勤怠管理システムを導入する場合は、目的を明確にすることが必要不可欠です。目的を明確にすることで、導入した成果を評価することができるためです。

システム導入の目的を明確にし、従業員にも周知して理解してもらうことは、管理者にも従業員にも負荷のかかる新しいシステム導入に対する不満を和らげ運用成功につながります。

勤怠管理システム導入の場合、一般的にどのような目的があるのか、また、導入におけるメリット・デメリットや勤怠管理システムでできること、システムの選び方も合わせて解説します。

1. そもそも勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、出退勤時間の打刻・記録から、残業や各種休日休暇の申請、シフト作成、労働時間の集計など勤怠管理に関する業務全般を支援してくれるシステムです。

インターネットに接続すれば使える「クラウド型」が主流になりつつありますが、セキュリティ面の安全性から自社のサーバーを利用してシステムを構築する「オンプレミス型」を選ぶ企業も少なくありません。

勤怠管理システムの導入により、これまで手作業で行っていた労働時間の集計や給与計算にかかる工数を大幅に削減できたり、法律に対応した適切な勤怠管理ができるようになります。

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2. 勤怠管理システムを導入する目的・必要性

勤怠管理とは、従業員の毎日の始業時間、終業時間を記録し法定労働時間を超えていないか管理したり、また給与計算のために残業時間、遅刻・早退・欠勤情報を集計したりすることなどがあります。

従来の管理方法としては、手書きの専用用紙で管理したり、エクセルで管理したり、タイムカードで管理したりするのが一般的でした。なぜ、勤怠管理システムを導入する必要があるのか、目的を確認していきましょう。

2-1. 勤怠管理の業務効率化を図る

勤怠管理システムを導入することの大きな目的は、業務効率化を図ることでしょう。

少子化による労働力不足を背景に推し進められている働き方改革では、業務効率化による労働時間の減少を目指しています。また、働き方改革に伴わずとも、「労働時間の集計と給与計算で1週間がつぶれてしまう」「打刻漏れによる確認作業で無駄な工数が発生している」など、勤怠管理に膨大な時間を費やすことは、それだけ人件費もかかることを意味します。

勤怠管理の業務効率を上げることによって、無駄なコストを削減したり、社内の労働環境改善や人材育成など人事担当者がコア業務に時間を割けるようにすることが、勤怠管理システム導入の目的の一つです。

2-2. 法改正に応じた適切な勤怠管理を行うため

政府が主導している「働き方改革」により、より厳密に勤怠管理を行う必要性が高まっています。

大きく二つの理由として、「客観的な記録」による勤怠管理が求められていること、残業規制が厳しくなっていることが挙げられます。

従業員の自己申告制による勤怠管理では、自己申告された時間と実際に労働した時間にズレが生じており、サービス残業やそれによる残業代未払いの問題が発生するリスクがあります。そのため、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によって、従業員が出退勤した時間はタイムカードやICカード、PCの使用履歴など「客観的な記録」に基づいて記録されなくてはならないとしています。

また、2019年に施行された働き方改革関連法では、これまで無制限に働かせられた36協定の特別条項に上限が設けられており、これを超過した場合は処罰されます。過度な長時間労働による過労死やメンタルヘルスの不調を防ぐためにも、残業時間をシステムによって正確に把握し、必要に応じて残業削減の対策を講じる必要が使用者にはあります。

これらの理由から、法改正に応じた適切な方法でより厳密な勤怠管理を行うために、勤怠管理システム導入の必要性が近年では高まっています。

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3. 勤怠管理システムの機能

「勤怠管理システムの必要性は分かったけど、実際にどんなことができるの？」という方に向け、勤怠管理システムの主な機能をご説明いたします。勤怠管理システムによってもできることが異なりますので、検討の際の参考にしてみてくださいね。

3-1. 多様な打刻方法

勤怠管理システムでは、複数の打刻方法から自社にあった打刻方法を選択できることが魅力です。

PCやスマートフォン・タブレットでの打刻に加え、ICカードや指紋認証、静脈認証による打刻が可能です。また、不正打刻を防止する機能として、「どこで打刻したかが分かる」「特定の場所でしか打刻できない」GPS打刻機能を搭載しているシステムも存在します。

3-2. シフトや有給などの休日休暇、残業の申請・承認

勤怠管理システムでは、各種申請機能も取り揃えています。代表的なものとして、以下の申請をあげることができます。

• シフト、勤務希望の提出
• 年次有給休暇
• 代休、振休
• 慶弔休暇などの各種特別休暇
• 残業申請
• 打刻修正

各種申請に対して誰を承認者にするか、どのような順番で承認者に申請が回るかを設定することも可能で、申請者が今誰の承認待ちであるかを確認することもできます。なお、システムによっては申請・承認がスマートフォンからでき、手軽に申請・承認を行えます。

3-3. シフト作成

勤怠管理システムでは、誰をどの時間に配置するかといったシフト作成機能を実装していることが多いです。中には時間帯等に応じて必要な人数を登録しておくと、必要な人数に対する過不足が一目でわかる機能を実装しているシステムもあり、シフト作成を手助けしてくれます。

さらに、飲食店などで「ヘルプ」が発生した際、ヘルプ依頼を多店舗へ出せる機能や柔軟にシフトを変更できる機能があるシステムもあります。

3-4. 残業時間や有給取得状況をリアルタイムで把握

勤怠管理システムでは、従業員・管理者共に総労働時間や残業時間、有給など各種休日休暇の取得状況をリアルタイムで確認することができます。一定の残業時間を超えたときや有給取得の期限日が迫っているときなどにアラートをだせる機能をもったシステムもあります。

また、営業所や拠点・店舗などが複数ある場合は、全拠点の状況を管理者が把握・管理できる点もメリットの一つです。

3-5. 自動集計

給与計算に必要となる勤務時間や残業時間、休日出勤など日々の出退勤情報をもとに、自動で集計することができます。勤務形態、雇用形態ごとに集計方法が異なる場合なども、個別の設定をおこなうことで対応が可能です。

また、集計結果を給与システムと連携することにより、給与計算までの手間・ミスも大幅に削減できます。

本章で勤怠管理システムの機能に何があるのか解説しましたが、勤怠管理システムを使用したことがない方は、イメージすることが難しかったのではないでしょうか。

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4. 勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるのか確認していきましょう。

4-1. 勤怠管理にかかる時間を減らせる

タイムカードによる勤怠管理をしていると、月末に各拠点からタイムカードを集めて抜け漏れをチェックし、必要があれば従業員に確認をとってから打刻漏れを修正して集計する…と、労働時間の集計から給与計算までにかなりの時間と労力を要します。また、人手を介することで、どうしてもミスが発生するリスクが残ってしまいます。

勤怠管理システムを導入すれば、打刻漏れを減らすことができ、集計はワンクリックで終了するため、管理の手間や作業のミスや漏れをなくし、全体的な業務効率の向上が期待できます。

4-2. 労働時間をリアルタイムに把握し、過重労働を防げる

従業員一人ひとりの日々の勤務状況をリアルタイムに確認できるため、当月の総労働時間や残業時間の状況を速やかに把握できます。

タイムカードや出勤簿による勤怠管理だと、集計するまで労働時間が分かりませんが、勤怠管理システムであれば月中に「労働時間が長い従業員の業務量を調節し、残業を減らす」といった対策をとることができ、「集計してみたら残業時間の上限を超過していた」という問題発生を防ぐことが可能です。

また、システム内に労働時間のデータが蓄積されていくため、労働時間が長くなる傾向にある時期や部署、従業員を把握しやすくなり、長時間労働に対する事前対策がとれるようになります。

4-3. 法令順守の徹底

働き方改革により、残業規制が厳しくなり有給取得が義務化されました。

紙やエクセルで勤怠管理を行っている場合、残業時間の総数が分かりにくかったり、有給取得状況がすぐに確認できなかったりと、「知らないうちに法律違反になってしまう」リスクがあります。

勤怠管理システムであれば、残業時間の総数や有給取得状況が従業員側も管理者側も一目で分かり、必要に応じてアラートや通知を出すこともできるため、気づかずに法律を犯してしまうリスクを減すことが可能です。

なお、勤怠管理システムを導入すれば、保守サポートの契約を締結することで法改正に合わせてシステムは自動対応していることが一般的です。

4-4. 従業員による不正を防ぐ

始業時間や終業時間の記録方法として、従来の手書きやタイムカードを使用していると時間を変更したりタイムカードを別の人に打刻させたりすることで、時間を不正に記録するリスクがあります。

また、記録忘れや打刻漏れのリスクもあり、遅刻しそうな場合など意図的に記録せず、遅刻などを隠すという悪意のある行為も発生する可能性もあります。勤怠管理システムの導入で、アラームなどで打刻忘れを防いだり、顔認証やGPS認証で不正打刻を防止したりすることができます。

関連記事：勤怠管理システムを導入する5つのメリットは？デメリットも解説！

5. 勤怠管理システムを導入するデメリット

勤怠管理システムの導入を検討する際には、そのデメリットもしっかりと把握した上で判断を下しましょう。ここでは、勤怠管理システム導入のデメリットを4つご紹介します。

5-1. 導入作業の負荷が高い

勤怠管理システムは、契約をして導入すればすぐに使えて運用にのるわけではありません。

特にクラウド型の勤怠管理システムでは、システムの設定が全く行われていないさらの状態から、自社の就業規則に合わせて勤務時間やシフト形態、有休付与のルール、集計項目などを全て設定し、ミスなく集計ができるようにしなくてはなりません。

また、設定だけでなく従業員へシステムの使い方について周知をし、正しく理解してもらう必要があるため、問題なく打刻や集計が行えるようになるまでには一定の時間と工数がかかることを理解しておきましょう。

5-2. 就業規則に対応しきれない可能性がある

先に説明しました通り、クラウド型の勤怠管理システムでは自社の就業規則に沿って一から設定をしていく必要があります。

しかし、システムによっては自社の就業規則に対応しきれていない部分があることもあるため、一部は手作業のままになってしまう場合があります。

そのため、システムの導入を検討する段階では、雇用形態・就業形態・勤務地・社内制度など、どのような細則があるのか理解し、システムで対応できるかを導入前にチェックをしましょう。

集計と給与計算に関わる致命的な部分であれば他のシステムを検討することになりますが、細かな内容であれば、運用努力で十分カバーできることもあります。

5-3. 比較的コストがかかるが、費用対効果が見えにくい

業務効率化や社内統制を図るために勤怠管理システム導入を検討しても、導入にはそのための費用が発生してしまいます。

したがって、導入に際しては社内での十分な検討が必要であり、その中でコストに見合ったメリットが得られるのかという「費用対効果」の説明が求められることになります。

しかし、勤怠管理システムを導入することによって直接的に売上へ貢献があるわけではないため、費用対効果の説明が容易ではありません。

導入前と導入後の作業時間の想定比較、手作業による作業漏れ・ミスの削減・不正の防止などに加え、長時間労働の防止による従業員の健康維持や企業のイメージアップなど、さまざまなメリットをプレゼンテーションしていく形になります。

6. 勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際は、「正確に集計が行えるか」「しっかりと運用にのるか」の二点を意識して選ぶと良いでしょう。

正確に集計が行えるかは、自社の就業規則に対応できるか、給与計算ソフトなどへの連携が問題なく行えるかどうかをチェックします。就業規則については、勤務時間や集計項目はもちろんのこと、有休や各種休日休暇の付与を行うルールに対応できるかを確認しましょう。

また、機能や費用に目がいきがちですが「しっかりと運用にのるか」は特に意識して確認しておきたい点です。これまで利用していなかったシステムを導入し、問題なく使えるようにするためには、打刻のしやすさとサポートの手厚さをチェックしておくことが大切です。

「新しい打刻方法が定着せず、打刻漏れが減らない」「導入したものの、設定が上手くできず給与計算が行えない」などの問題が発生しては元も子もありません。システムは導入したら終わりではなく、導入してからが始まりです。社内で運用にのるかまでをイメージした上で、勤怠管理システムを見極めましょう。

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7. 勤怠管理システム導入までの流れ・手順

最後に、勤怠管理システム導入までの流れを簡単にご説明します。

まずは、どの勤怠管理システムを導入するか検討することから始まります。自社が勤怠管理に抱えている課題やできるようにしたいことなどを洗い出し、希望に照らし合わせてシステムの候補を出していきます。

候補の中からコストやセキュリティ面、使いやすさや運用の乗りやすさなどを吟味し、導入する勤怠管理システムを決めましょう。

導入が決まったら、就業規則や集計方法の設定と従業員データの取り込みを行います。また、ICカードや指紋認証など打刻方法によっては必要な打刻機器を用意します。

設定と従業員データの取り込みが終わったら、テスト打刻や集計を行います。こちらに問題がなければ、従業員へのマニュアル配布や説明会を実施し、利用開始となります。

勤怠管理システムを導入してから運用にのるまでのスケジュール感としては、1～3か月程度を想定しておくとよいでしょう。従業員規模や状況によっては長さが前後しますが、1週間などの短期間で利用できるようになることは基本的にないと考えておくのがよいです。

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8. まとめ

勤怠管理システムの導入目的から、導入に伴うメリット・デメリットまでを説明してきましたが、いかがでしたでしょうか。目的を明確化し、社内に共有することで、システム導入・運用は成功に近づきます。

業務効率化という目的を自社向けに具現化することで、誰もが同じ意識が持てるようになります。勤怠管理システムを導入して、是非社内の業務効率化・統制化を図りましょう。