旅費精算をはじめとする経費精算をする際に用いられる方法として、小口現金と振込が考えられます。

小口現金の管理と聞くと、あまり良いイメージが湧かない経理担当者も多いのではないでしょうか。

今回は、小口現金と振込の違いや振込に変えることによるメリット、デメリット、業務フローの変化などを解説いたします。

1. 旅費精算の小口現金による精算と振込による精算

まずはじめに、小口現金での精算と振込による精算について、基本的な内容を再度理解しておきましょう。

ここでは、小口現金での精算と振込による精算について解説いたします。

1-1. 小口現金による精算

小口現金とは、手元に置いてある会社の現金のことであり、交通費や備品などを購入した際に使用する少額の現金になります。

小口現金を使用する際は、入出金の際に都度その内容を出納表へ記載することが必要です。

小口現金の残高と帳簿残高の金額は常に合っている必要があり、もし1円でもずれてしまうと、再度計算しなおしたり、領収書やレシートなどの書類を確認したりと、手間と時間がかかります。

また、現金を手元に置くことで盗難や横領などのリスクも生じる危険性があるため、注意が必要になります。

1-2. 振込による精算

振込による精算とは、小口現金を手元に置かず、毎月の特定の日に振込による精算をおこなうことです。

現金の管理は基本的にはなくなります。また、小口現金のように頻繁に入出金したり、出納表の管理をしたりする作業はなくなり、精算業務を大幅に効率化できます。

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2. 小口現金から振込へ変更するメリット

旅費精算や交通費精算は性質上振込を利用する方が、ミスなく円滑に精算がおこなえます。

経費精算システムであれば、申請や承認、支払処理の業務工数を大幅に削減できるため、小口現金からの切り替え方法として活用する企業が増えてきているのです。

経費精算システムの活用は、小口現金を無くすことができるだけでなく、申請者・承認者・管理者にさまざまなメリットがあるので、確認しましょう。

ここでは、経費精算システムを使用して、小口現金から口座振込に切り替えた場合のメリットを解説します。

2-1. 申請者のメリット

経費精算システムを導入することで、記入項目を減らすことが可能です。

項目が減ることで、記載する手間や申請ミスによる差し戻しもなくなるため、従業員にとっても大きなメリットがあると言えるでしょう。

① スマートフォンに対応していればどこからでも申請が可能

スマートフォンを使用することで、場所を選ばずに経費精算申請をおこなうことができるようになります。

領収書やレシートも写真を撮影して添付するだけなので、空いた時間で手軽に申請作業をおこなうことができます。

② 申請に対する承認状況のステータス確認が可能

スマートフォンやパソコンから、申請が承認済みなのか、未承認なのかを確認することができます。

③ 交通費の自動計算や定期区間金額の自動控除でミスの削減

経費精算システムを使用すれば、移動区間を入力するだけで金額が自動で計算されます。また、定期区間金額を自動控除できるため、ミスのない正確な精算を実現することができます。

2-2. 承認者のメリット

紙の申請書類の場合、他の書類に埋もれてしまうなどして、申請者や経理担当者から催促されてもすぐに見つけられないこともあるでしょう。

また、申請書類の紛失や申請期限切れなどのリスクも存在します。

経費精算システムであれば、システムにログインしてすぐに内容を確認できるうえに、書類もデータ化されているため、紛失のリスクも大幅に削減できます。

通知が届くシステムを利用すれば、申請されたことを確認できるだけでなく、承認期限が迫っていることも確実に連絡できるため、期限切れの書類が経理担当者の手元に届くことも無くなるでしょう。

① 承認依頼の管理が簡単に

承認依頼が来ると、承認者の画面に対応すべき申請が通知されます。

一目で対応する必要のある申請がわかるため、承認漏れの防止や依頼された申請の管理工数を削減することができます。

② 場所を選ばず承認作業が可能

申請者と同じく、スマートフォンを活用すれば場所に関係なく承認作業をおこなうことがかのうになります。

承認者は、承認作業のためだけにわざわざ会社に戻る必要がなくなり、移動時間や空いた時間に承認作業ができるようになります。

承認のタイミングで発生していた歩留まりも解消できますので、精算業務をよりスムーズにおこなうことが可能です。

③ 確認工数の削減

経費精算システムを使用すれば、申請書類作成のタイミングでミスを最小限にすることができるため、承認者の確認工数を大幅に減らすことができます。

2-3. 経理担当者のメリット

先述のとおり、経費精算システムの導入は申請や承認のトラブルを大幅に減らすことが可能です。

また、領収書をデータ保存することで、保存場所の用意や領収書の糊付け、ファイリング作業などの手間も減らせます。

① 確認作業を大幅削減

経費精算システムを使用すれば、精算書類の作成時に必須項目を設定することができるため、書類の抜け漏れをなくすことができます。

また、金額の自動計算や定期区間金額の自動控除などの機能によって、経理担当者が今まで時間をかけて確認していた項目の確認作業が大幅に削減されます。

② 自動仕訳

経費精算システムを使えば、面倒だった仕訳作業を自動化することができます。

システムで設定された通りに仕訳がおこなわれるため、ミスや手間なく仕訳をおこなうことが可能です。

③ 領収書やレシートのデータ保存が可能

経費精算システムを使用することで、領収書やレシートをデータで保存することが可能になります。

領収書の保管は場所も取りますし、保管期間も決まっているため長い間管理する必要がありますが、経費精算システムを使用すれば、より簡単に管理することが可能になります。

3. 振込を利用する際のデメリット

先述のとおり、旅費精算や交通費精算に振込を利用することで、経理担当者だけでなく、各従業員の負担も減らすことができます。

その反面、振込手数料などのデメリットも存在することを確認しておきましょう。

振込によるデメリットについて理解しておくことで、より導入時のイメージを持つことができます。

3-1. 振込手数料がかかる

まず考えるべきなのは振込手数料です。

旅費精算のために振込を利用すると、毎回振込手数料がかかります。

社員がほとんど出張することがない会社であればよいですが、多くの社員が出張する会社であれば振込手数料だけでもかなりの金額になります。

もし可能であれば、各社員に出張費を含めた経費精算用の口座を作ってもらうとよいでしょう。

他にも給与と一緒に旅費精算をおこなうという形を取れば、振込手数料を節約できます。

3-2. 月に何回振り込むかを検討すべき

旅費精算は高額になることがあるので、月に1回の振り込みでは社員に負担がかかる恐れがあります。

十数万円の経費を立て替えているので、給料日前に生活費が足りなくなってしまう、クレジットカードの引き落としまでに口座の残高が少なくなってしまうといったことも考えられるでしょう。

そのため、給与支払日とは別で精算可能日を設定している企業もあります。

振込で旅費精算を行うことを検討している場合には、社員が不満を抱かないよう、振込回数や振込日をよく検討しなければなりません。

3-3. 振込による新たな業務も発生する

小口現金から振込にすると、経理担当者の負担の軽減につながりますが、振込に伴う新たな業務が発生することがあります。

とくにエクセルなどを使って旅費精算の振込を管理しているのであれば、毎回振込の際に金額や口座番号などを入力する業務が必要となります。

出張する社員が多い会社では、この作業が経理担当者の負担になる可能性があるでしょう。

経費精算システムの導入も視野に入れて、どうすれば低コストで経理業務が効率的におこなえるかを考えなければなりません。

3-4. 振込口座と給与口座を分けてほしい従業員もいる

振込での精算では基本的に給与支払いと合わせて振込がおこなわれるのが一般的ですが、給与の振込口座と経費の振込口座を分けてほしいという要望が出てくる企業も少なくないようです。

導入前に、振込口座に関して従業員に確認しておく必要や、ルールに関しての周知は必要不可欠でしょう。

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4. まとめ

小口現金での交通費精算や旅費精算は、金額の大きさや経理担当者の負担の大きさからあまりおすすめできません。

一方で振込を利用すれば、現金の管理や出納帳への記入などの業務がなくなり負担を大幅に軽減できます。

ただし振込回数が少ないと社員が不満を覚える可能性もあるので、バランスを考えながら会社に適した振込方法を慎重に検討しましょう。