テレワーク導入後の労働時間管理で企業が取り入れるべき方策3選

働き方改革にともない、自宅やサテライトオフィスなど会社の外で従業員が働く「テレワーク制度」を導入する企業が増えています。テレワーク制度によって、従業員は自分に合った自由な働き方を選ぶことができ、多くの企業が業務生産性の向上を実感しています。

しかし一方で、テレワーク従業員は社外で働くため、1人ひとりの労働時間が把握しづらいというデメリットもあります。
この記事では、テレワーク従業員の労働時間を管理するための3つのポイントを解説します。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. テレワーク従業員の労働時間を管理する3つの方法

自宅やサテライトオフィスで働くテレワーク従業員は、通常のオフィスで働く従業員とは異なる労働時間管理が必要です。ここでは、実際にテレワーク制度を導入している国内企業の事例をもとに、効率的な勤怠管理方法を3つ解説します。

1-1. 始業・就業時にメールを送信してもらう仕組みを作る

非常に多くの企業が取り入れているのが、電話や業務メールを使った労働時間管理です。

テレワーク従業員に始業前と始業後の2回、直属の上司などへメールを送付してもらうことで、従業員の勤務時間を直接把握しています。最近は、電子通信技術(ICT)の発展により、電話やメール以外の連絡手段を取り入れる企業も増えています。

たとえば、コンピューター同士をつなぐグループウェアや、会社の外から社内LANにアクセスするリモートデスクトップ機能を活用し、アナログではなくデジタルな勤怠管理がおこなわれています。

1-2. チャットアプリのアクティビティログを勤怠管理に役立てる

最近は、スマホやタブレットでいつでもどこでも仕事ができる「チャットアプリ」を業務に活用する企業が増えています。チャットアプリはログインなどの記録が自動で保存されるため、テレワーク制度との相性が良好です。

チャットアプリのアクティビティログを活用し、始業時刻や終業時刻の取得、労働時間の計算などに活用している事例があります。また、SkypeなどのWeb会議ツールにもチャット機能があるため、同様の使い方が可能です。

1-3. ネットワーク機能付きのタイムレコーダーを導入する

テレワークやリモートワークに限らず、直行直帰や現場作業が多い企業も採用しているのが、ネットワーク機能付きのタイムレコーダーを使った勤怠管理です。スマホやタブレット、フューチャーフォンの画面から、簡単操作で打刻できるため、テレワーク従業員の勤怠管理にも向いています。「誰が」「いつ」打刻したかがわかるため、労働時間の客観的な記録としても使えます。

2. 勤怠管理システムがテレワーク従業員の勤怠管理におすすめな3つの理由

テレワーク従業員の勤怠管理をするなら、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムが最適な理由は、大きく分けて3つあります。

2-1. いつでもどこでもPCやスマホから打刻。さらに自動で集計も

インターネットにつながったPCやモバイル端末があれば、自宅でもサテライトオフィスでも、勤怠管理システムに勤怠状況を送信できます。たとえば、PCのシステム画面から直接入力したり、スマホのアプリケーションで打刻したり、多彩な管理方法を選ぶことができます。

ネットワーク機能付きのタイムレコーダーと違う点は、単に打刻するだけでなく、読み取った打刻データを元に労働時間や休憩時間などを自動で集計できる点です。これまで手作業でおこなっていた業務が効率化され、バックオフィスの人員削減も可能です。

2-2. テレワーク従業員の勤務状況をリアルタイムに情報共有

勤怠管理システムは、従業員の出勤状況や労働時間などをいつでもどこでもリアルタイムに把握できます。そのため、特定の従業員が働きすぎていないか、労働基準法や労働安全衛生法に違反する勤務実態がないかなどを素早く確認し、法令違反となる前に対処することが可能です。

従業員が増えれば増えるほど、従業員一人ひとりの労働時間を把握するのに時間がかかります。勤怠管理システムを導入すれば、システム画面から一括で勤務状況を把握できます。

2-3. 給与計算や年休付与といった業務とも連結可能

企業の人事管理や労務管理は、従業員の労働時間を集計したら終わりではありません。

労働時間を元に給与や社会保険料を計算し、時間外労働の実態があれば残業代や割増手当を算出しなければなりません。また、2019年4月の労働基準法の改正により、一定数の年次有給休暇日数の取得が義務付けられました。

今後、従業員の労働時間や日数を記録し、所定の年休消化数に達しているかどうかチェックする必要があります。

勤怠管理システムなら、これらの業務をシステム上で一元的におこなえます。従業員の労働時間を把握し、労務管理や人事管理につなげたい企業は、勤怠管理システムを導入しましょう。

3. まとめ

今回は、テレワーク制度の労働時間管理のポイントを解説しました。

通常のオフィスで働く従業員と違い、テレワーク従業員の労働時間管理は工夫が必要です。始業時・就業時のメール送信、チャットアプリやWeb会議サービスのアクティビティログの活用、ネットワーク機能付きタイムレコーダーなど、国内企業はさまざまな仕組みを設けています。

テレワーク従業員の労働時間を正確に把握するなら、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムなら、労働時間の集計作業を効率化し、バックオフィスの人員を削減することが可能です。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

タイムカードの集計は、集計時にExcelに入力する工数がかかりますし、有給休暇の管理は、従業員ごとに管理することが煩雑で、残有給日数を算出するのにも一苦労です。

どうにか工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「導入を検討するといっても、何から始めたらいいかわからない」という人事担当者様のために、勤怠管理システムを導入するために必要なことを21ページでまとめたガイドブックを用意しました。

人事の働き方改革を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。