旅費精算は小口現金より振込がおすすめな3つの理由

旅費精算をするときに用いられる方法として、小口現金と振込が考えられます。

しかし、経理担当者の業務の負担を考えると、小口現金よりも振込の方がおすすめといえます。

では旅費精算に振込がおすすめといえる理由と振込を利用する際の注意点について解説します。

これだけ抑えておけば大丈夫!「経費精算システム導入完全ガイド」

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1. 旅費精算は振込利用がおすすめな3つの理由

旅費精算は性質上振込を利用する方がスムーズに精算がおこなえます。

では、その理由のいくつかについて考えてみましょう。

1-1. 旅費精算は高額になる傾向がある

まず、旅費精算は、金額が大きくなる傾向があります。

電車やバス、タクシー、飛行機を使って遠隔地に出張した場合、旅費交通費だけで数万円の経費がかかる可能性があります。

それに加えて、泊りがけの出張であれば宿泊費がかかりますし、食事をした場合には飲食費も経費となります。

出張の期間が長くなったり、海外への出張だったりすれば、旅費精算は数万円から十数万円になることでしょう。

小口現金は、普段の業務で購入した事務用品や切手の購入といった、少額の経費を精算するために用意されているものです。

そのため、数万円から十数万円、あるいはそれ以上の高額な経費を精算するのには不向きです。

1-2. 経理担当者の負担の軽減

旅費精算を振込にすると、経理担当者の負担を大幅に減らすことができます。

小口現金の場合、どれほどわずかな金額の経費であっても出納長に出金について記入し、その日の業務が終了したあとに現金の残高と帳簿を照らし合わせて、間違いがないか確認しなければなりません。

もし1円でも違っていれば、理由が分かるまで残高を確認したり、領収書を照合したりしてなぜ違いが出ているのかを調べる必要があります。

小口現金のために経理担当者が費やしている時間や労力は大きいので、振込にすることでかなりの負担を軽減することが可能となるでしょう。

1-3. 盗難・紛失のリスクがなくなる

小口現金で旅費精算をしている場合、現金が盗まれてしまったり紛失してしまったりするリスクがあります。

可能な限り注意していても、その場に現金がある限り盗難や紛失のリスクはゼロにはなりません。

一方旅費精算を振込にすれば、現金を保管しておく必要がないためこうした心配はなくなり、業務に集中できるでしょう。

2. 旅費精算に振込を利用するには?

旅費精算に振込を利用するためには、従来通り出張した社員に旅費精算書を作成してもらう必要があります。

旅費精算書が上司に提出され承認を得たら、経理担当者が旅費精算書と領収書をチェックします。

旅費精算書と領収書が問題なければ、会計ソフトなどを利用して振込の用意をして指定日に振込をおこないます。

経理担当者が書類をチェックする手間はかかりますが、現金を管理する必要がないという点で振込は大きなメリットがあるといえるでしょう。

3. 旅費精算で振込を利用する際の3つの注意点

旅費精算に振込を利用すると便利ですが、いくつかの注意点があることも覚えておく必要があります。

この注意点について理解しておくと、より効率的な業務が可能となるでしょう。

3-1. 振込手数料がかかる

まず考えるべきなのは振込手数料です。

旅費精算のために振込を利用すると、毎回振込手数料がかかります。

社員がほとんど出張することがない会社であればよいですが、多くの社員が出張する会社であれば振込手数料だけでもかなりの金額になります。

もし可能であれば、各社員に出張費を含めた経費精算用の口座を作ってもらうとよいでしょう。

他にも給与と一緒に旅費精算を行うという形を取れば、振込手数料を節約できます。

3-2. 月に何回振り込むかを検討すべき

旅費精算は高額になることがあるので、月に1回の振り込みでは社員に負担がかかる恐れがあります。

十数万円の経費を立て替えているので、給料日前に生活費が足りなくなってしまう、クレジットカードの引き落としまでに口座の残高が少なくなってしまうといったことも考えられるでしょう。

そのため多くの会社では月に2回、給料日前やクレジットカードの引き落とし前に振込で旅費精算をしています。

さらに、週に1回旅費精算をしている会社もあります。

振込で旅費精算を行うことを検討している場合には、社員が不満を抱かないように振込回数をよく検討する必要があります。

3-3. 振込による新たな業務も発生する

小口現金から振込にすると、経理担当者の負担の軽減につながりますが、振込に伴う新たな業務が発生することがあります。

とくにエクセルなどを使って旅費精算の振込を管理しているのであれば、毎回振込の際に金額や口座番号などを入力する業務が必要となります。

出張する社員が多い会社では、この作業が経理担当者の負担になる可能性があるでしょう。

経費精算システムの導入も視野に入れて、どうすれば低コストで経理業務が効率的に行えるかを考えなければなりません。

4. まとめ

小口現金での旅費精算は、金額の大きさや経理担当者の負担の大きさからあまりおすすめできません。

一方で振込を利用すれば、現金の管理や出納帳への記入などの業務がなくなり負担を大幅に軽減できます。

ただし振込回数が少ないと社員が不満を覚える可能性もあるので、バランスを考えながら会社に適した振込方法を慎重に検討しましょう。

経費精算システムの導入で工数削減を実現

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