アルバイトスタッフとの雇用契約で生じる業務が現場の負担となっていた。

－当時感じていた課題や、クラウドシステムの導入検討を始めたきっかけについてお聞かせください。

田口さん：

当時感じていた課題は、アルバイトを新規で採用したり、年2回雇用契約を更新したりする際の業務工数の多さでした。店舗で紙の雇用契約書を締結し、退職後も3年間書面を保管していたのですが、それらの業務が店長や社員にとってストレスとなっていました。

そこで、クラウドシステムを利用することでペーパーレス化を実現させ、現場の負担を解消できるのではないかと思い、システムの導入を検討しはじめました。

また、ペーパーレス化だけではなく、アルバイトに雇用契約書を渡し忘れたり、渡す前に紛失したりするのを防止できるので、労務関連のリスクを回避できるという点でも導入する価値を感じていました。

－システム導入を検討するうえで、重視していたポイントはございますか？

田口さん：

システム導入を検討し始めてからは、まず実際の操作画面を触ってみて、他社システムとの違いを理解するように努めました。従業員にとっても人事にとっても使いやすくなければ、システム導入することで逆にストレスが増える可能性もあったので、慎重に比較しました。

また、今回導入する予定の店舗には、合計約6,000名のアルバイトが在籍しております。ジンジャーの実績として、同じ規模の企業様の利用実績がどの程度あるのかも注視していました。

真鍋さん：

導入までのスピード感を重視していました。本当は、バックオフィス全体をペーパーレス化するために、すべてのシステムの刷新も検討していました。

しかし、目の前の課題としては、店舗の業務削減が重要だったので、雇用契約をペーパーレス化するために必要なジンジャーシリーズをまずは導入しました。

ジンジャーのように、ペーパーレス化をまとめて実現させるのか、まずは一部の業務から実現させるのか、企業の状況によって選べるのは非常にありがたかったです。

サポート担当のおかげでスムーズにシステム導入を進めることができた。

－バックオフィスクラウド「ジンジャー」を導入いただいた決め手は何でしたか？

真鍋さん：
ジンジャーを選んだ決め手は、個別でさまざまな機能設定が可能で、細かくこだわった設定を実現できるシステムだったからです。細かく設定できる半面、設定が複雑でしたが、ご相談をした際には、サポート担当の方のレスポンスも早く、丁寧に教えてくれたので大変助かりました。

また、ジンジャーは今回実施した雇用契約書の管理以外にもさまざまなバックオフィスを支援するサービスがあります。そのサービスを活用して、人事データを一元管理できることにも魅力を感じております。今後は、当社の課題である乱立するシステムの整理についても、ジンジャーで解決していきたいですね。

－本格運用までの過程で大変だったことはございますか？

谷本さん：
私自身、バックオフィスのシステム導入に携わるのははじめてだったので、最初はジンジャーの多様な機能や仕様を理解するのが大変でした。しかし、サポート担当の方々が細かい設定を一から教えてくださったので、スムーズに導入作業に取り組むことができました。

導入過程においては、店舗の作業負担の軽減を重視していました。ジンジャーのデフォルト機能では対応できない部分についても、カスタム項目で対応するなど、他の選択肢を提案してくださったことで、当社の理想としていた業務フローを実現することができました。

－店長様にご質問です。店舗への導入はいかがでしたか？

久保さん（店長）：
初めてジンジャーに触れたときは、従業員ページや管理者ページなどのさまざまなページがあるので、慣れるまでは少し時間がかかるかなと不安でした。
大宮東口店は新規オープン店舗で、ジンジャーの初回導入店舗ということもあり、本社の方々が細かくフォローしてくれたので、新しいルールやフローにもスムーズに対応できるようになりました。
また、ジンジャーの導入によって、スマホ上で雇用契約を締結できるようになり、新しく入社するアルバイトスタッフたちも手際よく対応してくれるので、「ジンジャーは簡単に使えるんだな」とすごく安心しました。

－ジンジャーに触れてみて「ラクになりそうだな」と感じたことは何でしたか？

谷本さん：
管理側としては、ジンジャー上で雇用契約の内容をいつでも確認できる点が非常に便利だと感じました。

弊社ではこれまで、店舗で締結した雇用契約書類のコピーを郵便やメールで人事に提出してもらっていました。雇用契約をジンジャー上で完結させることで、郵便やメール対応などの業務が減り、タイムラグが解消され、ペーパーレス化という観点で効率化されることを期待しています。

久保さん（店長）：

現場側としては、紙の印刷が大幅に減り、郵送書類もほとんどなくなるため、スタッフを採用する際に発生する業務がラクになりそうだなと感じています。

また、年2回実施している雇用契約の更新も電子化にされると本部から伺っています。本業務は負担が重かった業務の一つだったので、ジンジャーを導入して業務負担が軽減されることを期待しています。

“バックオフィス業務を効率化させて、現場の業務負担を削減させていきたい。”

－今後ジンジャーをどう活用していきたいですか？

真鍋さん：
今後はジンジャーでバックオフィス全体のDXを進めていきたいですね。

まずは、バックオフィスのあるべき姿を実現するための設計図を作成したいと考えております。ジンジャーに搭載されている多様な機能のなかで、業務効率化できそうなものや連携の相性が良いもの、難易度が低いものは進んで利用していきたいです。

また、アルバイトの給与計算については、BPOサービスを利用して、本部業務の削減・効率化を実施したいと考えております。ジンジャーシステムと対向システム（BPO連携先）との連携がスムーズにできるよう、カスタマーサポート担当の方には期待しています。

－この先、バックオフィスや組織全体で、どんなことを大切にしてどんな未来を描いていきたいですか？

真鍋さん：
今後、店舗における人手不足問題はますます深刻化していくことを予想しています。そのなかで店舗の従業員がスムーズに対応でき、個人情報などの漏洩リスクが軽減されるような管理体制を構築していきたいです。

実際に、先日も現場から、管理ツールが増えている現状について苦言をもらいました。最も理想的な状態は、1つのシステムで管理・運用ができることだと思います。ただし、すぐに一元化することは難しいので、いくつかのシステムに統合させ、ポータルサイトのようなもので、システムの入り口を１つにまとめるなど、少しでも理想の状態に近づいた管理体制を目指していきたいと考えております。

また、現場と同様、バックオフィス部門も適正な人数を確保するのが難しくなっていく時代だと考えています。業務効率化を実現するためにも、イレギュラーをなくし、シンプルな運用ルールで管理できるような体制にしていきたいです。

業務においては効率化を目指しつつ、当社の根幹である「人」においては、創業の心である「感謝される仕事をしよう」という想いを忘れずに、常に丁寧な対応を心掛けていきたいと考えております。