2019年の労働安全衛生法改正により、企業には労働者の労働時間の状況を客観的な方法により把握する義務が課されました。

働き方の多様化や法改正が進むなかで、不適切な管理は残業代の未払いや過重労働による健康障害を引き起こし、罰則や企業信用の失墜といった重大なリスクを招くおそれがあります。

本記事では、厚生労働省のガイドラインに基づき、企業が講ずべき7つの具体的措置や、トラブルを未然に防ぐための管理ポイントを解説します。

1. 企業には労働時間管理の義務がある

2019年施行の労働安全衛生法改正により、企業には従業員の労働時間を客観的に把握・管理する義務が課されました。これは企業規模を問わず適用され、従業員を1人でも雇用している場合は対象となります。

厚生労働省は、タイムカードや勤怠管理システム、PCログなどの客観的な記録による労働時間管理を原則として求めています。紙やExcelによる管理も直ちに違法ではありませんが、入力ミスや改ざん、自己申告への依存といったリスクがあるので、より客観性の高い管理方法が推奨されています。

また、管理監督者やみなし労働時間制の対象者についても、労働時間の把握は義務化されています。さらに、法令上の基準が直接適用されない労働者に対しても、長時間労働を防止し、適切な労働時間管理をおこなうことが企業に求められています。

参考：労働時間の状況の把握義務｜厚生労働省

関連記事：勤怠管理は法律上の義務！勤怠に関する労働基準法と2024年最新の法改正を徹底解説

1-1. 労働時間の定義

労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間をいいます。使用者の明示的な指示だけでなく、黙示的な指示に基づいて業務に従事している時間も労働時間に含まれます。

例えば、実質的に参加が義務づけられている研修の受講や、業務上必要な制服・保護具への着替え時間は、労働時間と判断される場合があります。一方で、業務と関係のない任意参加の研修や、着用が義務づけられていない服装への着替え時間などは、通常、労働時間には含まれません。

また、実際に作業をおこなっていない時間であっても、使用者の指揮命令下に置かれている待機時間などは、労働時間に該当することがあります。そのため、どの範囲までが労働時間に当たるのかを適切に判断することが重要です。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

関連記事：労働時間とは？労働基準法の定義や休憩時間との関係を判例を交えて解説

1-2. 労働時間管理はなぜ必要？

正確な労働時間管理は、法令遵守だけでなく、従業員の健康維持や企業経営の安定においても重要です。企業には、実際の労働時間に応じて適切に賃金を支払う義務があります。

また、法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超える労働は時間外労働に該当し、割増賃金を支払わなければなりません。さらに、月60時間を超える時間外労働については、50％以上の割増率が適用されるので、労働時間を正確に把握することが求められます。

加えて、時間外労働には労働基準法に基づく上限規制があり、36協定による時間外労働の上限は、原則として「月45時間・年360時間」と定められています。特別な事情がある場合には、特別条項付き36協定を締結することで上限を延長できますが、その場合でも法律上の上限規制を遵守しなければなりません。

さらに、長時間労働は過労死や健康障害のリスクを高めるため、労働安全衛生法では、一定時間を超える時間外・休日労働をおこなった従業員に対して医師による面接指導を実施する制度が設けられています。一般的には、月80時間を超える時間外・休日労働があり、かつ疲労の蓄積が認められる従業員から申し出があった場合が対象です。

労働環境が悪化すると、人材流出や採用難につながる可能性があります。そのため、適正な労働時間管理は、働きやすい職場環境の整備や優秀な人材の確保・定着にも大きく関わる重要な取り組みといえるでしょう。

参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚生労働省
参考：長時間労働者への医師による面接指導制度について｜厚生労働省

関連記事：労働時間の上限は週40時間！基礎知識と違反した場合のリスクを解説

2. 労働時間管理で必要な7つの措置

ここからは、2017年に策定された「労働時間の適正な把握のためのガイドライン」について、わかりやすく解説します。このガイドラインは、労働基準法における労働時間規定が適用される、すべての事業場を対象としています。

なお、労働基準法第41条に定められる管理監督者などや、みなし労働時間制が適用される労働者については、このガイドラインの適用範囲から除外されています。ただし、こうした労働者についても、健康確保のための措置や適切な労働時間管理は必要となるので、十分な配慮が求められます。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

2-1. 始業と終業時間の確認・記録

使用者は、従業員の労働時間を適切に管理するために、各労働日ごとの始業時刻および終業時刻を確認し、記録する必要があります。

労働時間の総数のみを把握している場合、残業や休日出勤などの実態を正確に把握できず、適切な割増賃金の支払いが困難となるためです。そのため、日々の始業・終業時刻を正確に記録することが求められます。

2-2. 労働時間の原則的な把握方法

従業員の始業と終業時刻を確認・記録する方法として、ガイドラインでは次の2つを定めています。

• 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。

使用者または勤怠管理担当者が、従業員の始業時刻および終業時刻を直接確認し、記録する方法です。なお、確認した時刻については、その従業員本人にも確認を求めることが望ましいとされています。

一方で、管理者による確認作業の負担が大きく、従業員数が多い場合には運用に手間を要します。また、テレワークや直行直帰など、多様な働き方への対応が難しい場合もあるので留意が必要です。

• タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

タイムカードやICカード、パソコンの使用記録などを活用して出退勤時間を管理する方法です。必要に応じて、残業申請書などと照合し、実際の労働時間に誤りがないかを確認します。

客観的な記録に基づいて労働時間を把握できるため、勤怠管理の正確性や透明性を高めやすい点がメリットです。一方で、打刻漏れなどによって実態と記録に差が生じる可能性があるので、適切な運用ルールの整備が重要となります。

関連記事：【タイムカードの基本知識】タイムレコーダーと勤怠管理システムはどちらが便利？

2-3. 自己申告制で始業・終業の確認・記録をする場合

使用者には労働時間を適正に把握する義務があり、タイムカードやICカードなどの客観的な方法による管理が基本です。しかし、やむを得ない場合に自己申告制により労働時間を把握すること自体は禁止されているわけではなく、その際には次のような適切な措置を講じる必要があります。

自己申告制の対象となる従業員に対し十分な説明をおこなう

従業員へは、労働時間の定義や自己申告制の運用方法やルール、自己申告によって従業員にとって不利益な取り扱いがおこなわれないことなどの説明が必要です。

勤怠管理担当者へガイドラインの内容を説明する

勤怠管理をおこなう担当者は、ガイドラインの内容を理解する必要があります。従業員へ説明した内容に加え、担当者に対してもガイドラインの内容を説明し、理解してもらう機会を設けましょう。

自己申告時間と実際の労働時間に乖離がないかを調査する

自己申告制によって労働時間管理をおこなう場合は、実態と自己申告とに乖離が起きていないかを定期的に調査し、確認することが望ましいとされています。

特に、執務室への入退出履歴など自己申告以外に従業員の労働時間が分かる記録やデータを有している場合、その記録と突き合わせ著しい乖離が起きているときは、労働時間の実態を調査して正しい労働時間に補正することが求められます。

自己申告と実際の労働時間との乖離理由に関する適正確認

自己申告と実際の労働時間に乖離が生じた理由について従業員に報告を求める場合、その内容が適正であるかを確認し、例えば、使用者の指揮命令下にあったと認められる時間だと認められれば、労働時間として取り扱わなければなりません。

また、労働時間の自己申告制は、従業員が実際の労働時間を正しく申告することを前提とした制度です。そのため、「時間外労働の上限を超える申告は認めない」といった、正確な申告をためらわせるような運用は適切ではありません。

加えて、実際には残業時間の上限を超えているにもかかわらず、記録上は上限内に収まるよう、実際より短い時間で申告することが慣行化していないかについても確認が必要です。

2-4. 賃金台帳には項目別に労働時間を記入する

使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を作成し、労働者ごとに賃金支払の都度、必要事項を遅滞なく記載することが、労働基準法により義務付けられています。

賃金台帳には、賃金額だけでなく、労働日数や労働時間数、時間外・休日・深夜労働時間数など、労働時間に関する事項についても正確に記載する必要があります。主な記載事項は、次のとおりです。

• 氏名
• 性別
• 賃金計算期間
• 労働日数
• 労働時間数
• 時間外・休日・深夜労働時間数
• 基本給および各種手当の内容・支給額
• 控除項目および控除額

賃金台帳は、労働基準監督署による調査への対応や、未払い賃金などの労務トラブルを防止するうえで重要な書類です。また、記載内容に虚偽がある場合や、必要事項が適切に記載されていない場合には、労働基準法違反となる可能性があるため、正確な記録・管理が求められます。

参考：労働基準法第108条｜e-Gov法令検索
参考：労働基準法施行規則第54条｜e-Gov法令検索

関連記事：賃金台帳とは？給与明細との違いや対象者・記載事項・保存期間など徹底解説

2-5. 労働時間の記録に関する書類は5年間（当面の間は3年間）保存する

出勤簿やタイムカード、賃金台帳、残業申請書、残業命令書および残業報告書など、従業員の労働時間に関する書類は、労働基準法に基づき、原則として5年間（当面は3年間）保存する必要があります。

保存期間は、原則として各書類の「完結の日」から起算され、実務上は最後の記載日がこれに該当する場合が一般的です。「期が変わったタイミングで一律に書類を廃棄する」といった運用をおこなうと、書類によっては法定保存期間を満たさず、労働基準法違反となるおそれがあるので注意が必要です。

参考：労働基準法第109条｜e-Gov法令検索
参考：労働基準法施行規則第56条｜e-Gov法令検索

関連記事：タイムカードの保管期間は5年！タイムカードの保管について徹底解説！

2-6. 勤怠管理責任者は労働時間とその管理を適正化する

勤怠管理をおこなう部署の責任者やその役員の職務は、労働時間を把握し給与を支払うことだけではありません。適切な方法で労働時間が管理されているのか、過度な長時間労働がおこなわれていないかなどを把握し、問題があればどのような対策をおこなうべきかを検討することも大切な職務になります。

2-7. 労働時間等設定改善委員会を活用する

自己申告制によって労働時間の管理がおこなわれている場合は、必要に応じて「労働時間等設定改善委員会」を活用しましょう。この委員会を通して労働時間の管理方法についての問題点や解決策などを、労使間で協議します。

関連記事：勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットも確認

3. 労働時間管理が不十分な場合に生じるリスク

労働時間管理が適切にできていない場合は、法律違反や労使間のトラブル、人材不足など、企業全体に関わる大きなリスクを抱える可能性があります。どのようなリスクがあるのか十分に理解し、労働時間管理の必要性を今一度認識しましょう。

3-1. 法令違反につながる

労働時間管理は、労働基準法や労働安全衛生法に基づき、企業に義務付けられている重要な対応です。これは単なる努力義務ではなく、適切に管理がおこなわれていない場合には、法令違反として罰則の対象となる可能性があります。

例えば、36協定を締結しないまま、法定労働時間である「1日8時間・週40時間」を超えて労働させた場合、労働基準法第32条に違反するおそれがあります。この場合、同法第119条に基づき、「6ヵ月以下の拘禁刑」または「30万円以下の罰金」が課される可能性があります。

実務上、直ちに刑事罰に至るケースは多くありませんが、労働基準監督署による是正勧告や行政指導の対象となることがあります。また、違反内容が悪質であると判断された場合には、書類送検や刑事処分に発展する可能性もあります。

参考：労働基準法第32条、第119条｜e-Gov法令検索

関連記事：36協定に違反したらどうなる？違反時の罰則や対象者、対処法を解説

3-2. 残業代の未払いが発生しやすくなる

労働時間管理が十分でないと、従業員の残業時間を正確に把握できなくなります。実際の残業時間よりも少なく計算してしまった場合は、残業代の未払い問題に発展する可能性があります。

残業代の未払いは労働基準法違反となり、未払い分を支払うだけでなく、遅延損害金が発生するおそれもあります。また、ブラック企業という印象も持たれやすく、企業のブランドイメージに深刻な影響を与えることもあるでしょう。

3-3. 人材の確保が難しくなる可能性がある

法律違反や残業代の未払いが発生し、それが露見した場合はSNSなどにより一気に情報が拡散されることがあります。また、就職・転職関連サイトの口コミなどにも、そのような情報が掲載されることがあり、新たな採用が難しくなることが考えられます。

特に優秀な人材はより良い条件の企業を探すため、自社が求める人材が集まりにくくなる可能性が高いでしょう。

3-4. 企業の信頼を失うおそれがある

使用者としての義務を果たしていない企業は、求職者だけでなく取引先や顧客からの信頼も失っていきます。問題が繰り返されたり、長引いたりすれば、取引の停止や顧客離れといった深刻な事態にもつながるでしょう。

一度悪い評判が立ってしまうと、それを払拭することは非常に難しいです。健全な企業であり続けるためにも、法律やトラブルに発展するリスクは回避する必要があります。

4. 労働時間管理を適切におこなうためのポイント

企業が適切に労働時間を管理することは、法令遵守だけでなく、従業員の健康維持や生産性向上にもつながります。ここでは、労働時間管理を適切におこなうための主なポイントを解説します。

4-1. 労働時間管理のルールを就業規則に明記する

労働時間を適切に管理するためには、まず社内ルールを明確に整備することが重要です。労働時間に関する事項は、就業規則の「絶対的必要記載事項」に該当するので、必ず定めておかなければなりません。具体的には、始業・終業時刻や休憩時間、残業申請の方法などを就業規則に明記し、従業員へ十分に周知する必要があります。

ルールが不明確なままでは、未申請残業やサービス残業が発生しやすくなるので注意が必要です。また、労務トラブルが発生した際には、企業が適切な労働時間管理をおこなっていたことを示せなくなるおそれもあります。そのため、従業員が共通認識を持てるよう、定期的な説明会や研修を実施することも大切です。

参考：就業規則を作成しましょう｜厚生労働省

関連記事：就業規則の作成方法｜記載すべき項目や注意すべきポイントを解説

4-2. 労働時間は1分単位で管理する

労働時間は、原則として1分単位で計算することが求められます。そのため、労働時間の端数を使用者側に有利な形で切り捨てる運用は、労働基準法上の「賃金全額払いの原則」や「割増賃金の支払義務」に抵触するリスクがあります。

例えば、15分単位で労働時間を管理し、8時間14分の勤務を8時間として処理するような運用をおこなう場合、未払い賃金が発生するおそれがあります。

ただし、厚生労働省の通達上、例外として、1ヵ月における時間外労働・休日労働・深夜労働の各合計時間については、1時間未満の端数がある場合に「30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる」という処理が認められています。

参考：賃⾦計算の端数の取扱い｜厚生労働省

関連記事：15分単位の勤怠管理や切り捨ては違法？残業代は原則1分単位で正しく計算しよう

4-3. 残業時間は法律の上限を遵守する

原則として、法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えて労働させることはできません。ただし、労使間で36協定を締結し、労働基準監督署へ届け出ることで、原則として月45時間・年360時間を上限に時間外労働をおこなわせることが可能になります。

さらに、臨時的な特別の事情があり、特別条項付き36協定を締結している場合には、時間外労働の上限を延長できます。しかし、その場合でも次の条件を満たさなければなりません。

• 時間外労働：年720時間以内
• 時間外労働と休日労働の合計：単月100時間未満
• 時間外労働と休日労働の合計：2〜6ヵ月平均のすべてが80時間以内
• 月45時間を超える時間外労働：年6回まで

このように、特別条項付き36協定を締結している場合であっても、企業が従業員に無制限の残業をさせることは認められていません。

また、長時間労働は、従業員の健康に悪影響を及ぼすだけでなく、生産性の低下や労働災害の発生リスクの増加にもつながります。そのため、企業には長時間労働を抑制するための適切な対策が求められます。

参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚生労働省

関連記事：時間外労働の上限規制とは？上限時間と罰則・労働時間管理の基礎知識を解説

4-4. 管理職も労働時間の把握が必要

労働基準法第41条に定める管理監督者（管理職）に該当する場合でも、企業は労働時間の状況を適切に把握する義務があります。これは、健康管理や長時間労働防止、安全配慮義務の観点から求められるものです。

また、管理職は労働時間・休憩・休日に関する規制の適用除外となるため、原則として残業代の支払い義務はありません。ただし、深夜労働に対する割増賃金の支払い義務は残るので注意が必要です。

さらに、肩書上は「店長」「マネージャー」などの管理職であっても、実態として経営上の重要な権限や裁量を有しておらず、勤務時間や出退勤について十分な自由裁量が認められない場合には、いわゆる「名ばかり管理職」と判断される可能性があります。

その場合、労働基準法上の管理監督者には該当せず、残業代の支払いが必要となることがあります。そのため、役職名のみを基準として管理監督者性を判断するのではなく、職務内容、権限、勤務実態、待遇などを総合的に考慮し、実態に即して適切に判断することが求められます。

参考：労働基準法第41条｜e-Gov法令検索

参考：労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために｜厚生労働省

関連記事：管理職（管理監督者）の勤怠管理が義務化！労働時間の上限規制は対象外？

4-5. 勤怠管理システムやアプリを導入する

タイムカードによる労働時間管理では、打刻漏れが発生しやすく、正確な勤務時間の把握が難しいという課題があります。また、残業時間の過大申告や遅刻・早退の隠蔽といった不正行為につながるリスクも否定できません。

こうした課題を解決する手段として、勤怠管理システムやアプリの導入が注目されています。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットにも対応したシステムであれば、出退勤の打刻に加え、各種申請・承認業務もスムーズにおこなえます。

さらに、従業員情報や勤怠データを自動で記録・保存できるため、人事担当者の業務負担を大幅に軽減できる点もメリットです。加えて、社外からの打刻に対応しているサービスも多く、テレワークなど多様な働き方にも柔軟に対応できます。

勤怠管理システムでどのような管理ができるか気になる方は、以下のリンクより勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」のサービス紹介ページをご覧ください。

▶クラウド型勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」のサービス紹介ページを見る

5. 労働時間は適切に管理してトラブルを防止しよう

労働時間管理は、すべての企業に求められる重要な法的責任です。管理が不十分な場合、未払い残業代や時間外労働の上限規制違反などの法令違反につながるだけでなく、過重労働による健康被害や企業イメージの低下を招くおそれがあります。

適正な管理をおこなうためには、就業規則への明確な規定と、客観的な記録に基づく1分単位での労働時間把握が不可欠です。さらに、多様な働き方が普及する現在では、従来の紙や手作業による管理には限界があるので、勤怠管理システムの導入など、実態に即した効率的な運用体制の整備が重要です。