導入事例

1,600人分の勤怠管理・年末調整のペーパーレス化を検討!2週間かかっていた業務の大幅削減に成功!

導入前の課題
1,600人分の勤怠管理、入社手続き、年末調整を紙で管理しており、確認に時間がかかっていた
新型コロナウイルスをきっかけに、「オフィスへの出社頻度を下げる」ことが会社の方針で決まったが、労務周りを紙で管理していたため、出社する必要があった
導入後の結果
ペーパーレス化したことで、大幅に工数が削減された
用紙の郵送が不要になったので、スムーズなやり取りが実現
人事総務課の多くの従業員が在宅ワーク可能に
社名
株式会社リンレイサービス
業種
サービス業(清掃)
拠点数
7拠点
従業員数
1,600名
導入プロダクト
jinjer勤怠、jinjer給与、jinjer人事、jinjer労務、jinjer雇用契約

「どんな時でもお客様からの信頼を、かたちとしてお返しできる存在でありたい」という想いのもと、ビル、学校、公民館などを中心にビルメンテナンス事業を展開されているリンレイサービス様。全国7拠点で、1,600名の方が働いていらっしゃいます。

1,600人分の「労働時間の集計」「年末調整」に多くの工数がかかっていたとのこと。コロナをきっかけに、社内のバックオフィス業務を見直し、ペーパーレス化をキーワードに、システムを検討。最後は「一元管理」「価格の安さ」を決め手にjinjerの導入を決断。

 
今回は、株式会社リンレイサービスの小松さん吉川さん藤原さんにお話を伺いました。

1,600人分の年末調整。用紙の初回確認だけで2週間もかかっていた

– jinjer勤怠を導入する前は、どのように勤怠を管理していたのですか?

吉川さん:入社手続き、勤怠管理、年末調整など、さまざまなバックオフィス業務を紙で管理していました。

 

弊社は、1,600人の従業員が在籍しているため、「毎月の労働時間の集計」「年に一度の年末調整」にかなりの時間がかかっていました。

 

– 1,600人分の労働時間や年末調整を紙で管理するのは、かなり大変そうですね…

吉川さん:本当に大変でした。
勤怠管理だと、毎月従業員が出勤簿を提出し、その出勤簿に間違いがないかを各エリアマネージャーが確認していました。
その後、本社に送ってもらい、私たち人事総務課が確認していました。

 

1,600人分の出勤簿を目検で確認していたので、最後のチェックまでミスに気づかないケースもありました。

 

– たしかに1,600人分となると、ミスが起きそうで怖いですね。年末調整もかなり大変そうです。

藤原さん:年末調整は、勤怠管理以上に大変でした。

 

年末調整の時期になると、年末調整の用紙を給与明細と一緒に、従業員に郵送し、従業員に必要項目を記入してもらい、本社宛に送り返してもらっていました。

 

出勤簿と同じように、拠点ごとでまとめて回収して、本社に郵送してもらえれば、用紙の提出漏れがなくなるのですが、個人情報なので、そのやり方はできませんでした。

 

本社に届けば、一つずつ封筒を開封して、年末調整の用紙を社員番号順に並べて確認していました。
1,600人分を1人で確認すると、2週間かかっていました

 

– 2020年の年末調整は、申告書が1枚増えましたが、例年より大変でしたか?

吉川さん:年末調整の申告書が1枚増えたことによって、記載ミスが多く発生しました。
1,600人の約8割の従業員が記載ミスをしていました。

 

記入方法は周知していたのですが、従業員全員が周知を理解しているわけではないので、2020年の年末調整は本当に大変でした。

 

コロナをきっかけに、バックオフィス業務を見直し。「ペーパーレス化」をキーワードにシステムを検討

– バックオフィス業務の多くが紙管理だったとのことですが、何がきっかけでシステム導入を検討したのですか?

小松さん:新型コロナウイルスがきっかけです。
コロナの影響で、会社として「オフィスへの出社頻度を減らす」方針を決めました。
しかし、入社手続き、労働時間の集計、年末調整などを紙で管理している限り、人事総務の担当者は出社しないと仕事ができません。

 

そこで、「ペーパーレス化」をキーワードに、社内のバックオフィス業務を見直し、システムを検討し始めました。

 

– ほかにもシステムがある中で、なぜjinjerをお選びいただけたのでしょうか?

小松さん:jinjerを選んだ理由は2つです。
1つは、jinjer1つで勤怠管理も、入社手続きも、年末調整もできた点です。
もともと、勤怠管理はA社のシステム、入社手続きはB社のシステムのように、バラバラのシステムで管理したくないと思っており、できれば1つのシステムでやりたいなと思っていました。

 

バックオフィス業務をペーパーレス化できるシステムは多くありますが、勤怠管理、入社手続き、年末調整と全部できるシステムは数が限られます。
jinjerは、その全部ができ、かつ給与計算や経費精算などもでき、今後社内のシステムをjinjer1つに揃えることも見越して、jinjerを選びました。

 

もう1つの理由は、これだけいろいろなことができるのに、価格が安かったからです。
勤怠管理だけをとっても、他システムより安い価格で多くの機能を使うことができます。
使いこなせるかどうかはこれからですが、従業員数が1,600人と少なくはないので、できるだけ価格が安いシステムを探していました。

 

まずは120名からのスモールスタート。来年は1,600人全員ペーパーレス化を目指す

– 今回、準備期間も短く、いきなり1,600名で運用するのは不安とのことで、まずは120名からjinjerをお使いいただきましたが、いかがでしたか?

吉川さん:結論からいうと、jinjerでの年末調整はすごく楽でした!
今回、年末調整の申告書が1枚増えたことで、紙での年末調整が例年以上に大変でしたが、jinjerではスムーズにでき、来年は1,600人にjinjerを使って年末調整をやる体制を整えたいと思っています。

 
また、120名でのスモールスタートというのも良かったです。
今回良い点も多かったですが、課題もいくつかありました。
たとえば、今までシステムで何かを管理するといった風習がなかったので、従業員の中には混乱する人もいたので、周知は早めにおこなう必要があると気付けました。

 

今回でわかった課題を来年の年末調整までに解決し、1,600名全員分の年末調整をjinjerでできればと思っています。

 

– jinjerを導入して、具体的にどのような部分がよかったですか?

吉川さん:よかった点は2つあります。
1つは、当初考えていたペーパーレス化が想像以上に効率的だったことです。

 

紙だと、郵送だったり、届いた郵送物の開封だったりと確認するまでに時間がかかっていました。
しかし、Webであれば、従業員が提出すればすぐに確認できますし、場所を問わず確認できます
jinjerの営業の方からもメリットなどは聞いていたのですが、実際に体験して、早く年末調整以外もペーパーレス化したいという気持ちが強くなりました。

 

もう1つは、jinjerのサポートが丁寧だったことです。
弊社としては初めてのペーパーレス化だったので、わからないことが多くありました。
また、jinjerを導入したのが10月だったこともあり、年末調整は急ぎ進めないといけない状況で、何をどのスピードでやればいいのかがわからない状況でした。

 

そのときに、jinjerのサポートの方が、私たちに歩調を合わせて、一つひとつ丁寧に説明してくださいました。

 

実は、前職でシステムの導入を経験したときに、「マニュアルのここに書いてあるので、読んでください」という対応を受けたことがあったので、今回も不安だったのですが、jinjerは丁寧なサポートで本当に助かりました。

 

規模の大きい企業こそ、システム導入してペーパーレス化をおすすめ

– 今後、jinjer勤怠をどのように活用していきたいですか?

吉川さん:今回は年末調整直前での導入だったので、年末調整から運用に乗せました。
今後は、jinjer勤怠、jinjer人事、jinjer雇用契約を運用に乗せ、ペーパーレス化を推進していきたいです。

 

また、最終的にはjinjer給与も導入して、バックオフィスの人事業務はすべてjinjer1つでまとめたいと考えています。

 

– 最後に、勤怠管理システムの導入を考えている企業様に対して、導入のアドバイスをお願いします。

吉川さん:弊社のように従業員数が多い企業が重要視しているのは、人事総務課がどれだけ楽になるかではなく、会社としてどれだけコストを削減できるかだと思います。

 

システムを導入するコストだけではなく、場合によっては、従業員にスマートフォンを貸与する必要があるかもしれないので、導入に対して慎重になっている企業もいらっしゃるでしょう。

 

弊社もまだ一部だけしかペーパーレス化できていないですが、会社がスマートフォンを貸与しても、元が取れるぐらい効率的で、かつ安全だと感じています。

 

ぜひ一度、お話を聞いてみることをおすすめします。

 

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