【2022年】電子帳簿保存法の緩和で変わる領収書の管理と注意点 jinjerBlog

【2022年】電子帳簿保存法の緩和で変わる領収書の管理と注意点

「電子帳簿保存法」は、領収書に代表される国税関係帳簿や国税関係書類における電子文書ファイルでの保存を認めた法律です。

法律の制定直後は条件の厳しさから普及が進まなかったものの、幾度かの改正を経て、規制が大幅に緩和されたことから、中小企業へもさらなる浸透が期待されています。

今回は、電子帳簿保存法の見直しによる領収書の「3日ルール・タイムスタンプ・原本保管と破棄・対応するための手順」について解説いたします。

【調査レポート】2022年「改正電子帳簿保存法」に向けた各社の現状とは?

一部猶予が与えられた改正電子帳簿保存法ですが、各社の対応状況はいかがなのでしょうか。
そこで電子帳簿保存法に対応したシステムを提供するjinjer株式会社では「改正電子帳簿保存法対応に向けた課題」に関する実態調査を実施いたしました。

調査レポートには、

・各企業の電帳法対応への危機感
・電帳法に対応できていない理由
・電帳法の対応を予定している時期
・電帳法対応するための予算の有無について

などなど電子帳簿保存法対応に関する各社の現状が示されています。

「各社の電帳法の対応状況が知りたい」「いつから電帳法に対応しようか悩んでいる」というご担当者様はぜひご覧ください。

電帳法調査レポート

1. 電子帳簿保存法の見直しで領収書が保存可能になった

従来、紙で保管されていた文書を電子データとして保存することを可能とした「電子帳簿保存法」は、1998年の制定当初から2016年の法規制見直しに至るまで、対象書類等条件の厳しさから導入可能な企業は限定的でした。

その後、2016年および2020年の法改正で、「金額基準を撤廃」「電子署名は不要(ただしタイムスタンプは必要)」「重要書類以外は大きさや色の情報は不要」といった、大幅な条件の緩和がおこなわれました。

それにより、以前は電子化できる条件が厳しかった領収書についても、タイムスタンプを付与することで、電子データのみでの保存が可能となりました。

2. 領収書を電子保存するメリットとは

領収書を電子保存することには、次の3つのメリットがあります。

【領収書を電子保存するメリット3つ】
*1. データの確実な保存が可能
*2. コストやスペースの削減が可能
*3. 経費精算の効率化が可能

これら3つのメリットについて具体的にご紹介します。

2-1. メリット1. データの確実な保存が可能

電子保存されたデータの場合、バックアップをとっておくことで、万が一データが消えてしまった場合でも、データ復旧が可能です。データの確実な保存のためにも、領収書の電子保存はおすすめです。

2-2. メリット2. コストやスペースの削減が可能

領収書を電子保存することで、経費精算に関連する人件費や担当部門の作業時間が大幅に削減できます。また、今まで紙で保存していた場合に必要だった保管スペースについても削減可能です。

2-3. メリット3. 経費精算の効率化が可能

領収書を電子データ化が可能になれば、外出先にいる時でもスマホで撮影し、経理担当に即提出できます。

かつての紙の場合では、領収書を保存した上で、帰社後に経理担当に提出しなければならなかったことを考えると、経費精算業務の効率化がさらに進んだと考えてよいのではないでしょうか。

3. 電子帳簿保存法における領収書の原本保管

電子帳簿保存法はこれまでの書類管理を格段に楽にする法律です。

ここでは、領収書の管理方法の変化について解説します。

3-1. 領収書の7年間保管は不要になる

タイムスタンプなどを用いて電子帳簿保存法に対応した管理方法ができていれば、領収書の原本をファイリングしたり、長い間保管しておく必要はなくなります。

領収書の保管は面倒で手間のかかる作業の一つでしたが、電子帳簿保存法によってこの作業は解決されるでしょう。

4. 電子帳簿保存法における領収書の破棄

電子帳簿保存法に対応したからといって、領収書の原本をすぐに破棄してよいわけではありません。

ルールをしっかりと理解して不安を無くしていきましょう。

4-1. 定期検査のタイミングで破棄「しなければならない」

※2021年の電子帳簿保存法改正により、適正事務処理要件(相互けん制、定期検査等)が廃止されました。
よって2022年の施行より不要となります。

不正を防止するためにも、第三者による定期検査終了後に領収書の原本を破棄することは大切です。

「定期検査は年に一回以上実施しなければならない」義務があるため、仮に定期検査を年に一回とするならば一年間は領収書の原本を保管しなければなりません。

また、電子保存した領収書は原本で保存しておくことができません。電子帳簿保存法に対応した電子保存であれば、電子化した領収書が原本とみなされるためです。

4-2. タイムスタンプがなければ領収書は原本保存が必要

タイムスタンプを押してはじめて、電子データは正式な書類として認められます。

経費精算システムを使用することで経費精算を電子化することはできますが、あくまで原本は保管する必要があるのです。

領収書の破棄についてはしっかりとタイミングや条件を理解しておくとよいでしょう。

関連記事:電子帳簿保存法で電子化した領収書の原本って破棄していいの?

5. 電子帳簿保存法における領収書の電子化は概ね3日以内

※2021年の電子帳簿保存法改正により、2022年の施行より最長約2か月と概ね7営業日以内になります。

領収書を電子化するときには、注意しなければならない点が2つあります。

【領収書を電子化するときの注意点2つ】
*1. 領収書撮影時の解像度に注意する
*2. 画像データのアップロードは早めにおこなう

これら2点の注意点について詳しく見ていきましょう。

5-1. 注意点1. 領収書撮影時の解像度に注意する

領収書撮影時には、200dpi以上の解像度で読み取り可能な読み取り機器を準備しなければなりません。

なお、スマートフォンやデジタルカメラで領収書を撮影する際には、388万画素以上という解像度要件が定められています。

5-2. 注意点2. 画像データのタイムスタンプ付与は早めにおこなう

領収書画像データのタイムスタンプ付与は、3営業日以内に電子化して実施するようにしましょう。

なお、領収書の原本は、照合が完了し、定期検査が終了するまで破棄できませんので、注意しましょう。

6. 電子化した領収書を保存する際の注意点

領収書を電子化して保存する際には、次の3点に注意する必要があります。

【領収書を保存する際の注意点3つ】

  1. 事前に税務署への申請をしなければならない
  2. 領収書の電子データには「タイムスタンプ」の付与が必要
  3. 撮影書類の廃棄は不可

これら3つの注意点について具体的にご紹介いたします。

6-1. 注意点1. 事前に税務署への申請をしなければならない

※2021年の電子帳簿保存法改正により、税務署長への事前承認制度が廃止されました。
よって2022年の施行より申請が不要となります。

領収書を電子化して保存するためには、前もって税務署への申請・承認までをおこなっておく必要があります。

原則、電子データ保存開始を希望する3ヶ月前までには、必要事項を記入した申請書を税務署に提出するようにしましょう。

6-2. 注意点2. 領収書の電子データには「タイムスタンプ」の付与が必要

領収書を電子データ化する際には、タイムスタンプを付与しなければなりません。認定された事業者がおこなうタイムスタンプの付与は、領収書の撮影時刻を証明する重要なデータとなります。

なお、タイムスタンプ付与は、受領後3営業日以内に電子化して完了させるようにしましょう。

6-3. 注意点3. 撮影書類の廃棄は不可

撮影に使用した紙の書類については、撮影後に即廃棄しないように気をつけましょう。

領収書の原本と電子データを比較し、正常に電子データ化できているかについて確認する必要があるためです。

第三者による確認が済めば、紙の書類の破棄も可能です。

7. 領収書を電子化する方法

ここでは、領収書を電子保存する方法をご説明するため、電子保存するために必要な手順についてご紹介していきます。

領収書を電子保存するために必要なのは次の手順です。

【領収書を電子保存するために必要な手順】
*1. 社内規定の策定と経費精算システムの選定
*2. 税務署への申請
*3. 領収書の電子保存処理

それでは必要な手順を詳しく見ていきましょう。

7-1. 手順1. 社内規定の策定と経費精算システムの選定

領収書の電子保存を実施するために、社内規定の作成をおこなうほか、適切な経費精算システムの選定をおこないましょう。

社内規定を作成する際には、定期検査や事故があった際の再発防止策等の内部統制に関する仕組みを整えることも重要です。

また、経費精算システムの選定を行う場合には、システムが法令に定める要件を満たしているかについても確認をおこなっておかなければなりません。

7-2. 手順2. 税務署への申請

※2021年の電子帳簿保存法改正により、税務署長への事前承認制度が廃止されました。
よって2022年の施行より申請が不要となります。

税務署に、領収書を電子保存するために必要な申請をおこないます。

原則として、申請は、スキャナ保存を開始する日の3ヶ月前までに実施しなければなりません。

必要書類を準備したうえで、余裕をもった申請をおこなうようにしましょう。

7-3. 手順3. 領収書の電子保存処理

税務署からの承認を得られた後、電子保存した領収書の処理を実施します。

なお、領収書の電子化を実施するためには、注意すべき点があります。

領収書を電子化するときの注意点については、次でご説明いたします。実際の書類電子化をする前には、あらかじめ確認しておきましょう。

8. 領収書の電子データ化はコストの大幅削減や経費精算の効率化が可能!

今回は、電子帳簿保存法の条件緩和による領収書の保存方法やメリット、また様々な注意点についてご紹介しました。

領収書の電子データ化を実施することで、コストダウンのほか、経費精算の効率化も可能となります。

このようなメリットから、今後さらに領収書電子データ化の流れは加速することでしょう。

法令の緩和より、ますます普及がすすむであろう領収書の電子データ化をぜひ、自社にも取り入れてみてはいかがでしょうか。

関連記事:電子帳簿保存法のここが知りたい!領収書に署名が必要な理由2つ

2020年、2022年の電子帳簿保存法改正を
わかりやすく総まとめ!

1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、2020年10月や2021年の改正によって企業が電子帳簿保存法に対応するハードルが格段に下がりました。

しかし、電子帳簿保存法に対応すれば業務が効率化されると言っても、要件や法律そのものの内容、対応の手順など理解しなければならないことは多いです。

「どうにか電子帳簿保存法を簡単に理解したいけど、自分で調べてもいまいちポイントがわからない・・・」とお悩みの方は「5分で読み解く!電子帳簿保存法まとめbook」をぜひご覧ください。

資料では

・電子帳簿保存法の内容に関するわかりやすい解説
・2020年10月の改正内容と2022年の施行内容のポイント
・今後電子帳簿保存法に対応していくための準備や要件

など、電子帳簿保存法に関する内容を総まとめで解説しています。

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