在宅勤務を実施する企業の問題点とその解決策を詳しく解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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在宅勤務を実施する企業の問題点とその解決策を詳しく解説

在宅勤務に課題を抱える人事担当者

IT技術の発達とともに、大流行した新型コロナウイルス感染症により、多くの企業で「テレワーク」が導入されました。テレワークとはサテライトオフィスやモバイルワークを総括した呼び方で、家で業務を行う在宅勤務もテレワークの一種です。

従業員にとって通勤時間が減ったり、家事や家族の用事などを優先できるようになったり、一見メリットの多そうな在宅勤務ですが、コミュニケーション不足や、設備の乏しさなどが課題として浮き彫りになっています。

また、企業にとっても導入費用が膨大だったり、職場外で業務を行うというセキュリティ問題だったり、思わぬ問題点が課題として挙がっています。

本記事では在宅勤務における、各問題点に関して、具体例や解決策を詳しく解説していきます。

▼在宅勤務・テレワークについて詳しく知りたい方はこちら
在宅勤務の定義や導入を成功させる4つのポイントを解説

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1.在宅勤務の気になる問題点とは?

在宅勤務の問題点

便利な在宅勤務ですが、総務省発表の「テレワークの最新動向等総務省の政策展開」によると、令和2年の時点でテレワークを導入している企業は20.2%、導入予定の企業を含めても29.6%のみです。

また、一時はテレワークを導入したものの途中で中止してしまったという企業も多く、在宅勤務含むテレワークには多くの課題が残っていることがわかります。

1-1.在宅勤務導入前の気になる問題点

在宅勤務導入前には以下のような声が上がっています。

・在宅勤務で出勤時と同じ成果を出せるか不安
・仕事とプライベートが切り離せない
・社員同士の意思疎通ができない
・情報共有がしにくい
・時間管理がしにくい
・正当な評価が得られるか不安

便利な働き方といえますが、多くの方が、顔の見えない在宅勤務では対面での業務と同じような働き方ができるかに関して不安を感じていました。

上記は社員側での意見ですが、企業側も同じく社内体制に関する不安や、導入のために必要な機器への不安などが挙がっています。

2.在宅勤務の問題点から見えてくる課題

在宅勤務の課題について話す人事担当者

在宅勤務の課題として、よく挙げられるのが以下の9つです。

・ハードウェアやネットワーク環境の導入
・セキュリティの確保
・コミュニケーションの取りにくさ
・仕事とプライベートの切り替え
・情報共有のしにくさ
・評価体制が整っていない
・会議のしにくさ
・従業員の管理のしにくさ
・家に仕事をする部屋がない

上記の課題は従業員側と企業側、両方の意見を反映しています。
しかし従業員が独自に解決できる課題は少なく、結果的に在宅勤務の環境を拡充させるために、企業による課題解決の努力が必要です。

2-1.在宅勤務における企業側が抱える問題点

先ほど紹介した課題のうち、以下の4つが企業の抱える課題です。

・ハードウェアやネットワーク環境の導入
・セキュリティの確保
・評価体制が整っていない
・従業員の管理のしにくさ

企業にとって在宅勤務に切り替える際の負担が特に大きく、出勤時と同じような電子機器を社員ごとに支給しなければなりません。

また、現在は従業員が独自にネットワーク回線を導入している場合がほとんどですが、それを業務用に使用するのか、使用する場合は負担分をどう支援するのかを考える必要があります。
労働基準法では、従業員が負担する費用を明示しなければならないためです。

同時にセキュリティ体制や評価体制、従業員の管理なども大きな課題です。
実際には働き方を定める「就業規則」を新たに定めたり、既存の就業規則を改定したりして、在宅勤務向けの規則を定めるのが一般的です。

関連記事:在宅勤務の就業規則の在り方や見直しのポイントを解説

2-2.在宅勤務における従業員側が抱える問題点

従業員が抱える課題は以下の5つです。

・コミュニケーションの取りにくさ
・仕事とプライベートの切り替え
・情報共有のしにくさ
・会議のしにくさ
・家に仕事をする部屋がない

このうち企業側の取り組みによって解決できるのが、コミュニケーションと情報共有、会議に関する課題です。

現在は便利なITツールが数多く販売されているので、例えば会議機能やファイル共有付きのチャットツールを導入すればある程度解決できます。
グループ機能や従業員ごとの接続状況がわかるものであれば、リアルタイムでの意思疎通が可能です。

このように在宅勤務の切り替えで企業が戸惑うのと同じように、多くの従業員が困惑しています。
導入後実際に業務が捗るのかは課題解決ができるかで左右されるため、企業が積極的に介入して、環境を整えていく必要があります。

3.在宅勤務における問題点の解決策

在宅勤務の解決策

では前段で挙がった在宅勤務の課題・問題点の解決策をご紹介します。
すぐに取り入れられるものもあれば、費用がかかったり、社内体制を大きく変更する必要もあるものもあるので、取り入れやすいものから導入してみてください。

3-1.企業が抱える問題点の解決策

まずは、企業が抱える4つの問題点の解決策を紹介します。

3-1-1.ハードウェアやネットワーク環境の導入

ハードウェアやネットワーク環境の導入には多大な費用がかかります。
ただし、企業が負担しない場合は従業員が負担する必要があるため、就業規則の変更と従業員代表による合意が必要です。

そのため、おすすめの方法がテレワークを促進するための補助金制度を活用することです。
現状として、いまだに浸透していないテレワークを促進するため、主に厚生労働省や総務省、経済産業省が行っている支援制度で、時期ごとに実施されている補助制度は異なります。

ハードウェアやネットワーク環境の導入に悩む場合は、IT機器を導入した場合に受け取れる支援制度がおすすめです。
また、ネットワーク構築などに不安がある、どんな機器を購入したらよいか分からない方は、専門家を手配してアドバイスする支援制度も行われているので、積極的に調べてみてください。

関連記事:在宅勤務の導入でもらえる補助金とは?申請先や方法を紹介

3-1-2.セキュリティの確保

セキュリティの確保は、社外のネットワーク環境にパソコンを接続する、または従業員がパソコンを持ち出してカフェやレストランなどのパブリックスペースで仕事をするなどによって生じる問題です。

これらはネットワーク環境を企業側の支援の下で再構築してもらうか、専用の機器を貸し出すなどの対処が必要です。

また、就業規則でパソコンの持ち出し禁止や、在宅勤務は自宅以外で仕事をしてはならないなどの条項を盛り込むのも大切です。

重要な情報が社外に漏れないよう、十分注意しましょう。

関連記事:在宅勤務時のセキュリティ対策で押さえるべきポイント

3-1-3.評価体制が整っていない・従業員の管理のしにくさ

評価体制と管理体制はITツールの導入によって解決するのがおすすめです。

例えばパソコンの稼働状況が記録されるツールや、使用したアプリケーションが分かるツール、タスク管理ツールなどを使えばどれくらい働いたのか、どれくらいの成果をあげたのかが明白になります。

成果が記録として残るため、評価もしやすくなるのがポイントです。
ただし、監視しすぎるのは厳禁です。

例えばビデオを使用した会議を強制すると、監視されていることが負担となり、業務効率が落ちてしまう可能性があります。

仕事をしっかりしているのか不安になりますが、まずは適度な管理にとどめるようにしましょう。

関連記事:在宅勤務における監視の必要性やツール活用のポイント

3-2.従業員が抱える問題点の解決策

次に従業員が抱える問題点の解決策を紹介します。

3-2-1.コミュニケーションの取りにくさ・情報共有のしにくさ・会議のしにくさ

従業員が抱える問題点のなかで、早急に解決すべきなのがコミュニケーションや情報共有に関する問題です。
こちらもITツールを使って企業が支援することで、解決できる課題です。

最近では無料で使えるコミュニケーションツールが増えており、さらにツール内でファイル共有することも可能です。
また、有料のツールなら企業ごとにカスタマイズでき、より幅広いサービスが利用できます。

会議に関しても、対面で会議を行っているように進められる会議ツールが登場しています。
手元の資料を共有しながらレーザーポインターで説明できるツールもあり、在宅勤務でも会議をスムーズに進めることができます。

ツールを従業員に一任すると、複数のツールが乱立して効率が落ちたり、セキュリティ面で問題が発生する場合があるので、企業側からあらかじめ指定するとよいでしょう。

3-2-2.仕事とプライベートの切り替え・家に仕事をする部屋がない

仕事とプライベートの切り替えや、在宅勤務のためのスペースは企業の支援では解決しにくい課題です。
ただし、通勤手当を家賃手当として支給したり、在宅勤務用のスペースを用意したり、社員に解決策を提示することはできます。

在宅勤務に切り替えた後はヒアリングやアンケートなどを行い、状況を把握するのがおすすめです。

ここまでテレワークにおける課題を解説してきましたが、離職防止や生産性向上という会社にとって大きなメリットがあることはご存じでしょうか?

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関連記事:在宅勤務における通勤手当の扱いや支給額の目安・計算方法

4.柔軟な体制で在宅勤務の問題点に対応しよう

在宅勤務の課題が解決される

在宅勤務の問題を解決するためには、柔軟な体制と情報取集がポイントです。
職場に出勤していた状況からいきなり在宅勤務に切り替えるのではなく、就業規則の見直しや、在宅勤務に向けた支援など準備を行い、徐々に適用していきましょう。

また、費用負担に関しては政府機関だけでなく、各地方自治体が実施している補助金制度の利用もおすすめです。

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吉田 菜穂子

吉田 菜穂子

クラウドサービス比較のメディア運営を経て、jinjerBlog編集部に加入。バックオフィス向けサービス「ジンジャー」を導入いただいたお客様に事例取材をおこない、現場の課題をキャッチアップしながら、人事業務や契約業務に役立つ情報をお届けします。

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