勤怠管理システムとは?はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

各企業で続々と導入されてきている「勤怠管理システム」。特に大所帯の企業は、手書きで正確な勤怠管理をおこなうのが難しい状況です。また、近頃は労働者の権利が重視され、残業代の未払いや過剰な連続出勤など、いわゆる「ブラック企業対策」を積極的におこなう企業も多くなりました。

今回は、勤怠管理システムがどれほど便利な機能なのか、またその選び方についてご紹介します。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. 勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは文字通り、職場のシフト管理を精密におこなえるサービスです。シフト管理以外にも、給与の計算や打刻漏れのチェックをおこなうことができます。

どの業種でも人手不足が目立つ今、現場の仕事も手いっぱいなのに、勤怠管理を手作業をおこなっていてはいくら時間があっても足りません。業務に支障が出てしまう前に、ぜひ勤怠管理システムの利便性を取り入れましょう。

1-1. なぜ勤怠管理システムが必要なのか

勤怠管理システムを導入をおすすめする理由は大きく分けて2つあります。「私の会社もこの問題が目立つ」という方は、解決の糸口に繋がるかもしれないので、ぜひご参考にしてください。

1-1-1. 会社と社員との給与トラブルを防ぐ

1つ目は「会社と社員の給与トラブルを防ぐ」についてです。給与トラブルを防ぐためには、打刻時間を正確にとらえ、月の総勤務時間や残業時間から給与を算出することが重要です。

人間の手作業でおこなうわけではないので、ヒューマンエラーが起こりにくいので、「タイムカードの勤務時間と実際の給与が違う」などといったトラブルを未然に防ぐことができます。

1-1-2. 業務の効率化

2つ目は「業務の効率化」。勤怠管理システムは勤怠実績からシフト管理などの勤怠に関連する業務ををひとまとめに出来る大変優れたシステムです。人事や総務など、管理者の大きな味方になります。

1-2. 勤怠管理システムのメリットとデメリットとは

勤怠管理システムのメリットを細かく見ていきましょう。また、これだけ便利なシステムでも、一部デメリットもあります。メリットとデメリット、2つをおさらいして導入を検討しましょう。

1-2-1. 勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムは打刻時間を正確に記録するため、正しい給与計算がおこなえます。管理はパソコン以外に、スマホやタブレットからもおこなえるので便利です。

また、システム上で勤怠をまとめることで「不正打刻」を防げるのもポイント。タイムカードをつかって勤怠を管理する場合は手書きで勤務時間を書き換えたり、他人に打刻させたりと、勤務時間を詐称して給与を多く貰おうとする不正が発生しやすいです。

一方で勤怠管理システムならリアルタイムで打刻が記録されるため不正を防ぐことができるほか、雇用者側が従業員を過剰な長時間労働させたり、休日を与えないという行為に対しても通知してくれるので、会社と従業員の双方のトラブルを防いでくれるのです。

1-2-2. 勤怠管理システムのデメリット

便利な勤怠管理システムですが、当然デメリットもあります。一番はコスト面です。システムは購入当初は無料のものもありますが、システム運用費や打刻機器などの機材購入費がかさばるでしょう。特にシステム運用費は、1人100~200円かかりますが、大所帯になるとその金額も大変な額になります。

次に配慮すべき点は「システムの規模」です。システムに備わっている機能を持て余してしまう、もしくは規模が足りていないなどの問題になる前に、システムの内容を確認して購入しましょう。

例えばオンプレミス型は、一度システムを構築してしまえば使い勝手は良いのですが、管理は従業員がおこなわなければならず手間もコストもかかるので大企業向けです。

クラウド型は、システム構築する必要がなく、サポート体制が備わっているので管理も楽ですが、既存のシステムに合わせて扱わなければならないので従業員数が少ない会社向けになっています。

2. 勤怠管理システムは何を基準に選べばよいのか

それでは、勤怠管理システムを選ぶ際の基準をおさらいしていきましょう。

2-1. 選ぶべき機能やポイント

1. サポート体制が充実しているか

サポート体制とは、システム導入後に勤務体系に合わせた設定方法や、操作に関する細かい手助けをしてくれるサービスです。購入後は電話サポートを受け付けており、時にはこちらの会社や店舗まで足を運んでくれます。

複雑な勤怠管理システムは、一から自分だけで使いこなすのは困難です。「どこまでが無料で、どこから有料なのか」「対応できる日時はいつか」「店舗まで足を運んでくれるのか」など、サポート体制の充実度を始めに確認してください。

2. 会社のシステムにマッチしているか

次に会社のシステムにマッチしているかです。例えば、営業職なら直帰の打刻ができるのか、人によって所定労働時間を変えられるのか、現在使っている打刻方法に対応しているか、など。システムごとに適した業種や形態が変わるので、購入前にチェックしてください。

以上の2点の揃ったシステムを購入するとよいでしょう。

2-3. 「クラウド型」の勤怠管理システムとは

はじめて勤怠管理システムを導入する方、試験的に導入したい方は、まず「クラウド型」から始めてみてはいかがでしょうか?

クラウド型にはシステムを無料で試せる「お試し期間」があります。クラウド型はシステム管理を運営側がおこなうので、機能や使い方を習得すればすぐに活用できるでしょう。また、価格は比較的手ごろな物が多いのもポイントです。

3. まとめ

「働く人が少ない」昨今の日本は多くの会社が人手不足に悩んでいると言われます。従業員数が少ないと、管理者の仕事量も増え、結果として勤怠管理の負担が増えてしまいます。

勤怠管理システム」を上手く使いこなせば、勤怠管理にかかる労力削減に繋げることができるかもしれません。

しかし、費用面などから手軽に導入できるものではないので、クラウド型のトライアルを実施し、まずはその手ごたえを体験してみてはいかがでしょうか。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にどのような機能があって、どのような操作画面なのかを知りたい」という人事担当者様のために、jinjerを題材に勤怠管理システムでできることや操作画面を35ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「1分でわかるjinjer勤怠」をご参考にください。