企業が労働者や取引にかかわる帳簿を保存することは以前から義務付けられてきました。

しかし2020年10月1日から電子帳簿保存法が改正され、保存要件が緩和されることになりました。

今回は、電子帳簿保存法についての基礎知識から今回の改正内容、電子化できる書類やできない書類、対応要件、申請の方法まで幅広く解説します。

1. 電子帳簿保存法の概要

 

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿・書類を一定の条件を満たせば電子化して保存することを認める法律です。本法律は、パソコンがビジネス・日常ともに普及した1998年に制定されたのち、技術革新や業務負荷の軽減を目的に改定されてきました。

電子帳簿保存法では、以下の3つの要件を定めています。

• スキャナ保存要件（書面で交付・受領した書類を電子保存するための要件）
• 電子取引データ保存要件（電子データで交付・受領した書類の保存要件）
• 電子帳簿保存要件（電子データで国税関係帳簿の作成・保管の要件）

 

電子保存する書類の種類や発行方法によって要件が異なるため、注意しましょう。

1-1. 電子帳簿保存法とは

1998年に初めて電子帳簿保存法が施行され、その後2005年、2015年、2016年、2020年と改正が進められてきました。

① 2016年の改正

とくに2016年の改正では、スマートフォンで撮影した領収書であってもデータとして保存できるようになったことから、企業が一層電子データを利用するようになりました。

② 2020年の改正

さらに2020年10月に電子帳簿保存法が改正されたことにより、いよいよ企業が電子データによる書類の保存を進めていくと予想されています。

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1-2. 電子帳簿保存法で定めていること

電子帳簿保存法では、どのような書類を電子的に保存できるのかが定められています。

書類の保存方法は、主に電磁的記録とスキャナによる保存ですが、それぞれ対象となる書類が異なります。

① 電子的記録（データ保存）

電磁的記録とは、パソコンで作成したデータを保存するもので、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿、会社の決算書類、領収書や請求書といった税金関係の書類すべてが電子的な形で保存可能です。

② スキャナ保存

一方スキャナによる保存は、請求書、領収書、注文書など国税関係の書類にのみ適用されます。

帳簿や決算書類はスキャナで保存することはできないので注意が必要です。

関連記事：電子帳簿保存法で押さえるべき保存要件をまとめて解説

2. 電子帳簿保存法の対象書類と対象外書類

 

電子帳簿保存法は、前述のとおり国税関係帳簿・書類を電子データで作成・管理する要件をまとめています。本法律の対象外の書類は、別法で定められた規定に従う必要があるため注意しましょう。

本章では、電子帳簿保存法の対象書類と対象外書類について解説します。

2-1. 電子データ保存の対象帳簿・書類

電子帳簿保存法の対象となる書類は以下のとおりです。

受領方法		分類	対象書類
電子データで作成・受領した場合	書面で作成・受領した場合
電子保存できる	スキャナ保存できない	帳簿	仕訳帳、売上・仕入帳、経費帳、現金出納帳、買掛帳、売掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳など
		決算書類	損益計算書、貸借対照表、棚卸表、他決算に関する書類
電子データ保存しなければならない	スキャナ保存できる	重要書類に分類される証憑類	モノやお金の流れに直結する書類 例）納品書、領収書、請求書、契約書、契約の申込書など
		一般書類に分類される証憑類	モノやお金の流れに直結しない書類 例）注文書、見積書、検収書など

電子帳簿保存法は、書面で作成・受領した書類は書面での保存も認めていますが、電子データで作成・受領した書類を書面で保存することは認めていません。
また、書面で作成した帳簿類や決算書類を電子データにすることもできないため、注意しましょう。帳簿類や決算書類を電子保存するためには、一貫して電子データで作成する必要があります。

2-2. 電子データ保存の対象外となる帳簿・書類

電子帳簿保存法では、電子データで保存する要件を定めています。そのため、要件を満たしていない帳簿や書類は電子データで保存することができません。
電子保存の対象外となる主な書類は以下のとおりです。

関連記事：電子帳簿保存法の緩和で領収書が保存可能に！その方法や注意点を解説

3. 電子帳簿保存法に対応するための保存要件

 

5. e-文書法と電子帳簿保存法の違い

 

e-文書法と電子帳簿保存法の大きな違いの1つとして、電子化に当たり承認が必要かどうかがあります。
電子帳簿保存法に則って国税関係書類を電子化する場合は、税務署長の申請して承認を受ける必要がありますが、e-文書法の場合は承認が必要ありません。
関連記事：電子帳簿保存法とe-文書法って何が違うの？スキャナ保存できる書類は？疑問を解決

6. 電子帳簿保存法対応後の注意点

 

電子帳簿保存法に対応した後も、注意しなければならない点があります。

ここでは、電子帳簿保存法に対応した後のポイントを解説します。

6-1. 領収書の原本の取り扱い方

電子化したからといって、すぐに領収書の原本を廃棄していいわけではありません。

領収書原本の取り扱い方は以下の通りです。

① 領収書の原本は「定期検査後」に廃棄できる

領収書の原本は定期検査後に廃棄することができます。定期検査は「1年に1回以上」おこなうことが義務付けられています。

そのため、定期検査まではしっかりと保管するようにしましょう。

② 定期検査後の領収書は廃棄「しなければいけない」

※2021年の電子帳簿保存法改正により、適正事務処理要件（相互けん制、定期検査等）が廃止されました。
よって2022年の施行より不要となります。

定期検査後の領収書の原本は廃棄しなければなりません。タイムスタンプが押された時点で原本は電子化された領収書になりますので、紙の領収書は原本ではなくなります。

定期検査後は速やかに紙の領収書を廃棄しましょう。

③ 税務調査への対応はしっかりとおこなう

電子帳簿保存法に対応した後でも税務調査への対応は変わりません。

電子データで国税関係書類を管理する場合でも、税務調査の準備は、従来通りしっかりとやっておく必要があります。

入念な準備を怠ってしまうと、税務調査にかかる日数が長くなったりするからです。事前に税理士等と打ち合わせをおこない、税務リスクの洗い出しもしておいた方がいいでしょう。

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7. 電子帳簿保存法に違反してしまった場合の罰則は？

 

9-1. 青色申告の承認を取り消される

青色申告は、最大65万円の特別控除をはじめとしたさまざまな税金に関する特例が適用されることが特徴です。

この青色申告の承認が取り消されてしまうと、これらの特例が受けられないだけでなく、欠損金の繰越しもできなくなります。

同時に、青色申告の承認が解除されたという事実が、会社としての信用を著しく損なってしまうことにも注意が必要です。

9-2. 追徴課税や推計課税を課される

青色申告の承認が取り消されると白色申告者となってしまいますが、白色申告では、青色申告に適用されていた特例がないだけでなく、「推計課税」が課されます。

「推計課税」とは、税務署が推計して所得税や法人税の額を決定し課税をおこなうことです。

推計であるため、いわば税務署の言い値で税額が決められてしまうことになり、会社としては痛い出費となるでしょう。

また、書類のデータ化や保存をきちんと行っていないということは、それ以外の国税関係帳簿書類も定められた方法で保管していないとみなされる可能性があります。

そこから、各税法の違反が疑われたり、違反しているとみなされたりすれば、さらに厳しい追及を受け、追徴課税を納めなければならない結果になる恐れもあります。

9-3. 会社法により過料が科せられる場合もある

会社が電子帳簿保存法以外にも遵守すべき法律として、会社法があります。

会社法第976条には帳簿や書類の記録・保存についての規定があり、ここに規定されている保存義務に違反したり、虚偽の記帳を行ったりした場合は、100万円以下の過料が科せられます。

そのため、帳簿や書類の保存に関しては、電子帳簿保存法だけでなく、会社法についてもきちんと確認しておきましょう。

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10. 経費精算システムを活用して業務を楽にしよう

 

電子帳簿保存法の緩和によって、今までよりもさらに書類の電子化のハードルが下がりました。

今後は電子化がより実務に活用できるようになるでしょう。

システム導入や電子帳簿保存法への対応は時間がかかりますので、早めに調べておくことをおすすめします。

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