株式会社鉄人化ホールディングス - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

株式会社鉄人化ホールディングスの導入事例

株式会社鉄人化ホールディングス

ジンジャー導入後、データ連携にかかる時間はゼロ!勤怠集計から給与計算まで大幅な業務効率化を実現。

株式会社鉄人化ホールディングス

拠点数:
102拠点
従業員数:
1001名以上
利用サービス:

株式会社鉄人化ホールディングス様は、東京都に本社を構え、カラオケ店舗の運営をメイン事業に美容・飲食サービスなど幅広く事業を展開されています。 今回はジンジャーの導入に携わっていただいた、人事総務担当の村上さんにインタビュー。システムの導入を検討される前の課題から、ジンジャー導入の決め手や効果などについてお伺いしました。

課題
  • 勤怠管理と給与計算は別々のシステムで、データ連携はCSVで対応。毎月連携する手間を感じていた。
  • 年末調整は紙とシステムを併用して対応しており、書類収集からデータ反映、計算までに膨大な工数が発生。ヒューマンエラー回避のために確認にもかなり時間をかけていた。
  • オーダーメイドで構築したオンプレミス型システムに、新たに改善・修正ポイントが見つかることも。仕様変更がしたくても、時間や料金が膨大にかかってしまう。
解決策
  • 1つのデータベースを持ち合わせるシステムにまとめて、CSVでのデータ連携の手間を解消する。
  • 書類回収から年末調整計算をシステム上に移行させて、回収したデータをそのままデータベースに反映できる状態に。
  • クラウド型のシステムに切り替えることで、運用変更にも一定対応できる状態にする。
効果
  • 人事・勤怠・給与のデータ連携作業が一切なくなった。連携ミスの発生リスクはゼロで、スムーズに給与計算まで実施することができている。
  • ボタン1つで年末調整の登録内容を人事データに反映、計算内容の反映なども簡単に操作できている。従業員からの年末調整に対する問い合わせも少なくなった。
  • 頻繁に入社するアルバイトの入社時も、人事情報の登録状況や雇用契約の締結状況を人事部がすぐに確認できている。

世の中の状況が刻一刻と変化するなかで、オンプレミスのデメリットが段々と大きくなっていた

-これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか?

村上さん

ジンジャー導入前は、オンプレミス型のシステムを利用していました。
勤怠管理と給与計算は別々のシステムだったのですが、データ連携はCSVでおこなっており、毎月連携する手間を感じていました。

また、年末調整に関しては、紙とシステムを併用して対応していたのですが、書類収集からデータ反映、計算までに発生する工数の多さが大きな課題でした。
担当者ごとのヒューマンエラー等が発生する可能性もあったので、リスク回避のために確認にもかなり時間をかけていましたね。

そして、システムの仕様は社内の運用にあわせてオーダーメイドで構築してもらっていたのですが、一度仕様を確定させた後、新たに改善・修正ポイントが見つかることがありました。現場の運用変更によって仕様変更を依頼する場合にも、時間や料金が発生してしまう点には悩んでいましたね。

 

-システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか?

村上さん

会社や世の中の状況が刻一刻と変化していくなかで、導入当時の管理体制で決めたシステムの仕様では課題感がありました。

システムの改修に対してもサービス側と度々の協議を重ねましたが、運用の変更にかかる工数や多額のコストがかかるという結論に至りました。

自社にあわせて細かい仕様を実現できたり、クローズドな環境で稼働できたりなどのオンプレミス型であるメリットがある一方、段々とデメリットの方が大きくなっていきました。

今後も運用を変えたいという事態に直面した際、柔軟に変更することが難しいと判断し、この機会に別のシステムへの切り替えを検討した方が良いのではという方針になったことをきっかけに、システムの導入を検討し始めました。

 

ジンジャー導入後、データ連携作業は一切なし。データ連携の簡略化による業務効率の向上具合に驚いた

-最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか?

村上さん

人事・勤怠・給与のデータ連携が圧倒的に効率的だった点が決め手でした。

基本的な人事情報を設定することで、その瞬間に勤怠打刻、給与計算ができるようになります。勤怠データを給与計算システムに取り込む際は、ボタンを押すだけで自動的に変換して取り込まれます。

このような連携はジンジャーが人事・勤怠・給与など幅広いプロダクトを持っているその分だけできるので、その分業務効率化ができており、とても魅力を感じております。

複数プロダクトを取り扱うシステムはいくつかありましたが、一元化された統合型データベースを持ち合わせているのはジンジャーだけでした。

 

-人事担当者様として、ジンジャーを実際に使った感想と導入効果について教えてください。

村上さん

「人事・勤怠・給与のデータ連携が簡単になると、ここまで業務効率化ができるのか」と驚きました。現在はデータの連携作業が一切ないため、連携ミスの発生リスクはゼロでスムーズに給与計算まで実施することができています。

また、当社ではカラオケ・飲食店を複数運営しており、年間約1,000名のアルバイトスタッフを採用しているため、その入社情報を随時確認できるという点には魅力を感じております。

 

-特にご活用いただいている機能を教えてください。

村上さん

1つめは『ジンジャー人事労務の雇用契約オプション』です。
店舗ではアルバイトスタッフの入社頻度が高いので、人事情報の登録状況や雇用契約の締結状況を人事部がすぐに確認できる点が便利だなと思います。
リアルタイムで確認できることで、情報が未登録のスタッフには、人事部から週次でアラートの連絡ができています。

2つめは『ジンジャー給与の年末調整機能』と、『ジンジャー人事労務の年調収集オプション』です。今までは紙書類や他システムで年末調整業務をおこなっており、以下のような業務フローが発生していました。

 

▽紙書類の場合
収集する書類の準備、書類回収後の内容確認、年末調整の計算、給与システムへのデータ入力など

▽他システムの場合
システムへ人事情報の登録、回収業務の登録、計算の正誤チェックなど

 

一方、ジンジャーでは、年調収集を設定して従業員に回答依頼を送り、ジンジャー上で登録の確認をおこない、ボタン1つで登録内容を人事データに反映、計算内容の反映なども簡単に操作可能です。

導入して2年目になりますが、従業員からも登録方法の質問はほとんどなく、問い合わせの対応工数も削減できている実感があります。

 

-ジンジャーのサポート体制で良かった点を教えてください。

村上さん

自社のサポート担当を付けていただけるプランがあるのも魅力だと思います。

以前利用していたシステムの契約期間の都合上、段階的に切り替えを進めていました。
切り替え作業が発生する前月は設定方法における疑問点をまとめた長文のメールをお送りしていたのですが、毎回丁寧にご返信いただいておりました。

ヘルプページも活用していますが、日々コンテンツが拡充している印象を受けます。

そして、何よりも、弊社の要望や意見などに対して真摯に耳を傾けていただけて、実際にサービスや仕様へ反映される点は非常に魅力に感じております。

 

総合的に見て、1つのシステムでまとめて運用した方がメリットが大きい

株式会社鉄人化ホールディングス

-これからシステムを導入される方にアドバイスをお願いいたします。

村上さん

人事・勤怠・給与などのシステムを全て切り替える場合に、1つ1つのプロダクトが安価の企業はほかにもあると思います。
しかし、各プロダクトを連携する作業工数やその時間に対する人件費、連携時のミスが起こる可能性が少しでもあるという点を鑑みると、1つのシステムでまとめて運用した方がはるかにメリットが大きいと考えました。

料金面のみを比較してシステム導入を進めている方は、改めてジンジャーを導入することで、プロダクトの組み合わせと比べて人件費をどれくらい下げられるのか、ミスが発生するリスクをどれくらい抑えられるのかも絡めて提案することが有効だと思います。

実際に運用してみて、1つのシステムにまとめて導入して本当に良かったです。

DX化によって効率化された時間も活用しつつ、今後も現状より店舗従業員の工数をどう下げられるかを考えていきたいです。

 

 

 

1999年設立。東京都目黒区に本社を置き、「カラオケの鉄人」の運営をはじめ、メディア・アライアンス・レストラン・美容など幅広く事業を展開。カラオケ店舗では、複数機種から選曲できる独自のカラオケ配信システムをベースに、ユニークなUXを提供する会員プログラム、多様な映像コンテンツ等とのコラボレーション企画などのサービスを自社開発している。

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