株式会社ニップコーポレーション の導入事例｜人事評価 - ジンジャー（jinjer）｜人事評価

勤怠・評価を紙とExcelで管理し続けた結果、見えてきた限界

－担当業務と管理部の体制について教えていただけますか？

羽田さん：

新卒・中途採用を中心に、給与や労務、研修の運営まで幅広く担当しています。
人事業務は全国のメンバーで役割を分担しながら進めており、人事総務部人事課は現在、5名の体制です。

－これまでの管理体制で課題だったことは何でしたか？

羽田さん：

当社は全国に31拠点を展開しており、人事管理や勤怠管理は拠点ごとにおこなっていました。なかでも、大きな課題になっていたのが勤怠管理です。勤怠は紙を中心に運用しており、手書きの勤怠表やExcelを併用して管理していました。

手書きが多かったこともあり、正確な集計が難しい状況でした。月末にまとめてExcelへ入力するメンバーもいて、日々の勤怠状況をタイムリーに把握できていなかったのが実状です。そこで、まずは勤怠管理の改善から取り組む必要があると考えました。

次に課題だったのが、人事データの管理です。人事データはExcelで管理していたため、必要なデータだけを抽出したり、条件を変えて一覧化したりすることが簡単にはできませんでした。営業部門や経営陣から「この切り口でデータを出してほしい」と依頼されることも多く、そのたびに人事側で手作業の対応が発生していました。

こうした背景から、人事データを一元管理できる仕組みが必要だと感じ、システム導入を検討しました。

－人事評価における課題は何でしたか？

羽田さん：

当社では、20年ほど前から手書きとExcelによる人事評価をおこなってきました。目標設定の際は、Excelで作成した目標シートを印刷し、その原本に手書きで評価を記入してもらい、人事側でチェックする流れでした。評価業務は私と上席の2名で担当しており、人事課の中でも限られた人数で回していたため、負担はかなり大きかったです。

紙やExcelの運用では、「原本が手元に届かないから対応ができない」「紙を紛失した」などのトラブルも発生しやすく、改変されるリスクも伴います。400名以上分の評価を集計する作業には相当な工数がかかっていたものの、長年アナログな運用が常態化していました。

昇給・昇格に関わる「人事考課シート」についても同様で、一次考課者は課長クラス、二次考課者は拠点長が担当しており、拠点間で郵送のやり取りをおこなっていました。そのため、書類の紛失や「まだ届いていない」といったやり取りが発生することがあり、一連のプロセスを紙とExcelで回し続けることに限界を感じていました。

－システムの入れ替えを検討されたきっかけは何でしたか？

羽田さん：

私が営業部門から人事課に異動になったことがきっかけです。異動したタイミングで「紙中心の運用は、さすがに変えないといけないな」と考えていました。

複数の課題が散見されたなかでも、勤怠の実態と記録情報に乖離がある点を改善したいと考え、必要な資料を集めながら、「このままの運用では限界がある」ということを少しずつ社内に提案していきました。

－最終的にジンジャーを選んでいただいた決め手は何でしたか？

羽田さん：

勤怠管理と人事管理のシステムを4〜5社ほど比較検討しました。その中からジンジャーを選んだ決め手は、既存運用から移行しやすいことと、人事データを一元管理できることでした。勤怠、人事評価などの人事データをバラバラのシステムで管理するのではなく、できるだけ統一した形で管理したいと考えていたため、統合型のシステムであるジンジャーを選びました。

人事データを一つに集約し、日常業務と意思決定をスムーズに

－ジンジャーに移行してから、人事データ管理はどのように変化しましたか？

羽田さん：

以前は、最新の人事データを出すために、Excelを使って複数ファイルを組み合わせる必要があり、かなり時間がかかっていました。しかしジンジャー導入後は、人事データを短時間で抽出できるようになり、常に最新の情報を保てるようになりました。

特に、異動データや所属期間、評価データを一元的に管理できる点は大きいです。組織変更を検討するタイミングや異動シーズンになると、「この部署に何年所属しているのか」「10年以上在籍している社員を出してほしい」といった依頼がよくあるため、ジンジャーのデータ抽出機能が役立っています。

必要なデータをまとめて確認・抽出できるようになり、人事としてデータをもとに会話ができる環境が整ったと感じています。

－そのほか、ジンジャーを導入した効果はございますか？

羽田さん：

まず、勤怠管理やワークフローについては、現場の動き方そのものが大きく変わりました。
毎日の打刻や残業申請、有給申請をリアルタイムでおこなえるようになり、月末に紙の申請書が郵送され、事後申請・事後承認といった課題を解消できました。

労働時間や時間外の労働時間がきちんと可視化されることで、現場側にも安心感が生まれたのではないかと感じています。実際、若手社員からは「管理体制がよくなった」という声も聞いています。

評価業務については、工数面での変化が特に顕著でした。以前は評価データの転記や集計、評価委員向けの資料作成に、年2回で毎回60時間を要していましたが、ジンジャー導入後は転記作業が不要になり、データ提出や集計も15分程度で完了するようになりました。

提出状況をシステム上で把握でき、リマインドも自動で送れるため、進捗管理がしやすくなっています。
単に工数が減っただけでなく全体のスピード感が上がり、評価制度そのものへの納得感や満足度も高まっていると感じています。

－ジンジャー導入をきっかけに、この先どのような管理体制を作っていきたいですか？

羽田さん：

現在は、営業・事務といった大きな区分で評価をおこなっていますが、今後はより職務内容に即した評価へと進化させていきたいと考えています。職種ごとに評価シートを分けるなど、ジョブ型に近い形で整理することで、社員一人ひとりの役割や強みを、より適切に評価できる体制を目指しています。

また、これまで紙文化が長く続いてきたこともあり、すべてを一気にデジタルへ切り替えるのは簡単ではありません。面談の場面などでは、紙で確認したいという声が残っているのも事実です。ただ、勤怠管理や評価業務など、日常業務の中でシステム活用が着実に浸透してきたことで、社内の意識も少しずつ変わり始めていると感じています。

今後は人事評価や勤怠管理にとどまらず、サーベイの活用なども視野に入れています。
社員の状態把握や定着支援まで含めて、一つのツールで人事データを活用できる体制を整えることが次のステップです。

経営層との対話を重ねながら、現場の実情に合わせて、段階的に取り組みを進めていきたいと考えています。