企業の経理担当の業務の中で、経費精算は日々の仕事の大半を占めているのではないでしょうか。企業に勤めているとどこかの部署で経費を使い、申請が上がってくるものです。

そんな分かり切った業務の中でも、ついつい思い込みで経費精算を処理をしてしまっている場合もあり、後から気付いてリカバリーにかなり時間がかかった、ということもあるかもしれません。

正しく漏れなく処理するためにも、経費精算の業務のやり方をしっかりと内容をおさえておきましょう。

1. 経費精算とは？

経費精算とは、社員が業務で立て替えた費用を企業が後日精算することをいいます。社員と経理担当者の両方が関与し、この精算が遅れると、企業の資金繰りに影響が出るため、効率的な経費精算は重要です。

1-1. 従業員の経費精算業務

営業先への交通費や事務で使用する消耗品の購入、遠方への出張宿泊費など、従業員が一時的に立て替えた「事業をおこなううえで必要な費用」を精算します。
このとき、事業をおこなううえで必要であったことを証明しなければなりません。その証明として、経費精算書や領収書の提出が必要となります。

1-2. 企業の経理担当がおこなう経費精算業務

企業の経理担当者は、まず申請された費用が経費に該当するかを慎重に見極め、経費と認定された場合にのみ仕訳作業に進みます。

その後、承認された経費に対する精算手続きが行われます。経費と認定されなかった費用については、精算は行われず、申請者にその旨を通知します。

このような一連の作業があります。

経費精算で使用する主な勘定科目

企業の経理担当が、経費を処理する場合には各勘定科目に仕訳をして計上していきます。

従業員から上がってくる主な経費としては、出張にいった場合の旅費交通費、文房具などを購入した場合の消耗品費、お土産代やゴルフ代などの接待交際費、事業に必要な情報を収集するための書籍代などの研修図書費などがあります。

また事業所として支払う経費としては、租税公課、保険料、賃借料、水道光熱費、通信費、広告宣伝費、修繕費、車両費、減価償却費、給与賃金、外注費などがあります。

それ以外にも費用の科目は多数あり、経理担当が仕訳をする作業は経費精算の中でも重要な位置づけになっています。

1-3. 経費精算の種類

経費精算には大きく分けて次の3つの種類があります。中小企業の経理担当者や経営者にとって、これらの種類ごとに適切な処理を行うことが重要です。

小口精算

まず、小口精算では、社員が立て替えた経費を経費精算用の現金、小口現金から精算します。近年では、小口現金のキャッシュレス化が進んでおり、給与と合算して支払う企業が増えています。この方法は現金管理の負担を減らし、効率的な精算を実現します。

交通費精算

次に、交通費精算です。これは通勤や顧客訪問にかかった費用の精算を指します。社員からは交通ルートや手段について申請してもらう必要があり、これにより不正な請求を防ぐことができます。企業ごとに精算の手順が異なるため、自社に合ったルールを設定し、従業員に周知させることが必要です。

旅費精算

最後に、旅費精算です。出張にかかった費用全般を精算するもので、交通費だけでなく宿泊費や出張日当も含まれます。比較的大きな金額を扱うため、振込で精算することが一般的です。これにより、大きな現金管理のリスクを避けることができます。これらの経費精算方法を理解し、適切に運用することで、経費管理の効率化と透明性の向上が期待されます。

2. 今更聞けない「経費」と「費用」の違い

経費と費用は、企業運営で混同されがちな重要な概念です。経費は経営活動に直接関連する支出を示す一方で、費用は会社全体の運営にかかる総合的な支出を指します。具体的な違いを解説していきます。

2-1. そもそも経費とは

経費とは経営費用の略であり、企業の事業活動で発生する支出のうち、生産活動や販売活動に直接関連するものを指します。具体的には、例えば仕入れにかかる費用や会議費、営業活動に伴う営業交通費などが含まれます。

ただし、法人税法には経費という用語は存在せず、一般的には費用と同様の意味を持つ言葉として使われます。費用は企業の運営のための出費を示しますが、その全てが損金として税引き前の利益から控除できるわけではありません。

そのため、経費は所得を算出するための出費として理解され、実質的に経費は損金と同じ意味を持つ言葉と考えられています。中小企業の経理担当者や経営者は、経費の適切な管理とその効率化が重要です。

2-2. そもそも費用とは

費用とは、会社運営にかかるお金を指す会計上の用語です。この費用は、売上に影響を受けない固定費と、売上に応じて変動する変動費に大きく分かれます。まず、固定費として考えられるのは、オフィスの賃料や水道光熱費、人件費（残業代を除く）、福利厚生費、リース料などです。

これらは売上が増減してもその額に影響されない特徴を持っています。

一方、変動費は売上に連動して変動する費用で、具体的には仕入関連の費用や資材の費用、販売手数料、運送費用、残業代、ガソリン代が含まれます。これらの費用は売上が上がれば増加し、下がれば減少するため、経費精算の際にも重要な項目となります。

3. 経費に計上できる費用と計上できない費用

それ「経費」について正しく理解したところで、ここからは実際に経費精算において、経費として計上できる費用とそうでない費用の違いを解説していきます。

3-1. 経費に計上できる費用

業務上必要な支出として認められる費用が経費に計上されます。具体的な例は以下の通りです。
これらの経費を正確に計上することで、業務効率を上げつつ税務リスクを回避することができます。

消耗品費

まず、消耗品費として、取得価額が10万円未満または法定耐用年数が1年未満のものの購入費用が含まれます。これは文房具やコピー用紙など、業務に必要な消耗品が該当します。特に中小企業では、取得価額30万円未満まで消耗品費として認められる場合があります。

旅費交通費

次に、旅費交通費には、業務上で発生した交通費や出張費用が該当します。タクシー代や電車代、出張時の宿泊費、食事代、出張手当なども含まれます。

接待飲食費

接待飲食費は、交際費の中で飲食その他これに類する行為のために要する費用に該当します。得意先や取引先など、事業に関係する相手への接待費用がこれに当たり、社内の飲み会などの費用は該当しません。

福利厚生費

また、福利厚生費として、社員の関係円滑化のためのイベント開催費用や社員旅行費用が該当します。ただし、イベントの趣旨がはっきりしない場合や金額が高すぎる場合は福利厚生費と認められない可能性があります。

交際費

最後に、交際費として社外の人との飲食費や贈答品購入費などが含まれます。通信費には電話料金やインターネット関連費用（回線使用料など）が該当し、はがきや切手も含まれますが、切手が貼られていない便せんや封筒は消耗品費に、祝電などの電報は交際費に分けて処理されます。

3-2. 経費に計上できない費用

個人的な支出や業務と関係のない費用は、経費として計上できません。例えば、個人の旅行費やプライベートでの食事代などが該当します。

法人税および法人住民税

さらに、法人税および法人住民税は企業の課税所得に対して課せられるため、損金として経費に含めることはできません。個人事業主の場合も、所得税や住民税は同様に経費として扱われません。

スーツなどの一般の衣類

また、スーツなどの一般の衣類も経費にはなりません。

職務上、制服の着用が義務付けられている場合を除き、スーツは個人の趣味嗜好が影響するため、経費として認められないことがあります。

経費にならないものは、会社の売上や業績に直接結びつかないものです。この点を十分に認識して経費精算業務を行い、健全な財務管理を心掛けてください。

4. 経費精算のやり方・業務フローとポイント

経費精算の大まかな業務フローは以下のとおりです。

1. 費用を立て替える
2. 支払精算書を作成する
3. 領収書と合わせて部門責任者に提出する
4. 部門責任者が確認・承認する
5. 経理部門に提出する
6. 経理担当者が確認・処理をする

経理担当者のもとに届くまでに時間がかかるうえに、金額の間違いがないか、適切な用途で利用されているか、など細かく確認しなければなりません。もし不備があった場合は差し戻す必要があるため、さらに時間を要するでしょう。また、複数人で回覧するため、途中で紛失してしまうおそれもあります。

経費精算以外にも経理担当者はさまざまな業務があります。当サイトで無料配布している「経理1年目の教科書」という資料には、経理担当者が行う業務はもちろん、経理担当者が把握しておかなければならない法律まで網羅的に解説しております。経理担当者の方にとっては大変参考になる内容になっておりますので、興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

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5. 経費精算で使用する「経費精算書」とは？

経費精算書とは、「従業員が立て替えた費用と利用目的を確認して、業務で必要な費用を精算するための書類」のことです。立替費用が高額となる場合は、事前に申請書を提出して、仮払いをおこなうこともあります。

5-1. 経費精算書の種類

経費精算書は主に3つの種類があり、それぞれどのような申請をするかにより区別して申請する必要があります。

各申請書に決まったフォーマットはありませんが、申請日や利用目的、利用内訳など「経費申請の内容が適正である」ことを証明する項目を用意する必要があるでしょう。各精算書の違いは以下のとおりです。

仮払経費申請書

仮払経費申請書は、出張などで高額な金額が必要になる場合に申請します。従業員が立て替えするには負担になるので、必要になる概算金額を仮払いします。

仮払経費精算書

仮払経費精算書は、仮払いの支払いを受けて出張などの目的が終了し、精算する際に使用します。余剰金がある場合は入金処理してください。

出張旅費精算書

出張旅費精算書は、支払った経費の日付、金額、使用目的についての詳細を記載します。会社のルールがある場合は、それに従って記載するようにしましょう。

「交通費精算に必要な書類を減らして、ペーパーレス化する方法」については、以下の記事で解説しています。

交通費精算書

交通費精算書は業務上の移動にかかった交通費を正確に記録し、経理部門に報告するための書類で、交通手段（電車、バス、タクシーなど）や移動経路、料金を詳細に明記することが求められます。

また、精算プロセスを効率化するために、使用した交通手段の領収書を添付し、移動先や目的を具体的に記入することが推奨されます。

立替経費精算書

立替経費精算書とは、従業員が立て替えた経費を正確に精算するための重要な書類で、従業員が個人で支払った経費の領収書を添付し、立替経費精算書に必要事項を記入して経理部門に提出します。

6. 経費精算業務の課題とは

従業員による費用の立て替えや仮払いは、日々の事業運営をおこなううえで避けては通れません。そのため、経費精算業務をおこなったことがない企業はごく僅かでしょう。費用の立替が多く発生するからこそ、業務の課題も多く存在します。

6-1. 金額や仕訳の間違いが発生する

経費精算業務において、金額や仕訳の間違いは最も多く発生しているのではないでしょうか。経理担当者の転記ミスだけでなく、従業員が申請する際の書き間違いもあります。特に、複数枚の領収書をまとめて申請する場合、抜け漏れや計算ミスが発生しやすく注意が必要です。

6-2. 期限内に経費申請されない

決算業務の効率化や経営状況の把握・分析のために、経費精算も申請期限を設けている場合があります。しかし、社内に周知していても、申請期限を締め切った後に申請や相談をされることもあるでしょう。
会社で設定している期限を過ぎた後で対応する場合、経理部門の業務負担の増加は避けられません。

6-3. 経費にならない費用が申請される

経費申請されるものの中には、業務に不要なものの費用や水増しした費用も含まれているかもしれません。しかし、1件1件細かく申請内容を確認することは難しいです。ある程度は仕方がないと諦めている企業もあるのではないでしょうか。

関連記事：経費立替の注意点は？業務負担を減らす方法も合わせて解説

7. 経費精算の業務の課題に対する対策

前述のとおり、経費精算業務には多くの課題があります。本章では、経費精算業務の課題を解決する方法について解説します。

7-1. 複数人でダブルチェックの確認をする

金額や仕訳の間違いについては、ダブルチェックの徹底で間違ったまま処理することを防げます。とはいえ、確認する人が増えるほど、処理が完了するまでの時間がかかるため、注意が必要です。

7-2. 申請理由や目的を確認する

申請期限を過ぎた後での申請については、対応を経理規程で定めておきましょう。また、「〇〇さんに言えばなんとかしてもらえる」などの甘えも、ルールが徹底されない要因になりかねません。経理部門としての対応方法をあらかじめ決めておくことも大切です。

7-3. 申請理由や目的を確認する

不必要な費用の精算を避けるためには、申請理由や目的を細かく確認しなければなりません。とはいえ、「他部署で発生した費用が、本当に事業に必要だったのか」を経理担当者が判断することは難しいでしょう。事前に購買申請や出張申請をおこなうフローを設けて、部門責任者を含めて承認されたもののみ精算できる仕組みを整えることをおすすめします。

8. 経費精算の業務負担を減らす方法

先ほど解説したとおり、経費精算業務の課題を解決するためには、人手を増やすか、業務を効率化する必要があるでしょう。経理規程を変更するためにも、日々の業務の合間で協議する時間を作らなければなりません。経理業務の負担を減らす方法として主には以下の2つが挙げられます。

1. アウトソーシングを活用する
2. クラウドシステムを導入する

次で詳しく解説します。

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8-1. アウトソーシングを活用する

社内規程の変更や運用方法の見直しなど、業務負荷が一時的に高まる場合はアウトソーシングの活用がおすすめです。新卒社員の配属を増やしたり、中途社員を採用する方法もありますが、業務負荷が落ち着いた時に人員が余ることが考えられます。また、経理の業務経験が浅い場合は即戦力に期待できないだけでなく、人材教育で更に業務の負担が増えるでしょう。
アウトソーシングの場合、多くの企業の経理業務を代行してきた経験者に依頼できるため、正確性にも期待できます。

8-2. クラウドシステムを導入する

継続的に業務負担を減らしたい場合は、クラウドシステムの導入がおすすめです。オンプレミス（自社内にサーバーを構築して利用する）製品とは異なり、導入までの期間が短く、費用も安価な傾向にあります。システムの営業や導入サポートの担当者に確認しながら進めることで、導入の失敗を防げるでしょう。

クラウドシステムで業務効率化ができた事例

ある中小企業はクラウド経費精算システムを導入し、担当者の手間を80%削減することに成功しました。

このシステムの導入により、取引先訪問ごとの交通費精算が大幅に簡素化されました。従来は経路をネットで検索して経費申請を行う手間がかかっていましたが、現在はICカードの読み取りのみで経費精算が可能となりました。

これにより入力作業の負担が軽減されただけでなく、精算漏れも防止できました。また、OCR機能を利用して領収書から直接申請データを生成できるため、多くの社員から好評を得ています。

このようにクラウドシステムの活用により、ミスが大幅に減少し、重要な業務に集中する時間が増えるという効果がありました。

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9. 経費精算のクラウドシステムを選ぶ際のポイント

それでは実際に、失敗しない経費精算のクラウドシステムを選ぶ際のポイントを紹介します。

9-1. ソフトの費用感

経費精算システムを選ぶ際、費用は重要なポイントです。初期導入費用と継続的なランニングコストを検討する必要があります。

たとえば、1年間のトータルコストを算出し、予算に合うか確認しましょう。

特に中小企業では、予算オーバーは経費削減の意味を失わせるリスクがあります。経費精算システムを効率的に活用するために、月額料金、サポート費、アップデート費などを含めた総合的なコスト評価が不可欠です。無料トライアル期間を利用し、使い勝手や機能性を確認することも有効です。

9-2. サポートサービス・マニュアルの充実度

経費精算システムを選ぶ際のポイントとして、サポートサービスやマニュアルの充実度は重要です。

経理担当者や経営者にとって、システム導入後のトラブルに迅速かつ的確に対応してもらえるかは、業務の効率化や事務処理の円滑化に大きく影響します。

システム提供会社のサポートの手厚さやマニュアルのわかりやすさを事前に確認しましょう。

例えば、サポート体制やオンラインでの詳細なマニュアル、導入後のトレーニングがあるかを把握することが大切です。

9-3. 自社に必要な機能に対応しているか

経費精算システムを選ぶ際のポイントは、自社の業務フローに合った機能に対応しているかどうかです。

まず、特定の経費形式に対応しているかを確認しましょう。例えば、交通費、出張費、会議費などの多様な経費を効率的に処理できるシステムが求められます。また、承認フローがシステム内で完結しているかも重要です。システム内で承認が完了できれば、紙ベースの手続きが減り、ミスや遅延を防ぐことができます。

9-4. 最新の法令に対応しているか

経費精算システムを選ぶ際、最新の法令に対応しているかどうかは重要です。

法令は頻繁に変更されるため、システムがこの変化に追随していることが求められます。例えば、消費税の税率変更や新たな会計基準の導入などが挙げられますが、これらに適応するシステムを使用することで、法令違反のリスクを抑えることができます。

最新の法令に対応していない経費精算システムを使用すると、違反によるペナルティのリスクや、税務調査時に大きな問題が発生する可能性が高まります。法令対応の信頼性が高いシステムを導入することで、日常業務の効率化と法的リスクの軽減を図ることができるでしょう。

9-5. クラウド型かインストール型なのか

経費精算システムを選ぶ際には、クラウド型かインストール型かを慎重に検討する必要があります。

クラウド型システムは初期費用が無料か安価で、利用者数に応じた料金を継続的に支払うモデルが一般的です。これにより、中小企業は初期投資を抑えながら柔軟に利用できます。一方、インストール型システムは初期費用が高い傾向ですが、月額利用料が発生しないため、長期的にはコストメリットがあります。

また、インストール型システムは自社内でセキュリティ管理が徹底できるため、データ保護の懸念が少ないという利点もあります。自社の経費精算のニーズや規模、セキュリティ要件に応じた最適なシステムを選びましょう。

10. 経費や仕訳を正しく理解して、効率的に業務を進めよう

経費精算のフローや経費精算をおこなう際に気をつけたいポイントについてご紹介しました。経費精算のミスは会社に損失を与えてしまう場合があります。
本記事でご紹介したポイントを踏まえて、慎重におこなう必要があるでしょう。

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