企業の経理担当の業務の中で、経費精算は日々の仕事の大半を占めているのではないでしょうか。企業に勤めているとどこかの部署で経費を使い、申請が上がってくるものです。

そんな分かり切った業務の中でも、ついつい思い込みで経費精算を処理をしてしまっている場合もあり、後から気付いてリカバリーにかなり時間がかかった、ということもあるかもしれません。

正しく漏れなく処理するためにも、経費精算の業務のやり方をしっかりと内容をおさえておきましょう。

1. 経費精算とは？

経費精算とは、営業先への交通費や事務で使用する消耗品の購入、遠方への出張宿泊費など、従業員が一時的に立て替えた「事業をおこなううえで必要な費用」を精算することを指します。
このとき、事業をおこなううえで必要であったことを証明しなければなりません。その証明として、経費精算書や領収書の提出が必要となるのです。

1-1. 経費精算で使用する主な勘定科目

企業の経理担当が、経費を処理する場合には各勘定科目に仕訳をして計上していきます。

従業員から上がってくる主な経費としては、出張にいった場合の旅費交通費、文房具などを購入した場合の消耗品費、お土産代やゴルフ代などの接待交際費、事業に必要な情報を収集するための書籍代などの研修図書費などがあります。

また事業所として支払う経費としては、租税公課、保険料、賃借料、水道光熱費、通信費、広告宣伝費、修繕費、車両費、減価償却費、給与賃金、外注費などがあります。

それ以外にも費用の科目は多数あり、経理担当が仕訳をする作業は経費精算の中でも重要な位置づけになっています。

1-2. 企業の経理担当がおこなう業務フロー

経費精算の大まかな業務フローは以下のとおりです。

1. 費用を立て替える
2. 支払精算書を作成する
3. 領収書と合わせて部門責任者に提出する
4. 部門責任者が確認・承認する
5. 経理部門に提出する
6. 経理担当者が確認・処理をする

経理担当者のもとに届くまでに時間がかかるうえに、金額の間違いがないか、適切な用途で利用されているか、など細かく確認しなければなりません。もし不備があった場合は差し戻す必要があるため、さらに時間を要するでしょう。また、複数人で回覧するため、途中で紛失してしまうおそれもあります。

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2. 経費精算で使用する「経費精算書」とは？

経費精算書とは、「従業員が立て替えた費用と利用目的を確認して、業務で必要な費用を精算するための書類」のことです。立替費用が高額となる場合は、事前に申請書を提出して、仮払いをおこなうこともあります。

2-1. 経費精算書は3つの書類に分類される

経費精算書は主に3つの種類があり、それぞれどのような申請をするかにより区別して申請する必要があります。各申請書に決まったフォーマットはありませんが、申請日や利用目的、利用内訳など「経費申請の内容が適正である」ことを証明する項目を用意する必要があるでしょう。
各精算書の違いは以下のとおりです。

仮払経費申請書

仮払経費申請書は、出張などで高額な金額が必要になる場合に申請します。従業員が立て替えするには負担になるので、必要になる概算金額を仮払いします。

仮払経費精算書

仮払経費精算書は、仮払いの支払いを受けて出張などの目的が終了し、精算する際に使用します。余剰金がある場合は入金処理してください。

出張旅費精算書

出張旅費精算書は、支払った経費の日付、金額、使用目的についての詳細を記載します。会社のルールがある場合は、それに従って記載するようにしましょう。

「交通費精算に必要な書類を減らして、ペーパーレス化する方法」については、以下の記事で解説しています。

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2-2. ミスしがちな金額や勘定科目などに注意しよう

経理担当者は、経費精算書の内容をしっかりと確認する必要があります。1番重要なポイントは、金額を間違えないようにすることです。金額をミスすると修正作業が必要になるので手間もかかります。

次に重要なのは勘定科目になり、注意すべき科目は交際費と一括償却資産です。交際費は、取引先などの外部者との飲食代として1人5,000円までならば、会議費にしてよいとされています。5,000円を超えると交際費になり、損金算入として必要経費として計上することができません。

1人でも外部の人がいれば適用可能です。社内の人との飲食代は、1人3,000円前後が会議費として適用されることがあるので注意しましょう。

最後に領収書が全て揃っているかどうかを確認します。電車などの場合は領収書がありませんが精算できます。どの手段を利用しどのようなルートでいったのかを明記しておきましょう。

3. 経費精算業務の課題とは

従業員による費用の立て替えや仮払いは、日々の事業運営をおこなううえで避けては通れません。そのため、経費精算業務をおこなったことがない企業はごく僅かでしょう。費用の立替が多く発生するからこそ、業務の課題も多く存在します。

3-1. 金額や仕訳の間違いが発生する

経費精算業務において、金額や仕訳の間違いは最も多く発生しているのではないでしょうか。経理担当者の転記ミスだけでなく、従業員が申請する際の書き間違いもあります。特に、複数枚の領収書をまとめて申請する場合、抜け漏れや計算ミスが発生しやすく注意が必要です。

3-2. 期限内に経費申請されない

決算業務の効率化や経営状況の把握・分析のために、経費精算も申請期限を設けている場合があります。しかし、社内に周知していても、申請期限を締め切った後に申請や相談をされることもあるでしょう。
会社で設定している期限を過ぎた後で対応する場合、経理部門の業務負担の増加は避けられません。

3-3. 経費にならない費用が申請される

経費申請されるものの中には、業務に不要なものの費用や水増しした費用も含まれているかもしれません。しかし、1件1件細かく申請内容を確認することは難しいです。ある程度は仕方がないと諦めている企業もあるのではないでしょうか。

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4. 経費精算の業務の課題に対する対策

前述のとおり、経費精算業務には多くの課題があります。本章では、経費精算業務の課題を解決する方法について解説します。

4-1. 複数人で確認する

金額や仕訳の間違いについては、ダブルチェックの徹底で間違ったまま処理することを防げます。とはいえ、確認する人が増えるほど、処理が完了するまでの時間がかかるため、注意が必要です。

4-1. 申請期限やフローの徹底

申請期限を過ぎた後での申請については、対応を経理規程で定めておきましょう。また、「〇〇さんに言えばなんとかしてもらえる」などの甘えも、ルールが徹底されない要因になりかねません。経理部門としての対応方法をあらかじめ決めておくことも大切です。

4-3. 申請理由や目的を確認する

不必要な費用の精算を避けるためには、申請理由や目的を細かく確認しなければなりません。とはいえ、「他部署で発生した費用が、本当に事業に必要だったのか」を経理担当者が判断することは難しいでしょう。事前に購買申請や出張申請をおこなうフローを設けて、部門責任者を含めて承認されたもののみ精算できる仕組みを整えることをおすすめします。

5. 経費精算の業務負担を減らす方法

先ほど解説したとおり、経費精算業務の課題を解決するためには、人手を増やすか、業務を効率化する必要があるでしょう。経理規程を変更するためにも、日々の業務の合間で協議する時間を作らなければなりません。経理業務の負担を減らす方法として主には以下の2つが挙げられます。

1. アウトソーシングを活用する
2. クラウドシステムを導入する

次で詳しく解説します。

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5-1. アウトソーシングを活用する

社内規程の変更や運用方法の見直しなど、業務負荷が一時的に高まる場合はアウトソーシングの活用がおすすめです。新卒社員の配属を増やしたり、中途社員を採用する方法もありますが、業務負荷が落ち着いた時に人員が余ることが考えられます。また、経理の業務経験が浅い場合は即戦力に期待できないだけでなく、人材教育で更に業務の負担が増えるでしょう。
アウトソーシングの場合、多くの企業の経理業務を代行してきた経験者に依頼できるため、正確性にも期待できます。

5-2. クラウドシステムを導入する

継続的に業務負担を減らしたい場合は、クラウドシステムの導入がおすすめです。オンプレミス（自社内にサーバーを構築して利用する）製品とは異なり、導入までの期間が短く、費用も安価な傾向にあります。システムの営業や導入サポートの担当者に確認しながら進めることで、導入の失敗を防げるでしょう。

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6. 経費や仕訳を正しく理解して、効率的に業務を進めよう

経費精算のフローや経費精算をおこなう際に気をつけたいポイントについてご紹介しました。経費精算のミスは会社に損失を与えてしまう場合があります。
本記事でご紹介したポイントを踏まえて、慎重におこなう必要があるでしょう。