タイムカードで打刻ミスをなくすために用意しておきたい打刻ルールの具体例 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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タイムカードで打刻ミスをなくすために用意しておきたい打刻ルールの具体例

勤怠システム 出退勤管理

タイムカードを使って労働時間を管理するためには、打刻に関するルールが必要不可欠です。今回は、タイムカードの打刻ルールが必要な理由やルールを設けるうえでの具体例などについてご紹介します。

これからタイムカードを使って勤怠管理をしようと考えている方や、改めて打刻ルールを見直したい方はぜひお読みください。

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タイムカードの打刻漏れはシステム導入で解決できる!

タイムカードによる勤怠管理で頭を悩ませるのが、打刻漏れです。毎月締め日に漏れを確認し、従業員に問い合わせるだけでも多くの時間がかかってしまい、人事業務を圧迫していませんか?

勤怠管理システムでは打刻漏れがあった際にアラートが上がる仕組みになっており、すぐに打刻修正を行えるため、打刻漏れを減らし確認作業にかかる時間を減らすことができます。

実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。

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1. 客観的な労働時間の把握のために、タイムカードの運用には明確なルールが必要

2019年4月1日からの法改正により、高度プロフェッショナル制の労働者を除くすべての従業員の労働時間を客観的に把握することが義務化されました。

これにより、始業・終業の確認及び記録の原則的な方法も定められました。

始業・終業の確認及び記録の原則的な方法の一つとして、「タイムカードでの客観的記録を基礎として確認し、記録すること」ということが設けられています。

しかし、タイムカードの押し忘れが発生すると基礎となる客観的記録が正確に把握できなくなり、実際の労働時間と乖離が生まれます。

そこで、タイムカードの打刻ルールを設けることにより、計測ミスをなくし、使用者は労働時間を客観的に把握することができます。

また、タイムカードを使って従業員の勤務時間を管理するためには、「打刻するタイミング」に対して明確なルールが必要です。

たとえば、使用者は着替えの時間や掃除などの雑務の時間も労働時間として把握しなければならたいため、「打刻するタイミング」は明確化する必要があります。

2.正確にタイムカードを打刻するためのルールの具体例

前章でお伝えしたように、使用者が従業員の労働時間を客観的に把握するためには、タイムカードを打刻するルールを設ける必要があります。

本章では、タイムカードを打刻するルールの具体例についてご紹介します。

2-1. 出勤時と退勤時に必ず本人が打刻すること

打刻は出勤時と退勤時におこなうものであり、このことも就業規則に記載しましょう。

記載していなない場合、打刻する時間帯が出勤時と勤務開始時間のどちらなのか分からなくなってしまいます。

また、打刻する時間帯と合わせて必ず本人がおこなうということも大切です。タイムカードは他の人でも扱えてしまうため、不正打刻が行われる可能性があります。

【関連記事】タイムカードの改ざんは違法!正しい対処法や対策をご紹介

2-2.タイムカードに打刻するタイミングを明確化すること

第1章でもお伝えしたように、2019年4月1日に施行された改正労働安全衛生法では、新たに従業員の労働時間の「客観的な把握」が使用者の義務化されているため、使用者は労働時間の範囲を理解しておく必要があります。

具体的には、以下のような時間も労働時間に換算するため、使用者は打刻するルールを明確化する必要があります。

・使用者の指示により、就業を命じられた業務に必要な準備行為(着用を義務付けられた所定の服装への着替えなど)を事業場内において行った時間

・業務に関連した後始末(清掃など)を業場内において行った時間

・使用者の指示があった場合には即時に業務にあたることを求められており、労働から離れることが保障されていない状態で待機などをしている時間

・参加することが業務上義務づけられている、研修・教育訓練を受講していた時間

・使用者の指示により、業務に必要な学習などを行っていた時間

【参考】モデル就業規則|厚生労働省労働基準局監督課

2-3. 時間外労働が発生した際の対処法

極力時間外労働は避けるべきですが、急な仕事が入ってしまい、打刻後の時間外労働が発生してしまう場合もあります。そのようなことが起きてもしっかりと対応できるように、時間外労働が発生した場合の対処法も就業規則に書きましょう。

記載されていない場合、適正な労働時間の管理ができず、給与計算トラブルの原因になってしまう可能性があります。

2-4. 直行・直帰・在宅勤務等のルール

会社によっては直帰や在宅労働などをおこなう従業員がいることもあります。就業規則にタイムカードに関するルールを記載する場合には、自社の労働形態を考えたうえでルールを作成しましょう。

自社のことを考えてルールを作ることにより、働き方を変えることなく、従業員一人ひとりの労働時間が管理しやすくなります。

2-5. 打刻ミスや不正打刻への対応を就業規則に明記する

打刻方法や打刻する時間帯だけではなく、打刻ミスや不正打刻に関する規定も就業規則に記載しましょう。打刻ミスや不正打刻といったトラブルに関する規定を設けることで、従業員に対して訂正な対処ができます。

例えばペナルティを与える場合、必ず就業規則に記載しておかなければなりません。ただし、就業規則に記載するだけではなく従業員にペナルティがあることや、打刻ミスをしてしまった際の対応方法をしっかりと周知して理解してもらうことも大切です。

【関連記事】タイムカードの正しい打刻方法とミスを起こさないための予防策

3.スマホやパソコンから打刻ができるの?

勤務時間を管理するうえで大切なタイムカードですが、スマートフォンやパソコンから打刻する方法もあります。ここでは、タイムカード以外で従業員に打刻もらう方法やそのメリットについて説明します。

3-1. 勤怠管理システムであれば打刻可能

勤怠管理システムを自社に導入することにより、タイムカードを使わずに打刻してもらえます。打刻できるものとしては上記で挙げたもの以外にも、タブレットや顔、指紋などがあります。システムによって打刻できるものが異なるため、導入する際に必ずチェックしてみましょう。

3-2. 勤怠管理システムのメリットとは?

まずタイムカードを使わないことにより、不正打刻されてしまうことを防ぎます。そして、打刻に関する問題が起きた時でもすぐに対応できます。

勤怠管理システムによっては問題が発生した時に知らせてくれるアラート機能が搭載されているものがあるため、ミスを見逃さずに済むことでしょう。また、自動的にシステムが給与計算をおこなう機能もあり、従来のような手計算よりもミスを減らせます。

当サイトでは、勤怠管理業務で起きうるミスをどのように低減させられるかを解説した資料を、無料で配布しております。勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」の管理画面を掲載しているため、自社の活用シーンもイメージしながらご確認いただけるでしょう。システムの導入により勤怠管理業務が効率化されそうだと感じた方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

【関連記事】勤怠管理システムを導入する目的とは?メリット・デメリットも確認

4. まとめ

タイムカードの打刻ルールは適正な労働時間を把握するうえで欠かせないものです。ですので、今回紹介した具体例を参考にしつつ、自社の打刻ルールを改めて見直してみましょう。また、タイムカードから勤怠管理システムに切り替えて、打刻しやすい環境にしてみるのもおすすめです。

タイムカードの打刻漏れはシステム導入で解決できる!

タイムカードによる勤怠管理で頭を悩ませるのが、打刻漏れです。毎月締め日に漏れを確認し、従業員に問い合わせるだけでも多くの時間がかかってしまい、人事業務を圧迫していませんか?

勤怠管理システムでは打刻漏れがあった際にアラートが上がる仕組みになっており、すぐに打刻修正を行えるため、打刻漏れを減らし確認作業にかかる時間を減らすことができます。

実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。

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野村 佳史

野村 佳史

jinjerBlog 編集長。現在は、新規事業領域のプロダクトのマーケティングを担当。記事などのコンテンツ作成から、LP作成、インタビュー取材、数値分析など幅広い業務をおこなっている。少しでも人事の方々に役立つ記事をお届けできたらなと考えています。

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