勤怠管理システムとは？はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

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勤怠・給与計算

更新日: 2022.12.6
公開日: 2020.1.28 野村佳史

各企業で続々と導入されてきている「勤怠管理システム」。特に大所帯の企業は、手書きで正確な勤怠管理をおこなうのが難しい状況です。また、近頃は労働者の権利が重視され、残業代の未払いや過剰な連続出勤など、いわゆる「ブラック企業対策」を積極的におこなう企業も多くなりました。

今回は、勤怠管理システムがどれほど便利な機能なのか、またその選び方についてご紹介します。

関連記事：勤怠とは？管理方法や管理項目など人事が知っておきたい基礎知識を解説！

勤怠管理システムの導入はこれだけ抑えておけば大丈夫！
「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな？」とお困りの勤怠管理の担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、当サイトでは勤怠管理システムのメリットや導入までの手順をまとめたガイドブックを無料で配布しております。

これ一冊でシステム検討から導入までに必要な情報がまとまっておりますので、社内で検討する際に役立てたい、上司に説明する際の資料が欲しいという方はぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をダウンロードしてご覧ください。

1. 勤怠管理システムとは
2. 勤怠管理システムのメリットとデメリットとは
3. 勤怠管理システムは何を基準に選べばよいのか
4. まとめ

1. 勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは文字通り、シフト作成、打刻から労働時間の集計、残業申請など勤怠管理に必要な業務を一括でおこなうことができるシステムです。

どの業種でも人手不足が目立つ今、現場の仕事も手いっぱいなのに、勤怠管理を手作業をおこなっていてはいくら時間があっても足りません。業務に支障が出てしまう前に、ぜひ勤怠管理システムの利便性を取り入れましょう。

1-1. なぜ勤怠管理システムが必要なのか

勤怠管理システムを導入をおすすめする理由は大きく分けて2つあります。「私の会社もこの問題が目立つ」という方は、解決の糸口に繋がるかもしれないので、ぜひご参考にしてください。

1-1-1. 会社と社員との給与トラブルを防ぐ

1つ目は「会社と社員の給与トラブルを防ぐ」についてです。給与トラブルを防ぐためには、打刻時間を正確にとらえ、月の総勤務時間や残業時間から給与を算出することが重要です。

人間の手作業でおこなうわけではないので、ヒューマンエラーが起こりにくいので、「タイムカードの勤務時間と実際の給与が違う」などといったトラブルを未然に防ぐことができます。

1-1-2. 業務の効率化

2つ目は「業務の効率化」。勤怠管理システムは勤怠実績からシフト管理などの勤怠に関連する業務ををひとまとめに出来る大変優れたシステムです。人事や総務など、管理者の大きな味方になります。

関連記事：勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットも確認

2. 勤怠管理システムのメリットとデメリットとは

勤怠管理システムのメリットを細かく見ていきましょう。また、これだけ便利なシステムでも、一部デメリットもあります。メリットとデメリット、2つをおさらいして導入を検討しましょう。

2-1. 勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムは打刻時間を正確に記録するため、正しい給与計算がおこなえます。管理はパソコン以外に、スマホやタブレットからもおこなえるので便利です。

また、システム上で勤怠をまとめることで「不正打刻」を防げるのもポイント。タイムカードをつかって勤怠を管理する場合は手書きで勤務時間を書き換えたり、他人に打刻させたりと、勤務時間を詐称して給与を多く貰おうとする不正が発生しやすいです。

一方で勤怠管理システムならリアルタイムで打刻が記録されるため不正を防ぐことができるほか、雇用者側が従業員を過剰な長時間労働させたり、休日を与えないという行為に対しても通知してくれるので、会社と従業員の双方のトラブルを防いでくれるのです。

関連記事：勤怠管理システムを導入する5つのメリットは？デメリットも解説！

2-2. 勤怠管理システムのデメリット

便利な勤怠管理システムですが、当然デメリットもあります。一番はコスト面です。システムは購入当初は無料のものもありますが、システム運用費や打刻機器などの機材購入費がかさばるでしょう。特にシステム運用費は、1人100～500円かかりますが、大所帯になるとその金額も大変な額になります。

次に配慮すべき点は「システムの規模」です。システムに備わっている機能を持て余してしまう、もしくは規模が足りていないなどの問題になる前に、システムの内容を確認して購入しましょう。

例えばオンプレミス型は、一度システムを構築してしまえば使い勝手は良いのですが、管理は従業員がおこなわなければならず手間もコストもかかるので大企業向けです。

クラウド型は、システム構築する必要がなく、サポート体制が備わっているので管理も楽ですが、既存のシステムに合わせて扱わなければならないので従業員数が少ない会社向けになっています。

3. 勤怠管理システムは何を基準に選べばよいのか

せっかくコストをかけてシステムを導入するのですから、失敗したくはないですよね。ここでは、導入する勤怠管理システムを決める際に基準にすべき項目を3つご紹介します。

3-1. 自社の就業規則や労働形態に対応できるか

自社の就業規則にそって打刻や労働時間の集計、有給休暇の付与ができなければ元も子もありません。まずは、自社の就業規則に合った設定ができるかを確認しましょう。

また、あわせて自社の労働形態に対応できるかもチェックポイントです。例えば、営業職なら直帰の打刻ができるのか、人によって所定労働時間を変えられるのか、現在使っている打刻方法に対応しているかなどは、必ず確認しておきましょう。

関連記事：勤怠管理システムにおける休憩時間の打刻方法をご紹介

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3-2. サポート体制が充実しているか

サポート体制とは、システム導入後に勤務体系に合わせた設定方法や、操作に関する細かい手助けをしてくれるサービスです。購入後は電話サポートを受け付けており、時には自社まで足を運んでくれるサービスもあります。

複雑な勤怠管理システムは、一から自分だけで使いこなすのは困難です。「どこまでが無料で、どこから有料なのか」「対応できる日時はいつか」「店舗まで足を運んでくれるのか」など、サポート体制の充実度を始めに確認してください。

3-3. 無料で試せるトライアルがあるか

「システムで本当に勤怠管理ができるのか不安」「使い勝手を購入前に確認したい」という方には、無料で試せるトライアルができるかどうかをチェックするのもおすすめです。

特に、クラウド型の勤怠管理システムには無料トライアルがあることがほとんどです。設定方法や使用感を確認した上で安心して導入できるシステムを見つけましょう。

ここまで、導入する勤怠管理システムを決定する際の基準をご紹介してきましたが、この他にも「勤怠管理システムを導入するまでにはどんなステップがあって、何をすればいいの？」という疑問をお持ちの方もいらっしゃるでしょう。そのような方に向け、当サイトでは勤怠管理システムを導入するまでのガイドを無料で配布しております。ご興味のある方は、こちらより「勤怠管理システム導入完全ガイド」の資料ダウンロードページをご覧ください。