- 課題
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- 人事労務システムの老朽化に伴い、保守が終了。新しいシステムを導入する必要があった。
- グループ会社の管理体制が本社に集約されており、システムを変えても、本社でまとめて管理できるのか不安を抱いていた。
- 解決策
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- 自社の管理体制において必要な機能を洗い出し、どのシステムが自社に最適かを比較検討する。
- ジンジャー人事労務を導入して、1アカウントでの運用を実現させる。
- 効果
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- 比較検討の結果、ジンジャーを導入して、以前から望んでいた雇用契約のシステム化を実現。
- アカウントを使い分けることなく、グループ会社をまとめて管理。
できる限り早く、新しいシステムに切り替える必要があった。
－今回、どんな背景からシステム導入を検討されたのですか？
佐川さん：
当時、従業員情報の管理やその更新性に課題を感じていました。
また、その時利用していた人事労務システムは弊社専用に作ってもらったオンプレミスのシステムだったのですが、導入を実施した担当がすでに職を離れており、管理部内にそのシステム要件や仕組みに精通している人間がいない状況でした。サーバーが老朽化していたり保守が終了していたりとタイミングが重なり、より使いやすく更新性に優れたクラウド型のシステムを検討することにしたのです。
こうした状況やシステムの課題について、業務委託契約を結んでいる社労士法人の方に相談したところ、紹介いただいたのがジンジャーでした。これがジンジャーとの最初の出会いですね。
－その後、ジンジャー導入を決定いただくまでには、どのようなプロセスがあったのですか？
佐川さん：
ジンジャーの導入を決定するまでは、山あり谷ありでした。老朽化していたこれまでのシステムに代わる候補としてジンジャーを中心に検討していて、担当営業の方とも何度も打ち合わせをさせていただいていました。
しかし検討を重ねた結果、まずは当時利用していた勤怠システムに付随する人事労務機能を利用してみることになりました。ジンジャーはお断りする形となり、恋愛で言うならデートを重ねたけれど、付き合うに至らなかったカップルのようなイメージです。笑
神路祇さん：
そしていざ人事労務の管理機能を運用する段階になったのですが、付随サービスであったため、最低限の管理しかできず、実現させたいと思っていた従業員情報の管理は難しそうだということがわかってきました。
佐川さん：
こうした状況から、従業員情報管理を主軸にもう一度システムを検討しようと、改めてジンジャーの営業担当の方にご連絡したのです。
－再検討の際には、他のクラウド型システムなども比較されたのですか？
佐川さん：
はい。今回こそは最適なシステムを導入したいと思い、10社以上の企業に対して資料請求をおこない、システムのお話を聞きました。
また、人事労務のシステムは、私が所属する労務チームだけでなく採用チームでも利用するので、全員が納得したシステムを導入するために、各チームで3つずつ導入したいシステムを選定しました。
ちなみに、ジンジャーは労務チーム・採用チームともに候補としてあげていました。
最終的には、従業員情報を一元管理し、バックオフィスのあらゆるデータを集約していける世界観やシステム構想の将来性に魅力を感じ、ジンジャーを選ばせていただきました。
－システムを検討するうえで大変だったことはございますか？
佐川さん：
正直に申し上げると、どこで折り合いを付けるかだと思っています。もともと利用していたシステムは自社専用に作ってもらったので、古いとはいえ、弊社がおこないたい管理を100%実現できるシステムではありました。
そのため、これだけは外せないという機能が備わっているかという点に注目して、システムを選定するようにしましたね。
－システムを選定するうえで、譲れなかった条件や重視していた点はございましたか？
佐川さん：
弊社はグループ会社が多く、管理部門はすべて本社に集約されているので、本社でまとめて管理できることが条件としてありました。
また、自社でシステムを利用していくうえでの将来性があるかという点も重視していましたね。ジンジャーは、今後実現させたいデータの一元管理が可能なこと、また新機能としてシステムがアップデートされていく将来性に期待できると感じました。
電子化や一元管理を実現させて、管理業務を効率化していきたい。
－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制やバックオフィス組織を作っていきたいですか？
佐川さん：
まず1つめとしてあるのは、一元管理ですね。やはり別々のシステムを利用していると、どうしても工数がかかってしまい、ミスも発生しやすい状況になってしまいます。いずれは一元管理を実現させて、業務効率化を推進していきたいですね。
2つめは、管理業務の内製化です。現状では、労務の知識的にサポートが必要であるのと、単純に手が足りていないというのもあり、一部の管理業務を外注してしまっている状態です。
万が一ミスが発生した際、責任が外注先にあったとしても、従業員にとっては関係ない話だと思うので、できる限り、責任の所在を社内にしておいた方が良いと考えています。一元管理ができるようになれば、内製化も実現できるのではないかと思っています。
3つめは、ペーパーレス化の推進です。全国に250店舗以上のサロンがあるので、月末になると店舗から膨大な数の請求書が届いている状況です。
書面を郵送するのにもコストがかかりますし、書類が本社に適切に届かないことがあると、店舗と本社間でトラブルが発生することも稀にあります。
データであれば適切に送られているかが明確なので、このようなトラブルを防ぐためにも、ペーパーレスに移行していきたいなと考えています。
編集後記
ジンジャー営業担当：
このたびは、ジンジャーのご導入とインタビューへのご協力、誠にありがとうございました。時を経てご連絡いただいたときのことは、鮮明に覚えております。
本格運用に向けてご期待に沿えるよう、サポート担当と共に、最大限尽力してまいります。引き続き何卒よろしくお願いいたします。
ジンジャー取材担当：
このたびは、事例インタビューにご協力いただきありがとうございました。
サービスを運用に乗せて、目指しているバックオフィス体制が実現しましたら、またインタビューさせていただけますと幸いです。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
2007年設立。渋谷に本社を構え、トータルビューティサロン「HAIR & MAKE EARTH」のフランチャイズ展開をおこなう。現在では、全国240店舗以上のヘアサロン運営をはじめ、オリジナルブランドのヘアケア商品の販売もおこないながら事業を拡大している。
