経費精算とは？今さら聞けない経費精算のやり方と注意点を大公開！
更新日: 2022.12.6
公開日: 2020.1.28
野村 佳史
企業の経理担当の業務の中で、経費精算は日々の仕事の大半を占めているのではないでしょうか。企業に勤めているとどこかの部署で経費を使い、申請が上がってくるものです。
そんな分かり切った業務の中でも、ついつい思い込みで経費精算を処理をしてしまっている場合もあり、後から気付いてリカバリーにかなり時間がかかった、ということもあるかもしれません。
正しく漏れなく処理するためにも、経費精算の業務のやり方をしっかりと内容をおさえておきましょう。
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「法改正に関する情報収集が大変で、しっかりと対応できているか不安・・・」
「仕訳や勘定科目など、基本的なこともついうっかり間違えてしまうことがある」
などなど日々の経理業務に関して不安になることがございませんでしょうか。
特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。
そこで今回は、仕訳や勘定科目などの基礎知識から、経理担当者なら知っておきたい法律知識などを網羅的にまとめた資料をご用意しました。
経理に関する基本情報をいつでも確認できる教科書のような資料になっております。資料は無料でダウンロードができ、毎回ウェブで調べる時間や、本を買いに行くコストも省けるので、ぜひ有効にご活用ください。
1. 経費精算に関する常識をおさえておこう
経費担当なら誰でも知っておくべき常識的な基本をおさらいしておきましょう。
1-1. 経費精算は従業員がおこなった立て替え払いを会社が処理すること
まず経費精算とは、従業員が会社のためにお金を立て替えて支払い、その立て替え分を会社が従業員に支払うことです。現金やクレジットカードなどで支払った金額に対して精算処理をおこないます。
経費として処理できるものとしては、会社の事業に関係する支出に限られており、それに対しての領収書が存在することが前提になります。
また、会社の事業に関係ない場合でも、利益に繋がるような場合は経費として認められています。特に接待交際費としてどこまで認めるかは常識的な判断にゆだねられているのが現状です。
1-2. 経理担当の常識！経費の項目を一挙公開
企業の経理担当が、経費を処理する場合には各勘定科目に仕訳をして計上していきます。
従業員から上がってくる主な経費としては、出張にいった場合の旅費交通費、文房具などを購入した場合の消耗品費、お土産代やゴルフ代などの接待交際費、事業に必要な情報を収集するための書籍代などの研修図書費などがあります。
また事業所として支払う経費としては、租税公課、保険料、賃借料、水道光熱費、通信費、広告宣伝費、修繕費、車両費、減価償却費、給与賃金、外注費などがあります。
それ以外にも費用の科目は多数あり、経理担当が仕訳をする作業は経費精算の中でも重要な位置づけになっています。
1-3. 企業の経理担当がおこなう業務フロー
経費精算の大まかな業務フローを交際費で例えると、従業員が接待交際費の費用を支払い、領収書をもらって、所定の経費精算書に領収書を添付し必要事項を記載して経理に提出するまでが、従業員の業務の流れになります。
そして経理担当は、申請された経費精算書の内容を確認、仕訳をして計上し、従業員に立替え金の精算をします。
2. 経費精算書を正しく処理することが重要
経費を精算する場合は、経費精算書で正しく処理することが重要です。その際に注意すべきポイントを解説します。
2-1. 経費精算書は3つの書類に分類される
経費精算書は主に3つの種類があり、それぞれどのような申請をするかにより区別して申請する必要があります。
1つ目の仮払経費申請書は、出張などで高額な金額が必要になる場合に申請します。従業員が立て替えするには負担になるので、必要になる概算金額を仮払いします。
2つ目の仮払経費精算書は、仮払いの支払いを受けて出張などの目的が終了し、精算する際に使用します。余剰金がある場合は入金処理してください。
3つ目の出張旅費精算書は、支払った経費の日付、金額、使用目的についての詳細を記載します。会社のルールがある場合は、それに従って記載するようにしましょう。
2-2. ミスしがちな金額や勘定科目などに注意しよう
経理担当者は、経費精算書の内容をしっかりと確認する必要があります。1番重要なポイントは、金額を間違えないようにすることです。金額をミスすると修正作業が必要になるので手間もかかります。
次に重要なのは勘定科目になり、注意すべき科目は交際費と一括償却資産です。交際費は、取引先などの外部者との飲食代として1人5,000円までならば、会議費にしてよいとされています。5,000円を超えると交際費になり、損金算入として必要経費として計上することができません。
1人でも外部の人がいれば適用可能です。社内の人との飲食代は、1人3,000円前後が会議費として適用されることがあるので注意しましょう。
最後に領収書が全て揃っているかどうかを確認します。電車などの場合は領収書がありませんが精算できます。どの手段を利用しどのようなルートでいったのかを明記しておきましょう。
3. 経費精算の業務の問題点に対する対策はどうする？
経理担当は日々の経費精算の業務をしていると、さまざな問題点に向き合うことがあるでしょう。それらの問題点をなくし、効率化することでよりスムーズに業務ができるようになります。
3-1. 金額のミスや申請から承認まで時間がかかる
経費精算書が申請されると内容や金額を確認していきますが、いくつかの領収書をまとめて申請していると、その合算を計算をしないといけません。金額ミスがあれば修正が必要ですので、時間がかかることもあるでしょう。
また、従業員が立て替えをしてから、経理が精算するまでには一定の時間がかかります。
営業担当などで外出が多いと、まとめて精算することも多く、申請ミスをしがちになるでしょう。通常でも時間がかかるところ、内容などにミスがあれば修正でさらに時間がかかるでしょう。
3-2. 経費精算の社内ルール化を確立し効率化する
このような問題を解決する1つの方法としては、社内でルール作りをすることです。例えば、従業員の立て替え期間は1ヶ月内にすることや、10万円を超える金額の場合は事前に仮払い申請をするなどのルール作りは大切でしょう。
そうすることで、経理は企業の収益を把握しやすいですし、従業員は時間が経つほど記憶もあいまいになっていきますので、精算する期間は定めたほうがおすすめです。
4. まとめ
いかがでしたか？経費精算の仕組み、経費精算をおこなう際に気をつけたいポイントについてご紹介しました。経費精算のミスは会社に損失を与えてしまう場合があります。
本記事でご紹介したポイントを踏まえて、慎重におこないましょう。
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jinjerBlog 編集長。現在は、新規事業領域のプロダクトのマーケティングを担当。記事などのコンテンツ作成から、LP作成、インタビュー取材、数値分析など幅広い業務をおこなっている。少しでも人事の方々に役立つ記事をお届けできたらなと考えています。
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