社内で経費削減の提案を求められたとき、すぐにアイデアを出せる人は少ないかもしれません。
また社内である程度、経費削減のアイデアが出てきたとしても、どの案から始めるか、社員にとって負担にならないかといったこともよく検討する必要があります。

この記事では、経費削減の考え方やアイデアを出す際の注意点、具体的なアイデアを紹介します。
これから経費削減のアイデアを考えるという人は、ぜひ参考にしてください。

1.経費削減の基本的な考え方

ここでは、経費削減の基本的な考え方について解説します。

経費削減のアイデアを考える前に、まず経費の種類について知っておきましょう。
そうすることで効率よくアイデアをまとめていけるはずです。

1-1.経費を固定費と変動費に分けて考える

経費削減は、経費を固定費と変動費に分けて考えましょう。
企業における固定費と変動費の定義は、次のとおりです。

固定費

企業の業績や売上高などの事業活動とは無関係に、毎月一定的に発生する費用全般のこと。従業員の人件費や、オフィスの水道光熱費などがこれにあたります。

変動費

企業の生産量や販売量、受注件数などの増減に比例する費用のこと。原価にかかわる原材料費や、取引先との接待交際費などがこれにあたる。

経費を固定費と変動費に分ける過程においては、各費目のムダを探すことに注力します。
過去のコスト推移などを参考に、ムダな費目の要因分析を実施したあと、各部署にヒアリングを実施して意見のすり合わせをしましょう。

その後はヒアリング結果をもとに、経費削減の方法を検討するフェーズに入っていきます。

1-2.固定費の削減を優先する

経費削減は、変動費よりも固定費の削減を優先しましょう。
固定費の削減を優先すべき理由は、次のとおりです。

・企業の売上の増減に関わらず、毎月一定の金額が発生する
・事前に削減効果をイメージしやすい
・変動費に比べて、削減効果を見極めやすい

固定費は、毎月かかるコストの変動が少ない傾向にあります。
すなわち経費削減を検討するにあたり、経費削減効果の見極めが容易というメリットがあります。

一方の変動費は、該当する経費の多くが企業の事業活動と直結しています。
そのため、固定費に比べて経費削減の効果を見極めづらいというデメリットがあります。

以上のことから、変動費は企業の売上などによってかかる費用が変動するため、固定費の削減を優先するのが得策です。

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2.経費削減アイデアを出す際の注意点

経費削減を検討する際には、やみくもにアイデアを出せばいいという訳ではありません。
ここでは、経費削減のアイデアを出す際の注意点について解説します。

2-1.既存社員への負荷が増えないよう気を付ける

経費削減のアイデアを出す際には、既存社員への負荷が増えないように気をつけましょう。
業務の仕組みや環境の大幅な改革などは、一部の社員の反感を買うことも考えられえます。

既存社員に対する負荷が増えてしまうと、既存社員の業務に対するモチベーションが低下します。
結果的に、企業の業績悪化や商品・サービスにおけるクオリティの低下が危惧されます。

特に、既存社員の満足度に直結する快適な就業環境や、業務効率の低下を招く可能性のある経費削減案については、慎重な判断が求められます。

2-2.無理のない期間や目標設定する

経費削減のアイデアを出す際には、無理のない期間や目標を設定することが重要です。

短い期間で経費削減の効果を期待すると、アイデア自体に強引な部分が見られたり、既存社員にしわ寄せがいってしまったりする可能性があります。
仮にすぐ実行に移せる経費削減があったとしても、長期的な視野を持って決断することを意識しましょう。

またあまりに現実的ではない高すぎる目標設定も、経費削減では不向きです。
経費削減のアイデアは、既存社員や事業全体を考えて目標を設定しましょう。

既存社員が無理なく行動に移すことができれば、その結果を分析し、繰り返し改善していくことで事業の成長につながります。

3.経費削減の具体的なアイデア

経費削減のアイデアは、職種によって異なります。
また、コロナ禍における企業のテレワークやリモートワークの導入によって、新たな経費削減のアイデアも出てきました。

ここでは、経費削減の具体的なアイデアを職種別に分けて紹介します。
コロナ禍ならではのアイデアにも注目してください。

3-1.経理部ができる経費削減の具体的なアイデア

まずは、経理部ができる経費削減の具体的なアイデアを紹介します。

経理業務のアウトソーシング化

経理業務のアウトソーシング化は、人件費の削減に有効です。
会計分野のスペシャリストである経理担当は、その知識量に反比例して単純な入力作業が業務の中心となります。

企業としては経理担当に多額の教育コストをかけているため、これら経理の業務をアウトソーシング化できれば、企業の経費削減に大きく貢献することになります。
アウトソーシング化が難しい場合は、経理システムの導入も選択肢のひとつです。

紙媒体の電子データ化

契約書や領収書などに代表される紙データの電子化は、消耗品費の削減に有効です。
大規模企業の中には、領収書など紙媒体の保管にレンタル倉庫などを利用して多くのコストがかかっていることも少なくありません。

既存の紙媒体を電子データ化すれば、保管スペースのスリム化が実現できるだけでなく、社内の申請・承認業務もスムーズになります。
業務工数の減少は、人件費の削減にもつながります。

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3-2.総務ができる経費削減の具体的なアイデア

次に、総務ができる経費削減の具体的なアイデアを紹介します。

電話料金の見直し

電話料金削減のポイントは、顧客用問い合わせ窓口の一本化です。
大規模企業の場合、従来は各拠点に顧客用問い合わせ窓口が用意されていました。

これにより電話料金の負担に加え、社員に電話応対業務が課せられていました。
各拠点の問い合わせ窓口を排除し、企業として顧客用問い合わせを一本化することで、電話料金だけでなく社員のストレス軽減効果が期待できます。

また、社用携帯のプランを見直すことも電話料金の削減につながるでしょう。

電気料金の見直し

電気料金の見直しは、固定費の削減に有効です。
まずは、オフィスの蛍光灯をLEDに切り替えを検討しましょう。

長寿命のLEDを利用することで、短いスパンのメンテナンスも回避できます。

また、オフィスでムダに点いている照明は、小まめな消灯を心がけてください。
最近ではリモートワークの普及により、オフィスにいるメンバーが限られている企業も多いはずです。

すぐに実行できる節電意識が、大きな経費削減効果を生むかもしれません。

また建物の立地によっては電力会社を切り替えることができます。電力会社によって電気代がお安くなる可能性があります。
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3-3.コロナ禍における経費削減の具体的なアイデア

最後に、コロナ禍における経費削減の具体的なアイデアを紹介します。

ペーパーレス化のさらなる推進

コロナ禍において、ペーパーレス化が再び注目されています。
コロナ禍のリモートワークを機に、各企業でインターネットを活用した社内コミュニケーションが増加しました。

リモートワークをするうえで、書類を用いた社内業務は足かせにしかなりません。
ペーパーレス化のさらなる推進は、業務効率が上がり経費削減につながります。

オフィスのスリム化

コロナ禍において、多くの企業にオフィスのスリム化が求められています。
リモートワークの普及によって、オフィスに必要な社員は、総務や会計スタッフなど一部の常駐メンバーに限定されるようになりました。

また、今後さらなるペーパーレス化が進めば、契約書など膨大な書類の保管スペースも不要になることが予想され、経費削減につながります。

オフィスに使用しないスペースが広範囲にできるのであれば、今よりも小規模のオフィスに引っ越すことでオフィス賃料や水道光熱費のコストカットを狙えるでしょう。

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また、経費を削減するアイデアは他にも多数存在します。もっと他のアイデアを知りたいという方や、削減案の作成の際の手順、経費削減の際の注意点を知りたいという方向けに、経費削減について網羅的に解説した無料のガイドブックをご用意しています。経費削減に関する情報が、これ一つにまとまっており、一度ダウンロードしていただけば、お困りごとがある時にいつでも読み返すことが出来ます。こちらからダウンロードして是非ご活用ください。

4.経費削減を行う際の2つのポイント

ここでは、経費削減を行う際のポイントを解説します。
経費削減を行う際のポイントは、次の2つです。

4-1.長期的な目線を持つ

経費削減を行う際には、長期的な目線を持つことが大事です。
経費削減を行うには、第一に業務の問題点を分析して、削減すべき軽費を洗い出します。

軽費削減案が出そろったら、それぞれの案に優先順位をつけていきます。
この場合、作業工数が少なく、コストカット幅が大きいものから順に実行していくことがポイントです。

コストカット幅が大きい経費の場合は、効果が出るまでに時間を要します。
こういった場面でも、結果に焦ることなく、長期的な目線を持って分析や改善を続けることが重要になります。

4-2.社員のモチベーションを考慮する

経費削減を行う際には、社員のモチベーションを第一に考慮しましょう。
企業にとって経費削減は最終的に収益アップにつながる重要なものですが、あくまで企業の中心にいるのはそこで働いている社員です。

企業の中心にいる社員のモチベーション低下を招くような経費削減は、商品の品質や顧客満足度を下げる要因になりかねません。
これまでの仕事環境や社員のパフォーマンスを下げるような経費削減の実行は、企業としても避けるべきです。

経費を削減することが主目的ではないという理念のもと、社員一丸となって経費削減に取り組むことが成功の鍵となります。

関連記事：人件費削減で起こる悪循環とは？悪循環に陥った事例や見直すべきポイント

5.経費削減のアイデアには長期的かつ俯瞰的な視野が必要

経費削減のアイデアを検討する際は、企業全体や社員の考慮はもちろんのこと、長期的かつ俯瞰的な視野で考えることが重要です。
経費削減の基本的な考え方や注意点はもちろんのこと、コロナ禍の背景をアイデアに盛り込めれば、企業に最終的な利益をもたらす可能性が高まります。

これから経費削減案のアイデアを求められた際には、ぜひ本記事を基準にして考えてみてください。