大企業が導入すべき勤怠管理システムを選ぶ際のポイント4つ | jinjerBlog

大企業が導入すべき勤怠管理システムを選ぶ際のポイント4つ

大企業では従業員の人数が多く、勤怠管理にお困りの企業も多いことでしょう。「勤怠管理に人件費をかけたくない」「事業拡大や従業員数が増えても、効率的に勤怠管理をおこないたい」など、勤怠管理における悩みを抱えている企業もあるのではないでしょうか。

今回は、このような悩みを解決するために、大企業におすすめの勤怠管理システムの選び方やポイントをご紹介します。

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1. 大企業によくある勤怠管理のお悩み

勤怠管理には、悩みがつきものです。では、大企業によくある勤怠管理のお悩みを紹介していきます。

1-1. 従業員数が多いと勤怠管理を把握しにくい

人数が数えられるほどの中小企業であれば、出退勤時刻をタイムカードで記録することが可能です。労働時間をパソコンなどに入力して給料を計算する作業でも、従業員の人数が少なければミスが起こりにくく、管理もしやすいでしょう。

大企業の場合はどうでしょうか。大企業では、従業員の人数が多ければ多いほど、毎日誰かが遅刻や欠勤、早退などするといった可能性が高まります。

従業員数の多い大企業では、それら一人ひとりの遅刻や欠勤、早退などを間違えずに管理することが難しく、また管理するための人件費もかかることでしょう。

1-2. 人事の業務負担が大きい

従業員が多くなればなるほど、人事担当者の業務負担が大きくなります。エクセルに入力する作業や間違いを修正する作業など、いつも忙しい思いをしている人事担当者は多いのではないでしょうか。

従業員の給料などのお金に関する重要な部分を扱うため、間違いを起こせません。そういった点において業務負担も大きくなるのです。

1-3. 従業員の残業が減らない

エクセルやタイムカードで勤務状況を管理する場合、人事担当者が一時的に従業員の残業時間を把握できたとしても、それをすぐに企業全体で把握できない場合が多いです。

従業員がそれぞれ自分の残業時間を一目で把握できるようにしなければ、残業時間は減りません。

2. 大企業が勤怠管理システムを導入するメリット

大企業で勤怠管理に出勤簿などを利用していると、前述した勤怠管理の悩みを解決することはできません。

しかし、企業の特色に合った勤怠管理システムを導入すれば、そんな悩みの解決に加えて、以下に挙げる2つのメリットを生むことができます。

2-1. 法律が改正された際にも対応できる

社会が働きやすくなるように、年々労働法の改正がおこなわれています。勤怠管理システムを導入していれば、そのシステムを開発している企業が、労働法改正に合わせて勤怠管理システムのアップデートを自動で行なってくれます。

そのため、自分たちで勤怠管理システムの形態を見直すことなくなく、スムーズに改正にも対応できます。

2-2. 申請のチェックや承認が素早くなる

大企業では、多種多少な従業員がいあるため、その分申請のチェックや承認にどうしても時間がかかってしまうでしょう。

勤怠管理システムでは、残業や有給の申請も管理できるものもあります。勤怠管理システムで、申請をおこなってもらえば、手続きも簡単になりチェックや承認をスムーズにおこなえるようになります。

関連記事:勤怠管理システムを導入する目的とは?メリット・デメリットも確認

3. 大企業が勤怠管理システムを選ぶポイント

大企業が勤怠管理システムを選ぶ際には、考えなくてはいけないことが多数あります。勤怠管理システムを導入するにあたってのポイントを見ていきましょう。

3-1. 導入の目的を明確にしておく

勤怠管理システムを導入するに当たっては、その目的を明確にしておきましょう。

従業員の業務負担の大幅削減、間違いや不正勤務報告の防止、勤務状況をリアルタイムで把握するといった導入目的を明確にすることで、勤怠管理システム導入のメリットが浮かび上がります。

3-2. 多様な勤務形態とシステムが合っているか

最近では、育児や家事、介護などのため在宅でも仕事ができる環境が必要になり、リモートワークする方が増えてきました。

そういった多様な勤務形態で仕事をする従業員が多いのであれば、勤怠管理システムもそれに合わせたものを選ぶ必要があります。

3-3. 誰でも簡単に使用できるシステムか

勤怠管理システムは、管理者だけが使用できればいいものではありません。誰でも簡単に扱えるようものを選ぶ必要があります。

また、システム利用者に対する指導が簡単におこなえるかなどの利便性も考慮しましょう。

3-4. カスタマイズ性のあるシステムか

企業独自の休暇制度がある場合や独自の勤怠管理方法などを採用している場合は、勤怠管理システムに独自のルールを適用できるようにする必要があります。

そんな場合には、カスタマイズ性のある勤怠管理システムを利用して対応しなければいけません。

ここまで、大企業が勤怠管理システムを導入する際に確認しておきたい機能をご紹介しましたが、あわせてシステムの比較検討~システム導入~運用開始までの流れを確認しておきましょう。システム導入に必要な準備や運用開始までの期間を把握することで、運用を開始したい時期から逆算していつまでに社内稟議などに対応すべきかや、稟議に必要な情報をそろえることが可能です。

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4. まとめ

大企業では、従業員の数が多いがゆえに一人ひとりの勤務状況を管理する作業が煩雑になりがちです。また、従業員の数が多ければ多いほど人事担当者の負担が増大し、その負担を軽減するために担当者を増員して人件費が上がってしまうといった悪循環に悩まされている企業も多いことでしょう。

勤怠管理システムなら、そんな悩みを一気に解決してくれます。勤怠管理システムを使用し、効率的な勤怠管理をおこないましょう。

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