コスト削減による内製化で業務負担が重くなっていた。

－貴社のバックオフィスにとって課題だったことは何でしたか？

津曲さん：

最も課題だったことは、従業員データが散らばっていたことでした。

これまでExcelでデータ管理をしていたということもあって、それぞれが統一したファイルを保持しておらず、管理が煩雑化していました。そのため、ポータルサイトのような仕組みを使って、情報を集約し管理部門の業務削減を図れたらいいなと考えていました。

また、店舗とはFAXのやり取りがあるのですが、送った送っていないの水掛け論になってしまうこともあります。請求書に関してもタイムリーで手元に届かないので、月末の期限を過ぎてしまうこともあって非常に不便でしたね。

さらに経費精算に関しては、紙ベース且つ現金での精算となっていました。確認漏れなどによって不正の可能性が起こりうる状態になっていたので、そもそも不正が起きない仕組みを作る必要がありました。

－システムを導入しようと検討されたきっかけは何でしたか？

津曲さん：

システム導入を検討し始めたきっかけは、全従業員の業務負担軽減と電帳法・インボイス制度対応のためです。

もともと経理・財務業務は、外部の税理士・司法書士の方にご依頼していたのですが、コスト削減のために内製化する方針となり、去年から今年にかけては私の方でその分の業務を引き受けていたのです。

経理業務に関しては、請求書が全て私の元に届き、支払いや会計入力なども一人で対応しています。財務業務に関しては、もう一人の担当者と手分けしておこなっていますが、銀行からお金を借りるときの交渉や事業計画の作成などは私の方で対応しています。

ただ、やはり一人二人で対応していると業務負担がかなり重く、ほか業務に手を付けられない状態になってしまうので、DX化することで業務効率化を図ろうとシステム検討を始めました。

また、電子帳簿保存法への対応を進める必要もあったので、法対応の観点でもできる限り早めにシステムを導入したいと考えていました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

津曲さん：

当社の決算にあわせて3月からシステムを稼働させたいと思い、昨年末（2022年末）から本格的にシステム検討を始めました。

当社の課題を銀行に相談したところ、さまざまなシステム会社を紹介いただきまして、そのつながりでジンジャーに出会いました。あまり選択幅を広げすぎても優位性が判断できずに迷ってしまうので、はじめから数社に絞ってシステムのお話を聞くことにしました。

システムの運用に向けて、共に歩んでくれるサポート体制。

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手はございますか？

津曲さん：

ジンジャーを選んだ1番の決め手は、サポート体制が非常に充実していた点ですね。
バックオフィスは人手が足りていないので、サポート体制が充実していないと困るなと思っていました。

ジンジャーの担当の方には、こちらが提示した条件面をくみ取っていただき、柔軟にスピーディーに対応してもらえたのが非常にありがたかったです。

また、当社の課題でもお伝えした通り、Excelファイルによってデータが散らばってしまっている状態だったので、統一の従業員データベースによって一元管理できる点に関しては非常に魅力的でした。

さらに、現在、外部依頼している業務に関しても開発を進められているというお話だったので、今後のジンジャーにも大変期待しています。

－今後、ジンジャーで改善させていきたい業務はございますか？

津曲さん：

創業当時から会社としてのこだわりがあり、現在も月に一度、各店舗から300名余りの従業員を集めて、給与明細を手渡ししています。

この給与明細の発行も私一人でおこなっているのですが、封入作業だけでも半日程度かかってしまっている状況です。権限的にダブルチェックできるのはもう一人の担当者だけなので、人的ミスの発生が非常にリスクだと感じております。現状は何とか対応していますが、会社の規模が拡大していくにつれて、いずれ限界が来ると考えています。

一旦は引き続き、紙対応を続ける想定ですが、将来的にはいつでもWebに対応できるよう、先んじてジンジャーを導入しました。Web給与明細の運用に変われば、大幅な業務削減になることを見込んでいます。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのようなバックオフィス体制を作っていきたいですか？

津曲さん：

まず一番最初に実現させたいのは、管理部門と現場の負担を軽減させることです。

現状、紙管理がメインであり、本社と店舗のやり取りでは郵送業務などがたびたび発生しているので、ジンジャーを運用に乗せて、業務効率化や人的ミスの解消を目指していきたいですね。

また、現在アナログ対応している業務をジンジャーに乗せることができれば、8割システム化できると想定しています。各部門に一人しか担当がいないというのは弊社にとって大きなリスクなので、しっかりとシステム化を実現させて、万が一人員が欠けてしまうことがあっても、業務に支障が発生しないバックオフィス体制を作っていきたいです。

そして、個人的には事業の柱をもう1本立てたいと考えておりまして、コーポレートに寄った仕事をしていきたいです。1年以内にジンジャー運用を軌道に乗せて、会社全体として利益が出るように、新たな価値を創造していく未来が非常に楽しみです。