従業員の労働時間を適切に管理・把握することの目的は、「給与計算を正確におこなうため」「長時間労働を防ぎ、従業員の健康を守るため」の2つが挙げられます。

しかし、働き方改革が進む前は労働時間の管理が適切におこなわれておらず、残業代の未払いや過労死が大きな社会問題となっていました。

このため、2017年に適正な労働時間管理をおこなうために使用者は具体的にどのような措置をとらなければならないのか、ガイドラインが設けられました。企業は原則このガイドラインに沿って労働時間管理をしなくてはなりません。

本記事では、労働時間管理を適切におこなうための方法やポイント、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」について、わかりやすく解説していきます。

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1. 労働時間管理の義務化について

2019年に労働安全衛生法が改正され、労働時間の管理が義務化されました。労働時間管理の義務化とは、「各企業が従業員の労働時間を客観的な方法で管理すること」という義務付けです。

管理に必要となる「客観的な方法」について、厚生労働省では勤怠管理システムやPCログなどを推奨しています。多くの企業が導入している、エクセルでの管理やタイムカードの打刻などは改ざんや不正が起こる可能性があるため、正確な労働時間を管理できる客観的な方法が必要となるのです。

労働時間管理の義務化は、企業の規模や従業員の数に関係なく、従業員を雇っているすべての雇用主が対象となります。義務を怠った場合は法律違反となるので、例え一人でも従業員を雇っている場合は必ず労働時間を管理しましょう。

2. 正確な労働時間管理の必要性

改正前までは、労働時間に関する明確な規定がなかったため、長時間労働による健康悪化やサービス残業などさまざまな課題がありました。労働時間管理の義務化は、課題を解決するために定められているといっても良いでしょう。
しかし、課題解決以外にも正確な労働時間管理をする必要があります。
ここでは、なぜ労働時間を正確に管理しなければいけないのか、その必要性を紹介します。

2-1.時間外労働の割増率の引き上げ

2023年4月から、時間外労働が60時間を超えた場合の割増率が引き上げられています。

従来は、60時間を超えても基礎賃金×25%の割増率でした。しかし、現在は割増率が引き上げられており、基礎賃金×50%です。

先んじて大企業ではすでに50％の割増率が適用されており、2023年の4月からは中小企業にも適用拡大されました。

時間外労働の割増率を正しく実施するには、時間外労働時間の把握が必要となるため、正確な労働時間の管理をする必要があるのです。

2-2.残業時間の上限を明確化するため

大企業は2019年4月から、中小企業は2020年4月から、時間外労働（残業）の上限を規制する「時間外労働の上限規制」という制度が導入されました。

今までは、残業時間の上限は明確になっていませんでしたが、労働基準法の改正によって明確化され、さらに罰則も設けられています。

残業時間の上限を超えていないことを証明するには、上限を明確化しなければならないため、正確な労働時間管理が必要となるのです。

ちなみに、36協定を締結している企業は月45時間、年360時間までが上限となっており、それを超える場合は特別条項を締結する必要があります。特別条項を締結せずに上限を超える時間外労働を命じた場合、30万円以下の罰金または6ヶ月以下の懲役が科せられるので注意しましょう。

2-3.厚生労働省によるガイドラインの制定

「労働時間管理の義務化」では「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」が制定されています。

労働時間管理の義務化では罰則も設けられているので、違反しないようにガイドラインを遵守するため正確な労働時間管理が求められます。

2-4.従業員の健康管理

労働時間を適切に管理することは、従業員の健康管理のためにも必要です。適切な管理ができず長時間労働を慢性化させてしまうと、ストレスや睡眠不足、過度の疲労などで健康が損なわれてしまう可能性があるのです。

厚生労働省による「過労死ライン」では、「週40時間を超える時間外労働、休日労働がおおむね月45時間を超えて長くなる場合」業務と発症との関連性が徐々に強まるとしています。また、「時間外労働は1ヶ月あたり100時間以上、もしくは2～6ヶ月の平均が80時間以上」となった場合、過労死との関連性が強まるとされています。

このように、労働時間と過労死や病気には強い関連性があるため、従業員の健康を守るためにも労働時間管理は必要不可欠といえるのです。

参考：労働時間の評価目安|脳・心臓疾患の労災認定｜厚生労働省

2-5.優秀な人材の確保

労働時間が的確に管理されていないと、長時間労働を強いられたり、残業時間が正しくカウントされなかったりすることがあるため、労働者の不満につながります。このような職場環境では、人材の流出につながる可能性もあり、新たな人材を採用したくても応募は集まりにくくなることも考えられます。

優秀な人材の確保は、待遇だけでなく働きやすい職場環境も重要です。企業にとって人手不足は利益損失にもなりかねないので、正確な労働時間管理によって魅力的な職場環境を整えることは、重要な経営戦略ともなる優秀な人材確保につながります。

3. 労働時間管理を適切におこなうポイント

ここでは、労働時間を適切におこなうためにチェックしておきたいポイントをご紹介します。基本的なことも含まれていますが、しっかりと確認しておきましょう。

3-1. 勤怠管理システムやアプリを導入する

労働時間管理を成功させる方法として、大きな効果を持つのが勤怠管理システムやアプリの導入です。

パソコンだけでなくスマホやタブレットからアクセスできる勤怠管理システムがあれば、日々の出勤・退勤時間の打刻や経費の申請などもすませることができます。

勤怠管理に欠かせない従業員の名簿管理や出退勤の打刻データも自動的に保存されるため、人事担当者の労力を軽減できるのもポイントです。

3-2. 働いた時間に応じて給与や手当を支払う

労働時間管理・勤怠管理の一番の目的は、正確な給与計算をおこない、従業員に賃金を支払うことです。

労働があった分、賃金の支払い義務があることは労働基準法でも定められていることなので、故意でなくても、賃金が適切に支払われなければ法律違反となります。

賃金が適切に支払われないことは従業員の不満や不信感を募らせ、人材の流失につながるだけでなく、社会的な信用を損なうことや訴訟リスクにもつながりかねません。曖昧な方法による労働時間管理ではなく、しっかりとルールを定め正確に労働時間を把握できるようにしましょう

3-3. 残業時間は法律の上限を遵守する

働き方改革関連法の施行にともなって、これまで実質無制限だった残業時間にも罰則付きの上限ができました。

法律によって定められた残業時間の上限を超えて従業員を働かせてしまった場合、労働基準法違反になります。

「タイムカードを集計してみたら残業時間の上限を超過していた」ということが起こらぬよう、企業の勤怠管理担当者は今まで以上に従業員の労働時間を厳格に把握し管理する必要があります。

上限規制の時間を超過してしまった場合、罰則自体は半年以下の懲役または30万円以下の罰金ですが、「労働基準法を守れない会社」という事実は、企業にとって大きな不利益となってしまいます。

悪評が広まった結果、有望な新入社員やスキルや経験を持った中途社員の応募が減り採用ができなくなってしまうかもしれません。そうなると、人員の増加や生産性の向上など、残業を減らすための取り組み自体もできなくなる可能性があります。

残業時間を減らすためのルールづくりや人材雇用にも時間がかかるため、人事担当者はできるだけ早く残業時間の管理に着手しましょう。

3-4. 適切な雇用と人員配置

過労死などの問題を減らすため、過度の長時間労働は法律で禁止されました。

しかし、現場の人手が足りない場合、一人あたりの労働時間を伸ばしてもらうことが多く、長時間労働になってしまう可能性があります。

そこで必要になってくるのが、新しい人材の雇用・適切な人員配置・そして労働生産性の向上です。従業員数を増やせば、一人あたりの労働時間や残業時間を減らすことができます。

また、忙しい部署とそうでない部署、人材の能力を見たうえでの適切な人員配置ができれば、人数を変えなくても仕事の労力を減らすことができるでしょう。

ただし、人材雇用も人員配置も、人事の独断で対処できる問題ではありません。

積極的に従業員や各部署の上長と面談をして社内の人間関係や得意・不得意を把握したり、経営者側に雇用を呼びかけるためのデータを集める必要も出てきます。

チームやプロジェクト内の相性によっても発揮できる実力に差が出てくるので、法改正後はこれまで以上に人事と各部署の密な連携が重要です。

また、新しい勤怠管理システムを導入し、社内ルールや出退勤の打刻、経費の精算手続きなどの簡略化を通して生産性を高めるといった対策を取る場合も、経営陣や他部署との協力体勢が求められます。

労働関連法の法改正は非常に影響が大きいため、「人事だけでどうにかする」という考えは捨てて、他部署と連携しながら長時間労働対策に取り組みましょう。

3-5. 労働条件の変更は従業員の同意を取る

社内の労働条件や労働環境を変更する場合、従業員の同意を得る必要があります。

ある程度規模の大きな企業だと、すべての従業員の同意を取り付けるだけでも大変な作業です。

また、客観的に考えて合理的で従業員が得をする変更でも、全従業員が必ず同意してくれるとは限りません。

そのため、矢面に立つ人事担当者は、数字としての労働時間管理に加えて、「どうやって従業員の同意を得るか」を考えたり、各部署の上司と連携を取って同意を取り付けるための根回しをしたりすることも意識しましょう。

3-6. 労働時間管理の完全実務ハンドブックを参考にする

勤怠管理システムを導入したり、労働時間管理に向けて就業規則や労使協定を変更したりするためには、経営陣の承認が必要不可欠です。

ただし、立場の高い人全員が正確な労働時間管理の重要性を理解してくれるとは限りません。

人事主導で勤怠管理を刷新する場合は、従業員と同じく経営層に対する労働時間管理の重要性やメリットのプレゼンが必要です。

また、基準を越える長時間労働は、労働基準法違反であり処罰の対象となることも理解してもらう必要があるでしょう。

そのため、「労働時間管理の完全実務ハンドブック」を参考に、労働時間管理を軽視した場合のリスクも同時に主張しながら、経営層の承諾を得るようにすることをおすすめします。

4. 労働時間管理でおこなわなければならない7つの措置

ここまで、労働時間を適切に管理するためのポイントをご紹介しました。しかし、実際に労働時間を管理する際はどのような方法でおこなえばよいかあまりイメージがついていない方もいらっしゃるかもしれません。

ここからは、2017年に定められた労働時間を適切に管理するためのガイドラインをわかりやすく解説いたします。

なお、このガイドラインの対象企業は労働時間にかかる労働基準法の規定が適用される全事業場になります。ただし、労働基準法第41条に定める者とみなし労働時間が適用される労働者は例外とされていますが、健康を守るための措置や適切な労働時間管理は必要になりますので、注意しましょう。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

4-1. 始業と終業時間の確認・記録

使用者は、従業員の労働時間を適切に把握するため、始業と終業の時間を労働日ごとに確認して記録しなくてはなりません。

ただ単に労働時間のみを把握していると、残業や深夜労働、休日出勤のあった時間を把握できず、割増賃金の支払いをおこなうことができなくなってしまいます。

したがって、労働日ごとに始業と終業の時間を確認して記録する必要があります。

関連記事：タイムカードの基本的な知識と勤怠管理システムとの比較

4-2. 自己申告での勤怠管理は原則不可

従業員の始業と終業時刻を確認し記録する方法として、ガイドラインでは以下の2つ定めています。

使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。

使用者や勤怠管理の担当者が、従業員の始業・終業時刻を直接確認して記録する方法です。

タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間などを使って出退勤の時間を管理する場合は、必要に応じて残業申請書などと突き合わせて実際の労働時間に誤りがないかを確認する方法です。

上記の決まりからもわかるように、原則として自己申告による労働時間管理は認められていません。したがって、従業員にExcelや出勤簿へ出退勤の時刻を記入させている企業では、異なる方法で労働時間を管理することが求められています。

4-3. 自己申告制で始業・終業の確認・記録をする場合

どうしても自己申告で労働時間を把握せざるを得ない場合は、以下の措置を講じなくてはなりません。

自己申告制の対象となる従業員に対し十分な説明をおこなう

従業員へは、労働時間の定義や自己申告制の運用方法やルール、自己申告によって従業員にとって不利益な取り扱いがおこなわれないことなどを説明しなくてはなりません。

勤怠管理担当者へガイドラインの内容を説明する

勤怠管理をおこなう担当者は、ガイドラインの内容を理解する必要があるため、従業員へ説明した内容に加え、ガイドラインの内容についても十分に説明しなくてはなりません。

自己申告時間と実際の労働時間に乖離がないかを調査する。

自己申告制によって労働時間管理をおこなう場合は、実態と自己申告とに乖離が起きていないかを定期的に調査し、確認することが望ましいとされています。

特に、執務室への入退出履歴など自己申告以外に従業員の労働時間が分かる記録やデータを有している場合、その記録と突き合わせ著しい乖離が起きているときは、労働時間の実態を調査して正しい労働時間に補正しなくてはなりません。

自己申告した労働時間超過の理由が適切か確認する

労働時間の定義は「労働者が使用者の指揮命令下にある時間」とされています。この定義に照らし合わせると、従業員側は「労働時間でない」と把握していても、労働時間にあてはまる場合があります。

そのため、自己申告と実際の労働時間に乖離が起きた理由を従業員に申告させる場合、報告された時間が労働時間でないとされていても、使用者の指揮命令下にあったと判断できる場合は労働時間として扱わなければなりません。

労働時間の自己申告を阻害する措置を講じてはならない自己申告制は、従業員が正しい労働時間を申告していることを前提に成り立っています。そのため、上限を超える時間外労働は認めないなど、正しい労働時間の申告をためらわせるような制度を設けてはなりません。

また、実際は残業時間の上限を超過しているにもかかわらず、記録上は上限を超えていないとみせるために、わざと短い労働時間を申告していることが習慣的におこなわれていないかを確認する必要があります。

4-4. 賃金台帳には項目別に労働時間を記入する

使用者は各事業場ごとに賃金台帳を作成することが労働基準法で定められていますが、この台帳には総労働時間や支払った賃金以外にも記録する項目があります。

賃金台帳には、従業員の労働日数や労働時間数、休日労働時間数や時間外労働時間数、深夜労働時間数など、給与計算をするにあたって必要な事項や、その賃金を全て分けて記入しなくてはなりません。

もしも、項目別に内容が記入されていない場合や虚偽の労働時間数を記入した場合は、労働基準法違反にあたり処罰されるため、正確に記入しましょう。

4-5. 労働時間の記録に関する書類は5年間保存する

「タイムカードは5年保管しなければならない」と把握している方は多いと思いますが、実は保管義務のある書類はタイムカードだけではありません。

賃金台帳や残業申請書、残業命令書やその報告書など、従業員の労働時間の記録に関する書類は全て5年間保管する必要があります。

なお、保管期間の起算日はその書類に最後の記載がされた日となります。「書類は全て期が変わった日に破棄する」などの運用方法で管理していると、労働基準法違反になってしまう恐れがあるため注意しましょう。

関連記事：タイムカードの保管期間は5年！タイムカードの保管について徹底解説！

4-6. 勤怠管理責任者は労働時間とその管理を適正化する

勤怠管理をおこなう部署の責任者やその役員の職務は、労働時間を把握し給与を支払うことだけではありません。適切な方法で労働時間が管理されているのか、過度な長時間労働がおこなわれていないかなどを把握し、問題があればどのような対策をおこなうべきかを検討することも大切な職務になります。

4-7. 労働時間等設定改善委員会を活用する

自己申告制によって労働時間の管理がおこなわれている場合は、必要に応じて「労働時間等設定改善委員会」を設けましょう。この委員会を活用し、労働時間の管理方法についての問題点や解決策などを、労使間で協議することが望まれています。

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5. 正確な労働時間管理を妨げる課題点

正確な労働時間管理を進める際の課題には、『就業規則や労使協定の内容があいまいになっている』『タイムカードを導入していても押し忘れてる従業員がいる』などが挙げられます。

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5-1. 就業規則や労使協定の内容があいまい

そもそも、会社の就業規則や労使協定の内容に隙があったり、あいまいだったりするケースも少なくありません。

また、会社を立ち上げたときに作った就業規則をそのまま使っており、実情と合っていない企業も多いです。

就業規則や労使協定の内容と異なる業務命令を出すことはできないので、適切な労働時間管理ができるように、社内ルールを調整、明確にしましょう。

5-2. タイムカードの押し忘れ

タイムカードがあっても、従業員が押し忘れていれば正確な労働時間を把握できません。

押し忘れの多い従業員と面談をしても、確実に打刻をしてくれるようになるとは限らないので、労働時間管理を確実にするためには勤怠管理システムの導入をおすすめします。

6. 法改正の対応には勤怠管理システムの導入がおすすめ

法改正に対応した適切な勤怠管理をおこなうなら、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

ガイドラインが定めている「客観的な記録」は、勤怠管理システムでの記録も含まれています。また、勤怠管理システムで簡単に打刻できるようになれば、打刻漏れも減って確認作業にかかる時間を減らすことができます。

さらに、システムを活用すると従業員の労働時間がリアルタイムで把握できるため、「タイムカードを各店舗から集めて集計してみたら、残業時間の上限を超過していた」という問題を防ぐことも可能です。
労働時間に関する記録は全てシステム内に蓄積されるため、書類を保管しておくスペースもいりませんし、紛失のリスクもありません。

勤怠管理システムでどのような管理ができるか気になる方は、以下のリンクより勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」のサービス紹介ページをご覧ください。

▶クラウド型勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」のサービス紹介ページを見る

7. 労働時間管理を正確におこなって法改正に対応しよう

働き方改革によって、「正確な労働時間の把握」という労働時間管理の必要性が高まりました。これまで違法にならなかった長時間残業も法律違反になるため、人事による労働時間の管理は必要不可欠です。

ただし、労働時間管理を正確におこなうためには、社内ルールの見直しや勤怠管理システムの導入が必要になります。各従業員の努力だけで対応するのは困難なので、日々の勤怠管理を楽にしてくれる勤怠管理システムの導入を検討してみることをおすすめします。