在宅勤務における監視の必要性やツール活用のポイント - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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在宅勤務における監視の必要性やツール活用のポイント

在宅勤務中にさぼる社員

在宅勤務で気になるのが、社員がしっかり業務に取り組んでいるかでしょう。
実際に確認できず、やり取りも断片的なものになってしまうので、業務の取り組みが不透明になってしまいます。

そんなときにおすすめしたいのが、在宅勤務時に役立つ監視ツールです。
監視ツールは単に社員の行動を監視するだけでなく、仕事の進み具合や評価、タスク管理、会議、勤怠管理、チャットシステムなど、監視のほかにも役立つ機能が搭載されています。

この記事では、在宅勤務時に監視が必要かどうかに関して、詳しく解説していきます。

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1.在宅勤務における監視の必要性

在宅勤務で監視する社員

実際に職場に出勤し、上司のもとで働く場合には、仕事への取り組み姿勢が明白である意味監視のもとに置かれていると言えます。

しかし在宅勤務は完全に社員一人の空間になってしまい、業務への取り組み姿勢が判断できません。
そのため部下をもつ人たちからは「監視ツールを導入してほしい」という声が上がることが多いでしょう。

しかしそれとは対称に「監視する必要はあるのか」という声も上がっています。

まずは監視する側とされる側、両方の立場を考慮しながら、監視ツールの必要性を解説していきます。

1-1.監視が必要と考える方の意見

在宅勤務において、監視が必要と考える方の大部分は「在宅勤務中の社員がしぼとをサボるのではないか?」という意見が多く上がっています。

確かに簡易的な出席確認だけでは、出席だけして業務に取り組んでいない社員がいるかもしれません。
監視ツールの機能はさまざまで、勤怠管理や在籍管理から、ネットワークを監視するアクセス監視、使用アプリの監視、キーボードの動きを監視するキーロガー監視など、さまざまな機能があります。

こうした監視ツールを導入することにより、社員の仕事ぶりがよく見え、評価や査定もしやすくなると考えている方は、少し考えなおした方がよいかもしれません。

ただし、監視におけるメリットもあります。
メリットとしては以下のことが挙げられます。

・社員のスケジュールを把握できる
・個人ごとの業務の進み具合を把握できる
・チャットツールでコミュニケーションがとりやすくなる

1-2.在宅勤務に監視は必要ないと考える方の意見

在宅勤務の監視に反対している方の意見には「サボる前提で社員のことを信用していない」、「監視することで業務効率が下がる可能性がある」など、厳しい監視では業務でよい成果が出せないとする意見が多く上がっています。

確かに全てをきっちり監視されていた場合、自由度の高い在宅勤務でも緊張感を感じすぎてしまい、ストレスから業務効率を下げてしまうかもしれません。
また、厳しい監視は社員のプライバシーを侵害するなどの意見もあり、在宅勤務が逆に社員の負担になってしまう可能性も否めません。

また、在宅勤務は「テレワーク」とも呼ばれ、時間や場所に縛られない働き方を指します。
時間や行動を細かく監視する場合、テレワークのメリットを享受できなくなります。

しかし、適度な監視は社員の士気を高め、在宅勤務で最大の業務効率を発揮できます。
適度な緊張感で、監視というよりは社員の実績をアピールできる場を提供するのがポイントです。

1-3.在宅勤務では適度な監視が業務効率を上げる

働いている時間より、成果に目を向けると営業成績だけでなく、社員の士気も高まります。
業務にあたった時間が直接成果に関わる業種でない場合は、業務に徹する時間を社員に一任すると、より効率的に業務が行えます。

このとき、うまく監視ツールを活用すれば、社員ごとの成果が明白になり査定にも活用しやすくなるのがポイントです。
自分の成果が直接評価の参考になる場合は、社員の頑張りが十分に反映されます。

在宅勤務率の向上に伴い、さまざまな監視ツールが販売されているので、社員のプライバシーを侵害せず業務効率を向上させるツールを選ぶのが大切です。

2.在宅勤務の従業員を監視する場合の注意点

注意点

在宅勤務の従業員を監視する場合は、以下の点に注意しなければなりません。

・監視が社員のモチベーションにつながらないようにする
・ハラスメント行為に注意する
・監視の目的を明確にする
・監視ツールを過信しすぎない

せっかく導入した在宅勤務(テレワーク)によって社員に負担をかけないよう、細部まで配慮する必要があります。
在宅勤務のメリットをしっかり活かせるよう、監視する際は注意点に気を付けましょう。

2-1. 社員のモチベーション低下につながらないように注意

すでに少し触れましたが、社員を監視しすぎるとモチベーション低下につながる可能性があります。
例えば、進捗状況を細かくチェックしすぎたり、作業中はビデオカメラ必須にしたり、社員に過度な緊張感を与えるような監視は避けましょう。

社員としても慣れない在宅勤務に適応しようと努力しているので、上司から信用されていないことが精神面の負担になる可能性もあります。

業務の進捗や成果を重視し、前提として従業員を信じるのが大切です。

2-2. ハラスメント行為に該当しないよう注意

これはあまり発生しない事象ですが、カメラを使っている場合、社員のプライベートに深く入り込みすぎるとパワハラ・セクハラに該当する可能性があります。

なかには他人に部屋を見られるのが苦痛に感じている社員もいるので、ビデオカメラを使用する場合は十分に配慮が必要です。

2-3. 監視する目的を明確にする

監視ツールを導入する場合、何のために監視ツールを導入するのか、理由をしっかり社員に明かすのが大切です。

例えば先ほど紹介した「使用アプリケーションの監視」を行う場合、社外秘の情報漏洩を防ぐためであれば納得できるかもしれませんが、社員がゲームをして遊んでいるかもしれないから導入すると公表した場合、社員に精神的負担をかけてしまう可能性があります。

監視ツールにはさまざまなものがあるので、それぞれのツールのメリットを上手く活用して、業務を効率的に行うことに目を向けましょう。

2-4. 監視ツールに頼りすぎない・過信しすぎない

監視ツール導入後は社員の成果や進捗状況がひと目で分かるため、ツールの結果や情報から判断する場面が増えます。しかし、ツールを過信しすぎるのは禁物。

例えばほかの社員と比べて著しく進捗が悪い社員には、仕事をしていないと決めつけるのではなく、理由をしっかりヒアリングするのが大切です。

企業と従業員、両方にとって慣れない在宅勤務を成功させるためにも、環境に慣れるまでは対話を重視しましょう。

ここまでテレワーク時の監視について注意点を解説してきましたが、かなり手間がかかるように思われた方もいるでしょう。

確かに監視することには工数が生じますが、次項で解説するツールの導入を用いることで軽減されたり、そもそも在宅勤務を導入することで写真の生産性が向上することも分かっています。

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3.在宅勤務の従業員を問題なく監視する方法

在宅勤務を問題なく監視する上司

社員を問題なく監視するコツは、使用する監視ツールを上手く使い分けることにあります。

例えば、画面やネットワークの使用履歴を全て監視するのではなく、離席状況を確認したり、進捗状況を確認したりするツールであれば、適度な監視で業務効率を上げられます。

ここではおすすめの監視ツールをご紹介します。

3-1.在宅勤務の効率を上げるおすすめの監視ツール

在宅勤務でおすすめの監視ツールはつぎのとおりです。

・勤怠管理システム
・出席確認システム
・Web会議システム
・チャットツール
・タスク共有ツール
・ログ管理システム

勤怠管理や出席管理システムでは、従業員がすぐに対応可能かを把握することができます。
また、チャットツールと合わせて、社員同士のつながりをより強固なものにできます。

さらに、ログ管理システムは一見すると厳しい監視のように見えますが、時間がかかる作業を洗い出して業務効率化を提案できる、在宅勤務ならではのシステムです。

従業員の働きやすさを重視した監視ツールを導入すると、より理解が得られやすくなります。

ジンジャーでも勤怠管理システムとWeb会議システムをご利用可能です。

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4.在宅勤務は適度な監視がおすすめ!最新の在宅勤務用ツールを活用しよう

在宅勤務を行う社員

在宅勤務において、適度な監視は社員のやる気に繋がる大切な要素でしょう。
在宅勤務は時間や働く場所の制約から解放される、自由で新しい働き方なので在宅勤務のメリットをしっかり享受できるように配慮するのが大切です。

可能であれば、業務時間より効率や成果を重視するのがおすすめです。

また厳しい監視ツールを導入するのではなく、業務の効率化が図れ、なおかつ監視が行えるツールを導入してみましょう。
対面でコミュニケーションが取れない分、リアルタイムに状況把握ができるツールがおすすめです。

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吉田 菜穂子

吉田 菜穂子

クラウドサービス比較のメディア運営を経て、jinjerBlog編集部に加入。バックオフィス向けサービス「ジンジャー」を導入いただいたお客様に事例取材をおこない、現場の課題をキャッチアップしながら、人事業務や契約業務に役立つ情報をお届けします。

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