大企業では従業員の人数が多く、勤怠管理にお困りの企業も多いことでしょう。「勤怠管理に人件費をかけたくない」「事業拡大や従業員数が増えても、効率的に勤怠管理をおこないたい」など、勤怠管理における悩みを抱えている企業もあるのではないでしょうか。

今回は、このような悩みを解決するために、大企業におすすめの勤怠管理システムの選び方やポイントをご紹介します。

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1. 大企業向けの勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤情報を自動集計し、労働時間の把握や法令への対応、有給休暇の付与といった管理業務を自動化・効率化するためのシステムです。大企業においては、従業員数が多く雇用形態や勤務形態が複雑になりやすいことから、勤怠管理の難易度があがります。

特に大企業では、就業規則の細分化や複数のグループ会社での同時運用が必要となり、中小企業向けの一般的なシステムでは対応しきれないケースが多いです。実務として、従業員1,000名以上の企業での運用には、大企業向けに設計された勤怠管理システムが必要不可欠です。

1-1. 勤怠管理において大企業に多いニーズ

大企業向けの勤怠管理システムには、以下のようなニーズがあります。

• 変形労働時間制やテレワークの労働時間管理に対応している
• グループ会社間での一貫した運用や多言語対応が求められる
• ERPとの連携など、各種システムとの一括管理ができる
• 平均残業時間や有給休暇取得率を細かく把握できる
• 複雑な承認フローの迅速化を図ることができる

さらに大企業では、システムのカスタマイズ性も重要となります。たとえば、専任のエンジニアによる点検サポートや、自社特有の勤怠規則に対応するためのカスタマイズが必要です。外国人留学生が多い場合や海外拠点がある企業にとって、多言語対応が必須となるケースもあります。勤怠管理システムの選定に際しては、これらのニーズにどう応えるかが大きなポイントとなります。

2. 大企業向けの勤怠管理システムの選び方・ポイント

大企業が勤怠管理システムを選ぶ際には、考えなくてはいけないことが多数あります。勤怠管理システムを導入するにあたってのポイントを見ていきましょう。

2-1. 導入の目的を明確にしておく

勤怠管理システムを導入するに当たっては、その目的を明確にしておきましょう。

従業員の業務負担の大幅削減、間違いや不正勤務報告の防止、勤務状況をリアルタイムで把握するといった導入目的を明確にすることで、勤怠管理システム導入のメリットが浮かび上がります。

2-2. 多様な勤務形態とシステムが合っているか

最近では、育児や家事、介護などのため在宅でも仕事ができる環境が必要になり、リモートワークする方が増えてきました。そういった多様な勤務形態で仕事をする従業員が多いのであれば、勤怠管理システムもそれに合わせたものを選ぶ必要があります。

例えば、クラウド型システムなら、ネット環境さえあればどこでも打刻ができるため、リモートワークの多い企業に最適です。さらに、スマホ打刻やGPS機能など備えたものであれば、外回りの多い従業員の勤怠管理もしやすくなります。

2-3. 誰でも簡単に使用できるシステムか

勤怠管理システムは、管理者だけが使用できればいいものではありません。誰でも簡単に扱えるようものを選ぶ必要があります。打刻方法一つとっても、Web打刻やICカード打刻、生体認証打刻などさまざまな種類があるため、操作方法をよく吟味して従業員の負担が少ない方法を選択するのがポイントです。

また、システム利用者に対する指導が簡単におこなえるかなどの利便性も考慮しましょう。

2-4. カスタマイズ性のあるシステムか

企業独自の休暇制度がある場合や独自の勤怠管理方法などを採用している場合は、勤怠管理システムに独自のルールを適用できるようにする必要があります。

そんな場合には、カスタマイズ性のある勤怠管理システムを利用して対応しなければいけません。カスタマイズさせたい内容をまずは明確にしておき、対応ができそうか確認を取りましょう。

2-5.サポート体制が整っているか

勤怠管理システムは毎日使用するものであることから、万が一トラブルが発生し打刻や集計がおこなえなくなると、勤怠管理業務に大きな支障をきたします。

そのため、トラブル時にどのようなサポートをしてもらえるのか、あらかじめ確認しておくことも重要です。システム会社の中には、有料でサポートを提供している所もあるので、金額についても合わせてチェックしておきましょう。

2-6. 無料トライアルがあるか

無料トライアルが設定された勤怠管理システムであれば、実際に操作してみて使い勝手の良さを判断することができます。

システム提供会社によって、トライアル期間の長さは異なりますが、1か月以上の期間が設定されているものを選ぶと、月次の流れまで一通りチェックすることができるでしょう。

導入してから「こういう機能も欲しかった」と後悔しないためにも、無料トライアルがついた勤怠管理システムを選ぶのがおすすめです。

2-7. 外部システムとの連携性

大企業向けの勤怠管理システムを選定する際、外部システムとの連携性は極めて重要な要素となります。特に給与計算ソフトや労務管理システムとの連携が求められる場合が多いため、csvフォーマットに対応できれば、データの一貫性を保ちつつ効率的な情報共有が可能です。

この連携により、データの手入力によるミスが減少し、業務プロセスが大幅に効率化されます。また、勤怠データを一元管理し、他のシステムとのスムーズな統合を実現することで、経営層に対する信頼性の高いレポート作成が可能となります。

ここまで、大企業が勤怠管理システムを導入する際に確認しておきたい機能をご紹介しましたが、あわせてシステムの比較検討～システム導入～運用開始までの流れを確認しておきましょう。システム導入に必要な準備や運用開始までの期間を把握することで、運用を開始したい時期から逆算していつまでに社内稟議などに対応すべきかや、稟議に必要な情報をそろえることが可能です。

当サイトでは、勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかをまとめたガイドブック「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しているため、こちらより資料ダウンロードページをご覧ください。

3. 大企業によくある勤怠管理のお悩み

勤怠管理システムを導入して業務の効率化を図るには、まず自社の解決したい悩みや課題を明確にしておくことが必要です。ここでは、大企業によくある勤怠管理の悩みや課題について紹介していきます。

3-1. 従業員数が多いと勤怠管理を把握しにくい

人数が数えられるほどの中小企業であれば、出退勤時刻をタイムカードで記録することが可能です。労働時間をパソコンなどに入力して給料を計算する作業でも、従業員の人数が少なければミスが起こりにくく、管理もしやすいでしょう。

大企業の場合はどうでしょうか。大企業では、従業員の人数が多ければ多いほど、毎日誰かが遅刻や欠勤、早退などするといった可能性が高まります。

従業員数の多い大企業では、それら一人ひとりの遅刻や欠勤、早退などを間違えずに管理することが難しく、また管理するための人件費もかかることでしょう。

3-2. 人事の業務負担が大きい

従業員が多くなればなるほど、人事担当者の業務負担が大きくなります。エクセルに入力する作業や間違いを修正する作業など、いつも忙しい思いをしている人事担当者は多いのではないでしょうか。

従業員の給料などのお金に関する重要な部分を扱うため、間違いを起こせません。そういった点において業務負担も大きくなるのです。

3-3. 従業員の残業が減らない

エクセルやタイムカードで勤務状況を管理する場合、人事担当者が一時的に従業員の残業時間を把握できたとしても、企業全体でリアルタイムには把握できない場合が多いです。

従業員がそれぞれ自分の残業時間を一目で把握できるようにしなければ、残業時間は減りません。

4. 勤怠管理システムで解決できる大企業の課題とは

大企業で勤怠管理に出勤簿などを利用していると、前述した勤怠管理の悩みを解決することはできません。

しかし、企業の特色に合った勤怠管理システムを導入すれば、そんな悩みの解決に加えて、以下に挙げる5つのメリットを生むことができます。

4-1. 法律が改正された際にも対応できる

社会が働きやすくなるように、年々労働法の改正がおこなわれています。勤怠管理システムを導入していれば、そのシステムを開発している企業が、労働法改正に合わせて勤怠管理システムのアップデートを自動でおこなってくれます。

そのため、自分たちで勤怠管理システムの形態を見直すことなくなく、スムーズに改正にも対応できます。

4-2. 申請のチェックや承認が素早くなる

大企業では、大勢の従業員がいるため、その分申請のチェックや承認にどうしても時間がかかってしまうものです。

勤怠管理システムでは、残業や有給の申請も管理できるものもあります。勤怠管理システムで申請をおこなってもらえば、手続きも簡単になりチェックや承認がスムーズに捗るでしょう。

4-3. 労務管理の適正化を図れる

勤怠管理システムは、全従業員の勤怠情報をデータとして一元化できるため、客観的かつスピーディーに労務管理をおこなえます。また、自動計算機能を使えば、各従業員ごとの残業時間数や有給取得数なども適切に把握することが可能です。

特に残業や有給休暇については、「残業時間の上限規制」や「有給休暇の年5日取得の義務化」など労働基準法による規定があります。違反すると罰則の対象となるため、勤怠管理システムでの労務管理の適正化は必須と言えるでしょう。

4-4. 多様な働き方に対応できる

多様な働き方を推進する一環として、テレワークを導入する企業が増えています。しかし、紙やエクセルを使った勤怠管理だと打刻が難しいことから、テレワークに踏み切れない企業も少なくありません。

勤怠管理システムであれば、自宅からでもPCやスマホで出退勤の打刻が可能です。勤務状況もリアルタイムで把握できるため、事務所で働いているときと同じように労務管理がおこなえます。

4-5. 人事戦略に活用ができる

勤務管理システムの中には、全従業員の勤怠情報をデータ化して分析できる機能が搭載されたものもあります。そういった機能を使えば、どの部署で残業時間が多いかなど一目で把握できるようになり、適正な人材配置に活かすことができるでしょう。

また、人事管理システムと連携ができるシステムであれば、より深いデータ分析がおこなえるため、従業員の離職防止や採用戦略などにも役立てることができます。

関連記事：勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットも確認

5. 大企業が注目すべき勤怠管理システム導入時の注意点

大企業が勤怠管理システムを導入する際には、以下のような注意点があります。

• 直感的で操作が簡単なシステムであること
• 高いセキュリティレベルが担保されること
• 柔軟なカスタマイズ機能を備えていること

とくにこの中でもカスタマイズ性は重要です。詳しく説明します。

5-1. カスタマイズが必要な要件を整理しておく

部署やチームによって異なる勤怠ルールを適用できるため、システムが多様な勤務形態に対応できることが望ましいです。そのため勤怠管理システムを導入する際、大企業の人事担当者や経営層は、あらかじめ会社独自の要件を整理し、必要なカスタマイズを明確にしておくことが重要です。

標準機能だけで自社の要件に対応できれば理想的ですが、どうしても対応できない場合はカスタマイズが必要となるので、実際にどのようなカスタマイズ事例があるのか紹介します。

5-2. カスタマイズが必要になる例

例えば、月間変形労働制の管理や外国人留学生の労働時間管理に対応するためのカスタマイズ事例です。月間変形労働制では、勤務形態が複雑である場合でも正確なシフト作成が必要となり、その上で給与計算に反映させるカスタマイズをおこないます。
また、外国人留学生のアルバイト労働時間を週28時間以内に管理するためのアラート機能をカスタマイズした事例もあります。

その他にも以下のようなケースがあります。

• 勤務間インターバルの管理
• 独自手当への対応
• 更衣時間の管理
• 複数時給の設定
• お弁当の注文

このように、企業独自の複雑な要件にも対応したカスタマイズの必要があるのか検討しておきましょう。これにより、適切な勤怠管理と効率的な業務運営が実現できるでしょう。大企業においては、こうした細かな要件を事前に整理し、的確にカスタマイズをおこなうことで、よりスムーズなシステム導入が進められるのです。

6. 大企業の勤怠管理システム導入事例

最後に、勤怠管理システムの導入によって、業務改善を図った大企業の事例を2つご紹介します。導入前にどのような課題があり、勤怠システムによってどう解決できたのか、具体的な事例をみながらチェックしていきましょう。

6-1. 集計作業の削減で業務効率が大幅に向上

株式会社リンレイサービスでは、従業員1,600人分の出勤簿をエリアマネージャーおよび人事担当者でダブルチェックしており、作業時間と工数に多さが大きな課題となっていました。

この課題を解決すべく勤怠管理システムを導入したところ、作業時間と工数の削減はもちろんのこと、集計ミスの撲滅も実現できたそうです。さらに、ペーパーレス化によって、費用の削減にもつながっているようです。

参照：導入事例｜jinjer株式会社

6-2. 労働時間の可視化でより徹底した勤怠管理を実現

株式会社塩梅では、タイムカード等によって勤怠管理をしていましたが、約200事業所・2,000名分の確認作業が大きな業務負担となっていました。従業員の勤務状況を確認するために各事業所を出向く手間も負担となっていたようです。

勤怠管理システムを導入してからは、離れた拠点の勤怠状況がリアルタイムに確認できるようになり、より徹底した労働時間の把握を実現しています。さらに、勤怠管理、給与計算、ワークフローを一つのシステムに集約したことにより、業務効率も大幅に改善されています。

参照：導入事例｜jinjer株式会社

7. 勤怠管理システムのメリットを理解して導入を検討しよう

大企業では、従業員の数が多いがゆえに一人ひとりの勤務状況を管理する作業が煩雑になりがちです。また、従業員の数が多ければ多いほど人事担当者の負担が増大し、その負担を軽減するために担当者を増員して人件費が上がってしまうといった悪循環に悩まされている企業も多いことでしょう。

勤怠管理システムなら、そんな悩みを一気に解決してくれます。勤怠管理システムを使用し、効率的な勤怠管理をおこないましょう。