玉村運輸株式会社 の導入事例｜勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

紙やExcel、タイムカードのアナログ管理で業務工数がひっ迫

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

村山さん：

今までの勤怠管理は、紙やExcel、タイムカードなどを用いて対応していましたが、そのようなアナログな方法では工数がかかり、勤怠の締め作業や給与計算に多くの時間がかかってしまう点が課題でした。

毎月月末になると、各拠点の担当者から勤怠データが送られてきます。そして、残業申請や有休申請はメールやFAXで管理部に送られてくるのですが、その申請内容を確認し、Excelに集約する作業に多くの工数を割いていました。

これらの状況から、「紙やExcelのアナログ管理を辞めて、システムで勤怠管理をおこなうこと」「管理本部が工数をかけずに、リアルタイムで全従業員の勤怠状況を確認できるようにすること」が必要だと思いました。

－システムの導入を検討されたきっかけは何でしたか？

村山さん：

勤怠管理の作業効率を上げたいと感じたのが1番のきっかけです。しかし、前々から一元管理やペーパーレスの必要性は感じていたものの、検討を始める時期を決められずにいました。そのようなタイミングでジンジャーの担当者からの電話がきっかけでお話を聞き、導入検討を本格的に開始しました。

提案を聞いてみると、ジンジャーを導入すれば紙の勤怠情報を確認する手間を解消できることや、従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握できることに魅力を感じました。元々、改善したいという想いは強かったため、話を聞くうちに期待値が高まり、導入してみようと考えました。

ジンジャーの導入で残業の意識改革も推進できた

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

村山さん：

他社システムの話もいくつか聞きましたが、ジンジャーが1番使いやすそうだったのが決め手です。当社の平均年齢は40代で、かつ高齢の従業員も多いため、システムに慣れていない方でも使いやすいシステムが必要でした。他社比較をおこなった結果、ジンジャーが1番操作しやすく、画面が見やすいと感じましたね。

導入決定後は、テスト運用期間を設けて従業員の不明点をヒアリングする予定でしたが、そこまで従業員からの質問は多くなく、かなりスムーズに初期導入が進みました。導入に関して心配事があれば、ジンジャーのサポート担当にすぐ相談できる体制も整っていましたし、テスト運用は順調に進められたと思います。

－ジンジャーを実際に利用した感想と導入効果について教えてください。

村山さん：

当初の目的通り、勤怠管理のペーパーレス化が促進できました。また、ジンジャーがあればリアルタイムで全従業員の出勤状況を一覧で見れるため、少しずつですが社長にもジンジャーを活用いただいています。

ほかにも、有休や残業の申請をジンジャーで実施する運用にしましたが、従業員の残業削減に対する意識改革が進んだと思います。残業の目的や理由などをジンジャーに入力することで、自然に残業への目的意識が高まったようです。

現在、原則として16時ごろにジンジャーで残業申請をおこなった後、所属長の許可がなければ残業を認めないルールで運営をしています。まだ慣れない従業員もいると思いますが、続けていけば残業時間の削減はもちろんのこと、仕事の業務効率化も促進できると思います。今後も従業員の意識が変わっていくことを期待しています。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

村山さん：

まずは全従業員がジンジャーを使いこなせるように丁寧にサポートをしていきたいです。ジンジャーの活用で勤怠管理の業務を標準化できたら、次は年末調整や雇用契約などのペーパーレスも進めたいと考えてます。その際に、ジンジャーで活用できる機能があれば、少しずつ追加していきたいですね。

また、今までは人手が足りなくなると、どうしても業務が一部の人材に偏ったり、属人化したりするのが悩みでした。今後ますます人材不足が進んでいくと予想されるため、社内業務の平準化と業務マニュアルの整備にも取り組んでいきたいと思います。