普段なにげなく押してもらっているタイムカードですが、タイムカードの打刻は、従業員一人ひとりの労働時間を正確に把握するための客観的な記録です。

タイムカードの打刻忘れがあると、出退勤時間の事実確認ができなくなるため、会社業務に支障が出てしまいます。タイムカードの締め日に近いと、給与計算や源泉所得税・社会保険料の算出を再度おこなう必要があるケースもあります。

企業として、余計な工数を減らし、業務効率化を進めるなら、タイムカードの打刻忘れを防ぐ適切な仕組み作りが必要です。この記事では、実際に企業が導入している3つの対処法を解説します。

関連記事：なぜ打刻は必要なのか？打刻忘れによるリスクを知り、必要性を理解しよう

1. 従業員のタイムカード打刻忘れを防ぐ3つの方法

従業員のタイムカード押し忘れが頻発すると、無駄な工数が増加し、業務効率化の妨げになってしまいます。打刻忘れを防ぐために、低コストで実践できる3つの対処法を解説します。

1-1. 声掛け・張り紙・アラームで従業員一人ひとりの意識改善を

タイムカードの押し忘れは、結局のところ会社の従業員一人ひとりの意識や心がけの問題です。しかし、忙しい始業前や業務量が増える繁忙期などでは、意識していてもうっかり打刻を忘れてしまう従業員も少なくありません。

そこで、始業前に従業員同士で「声掛け」をしたり、タイムレコーダーの周辺に「張り紙」をしたりして、どんなに忙しい時期でも打刻のことを思い出せるような仕組みを作りましょう。

とくに打刻忘れが多い従業員は、携帯やスマホに毎朝アラームを設定してもらえば、押し忘れ件数を劇的に減らすことができます。

1-2. 従業員の動線を考えてタイムレコーダーを配置する

タイムレコーダーの配置場所も、打刻忘れの件数と深い相関関係があります。打刻忘れが頻発している企業では、タイムレコーダーが不便な場所やワークスペースから遠い場所に置かれているケースが少なくありません。

始業前の着替えやトイレの際などに、タイムカードの打刻をついつい後回しにしやすく、押し忘れの原因となってしまいます。タイムレコーダーを設置するなら、従業員の動線を考えて、従業員が立ち寄りやすい場所にしましょう。

具体的には、従業員の出勤・退勤の際に使われる通路や、トイレや更衣室の付近、ワークスペースに近く目に付きやすい場所がおすすめです。タイムレコーダーの周辺が散らかっていると目に付きづらいため、設置場所は常に整頓しましょう。

関連記事：建設業従業員の打刻に勤怠管理システムを活用する2つのメリット

1-3. 従業員の負担にならない打刻方法を採用する

タイムカードを使った打刻は意外と手間がかかります。自分のタイムカードを探し、タイムレコーダーで打刻し、所定の位置にタイムカードを再度保管する一連の作業は、とくに忙しい始業前だと面倒に感じる従業員も少なくありません。

最近は、指紋認証やICカードなどで、手軽に打刻できるタイムレコーダーも登場しています。また、タイムレコーダーの代わりにPCやスマホ、タブレットを使った打刻方法も存在します。

導入コストは必要ですが、出勤時・退勤時の従業員の負担を少なくすることで、タイムカードの打刻忘れを抑止できます。

ここでは3点紹介しましたが、打刻ミスを防ぐ方法はほかにもだたくさんあります。以下の記事では具体的な打刻ルールを5点紹介しており、社内で打刻ルールが明確に定まっていない企業の方が特に参考になるような記事になっています。ルールがあやふやになっている企業の担当の方は一度ご確認ください。
▶タイムカードで打刻ミスをなくすために用意しておきたい打刻ルールの具体例

関連記事：タイムカードはもう不要？GPSで打刻できる勤怠管理システムとは

2. 従業員のタイムカード打刻忘れに対する企業の3つの対応

もし、従業員の打刻忘れに気がついたら、企業としてどのような対応をとればよいのでしょうか。また、タイムカードの押し忘れに対し、なんらかのペナルティを課すことは可能でしょうか。ここでは、タイムカードの打刻忘れにとるべき3つの対応を解説します。

2-1. 打刻忘れに気がついたらすぐに事実確認を

まずすべきことは、タイムカードの打刻忘れがあった日の出退勤時刻の事実確認です。たった1日であっても、従業員の出退勤時刻がわからなければ、月の労働時間の合計を計算できません。

給与計算や源泉所得税・社会保険料などの算出など、労務管理に支障が出てしまいます。従業員の打刻忘れを見つけたら、すぐに本人や周辺の従業員に聞き取りをおこない、正確な出退勤時刻を把握しましょう。出退勤時刻は、後でタイムカードに手書きで記入してもらうのが一般的です。

関連記事：労働時間を正しく理解してタイムカード打刻のミスをなくそう

2-2. 直属の上司から注意するのも効果的

何度もタイムカードを押し忘れる従業員に対しては、直属の上司や管理者から口頭で注意するのも効果的です。

タイムカードの押し忘れは、たった1日のことでも会社の労務管理の妨げとなり、無駄な工数とコストを増やしてしまいます。

従業員にタイムカードを手書きで記入してもらう際、直属の上司の印鑑を必要とするような仕組みを作れば、従業員と上司の接点をスムーズに作り出せます。「タイムカードを押し忘れたら、後で面倒なことになる」という意識付けができるため、打刻忘れの防止策としても効果的な方法です。

関連記事：労働時間を正しく理解してタイムカード打刻のミスをなくそう

2-3. 就業規則に記載がある場合はペナルティを課すことも可能

タイムカードの押し忘れに対し、ペナルティを課したい企業もあるかもしれません。打刻忘れは会社業務の損失と考えられるため、罰則規定を設けることは可能です。ただし、罰則規定はあらかじめ就業規則として明文化し、社内に周知徹底する必要があります。

また、打刻忘れをしたからといって、欠勤扱いにすることは労働基準法上できません。減給処分とする場合も、平均賃金の1日分の半額を超え、1か月の賃金総額の1割を超える場合は労働基準法91条に違反します。いきなり重い処分を課すのではなく、従業員の教育を目的として適切なペナルティを設定しましょう。

打刻漏れに対する従業員への対応についてはこちらの記事をご覧ください。
▼タイムカードの押し忘れで給料なしや減給、欠勤扱いの処分は妥当？労働基準法の規定に注意！

3. 勤怠管理システムを導入する2つのメリット

従業員の打刻忘れを根本的に防止するなら、勤怠管理システムの導入がおすすめです。従業員にとって負担が少ない、さまざまな打刻方法と連携できるだけでなく、打刻状況のリアルタイム監視やアラート機能などが搭載されているため、タイムカードの押し忘れがあった場合にすぐ気がつくことができます。

3-1. 多彩な打刻方法と連携できる

勤怠管理システムは、さまざまな打刻方法と連携し、従業員の勤務データを自動で取得・管理するためのシステムです。従業員に負担がかからない打刻方法を選べるため、忙しい始業前の時間帯でも、打刻忘れが起きにくくなるのです。

PC・スマホ・タブレットのアプリでの打刻や、Webブラウザを経由した打刻、指紋認証やICカードを使った打刻など、かけられるコストや想定する利用シーンに合わせ、会社にとって最適な打刻方法を選べます。

最近では、スマホやタブレットのGPS機能を使い、設定した座標に従業員が入ると自動で打刻する「GPS打刻」も利用できるため、さらに打刻忘れが起きにくくなりました。

関連記事：外出先からでも正確な打刻を可能にする勤怠管理の3つのポイント

3-2. 打刻忘れがあった場合にすぐ気がつける

勤怠管理システムには、打刻忘れがあった場合にアフターフォローをおこなう機能もあります。従業員の打刻状況は、管理画面からリアルタイムで確認できるため、打刻していない従業員を一目で把握することが可能です。

タイムカードを1枚1枚確認する作業と比べると、手間とコストを大きく削減できます。また、打刻アラート機能のある勤怠管理システムなら、管理画面でわざわざ確認しなくても、打刻漏れがある従業員に対し自動で警告することも可能です。

タイムカードの打刻忘れを防止し、万が一の際のアフターフォローも考えるなら、スモールスタートも可能な勤怠管理システムを導入してみましょう。しかし実際に勤怠管理システムをご覧になったことがない方は、どのように対策ができるのかイメージがしづらいと思います。そこで当サイトでは、アラート機能のついた勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」の管理画面を紹介しつつ、導入前後でどのように変わるのか解説した資料を無料で配布しております。実際の使用イメージを付けながら検討したい方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

4. まとめ

今回は、タイムカードの押し忘れを防ぐための3つの対策を解説しました。従業員の打刻漏れが頻発すると、給与計算や源泉所得税・社会保険料の算定などの会社業務に支障が出ます。

「声掛けや張り紙で意識改善をおこなう」「タイムレコーダーの配置を工夫する」「負担のかからない打刻方法を選ぶ」といった対策が有効です。

打刻忘れを根本的に防止したい場合は、さまざまな打刻方法と連携し、打刻漏れのアラート機能がある勤怠管理システムがおすすめです。

関連記事：建設業従業員の打刻に勤怠管理システムを活用する2つのメリット
関連記事：裁量労働制の従業員の打刻管理で注意すべき2つのこと