勤怠管理システムを導入する5つのメリットは？デメリットも解説！
更新日: 2022.12.6
公開日: 2020.1.28
NOMURA
2019年4月から施行されている『働き方改革関連法案』。これによって従業員の正確な勤怠情報を把握することが義務化され、人事担当者がおこなう勤怠管理業務は煩雑化しています。本記事では、企業が勤怠管理システムを導入するメリット・デメリットなどを詳しく解説していきます。
関連記事：勤怠管理システムとは？はじめての導入にはクラウド型がおすすめ
「勤怠管理システム導入完全ガイド」
働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな？」とお困りの勤怠管理の担当者様も多いでしょう。
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1. 勤怠管理システムを導入することで得られるメリット
勤怠管理システムを導入することで得られるメリットは多岐に渡ります。一つひとつ詳しく見ていきましょう。
1-1. 従業員の正確な勤怠状況をリアルタイムで把握できる
勤怠管理システムを導入することによるメリットとして、従業員の正確な勤怠情報をリアルタイムで把握することができることが挙げられます。
多くの勤怠管理システムでは、インターネットに接続されているスマートフォン・PC・タブレットで打刻ができるようになるため、打刻漏れを防ぐ効果が期待できます。
管理者は時間と場所を問わず、従業員の勤怠情報や各種申請を承認可能になるため、月末の締め作業の工数を大幅に削減することができます。
働き方改革関連法案によって、従業員の勤怠情報を把握することが義務化された中で、勤怠管理システムを用いて正確な情報を効率的に管理することで、『ブラック企業対策』としても有効です。
1-2. 法改正に柔軟に対応できる
人事労務関係の法律が改正された場合、担当者はそれに対応した管理方法に変更する必要があります。勤怠管理システムの多くは、こうした法改正の内容を自動アップデートされるため、人事労務担当者が毎回対応に追われることはありません。
1-3. 業務効率により人的コストを削減できる
エクセルやタイムカードで勤怠管理をおこなっている担当者の場合、毎月の締め作業に加えて給与計算や報告書の作成など、日々の業務量は膨大なものになっています。
多くの勤怠管理システムは、給与計算ソフトと自動連携することができるため、少ない工数で従業員情報の一元管理が実現できます。
1-4. 不正打刻を防止できる
タイムカードやエクセルを用いた勤怠管理の場合、遅刻や残業申請をおこなう際に書き換えることが可能です。そのため、本当に記録された出退勤時刻か信憑性に欠けてしまいます。
勤怠管理システムでは、自社のセキュリティーカードや定期券といったICカードによる打刻や、インターネットに接続されているスマートフォンやタブレットを利用した打刻など、勤怠管理システムには多くの打刻手法があります。
そのため、従業員の勤務スタイルに合わせた打刻手法を選ぶことができるため、不正打刻を防止する効果が期待できます。
1-5. 従業員の働きやすさを促進することができる
勤怠管理システムによって、従業員の勤怠情報をリアルタイムで把握できるようになり、長時間労働が続いている従業員へ、こちらからアプローチをすることができます。長時間労働が続くと作業効率が悪くなるだけではなく、最悪の場合離職をしてしまう場合があります。
従業員の離職を防ぐために、リアルタイムで集計される従業員の勤怠データを利用して、1on1面談をするなどして、従業員の働きやすさを促進することにつながります。
2. 勤怠管理システムのデメリット
前項でご紹介した通り、勤怠管理システムを導入することには多くのメリットがある一方で、デメリットがあることは事実です。本項目では、勤怠管理システムを導入することで生じる可能性があるデメリットについてご紹介します。
2-1. システムが自社に合わない場合がある
勤怠管理システムは、多くの企業が導入しやすい機能を設けていますが、企業によって勤務形態が異なるため、一部の企業ではシステムが合わない可能性があります。
無料トライアルを設けているシステムが多いため、導入前にお試しされることをおすすめします。
2-2. システム導入費用が負担になる場合がある
一部の勤怠管理システムには、導入時に初期費用が発生する場合があります。そのため、従来の勤怠管理を続けていくことと、新たに勤怠管理システムを導入することのどちらが長期的に見てコストパフォーマンスが良いのか、ということを考えてからシステムを導入する必要があります。
3. まとめ
いかがでしたか、本記事では、勤怠管理を導入することで自社にもたされるメリットに、導入することで生じる可能性があるデメリットについて解説しました。
勤怠管理システムの導入に成功することで、多くのメリットを享受できるため、メリットはもちろん、デメリットをしっかりと把握した上で導入を検討されることをおすすめします。
関連記事：勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットも確認
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jinjerBlog 編集長。現在は、新規事業領域のプロダクトのマーケティングを担当。記事などのコンテンツ作成から、LP作成、インタビュー取材、数値分析など幅広い業務をおこなっている。少しでも人事の方々に役立つ記事をお届けできたらなと考えています。
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