在宅勤務で気になるのが、社員がしっかり業務に取り組んでいるかどうか、という点です。
仕事をしている様子を直接見ることができず、やり取りも断片的なものになり、業務に対する姿勢が不透明になりがちなことがこうした疑念につながります。

そのような悩みを解決する手段の1つとしておすすめしたいのが、在宅勤務時の様子を監視できるモニタリングツールです。
モニタリングツールは単に社員の行動をモニタリングするだけでなく、仕事の進み具合や評価、タスク管理、会議、勤怠管理、チャットシステムなど、監視のほかにも役立つ機能が搭載されています。

この記事では、在宅勤務における監視の必要性や方法、モニタリングツールを使う際の注意点などを解説します。

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1. 在宅勤務・リモートワークの監視は必要？

まずは在宅勤務時の監視が必要なのか考えていきましょう。勤務状況のモニタリングにはメリットもありますが、デメリットがあることも理解し、自社での対応を考えることが大切です。

1-1. 監視をしていないと勤務状況がわかりにくい

出社して上司や部下の視線がある中で働く場合は、ある意味では監視下にある状態です。仕事ぶりや業務に対する姿勢がわかりやすく、管理する立場の人間もリアルタイムに対応ができます。

 

在宅勤務の場合は、従業員は一人の空間で業務をすることになります。管理する立場の人間からすると、勤務状況がわからず、業務の進捗状況もわかりにくくなるでしょう。

また、金額や契約数のような数値には現れない、定性的な評価が難しくなるという問題も抱えています。

そのため、在宅勤務中でも正確に勤務状況を把握するためや、勤務態度などを知る方法として、モニタリングツールを求める声が上がることがあります。

1-2. 監視の必要性は会社の方針によって異なる

在宅勤務時における監視の必要性に関しては、人や会社単位で大きく考え方が異なる部分です。

監視が必要と考える方の大部分は「在宅勤務中の社員が仕事をサボるのではないか？」という意見を持っています。

一方で在宅勤務の監視に反対している方の意見には「サボる前提で社員のことを信用していない」、「監視することで業務効率が下がる可能性がある」、「成果が出ていれば問題ない」などがあります。

厳しい監視では業務でよい成果が出せないだろうと考える意見です。プライバシー侵害の問題もでてくるでしょう。

そのため、監視の必要性は会社によって異なり、監視の程度も会社の方針によって大きく違います。

モニタリングツールの機能はさまざまで、勤怠管理や在籍管理から、ネットワークを監視するアクセスモニタリング、使用アプリの監視、キーボードの動きを監視するキーロガーモニタリングなど、さまざまな機能があります。

そうした便利な機能の中から、会社の方針に適したモニタリングツールを導入すれば在宅勤務中の評価を適切に下しつつ、社員のモチベーションを下げることもなくなるでしょう。

在宅勤務中の監視は必須ではありませんが、会社の方針に合わせて必要なシステムを導入することも大切です。

3. 在宅勤務の従業員を監視する場合のデメリット

在宅勤務の従業員を監視する場合は、メリットだけでなくリスクやデメリットもあることを知っておきましょう。いずれも、監視される側である従業員の精神的な負担や不信感に対し、配慮することで解消しやすくなります。

3-1. 圧迫感や息苦しさを感じることがある

すでに少し触れましたが、社員を厳しく監視しすぎるとモチベーション低下につながる可能性があります。
例えば、進捗状況を細かくチェックすることや、作業中はビデオカメラ必須にすることなど、社員に過度な緊張感を与えるような監視は避けましょう。

社員としても慣れない在宅勤務に適応しようと努力している状況では、上司から信用されていないことが精神面の負担になる可能性もあります。

業務の進捗や成果を重視し、前提として従業員を信じることが大切です。

3-2. プライバシー侵害やハラスメントのトラブルリスクがある

過度の監視は従業員のプライバシー侵害や、ハラスメントにならないように注意が必要です。

特にカメラを使った監視には注意しましょう。カメラによる勤務状況のモニタリングでは、従業員の姿だけでなく自宅の様子も少なからず映されます。それがプライバシーの侵害に該当するケースや、ハラスメントにつながるケースがあるからです。

カメラによる監視をする際は、過剰監視にならないように配慮するとともに、個人情報保護法や厚生労働省の「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」に基づき、適正な範囲内で慎重におこなう必要があります。

3-3. 事前に目的や監視ツール導入の周知が必要になる

モニタリングツールを導入する場合、何のためにモニタリングツールを導入するのか、理由をしっかりと従業員に説明する必要があります。

理由を明かされずに「在宅勤務をモニタリングする」とだけ伝えられた場合、従業員は「監視されている」「信用されていない」といったネガティブな印象を持ちやすいです。こうしたイメージを軽減するために、モニタリングの目的を明確にしておきましょう。

加えて、過剰監視を避けるためのガイドラインやプライバシーを尊重する旨の説明などもおこない、従業員が不安やストレスを感じないように準備する必要があります。こうした準備や対応に時間がかかる点もデメリットとして挙げられます。

在宅勤務中の従業員を監視する際は、過剰監視やプライバシーの侵害、ハラスメントなどに十分な注意が必要です。以下の3点をしっかりと意識し、適切にモニタリングツールを運用しましょう。

4-1. 監視の目的や必要性をしっかりと説明する

監視をおこなう際は、その目的や必要性をすべての従業員に説明しましょう。説明することで監視の理由や会社の方針を理解してもらい、監視に対するネガティブな印象を軽減することが目的です。

説明が不十分な場合は、監視に対する不信感やストレスが大きくなり、モチベーションやエンゲージメントの低下を招くおそれがあります。

監視の範囲や監視方法などを決めたガイドラインやルール作りも重要です。

4-2. モニタリングツールを過信しない

モニタリングツール導入後は社員の成果や進捗状況がひと目で分かるため、ツールの結果や情報から判断する場面が増えます。しかし、ツールを過信しすぎるのは禁物です。

例えばほかの社員と比べて著しく進捗が悪い社員には、仕事をしていないと決めつけるのではなく、理由をしっかりヒアリングするのが大切です。

企業と従業員、両方にとって慣れない在宅勤務を成功させるためにも、環境に慣れるまでは対話を重視しましょう。

4-3. ハラスメント行為に該当しないよう注意する

これはあまり発生しない事象ですが、カメラを使っている場合、社員のプライベートに深く入り込みすぎるとパワハラ・セクハラに該当する可能性があります。

近年はハラスメントに該当する行為が広まりつつあります。例えば「部屋に〇〇がおいてあったけど好きなの？」といった何気ない会話のつもりでも、監視されている側にとっては「勝手に部屋の中を見られた」という印象になります。

なかには他人に部屋を見られること自体に苦痛に感じてる人もいるため、ビデオカメラを使用する場合は十分に配慮が必要です。

このように在宅勤務中の監視には、通常の業務とは異なる配慮が必要になります。思わぬトラブルになることもあるため、監視する側の人間にも意識の改革が求められます。

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5. 在宅勤務を監視する方法

在宅業務中の監視はデリケートな問題にもなりやすく、企業が頭を抱えやすいポイントです。適切な監視をおこなう方法や、監視以外の方法も考えて、在宅勤務の課題を解決しましょう。

5-1. モニタリングツールを導入するのが一般的

在宅業務の業務状況や労働時間の確認は難しく、過剰監視やハラスメントにつながることもある部分です。そのため、システムで自動的にモニタリングができるモニタリングツールが非常に役立ちます。

モニタリングツールであれば平等かつ適切なモニタリングができるため、従業員側へのストレスもかかりにくく、評価に対する不満も発生しにくいでしょう。

また、モニタリング用の人員を配置する必要もないため、人的資源を効率的に活用しながらモニタリングを継続できる点もモニタリングツールが選ばれるひとつの理由です。

5-2. 在宅勤務の効率を上げるおすすめのモニタリングツール

在宅勤務の状況をモニタリングするうえで有用なツールは数多くあります。その中でも導入しやすく、ほかの業務とも併用できるツールを紹介します。

• 勤怠管理システム
• 出席確認システム
• Web会議システム
• チャットツール
• タスク共有ツール
• ログ管理システム

勤怠管理や出席管理システムでは、従業員がすぐに対応可能かを把握することが可能で対応の早さを見ることができるでしょう。
また、チャットツールと合わせて、社員同士のつながりをより強固なものにできるというメリットもあります。

さらに、ログ管理システムは一見すると厳しいモニタリングのように見えますが、時間がかかる作業を洗い出して業務効率化を提案できる、在宅勤務ならではのシステムです。

従業員の働きやすさを重視したモニタリングツールを導入すると、より理解が得られやすくなります。

5-3. 監視以外の方法で勤務状況の確認をする方法も考える

在宅勤務中の監視が必要な理由は、業務の進捗がわかりにくい点や、サボり発生のリスクなどがありました。こうした問題は監視以外の方法でも解決できることがあるため、自社の状況に合わせて、柔軟にさまざまな方法を検討しましょう。

監視以外の方法で在宅勤務の課題を解決する方法としては、以下のものが考えられます。

• タスク管理
• 定期的なミーティング
• 成果による確認・評価

タスク管理やミーティングによって進捗状況や業務量を把握できれば、監視をせずとも業務の遅滞や過重労働を防ぎやすくなります。加えて、成果を確認し評価することで、公平性を保ち、従業員それぞれのやり方を尊重できるでしょう。

しかし、目に見えにくい成果もあるため、定性的な評価ができるように、ある程度のモニタリングも検討する必要があります。

6. 監視をしなくても問題ないケースも多い

在宅勤務における監視には、どうしてもネガティブな印象を持たれやすいです。そのため、監視をしなくても問題ない業種や企業風土であれば、監視をしないという判断も十分にあり得ます。以下のような業種や企業では、監視をせずに従業員の采配に任せても問題ないケースが多いです。

6-1. 業種によっては監視が必要ない

個人の成果が明確にわかる業種や、成果主義の企業では監視があまり求められません。どのように業務をしていても、成果を出せばよいからです。在宅勤務中にサボっていたり、別のことをしていたとしても、成果をあげていたら問題ないわけです。

成果が明確にわかる業種は、クリエイティブ系やSE、プログラマー、マーケター、コンサルタントなどが挙げられます。こうした業種は個人の成果がそのまま評価にもつながりやすいため、評価の不公平さやあいまいさも発生しにくいです。定性評価の重要度が低いため、在宅勤務中に監視をおこない、勤務状況や進捗状況を知る必要もありません。

6-2. オープンなコミュニケーションがされている

オープンなコミュニケーションとは、立場や役職にとらわれない、開かれたコミュニケーションを指します。情報や感情を隠すことなく、すべてをオープンにした人間関係が構築されている状態です。

こうした組織やチームは、意思疎通や業務の進捗確認が素早く、高い透明性を維持しておこなわれます。また、心理的安全性も高い状態が維持され、チーム内の信頼関係も作られています。そのため、言葉によるやり取りで十分に必要な確認ができ、モニタリングツールを利用した監視が重要視されません。

6-3. 従業員の自主性・自律性が高い

従業員の自主性・自律性が高く、進んで業務を進めたり、自分で考えて判断できる従業員に対しても、監視の必要性は低いです。

監視による緊張感がなくても高いパフォーマンスを発揮し、自主的に業務を進めたり、コミュニケーションを取ったりできる人が多いからです。また、自律性が高い人はルールもしっかりと守る傾向が強いため、情報漏洩やサボりといった心配が少ないでしょう。

ただし、ある程度のルールは必要です。監視をせずとも在宅勤務におけるガイドラインを作成し、その範囲で従業員の自主性・自律性を尊重しましょう。

6-4. 業務の進捗が確認できる

タスク管理ツールや定期的なミーティングなどにより、業務の進捗を確認できる場合も監視の必要はないでしょう。在宅勤務中にどのような勤務をしていても、遅滞なく業務が進んでいれば問題なく、ある程度の自由があることでパフォーマンスが向上する人もいるからです。

しかし、進捗だけを見て判断するのは危険です。遅れが生じている場合はその理由をしっかりと聞き、順調に進んでいる場合でも心身の健康や労働時間に問題がないか確認しましょう。

7. 在宅勤務は適度な監視がおすすめ！最新の在宅勤務用ツールを活用しよう

在宅勤務において、適度な監視は社員のやる気につながる大切な要素です。
在宅勤務は時間や働く場所の制約から解放される、自由で新しい働き方であるため、在宅勤務のメリットをしっかり享受できるように配慮するのが大切です。

可能であれば、業務時間より効率や成果を重視するのがおすすめです。

また厳しいモニタリングツールを導入するのではなく、業務の効率化が図れ、なおかつモニタリングがおこなえるツールを導入してみましょう。
対面でコミュニケーションが取れない分、リアルタイムに状況把握ができるツールがおすすめです。

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