企業の利益向上のためには、売上を伸ばすだけでなく経費削減についても考える必要があります。

企業には直接利益につながる業務とバックオフィスなどの利益につながらない業務の2つがあり、経費削減対象となるのは後者です。
また、従業員に負担になるような経費削減は避けましょう。

経理で経費削減を成功させるコツは、経理担当者を煩わせる精算確認や請求書の封入作業といったノンコア業務をできるだけ削減することです。

今回は、経理で経費削減をする必要性や注意点、成功させるコツを解説します。

1.経理でも経費削減が必要な理由

企業には営業やマーケティングなど収益とコストが集計される部門「プロフィットセンター」と、経理や人事、総務といったバックオフィスに代表される、収益を集計せずコストのみが集計される部門「コストセンター」があります。
企業の利益向上にはプロフィットセンターの活動による売上げアップが欠かせません。

一方で、どれだけ売上がアップしたとしても、コストが上回れば赤字になってしまいます。

会社にとって、プロフィットセンターは会社に利益をもたらす重要な部門ですが、企業の継続的な利益向上のためには、経理をはじめとするコストセンターでいかに経費を削減できるかにかかっているということです。

経理部門は会社全体のお金の処理を行うだけでなく、できるだけ無駄な経費を排除し、利益率を上げることも大きな役割の1つといっていいでしょう。

2.経理で経費削減のために見直すべきポイント

経理での経費削減を行う際、まず見直すべきポイントは、会社の利益につながらない業務コストを削減することです。

2-1. 経費精算を自動化して精算業務を効率化

たとえば出張や外出が多い企業の場合、交通費や経費の計算には手間がかかり、繁忙期などはミスも起こりやすいでしょう。
精算時の確認作業に人手が必要となり、無駄な人件費がかかります。

こうした無駄な業務を省くためには、経費精算システムを導入し、精算業務を自動化することで解決します。

2-2. 会計ソフトの導入によるペーパーレス化

会計ソフトやクラウドサービスを連携し、請求から仕分けまでの業務フローを自動化することで、経理業務を効率化するだけでなく、ペーパーレス化を実現できます。

請求書や納品書などを電子化することで、用紙代や印刷代、膨大な書類の管理など、さまざまなコストを削減可能です。

2-3. 請求書発行システムで請求書発行〜郵送までの業務コストを削減

紙の請求書でやりとりしている場合、請求書の作成から金額の確認、請求書の封入、投函とクライアントに請求書を送るだけで多くの無駄な業務をこなさねばなりません。

請求書の作成から受渡しまで行える請求書発行システムを利用すれば、請求書の作成や印刷、封入、投函という作業を自動化し、無駄な人件費を削減できます。

3.経理で経費削減に取り組む際の注意点

経費削減はアプローチを間違えると、企業の競争力や信用度を低下させる可能性があります。
経理で経費削減に取り組む際の注意点としては、次の3つが挙げられます。

3-1. 従業員に負担をかける経費削減は避ける

目標達成にこだわり必要以上にプレッシャーをかける、空調設備の使用を過度に制限するなど、従業員の負担になるような経費削減を押し進めるのは避けましょう。
従業員が経費削減を負担だと感じてしまうと、協力を得られなくなるだけでなく、業務へのモチベーションの低下を招きます。

従業員のモチベーション低下は、サービスや商品の品質に直結します。
最終的に取引先や顧客からの信頼度にも関わる可能性があるため、経費削減を行う際は、従業員の理解を得られない施策は行わないように注意しましょう。

3-2. 企業全体で情報共有する

経費削減は、企業全体で取り組むものです。
経理担当者だけでは実現できません。

まずは「なぜ経費削減が必要なのか」ということを明確にし、具体的な目標を数値化すること、不要な経費をリストアップすることが大切です。
そのうえで、全社員に周知し、企業全体で情報共有する必要があります。

経費の削減方法についても、「退出時は室内照明を消しましょう」「カラーコピーの使用はできるだけ控えましょう」など、具体的な説明をすることが大切です。

経費削減は細かいことの積み重ねです。
また、1日や2日で全社員の目線を合わせることは難しく、はじめのうちはなかなか浸透しないこともあるでしょう。

チャットツールを利用したり、貼り紙を貼るなど、根気強く周知していくことがポイントです。

3-3. 顧客の評価に関わる業務は削減しない

経費削減を考える際、まずは「どの経費を削減するのか」ということを検討しなければなりません。
業務には商品の製造・管理、サービスの提供、営業などの付加価値業務と、顧客の満足度に関わらない非付加価値業務に分類されます。

付加価値業務は商品やサービスの品質に大きく影響する業務のため、経費削減対象にしてはいけません。
経費削減はあくまでも非付加価値業務に焦点を当てることが重要です。

目標の数値を達成するために付加価値業務まで削減してしまうと、商品やサービスの品質が低下し、クライアントや顧客の信頼を失う可能性があります。

経費削減の目的は、企業利益の向上です。
顧客の信頼度が失われれば収益の低下につながり、本末転倒になってしまうでしょう。

4.経理で経費削減を成功させるためのコツ

経理で経費削減を成功させるには、直接会社の利益につながらない業務をできるだけ削ぎ落とすところから始める必要があります。

利益につながらない業務とは、交通費の計算や精算確認、請求書の作成や仕分け、封入などが挙げられます。
これらを手作業で行うと、手間と時間がかかるため、無駄な人件費がかかってしまいます。

このような問題は、会計システムやクラウドサービスを導入し、業務フローを自動化、ペーパーレス化することで解決します。

ジンジャー経費では、交通費や経費などの各種申請、仕訳、請求書データの出力などを自動化し、面倒だった経費精算や請求書の発行が楽になります。
紙の書類をペーパーレス化することで経費削減にも大変効果的です。

シンプルな画面で、システムが苦手な人でも簡単に操作できます。

5.経理の経費削減を成功させるには業務コストを排除することが重要

経理の経費削減は企業の利益向上のために必要なものです。
しかし、経費削減を意識するあまり、商品やサービスの品質に直結する業務まで削減してはいけません。

削減するべき業務を見極め、会社全体で取り組めるよう情報共有しましょう。

経費削減を成功させるには、経理担当が行う経費精算の確認や請求書の発行・封入・投函など、利益につながらない無駄な業務をできるだけ削減し、コア業務に専念できる時間を増やすことが重要です。

jinjer経費や請求書発行システムを導入し、ノンコア業務を自動化、ペーパーレス化することで、経理の経費削減につなげましょう。