株式会社マックハウス の導入事例｜勤怠 - ジンジャー（jinjer）｜クラウド型勤怠管理システム

10年以上使い込んだ勤怠管理システムが老朽化！アップデート時にかかる数百万のコストが課題に

－ご担当の業務と人事総務部の構成について教えてください。

吉住さん：

人事総務部の部長として総務全体の統括をしています。5年ほど前に営業から人事総務部へ異動してきて、給与計算や人事評価実務を経験した後、部長に着任しました。現在は主に人事総務部の進捗管理をおこなっています。

また、人事総務部の構成としては正社員5名とパート2名の体制となっており、店舗の勤怠管理やパート・アルバイトの入退社手続きなどは、外部のバックオフィスセンターに委託しています。

木下さん：

入社から約30年の間、人事総務部で実務に携わっています。人事総務部ではさまざまな業務を経験されており、現在では社長室の室長として秘書業務にも関わっています。

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

吉住さん：

10年以上前から使用してきたオンプレミス型の勤怠管理システムの老朽化に伴い、コスト面で課題を抱えていました。アップデートの度に大きなコストがかかっており、年5日の有給休暇取得が義務化された法改正の際には、システムのアップデートに数百万円もかかったんです。そういった背景もあり、法改正の際も自動アップデートされるクラウド型システムに移行したいと考えていましたね。

また、勤怠管理システムと給与計算システムの連携の弱さや、紙で入退社手続きを実施していたことによる業務工数も課題に感じていました。

木下さん：

勤怠管理システムと給与計算システムのデータ連携に工数がかかっていて、人事総務部の負担が大きいことが悩みでした。特に大変なのは、店舗の出店・退店時と、社内で大幅な組織変更が発生したときの対応です。

新たな店舗が出店したり、既存店舗が撤退したりするたびに、店舗のマスタ設定の変更や人事異動に伴うシステム情報の更新作業が発生します。社員情報を書き換える際は、勤怠管理システムと給与計算システムでそれぞれのやり方にあわせてデータ更新をするため、非常に時間がかかっていました。

吉住さん：

紙の対応に関しては、特に入退社手続きに手間がかかっていました。店舗ではパート・アルバイトが多く活躍しているため、年間を通して1,000名以上の入退社手続きが発生します。ピーク時には2,000名以上にもなる入退社手続きをすべて紙で実施しており、店舗からバックオフィスセンターに送られた後、本部に郵送で届く流れとなっていました。

1名あたり4枚程度の入社書類ではありますが、合計すると数千枚になる書類を管理しなければならず、書類を保管している倉庫の管理コストもかかっていました。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

吉住さん：

システムアップデートの自動化や一元管理の観点で、以前から「他に良いシステムはないかな」と情報収集をしていました。その後、システム管理をおこなう業務統括室から勤怠管理システムの更新期限について相談されたことがきっかけで、本格的に検討を始めました。

－具体的にどのようなプロセスでシステムを選定されましたか？

吉住さん：

はじめは業務統括室から「老朽化した勤怠管理システムを入れ替えたい」と相談が入り、人事総務部も一緒に探しているなかで、一元管理を実現できるジンジャーを見つけました。他社システムの提案も受けましたが、良いタイミングでジンジャーの営業担当者からご連絡をいただき、ジンジャーの提案を受けることになりました。

木下さん：

勤怠管理システムと給与計算システムのデータ連携に課題を感じていたので、当初から一元管理できるシステムを探していました。他社システムは一元的な管理が難しい印象だったので、ジンジャーの統合型データベースの話を伺った際は期待が高まりましたね。

ジンジャーはさまざまな人事データを統合してペーパーレス化を推進できるのが魅力

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

吉住さん：

一番の決め手は、勤怠管理や給与計算をはじめ、あらゆる人事データを一元管理できる点です。そして人事データを1ヶ所に集約すれば、不要なシステムを解約して効率化とコストの適正化を図ることができるため、今回導入を決めました。複数のシステムコストを削減できる経費面のメリットに加えて、クラウド型システムに切り替えることで最新の法改正への対応もカバーできると考えました。

ジンジャーで複数システムを1つにまとめてコスト削減を実現できたおかげで、以前から興味のあった人事評価のシステムも導入することができました。入社時に登録した社員の顔写真やプロフィールなどを、随時更新しながら活用できる点に魅力を感じています。

木下さん：

営業担当者の対応に満足できたのも決め手の一つです。
ジンジャーの営業担当の方は、細かい質問をしても一つひとつ丁寧に的確な回答をしてくれました。

－ジンジャー導入によって期待している効果はございますか？

木下さん：

まずは、ジンジャー導入によって人事総務部の負担軽減を早く実現させたいです。
また、今まで対応が遅くなってしまっていた勤怠周りの法対応が、ジンジャー導入をきっかけにスムーズになることも期待しています。

ほかにも、入退社書類のペーパーレス化を進めることで、定期的に発生していた書類倉庫の管理業務も減らしていきたいです。

吉住さん：

システム間のデータ連携やペーパーレス化によって人事総務部の手間が軽減されたら、ゆくゆくはバックオフィスセンターを廃止して全て内製化することを検討しています。
少しずつ業務効率化を推進して、無駄な紙の印刷コストや郵送代、保管用の倉庫コストなどもどんどん削減していきたいです。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

吉住さん：

ジンジャーで人事周りの情報が見える化することで業務効率化を実現したら、パソコンに向かう時間よりもヒトと向き合う時間を増やしていきたいです。事務的な業務に追われるのではなく、新人のアフターフォローや中堅社員の教育などに取り組むことで、人事総務部から企業の成長を後押ししたいためです。

先々を考えると、人事総務部の業務をバックオフィスセンターに委託し続けると、管理コストや採用コストなども膨らみます。業務が増えても人材を増やすのが難しい現状を考えれば、これからも人事総務部の効率化やペーパーレス化は不可欠だと考えています。

引き続き、ジンジャーで人事総務部の業務効率化やDXに取り組んでいきたいです。