは業務をしている最中に発生する可能性のある負傷を指します。

もし労災が発生した場合は、まずは即座に従業員からの報告を受けましょう。また、負傷したときの時刻・状況・負傷の具合を記録しておきます。自宅で負傷した場合はすぐに報告するよう、従業員に周知しておく取り組みも大切です。

これらのように、在宅勤務を導入するためには準備しなければならないことが多く感じる方もいるかもしれませんが、在宅勤務を導入することで、離職防止&生産性の向上という会社にとって大きなメリットがあるのです。

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4.在宅勤務成功のカギはITツールの活用

クラウド
本記事では在宅勤務の定義やリスク、成功のためのポイントを解説しました。在宅勤務を成功させるために必要なのは、ITツールの活用です。

業務を滞りなく行うために、コミュニケーションツール、チャットツール、行動ログ記録ツール、タスク管理ツールなどがありますが、状況に応じて必要なツールを取り入れてみてください。

取り入れ後はマニュアルなどを作成し、従業員の混乱を招かないよう注意が必要です。

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