電子帳簿保存法の改正により、経費精算の業務に大きな影響を及ぼす場合があります。電子帳簿保存法は数年おきに改正があるので、最新の改正ポイント抑えて、まずは、しっかりと理解することが大切です。

この記事では、電子帳簿保存法の対応に必要な基礎知識から、経費精算システムによる電子帳簿保存法の対応をすることのメリットをまとめていますので、最後まで是非、読んでみてください。

1. 電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法によって変わる経理業務を解説する前に、まずは電子帳簿保存法がどのような法律なのかを再度確認しておきましょう。

1-1. 電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、帳簿や領収書などの処理にかかる負担軽減のために電子データでの保存を認めた法律です。

電子帳簿保存法は1998年に制定された法律で、その後何度か改正がおこなわれてきました。

たとえば、2005年にはスキャンしたデータで書類を保管することも可能になりました。

続いて2015年には、保存要件が緩和され企業が電子データの保存に取り組みやすい改正がおこなわれています。

その後2016年に大幅な要件の緩和がおこなわれ、経費精算の手間が大幅に削減できるようになりました。スマートフォンやデジカメで撮影した領収書であっても、電子保存が可能になったのです。

これは企業にとって非常に大きな変化でした。

そして2020年10月の改正から2021年に再度改正され、2022年1月に施行されます。

このように電子帳簿保存法は改正を繰り返して、企業がより簡単に電子データの保存に取り組めるようになってきました。

2. 2020年10月の電子帳簿保存法改正での変更点

では、2020年の電子帳簿保存法改正で、具体的にどのようなポイントが変更されたのでしょうか。

電子的記録の保存要件の選択肢が増えたのが改正の内容です。

さっそく今回の電子帳簿保存法改正の重要な2つのポイントを見ていきましょう。

2-1. 受領側のタイムスタンプ付与が一部不要に

まず非常に重要なポイントは、電子取引において電子的記録の保存要件が緩和されました。

これまでも電子取引において、電子的記録の保存は認められていましたが、保存要件が厳しく企業によっては導入することが難しい状況でした。

① 改正前のタイムスタンプ要件

改正前には、発行者がタイムスタンプを付与した請求書や納品書を送付し、受領者はデータの受領後速やかにタイムスタンプを付与しなければなりませんでした。

このタイムスタンプは、ある時刻に該当する電子データが確かに存在していたこと、スタンプに記載されている時刻以降訂正・追加・削除されていないことを示すものです。

改正前では領収書などの書類を受領後、タイムスタンプを3日以内に付与しなければなりませんでした。

もし3日以内にタイムスタンプが付与できない場合、その書類は電子データとして保存することができなくなってしまっていたのです。

請求書を受領する企業からすると、このタイムスタンプは負担となってきました。

もし金額の大きい請求書があった場合、タイムスタンプの付与を忘れるとその後の手続きが面倒だったからです。

② 改正後のタイムスタンプ要件

しかし、2020年の電子帳簿保存法改正により、この点が大きく変わりました。

2020年10月より、請求書などに発行者側でタイムスタンプを付与すれば、受領者はタイムスタンプを付与する必要がなくなりました。

発行者側がタイムスタンプを付与していてくれれば、受領者側は受け取った書類をそのまま電子保存することができるようになったのです。

2-2. 領収書が一部不要に

2020年の電子帳簿保存法改正によって変更となったもう一つの点は、データを自由に改変できないシステムやクラウドサービスを利用している場合、利用明細を領収書の代わりとして使用することができることです。

① 改正前の保存要件

電子データを保存する場合、どうしても改ざんのリスクがあります。

税務署の目をごまかすために電子データを改ざんしてしまう企業が出てこないという保証はありません。

そのため、帳簿や領収書などを電子データとして保存するためには、書類を改ざんできないようなルール作りが必須でした。

電子帳簿保存法では、訂正や追記、削除の履歴を残し、正当な理由なく訂正・削除した場合の事務処理規定を定めることを企業に求めていました。

企業はこの事務処理規定を定めたうえで、それに沿った運用をおこなうことで電子帳簿保存法の要件を満たしていたのです。

② 改正後の保存要件

しかし2020年の電子帳簿保存法改正により、データを自由に改変できない経費精算システムやクラウドサービスを使用すれば、電子データをそのまま保存してもよいことになりました。

たいていの場合、経費精算システムやクラウドサービスでは、データを訂正・追加・削除した際に履歴が残るようになっています。

これにより正当な理由なくデータを訂正・削除することができなくなったため、電子データを保存するハードルが下がったといえるでしょう。

3. 電子帳簿保存法に対応する経費精算システムの選び方

電子帳簿保存法に対応する経費精算システム選びには、3つのポイントがあります。簡単にはシステムを変更できなくなりますので、違いをしっかりと理解しておくことが大切です。

3-1. 多角的な視点で経費精算システムの導入を検討すること

経費精算システムは、長期的な視点で選ぶことが大切です。

ついつい初期費用の安さに意識が向いてしまう場合もありますが、維持費が高くつくシステムを選ぶと、経費削減のメリットが少なくなります。

もし、経費精算システムを導入したいが、初期費用を捻出するのが困難なら、導入時期を変更することも重要な決断になります。

無理をして電子データ化した書類に拘るよりは、自社にとって最適なタイミングで始める方が良いです。逆に経理担当者の負担が膨大になっている場合は、適用を急ぐのも良いと思います。

3-2. 経費精算システムの使い勝手の評判を確認しておく

経費精算システムは、費用だけでなく、使い勝手の良さも検討する必要があります。

いくら費用が安いからといって、経理担当者のストレスになるようなシステムでは、何のために電子帳簿保存法の適用を受けるのか分かりません。

経費精算システムを使っている方の口コミは、ネットで検索すれば、簡単に見つかります。

良い口コミと悪い口コミを総合的に分析することで、経費精算システムごとの特徴が掴めると思います。

経費精算システムの体験ができるセミナーなどもありますので、参加してみるのも良いと思います。

3-3. 経費精算システムのサポート体制とセキュリティもしっかり確認しておく

経費精算システムの違いは、機能だけではありません。機能以外で事前に確認しておいた方が良いのは、サポート体制とセキュリティ面です。

サポート体制が充実していた方が良いのは言うまでもありませんが、しっかりと説明を読んで、「どんなユーザーを想定しているか？」をイメージします。

パソコンの操作に不慣れな方を想定していたり、基礎知識があることが前提となっている場合もあります。FAQを充実させているかどうかも、判断材料になります。

セキュリティ面は、災害などの万一の際のバックアップ体制がとられているかどうかです。各社の説明を比較すれば、どのような考えでサービスを提供しているかが分かると思います。

4. 電子帳簿保存法と経費精算システムを十分に理解することが大切

電子帳簿保存法を理解せずに適用を受けてしまうと、思わぬデメリットに戸惑うことがあります。経費精算システムの違いを理解せずに選んでしまうのも、同様です。

逆に十分に制度や経費精算システムを理解すれば、迷うことなく決断できるでしょう。まずは、迷いがなくなるまで、しっかりと理解することから始めるのが良いと思います。