株式会社スエナガ の導入事例｜勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

数か月に一度のペースで増える施設。事業拡大にバックオフィス業務が追いつかず、ギリギリの状態に

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

田中さん：

最も課題だったのは、一人でも欠けると業務が回らなくなるギリギリの状態で、業務が完全に属人化していることでした。

このような状況になってしまったのは事業規模の急拡大が背景にあり、ここ数年は3か月に1度のペースで新しい拠点を開設し、トータルで10拠点ほど増設しました。施設のオープンを優先させたことで、バックオフィスに業務のしわ寄せがきてしまい、属人化せざるを得ない状態だったんです。正直なところ、個々の犠牲のうえで何とか成り立つ体制であったため、オーバーワークが続いておりミスも発生していました。

山下さん：

従業員が150名以上増えたことで福祉部は余裕がなかったため、月額変更届や算定基礎届などの通常業務さえも追いつかなくなり、本部で請け負うキャパシティに限界を感じていました。

入退社書類に関しては、各部門の施設管理者に不備チェックを任せてしまい、現場の皆さんにも負担をかけているのが心苦しかったです。

また、多くの業務を紙で対応していたため、いつまでたっても書類が回収できず業務が止まってしまうのも課題でした。必要な書類を期日までにきっちり回収できるよう、何かしらの対策が必要と考えていました。

深田さん：

紙管理によって、従業員の記入ミスや記入漏れで手戻りも多かったです。アナログな管理のままでは業務が追いつかないと感じていました。

田中さん：

とくに福祉部の給与計算に関しては属人化が顕著で、ほぼ山下に任せてしまっている状態でした。深田にもサポートに入ってもらっていましたが、当社の複雑な給与形態と増え続ける従業員数に対応するには、福祉部の立ち上げ当初から長く担当していた山下が必要だったんです。その結果、山下個人の負担が大きくなってしまいました。

山下さん：

データ連携に関しては、紙・Excelとシステムの連携が思うようにできず大変でした。

今までは勤怠システムで抽出したデータをもとに、Excelで情報を整理しなおして、交通費リストや時給をチェックしてミスを修正していました。修正する際は、現場の管理者と事実確認をする必要があり、確認が完了するまでに約1週間も時間を費やしていたんです。

勤怠管理の確認作業に約1週間もかかる状態で拠点が増えたら、確実に業務が回らなくなることが目に見えていました。そこで、複雑な勤務体系に対応できる新たなシステムを導入したいと考えました。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

田中さん：

会社としては2点ありました。
まず一つは、昨年税理士を変えたタイミングで既存のオンプレミス型ソフトを利用し続けることにリスクを感じたためです。

新しい税理士さんでは既存ソフトの取り扱いがなかったため、データを取り出して連携する必要があったのですが、人事労務と給与のデータを既存ソフトから移すことができなかったんです。

そういった背景から、今後、度重なる法改正の際に既存のオンプレミスシステムやExcelを利用していることに恐怖を抱いていたので、早急に体制を変える必要性があると判断しました。

もう一つあったのは、元々利用していた勤怠システムに機能不足を感じていたためです。
当初、紙からシステムに変えたタイミングで打刻はしっかりできていたのですが、いざ勤怠集計をしたり、給与システムと連動させようと思うと、想像していたよりも小回りが利かなかったんですよね。

そういった背景から今後の事業拡大を踏まえて身動きが取れなくなってしまうと感じたのと、実務担当者は業務のひっ迫に悲鳴を上げている状態だったので、総合的にシステムを見直すタイミングだろうと判断し、リプレイスに向けて動き始めました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

山下さん：

今年の年末調整までに間に合うように検討を開始しました。気になっていたシステムのデモ画面が見れると聞いて展示会に参加することになり、せっかく足を運ぶなら他のシステムも見てみようと思い、事前に話を聞きたいシステムをピックアップしました。その展示会に出展する会社の資料を見ているなかでジンジャーの存在を知り、機能が網羅されている点で興味を持ちました。

また、当社は複数拠点があるため、場所を選ばずに使用できるクラウドシステムであることを前提に導入を検討しました。既存の勤怠システムもクラウド型だったので抵抗はなく、むしろクラウド型でないと導入は難しいと考えていました。

－システムを比較する際に意識していたポイントはございますか？

田中さん：

100点満点のシステムがないことは承知のうえで、絶対に譲れない条件と妥協できる条件を整理していきました。妥協点を探すために、実務担当者一人ひとりから「この作業なら手動でも良い」「これだけは絶対にシステムに任せたい」と意見を聞いて、優先順位を決めていきました。

全員で議論をしていくと、当社の複雑な働き方や時給設定に対応できるかどうかは、最も重要なポイントだという意見が出てきました。福祉部には16パターンほどの働き方があり、複数施設を掛け持ちする場合もあるため、給与計算が複雑化しています。この複雑さがミスの要因にもなっているため、複雑な勤務体系と給与計算を任せられることは必須の条件となりました。

加えて、人員が少ない中でも安心して使い続けられるよう、導入後にどのように伴走してくれるのか、サポート内容は意識して選びました。

山下さん：

以前利用していたシステムで不便に思っていた点が解消できるかどうかは意識していましたね。例えば、当時は給与計算で困ることがあった場合、チャットサポートの回答が遅くて困っていたんです。勤怠管理や給与計算は「分からないから仕方がない」とうやむやにできず締切もあるため、何かしらの解決策をスムーズに得られるサポートが必要でした。

ジンジャーを検討した際は、チャットサポートのクオリティや、解決策がなく困ったときに有人サポートが付いてくれるかどうかという点を重視していました。

人事データや評価機能の活用にも力を入れていきたい

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

山下さん：

当社の課題であった勤怠管理と給与計算における連携を含めて、優先度の高い機能が備わっていることが決め手となりました。機能面に加えて、ジンジャーを使う現場の従業員にとって見やすいUIであるかどうかも重視しました。

また、元々Excelで管理している有休日数や、紙で対応している入退社情報をシステムに連携させるのが一苦労であったため、システム同士の連携はもちろんですが、紙やExcelの情報をスムーズにシステムへ反映できるかどうかも決め手となりました。

そして、今まではシフトや勤怠状況がわからないと給与計算が間に合わなかったのですが、ジンジャーを使えばリアルタイムで従業員の出勤状況が把握できるため、給与計算のスピードアップにつながるだろうと感じました。

何よりも当初希望していた通り、勤怠の時間帯集計ができて、多様な勤務形態に対応できる点が魅力でした。

田中さん：

機能面やサポート体制はもちろんですが、営業担当の方がわざわざ福岡まで足を運んでくださったのも大きいです。実は最後まで他社システムとどちらにするか決めきれず悩んでいましたが、ご来社のうえでプレゼンいただけたため、「この会社なら大丈夫だ」と決断しました。ジンジャーの担当者は皆さん雰囲気が良く、この会社ならサポートと営業で担当者が変わっても安心だと感じましたね。

－今回、ジンジャー人事データ分析を導入いただいた背景について教えてください。

田中さん：

私たちの業界は労働集約型となるため、離職率や採用活動の強化を考えると人事データが必要になると考えました。特に採用は苦労しているので、ジンジャーで何かしらのデータを集めて、少しでも採用活動に活かせたらいいなと期待して導入しました。

中途採用、新卒採用のどちらにおいても、社外にアピールできる要素を見つけるためにはデータ活用は欠かせません。時間はかかるかもしれませんが、人事データを活用できる体制を早めに確立していきたいと思います。

－ジンジャーを今後どのように活用していきたいですか？

田中さん：

現在は施設が新しくオープンするたびに新規職員を採用していますが、ゆくゆくは今採用した職員から責任者を育てていきたいと思っています。そのためには資格取得支援や人材育成も必要です。ジンジャー人事評価を活用して、一人ひとりの目標設定や評価に取り組んでいきたいと思います。

また、ジンジャーの情報を活用すれば、現場で社員情報をすぐに確認して的確な指示を出せると期待しています。現在、私は複数の施設を回ることが多いのですが、夜勤メインのパート社員の顔を覚えきれなかったり、「この施設の〇〇さんについて相談したい」と言われても、一度総務に電話をして社員情報を確認したりする手間が発生していました。

しかし、施設を周る際にジンジャーで社員情報にアクセスできれば、その場ですぐにアドバイスや指示が出せると思います。ジンジャーに人事情報を蓄積していくことで、あらゆる場所からスムーズに必要な情報を確認できるようになり、組織を育てるスピードが高まっていくと良いなと考えています。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

深田さん：

ジンジャー導入後は、人事労務に関わる経費削減をして、指1本で給与計算が完結できればいいなと思います。システムでできることはシステムに任せて、自分たちの時間を他の仕事に充てていけることを期待しています。

田中さん：

無理にマンパワーを割かずに仕事が回る体制を整えたら、今後は出展計画やそれに伴うマーケティング、人事データの分析や適材適所の人事配置など、本来バックオフィスがやるべき仕事に集中してほしいと思います。

導入後、システムに慣れるまで多少なりとも時間はかかると思いますが、従業員が前向きに働いてもらえるよう、中長期的に私もサポートしていきたいです。