株式会社塩梅 の導入事例｜勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

約200事業所、2,000名分のタイムカード確認が現場責任者・管理本部の負担に

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

今井さん：

当社は、大阪府茨木市に本社を構え、車で90分圏内に約200事業所の受託先を抱えています。ジンジャー導入前は、タイムカードやICカードを用いて、各事業所で従業員の出退勤を管理していました。そのため、毎月の勤怠締めでは各事業所の責任者が勤怠データをまとめており、本部では2,000名以上の勤怠データを確認するのに負担が重くなっていました。

このままの管理体制を続けると、勤怠管理をおこなう現場責任者の負担が大きくなり、打刻データをExcelで管理する際にヒューマンエラーが発生するリスクもありました。そこで、システムを導入して、業務効率化を図りたいと考えるようになりました。

また、有休・残業申請はExcelの出勤簿で管理をしており、勤怠集計に手間がかかっていました。勤怠管理以外の業務も、Excelや紙でアナログな管理が多く、社内には数千枚単位で紙が存在している状態でした。

人事データベースの一元管理と情報のリアルタイム性が決め手に

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

今井さん：

事業所の規模のところで、“200事業所”は一つのキーワードだったかなと思っています。今後さらに事業所数が増えて、管理部に限界が来る前に体制を整えたいと考えました。

また、リアルタイムで人事情報が把握できていないことによって、重要な意志決定等が遅れてしまうのではないかという懸念もありました。

さらに、時代的な背景から今後は従業員一人ひとりの労働時間管理を徹底し、細かくケアしていく必要性もあると感じていたので、システムによる労働時間の見える化には早急に取り組んでいきたいと考えていました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

吉川さん：

大阪で開催されたシステムの展示会に参加した際にジンジャーを知り、提案を受けることになりました。営業担当の方には、当社の業務フローなどを詳細にヒアリングしていただき、ジンジャーを活用することでどのくらい効率化できるのか、具体的な数値で示してもらいました。

その提案を聞きながら、複数システムの情報収集をおこない、「1つのシステムでまるっと管理できるジンジャー」と「複数システムを組み合わせるトータルソリューション」を、比較検討していきました。

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

吉川さん：

両者を比較した結果、ジンジャーなら1つのデータベースで一元管理できるのがメリットだと思いました。今まで、人事労務・勤怠管理・給与計算・経費精算などを別々のシステムで管理しながら、紙やExcelなども兼用してきましたが、やはり人事データベースを1ヶ所にまとめたほうがメンテナンスが容易になるだろうと考えました。

また、トライアルでデモ画面に触れたことで、ジンジャーなら社内で活用できると実感できたのも導入の決め手です。人事周りだけでなく、経理やワークフローのデータも取り込むことができ、色んな機能が利用できるというのがトライアル期間内に確認できたので、「これなら社内で活用できそうだ」と感じました。

今井さん：

ジンジャーはあらゆる機能を1ヶ所にまとめられることがメリットだと思います。各部署で利用しているシステムを1つずつクラウド化していくと、それぞれのシステムで切り替え・導入費用がかかってしまいます。一方で、ジンジャーは人事労務、経費、ワークフローまで全てが1つにまとまっているので、コストパフォーマンスが高いと感じました。

吉川さん：

ほかにも、勤怠情報のリアルタイム性を重視していたため、クラウド型システムを選びました。今までは月中や月末の決まったタイミングでしか従業員の勤怠を確認できていませんでしたが、ジンジャーでは必要な時にリアルタイムで従業員の勤務状況を把握できる点がとても良かったと思います。

－ジンジャーのサポート体制はいかがでしたか？

吉川さん：

サポート担当の方と定例ミーティングを実施しています。重要事項があれば、タスク管理ツールにも記録してもらえるので、後から確認がしやすく助かっています。
どうしても急ぎで聞きたいことがあるときに問い合わせをおこなった際も迅速に対応してもらえているので、サポート体制には満足しています。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

今井さん：

現場の従業員に負担がかかりにくく、従業員にとって使いやすいシステムを活用していきたいです。

会社の継続的成長を鑑みると、属人的な管理体制よりもシステムを土台とした体制構築が必要になると考えているので、今後もジンジャーと一緒により良い管理部体制を目指して取り組んでいきたいです。

そして、私たちのメイン事業である安心・安全の食を提供するサービスにより力を注いでいきたいと思います。