「電子帳簿保存法」は、領収書に代表される国税関係帳簿や国税関係書類における電子文書ファイルでの保存を認めた法律です。

法律の制定直後は条件の厳しさから普及が進まなかったものの、幾度かの改正を経て、規制が大幅に緩和されたことから、中小企業へもさらなる浸透が期待されています。

今回は、電子帳簿保存法の改正の概要や領収書を電子化する方法について解説します。また他にも「3日ルール・タイムスタンプ・原本保管と破棄・対応するための手順」についてもご紹介いたします。

1. 電子帳簿保存法の見直しで領収書が保存可能になった

従来、紙で保管されていた文書を電子データとして保存することを可能とした「電子帳簿保存法」は、1998年の制定当初から2016年の法規制見直しに至るまで、対象書類等条件の厳しさから導入可能な企業は限定的でした。

その後、2016年および2020年の法改正で、「金額基準を撤廃」「電子署名は不要（ただしタイムスタンプは必要）」「重要書類以外は大きさや色の情報は不要」といった、大幅な条件の緩和がおこなわれています。

それにより、以前は電子化できる条件が厳しかった領収書についても、タイムスタンプを付与することで、電子データのみでの保存が可能となりました。

とはいえ、領収書を電子化する準備ができておらず不安な方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方にむけて、当サイトでは「5分で読み解く電子帳簿保存法」という資料を無料配布しております。本資料では電子帳簿保存法に関する基礎知識はもちろん、領収書などの書類を電子帳簿保存法に対応した形でどのように電子保存すればよいかを図解つきでわかりやすく解説しております。電子帳簿保存法に対応したいと考えている担当者にとっては大変参考になる資料となっているので、ぜひこちらからご覧ください。

参考記事：【2023年版】電子帳簿保存法とは？概要と改正内容をわかりやすく解説

2. 領収書を電子保存するメリットとは

 

領収書を電子保存することには、次の3つのメリットがあります。

【領収書を電子保存するメリット3つ】

• データの確実な保存が可能
• コストやスペースの削減が可能
• 経費精算の効率化が可能

これら3つのメリットについて具体的にご紹介します。

メリット1. データの確実な保存が可能

電子保存されたデータの場合、バックアップをとっておくことで、万が一データが消えてしまった場合でも、データ復旧が可能です。データの確実な保存のためにも、領収書の電子保存はおすすめです。

メリット2. コストやスペースの削減が可能

領収書を電子保存することで、経費精算に関連する人件費や担当部門の作業時間が大幅に削減できます。また、今まで紙で保存していた場合に必要だった保管スペースについても削減可能です。

メリット3. 経費精算の効率化が可能

領収書を電子データ化が可能になれば、外出先にいる時でもスマホで撮影し、経理担当に即提出できます。

かつての紙の場合では、領収書を保存した上で、帰社後に経理担当に提出しなければならなかったことを考えると、経費精算業務の効率化がさらに進んだと考えてよいのではないでしょうか。

3. 領収書を電子化する方法

 

ここでは、電子帳簿保存法に対応して、領収書を電子保存する方法や手順についてわかりやすくご紹介していきます。

領収書を電子保存するために必要なのは次の手順です。

【領収書を電子保存するために必要な手順】

1. 社内規定の策定とシステム（経費精算システムや電子帳簿保存システム）の選定
2. 運用方法をまとめる
3. 全社に導入する

それでは必要な手順を詳しく見ていきましょう。

手順1. 社内規定の策定と経費精算システムの選定

領収書の電子保存を実施するために、社内規定の作成をおこなうほか、適切なシステム（経費精算システムや電子帳簿保存システム）の選定をおこないましょう。

社内規定を作成する際には、定期検査や事故があった際の再発防止策等の内部統制に関する仕組みを整えることも重要です。

また、経費精算システムの選定を行う場合には、システムが法令に定める要件を満たしているかについても確認をおこなっておかなければなりません。

手順2. 運用方法をまとめる

電子帳簿保存の保存要件には、「操作マニュアルの備付け」も含まれています。

具体的な運用方法をまとめることは、社内の業務を円滑にするだけでなく、電子帳簿保存法の要件を満たすためにも必要です。

あわせて、従業員側の操作マニュアルや期限内に申請しなければならない理由などをまとめた資料を用意することで、全社に導入した時のトラブルを防止することができるでしょう。

手順3. 全社に導入する

規定と運用方法をまとめて、必要なシステムの導入も完了したら、社内に導入していきましょう。

最初から全社に導入すると、問い合わせ窓口がパンクしてしまう可能性もあるため、最初は経理部門だけで試験導入して、徐々に広めていくなどの対策が必要となります。

4. 電子帳簿保存法における領収書の原本保管

 

電子帳簿保存法はこれまでの書類管理を格段に楽にする法律です。

ここでは、領収書の管理方法の変化について解説します。

4-1. 紙の領収書を破棄できる

タイムスタンプなどを用いて電子帳簿保存法に対応した管理方法ができていれば、領収書の原本をファイリングしたり、長い間保管しておく必要はなくなります。

領収書の保管は面倒で手間のかかる作業の一つでしたが、電子帳簿保存法によってこの作業は解決されるでしょう。

4-2. タイムスタンプがなければ領収書は原本保存が必要

タイムスタンプを押してはじめて、電子データは正式な書類として認められます。

経費精算システムを使用することで経費精算を電子化することはできますが、あくまで原本は保管する必要があるのです。

領収書の破棄についてはしっかりとタイミングや条件を理解しておくとよいでしょう。

関連記事：電子帳簿保存法で電子化した領収書の原本って破棄していいの？

5. 領収書を電子化する際の注意点

領収書を電子化するときには、注意しなければならない点が2つあります。

【領収書を電子化するときの注意点2つ】
＊1. 領収書撮影時の解像度に注意する
＊2. 画像データのアップロードは早めにおこなう

これら2点の注意点について詳しく見ていきましょう。

5-1. 注意点1. 領収書撮影時の解像度に注意する

領収書撮影時には、200dpi以上の解像度で読み取り可能な読み取り機器を準備しなければなりません。

なお、スマートフォンやデジタルカメラで領収書を撮影する際には、388万画素以上という解像度要件が定められています。

5-2. 注意点2. 画像データのタイムスタンプ付与は早めにおこなう

画像データの入力期間は社内の事務処理規定により異なります。

早期入力方式をとっている場合はおおむね7営業日以内、業務処理サイクル方式をとっている場合は最長で2ヶ月と7営業日以内とされています。

しかし、業務処理サイクル方式であっても自社の事務処理規定によってはもっと短い可能性もあるため、注意が必要です。

いずれにしても、「速やかにおこなうこと」を義務付けているため、期限いっぱいまで放置するようなことはせず、すぐに処理するべきでしょう。

タイムスタンプを付与していなくても、要件を満たせる場合がある

タイムスタンプの付与は費用が発生するだけでなく、専用のシステムで付与や確認をおこなわなければなりません。

そのため、以前までのタイムスタンプの付与を義務付けられている要件は対応が難しく、二の足を踏んでいる企業も少なくありませんでした。

そのため現在では、以下の要件をタイムスタンプ付与の要件の代わりとすることができるようになっています。

• 入力期間内に記録事項を入力していること
• 入力期間内に入力したことを確認できること
• 訂正や削除をおこなった履歴を確認できる、または、訂正や削除がおこなえないシステムを利用すること

 

6. 領収書の電子データ化はコストの大幅削減や経費精算の効率化が可能！

 

今回は、電子帳簿保存法の条件緩和による領収書の保存方法やメリット、また様々な注意点についてご紹介しました。

領収書の電子データ化を実施することで、費用削減のほか、経費精算の効率化も可能となります。

このようなメリットから、今後さらに領収書電子データ化の流れは加速することでしょう。

法令の緩和より、ますます普及が進むであろう領収書の電子データ化をぜひ、自社にも取り入れてみてはいかがでしょうか。

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