総務部と支配人の負担が膨大。申請書のペーパーレス化、組織図や人事情報のシステム化による工数削減を目指す

– ジンジャーを導入する前は、どのような状況だったのでしょうか？

阿見さん：勤怠管理は、タイムカードから勤怠管理システムに切り替えていましたが、雇用契約書や組織図は、まだまだ紙やExcelで管理している状況でした。

紙管理で一番困っていたことは、申請書のバージョン更新です。申請書のフォーマットの変更をおこなった際、各拠点に「次回からはこちらを使ってください」と連絡していましたが、以前のバージョンの申請書フォーマットに記載し、提出される方も一定数いらっしゃいました。

新しいバージョンの申請書をしっかり運用してほしいと思う一方で、紙で管理している以上、本社から連絡来ていたことを忘れていて、前のバージョンの申請書を提出しまうことは、仕方ないなとも思っていました。

これを仕組みで変えたいなと思い、ペーパーレス化を検討し始めました。

– 貴社はサービス業でもあるので、アルバイトやパートも多く入社されると伺っています。入退社の手続きに対して、工数がかかっていたなどの課題はありましたか？

阿見さん：おっしゃる通り、弊社グループでは一年で約200人の方が入社します。また、アルバイトやパートの方は、一年に一回契約更新が発生するので、合計すると年間約1,000部の雇用契約・契約更新の書類を締結していました。

1,000部印刷して、1,000人の方に送付し、1,000部を目検で確認し、問題あれば各人とコミュニケーションを取り修正する。当時、総務部の人数が少なかったこともあり、非常に業務を圧迫していました。

また、支配人の立場からしても、更新手続きは大変だったと思います。更新時に、給与が上がる人がいた場合、支配人から本社に通達して、契約書を送ってもらって、アルバイト・パートの方に渡して、再度本社に送っていました。つまり、本社とアルバイトの橋渡しの役割を支配人は担っていました。

これらがシステム化されれば、1,000部印刷するといった業務はなくなりますし、システム上でのやり取りなので、本社とアルバイトの間に支配人が入ってもらう必要もなくなります。そういった観点でも、ペーパーレス化を進めたいと考えていました。

– ほかに課題に感じていたことはございますか？

中川さん：組織図をExcelで管理していたことも、課題視していました。当時は、組織図が必要な部署が、必要なタイミングで組織図を作成・更新していたので、社内にいくつも組織図があり、かつどれが最新の組織図なのかがわからない状況でした。

組織図や人事情報をシステム化することで、全員が同じものを更新・確認することになるので、どれが正しいかわからないといった問題を解決できると思っていました。

– アルバイト・パートの方の中には、ご年配の方もいらっしゃると伺っています。システムを使うリテラシーは問題なかったのでしょうか？

伊部さん：我々の業界では、リテラシー問題は常につきまといます。ですが、会社としてDXを進めていかないといけないという事情もあります。そのため、システムを徐々に導入していくことで、少しずつ慣れていただこうと考えました。

まずは、年末調整などの年に一度しか発生しない作業をシステム化しました。その次にWEB明細を導入しました。もちろん、システム化して問題が0だったわけではありませんが、少しずつ電子化が進んできていることを実感したため、今回勤怠管理、申請周りをシステム化することを決めました。

専任性スタッフが複数人つくサポート体制により、スムーズな課題解決が可能

– 数多くのシステムがある中で、なぜジンジャーをお選びいただけたのでしょうか？

中川さん：サポートが手厚いというのが、ジンジャーを選んだ理由です。実は、ジンジャーを導入する前に、別の会社の勤怠管理システムを導入しました。

しかし、弊社グループは拠点が多かったり、労働する時間帯が異なったりと、初期設定が複雑でした。システムのサポート窓口に連絡して教えていただきながら初期設定を進めていったのですが、毎回連絡してくださる方が違いました。そのため、毎回自社の状況を説明する必要があり、サポート担当ごとに話す内容が違うので、もう少しスムーズにならないかなと思っていました。

– ジンジャーのサポート担当との連携の中で、サポートが手厚いなと感じたシーンを教えてください。

中川さん：弊社の場合、専任のサポート担当が複数人ついてくださっています。専任でついてくださるので、時間を重ねるごとに、弊社のことを理解してくださり、その上で並走してくれます。

弊社への理解が深いからこそ、「ここはどうですか？」「あそこはどうですか？」と私たちでは気付かない細かい部分も、教えてくださるので、本当に助かっています。

導入後のシステム間連携をラクにするために、一元管理可能なシステムは欠かせない

– 最後に、システム導入を検討している企業様に、メッセージをいただいてもよろしいでしょうか。

三浦さん：将来、どういうバックオフィスの体制にしたいのかを考えていただきたいのと、システム検討する際に、一元管理できるシステムも検討候補に入れることをおすすめします。

システムを各部ごとに検討すると、個別最適で導入が進むでしょう。導入するその時はそれでいいのですが、システムが増えれば増えるほど、システム間の情報連携の複雑さが問題として出てくる可能性が高いです。

正直、私たちも、ジンジャーの話を聞くまでは、あまり一元管理を意識していませんでした。しかし、話を聞く中で、将来、システム間の情報連携の複雑性の課題を出てきそうだなと感じて、一元管理することを前提に、システム選定をおこないました。

– システム間の情報連携の複雑性について、もう少し詳しくお聞かせいただけますか？

三浦さん：ある従業員が部署異動になったとき、勤怠管理システムでも、経費精算システムでも、従業員の所属部署の情報を変えないといけないですよね。

もちろん、情報を変更するシステムが少なかったり、異動や昇格する人数が少なかったりする企業であれば問題ではないのですが、弊社グループ規模の企業は、その変更に膨大な工数がかかってしまうかと思います。

一元管理されるシステムであれば、人事マスタを変更することで、連携されているシステムの従業員情報が最新のものに自動更新されるので、従業員情報を変更する工数がほとんどかかりません。

これらの問題は、世の中でDXが進んできたからこそ、起きうる問題だと思いますので、それを見越してバックオフィスのシステム検討をおこなったほうが、将来的には良いと思います。