経費処理時の領収書を電子化しよう!法律・メリット・方法を解説 | jinjerBlog

経費処理時の領収書を電子化しよう!法律・メリット・方法を解説

経費処理の作業量はときに膨大になることがあり、多くの人員が必要とされてきました。

しかし現在ではリモートワークが急速に浸透するにつれ、請求書や領収書もペーパーレス化・電子化が進んできています。

現在、領収書をはじめとした書類の電子化が大変注目を集めております。

しかし、法律や手続き、電子化の方法など、初めて書類の電子化を進める企業にとっては難しいことが多く、不安がある方も多いのではないでしょうか。

今回は、領収書の電子化に関する法律や手続き、方法についてわかりやすく解説いたします。

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは?】

「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」

など、従業員からの経費申請ミスに頭を悩ませていませんか?
経費申請は従業員が行うため、従業員がわかりやすい運用にすることが必要不可欠です。

そこで頼りになるのが、経費精算システムです。経費精算システムを利用すれば、交通費の自動計算やICカードの読み取り、またシステム上で申請ルールを設定することで間違った申請が上がりにくくすることができ、従業員の申請ミスを軽減することが可能です。

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経費精算の課題解決

1. 領収書の電子化を進める際に確認する必要のある法律

まずは、領収書の電子化を進める際に確認しておいた方がよい「電子帳簿保存法」について解説していきます。

法律をしっかりと理解して、安心して電子化を進められるようにしましょう。

1-1. 2016年の電子帳簿保存法の改正

2016年にスキャナによる保存要件が緩和しました。

概要をまとめると、「スマートフォンでの電子化保存」と「領収書のサイズがA4以下の場合に、大きさに関する情報が不要」の2点があらたに加わりました。

つまり、法律上、スマートフォンで撮影した領収書の電子化保存が認められ、経費精算時の領収書をはじめとした、日常的に発生する業務により深く電子化が活用できるようになったのです。

1-2. 電子帳簿保存法で認められている帳簿書類

電子帳簿保存法でよって電子化保存が認められている書類は以下の通りです。

電子化をお考えの方は、どの書類が電子化できるのかしっかりと理解しておくとよいでしょう。

電子保存が認められている書類一覧

分類

総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金・買掛金元帳固定資産台帳、売上・仕入帳など

国税関係帳簿

棚卸表、貸借対照表、損益計算書、その他決算に関して作成した書類

国税関係書類
(決算関係書類)

領収書、契約書、請求書、納品書など

国税関係書類
(その他の証憑類)

見積書、注文書など

一般書類

2. 領収書を電子化する方法を確認しよう

経費処理を電子化するためには手続きが必要ですが、ツールも非常に重要です。自社に合ったツールを採用すれば、電子化をスムーズにおこなうことができるでしょう。

2-1. スマートフォンに対応した経費精算システムの活用

経費処理を電子化するためによく用いられるのが、「経費精算システム」です。

最近ではスマートフォンやタブレットを通して経費処理がおこなえる、スマートフォンアプリ型のシステムも販売されています。

領収書を電子保存するだけでなく、申請時から領収書や申請書類を電子化して業務を効率化していきたいとお考えなのであれば、経費精算システムは有効な手段であると言えるでしょう。

① 領収書はスマートフォンで撮影するだけ

従業員が経費精算申請をおこなう際は、スマートフォンで申請内容を入力して、撮影した領収書を添付すれば申請は完了します。

写真を撮影しておけば、従業員が月末まで領収書の原本を管理しておく必要もなくなりますし、同時に領収書のない申請が発生することもほぼなくなります。

このようにシステムを導入すれば経費申請のミスが起こりにくくなります。実際のシステム導入イメージを当サイトではまとめて資料にしておりますので、中長期的にシステム導入を検討している方は参考としてお使いください。

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② 経理担当者は領収書の保管・管理作業から解放

領収書が電子化することによって、領収書の原本をファイリングしたり、整理して保管したりする必要はなくなります。

見たい書類や領収書があれば、システム内で検索すればすぐに見ることができるため、手間をかけて探す必要はありません。

③ 申請者・承認者・管理者に多くのメリット

また、経費精算システムは領収書の電子化だけでなく、申請書や承認依頼、仕訳、処理などの経費精算に関わる一連の業務をオンラインで完結させることができます。

そのため、申請者、承認者、管理者を含む会社全体としてメリットが大きいのも特徴です。

関連記事:経費精算システムのメリット・デメリット・選び方をまとめて解説!

3. 領収書の電子化を進める際の手続き

経費処理時の請求書や領収書の電子化を進める際は、さまざまな準備が必要になります。

経費処理の電子化には3つのステップがありますので、理解しておきましょう。

3-1. 会社内でのルール作り

経費処理を電子化する前に、会社内でのルールを作ります。

どのような経費を精算できるのか、どのような写真でなければならないか、経費処理を申請する流れなどを含めたフローを策定します。

このフローも簡単に決められるものではなく、国税庁が定める要件に基づいて社内で十分検討することが必要です。

ルール作りがしっかりおこなわれていないと、莫大な費用をかけて経費処理を電子化しても効果が出ない可能性があります。

3-2. 自社にあったソフトの導入

社内のルール策定が終わったら、ソフトを導入します。

このとき、自社のニーズに合った製品を探して導入しなければなりません。

価格も重要ですが、どのような書類を扱えるのか、どのくらい使いやすいのか、サポートは充実しているか、クラウド型かオンプレミス型か、セキュリティ対策は万全かなど、考慮すべき点はたくさんあります。

自社のニーズに合ったものを採用できれば、経費処理の手間も時間も大幅に削減できるはずです。

関連記事:経費精算システムの導入を成功させる7つのポイントを徹底解説

3-3. 管轄税務署への申請

最後のステップは税務署への申請です。

社内で策定した規定や導入する製品の資料や契約書など必要書類と、申請書を税務署に提出して経費処理の電子化を申請します。

電子化を希望する日の90日前までには申請を終えるようにしましょう。

管轄税務署から許可が下りれば、経費処理の電子化が可能となります。

4. 経費処理時の領収書を電子化するメリット・デメリット

経費処理の電子化を進めるかどうかを決定する前に、電子化のメリットやデメリットについて考えておく必要があります。

ここでは、経費処理の電子化のメリットとデメリットを解説します。

4-1. 経費処理時の書類電子化のメリット

①管理スペースの削減が可能

紙を使って経費処理をしていた場合、かなりの量の領収書などを保管しなければなりません。いくつも棚を置いて、その中に山のように書類を保管している企業は少なくありません。

年度末になれば、非常に多くの書類を整理して、ファイリングする必要があります。

しかし経費処理を電子化すれば膨大な量の書類を電子データとして整理できるため、スペースが節約できます。

②データ検索が可能になり探す手間が省ける

紙で書類を管理していると、特定の領収書を見つけたいときに手間がかかります。該当するファイルを探し、そのファイルの中から必要な書類を見つけなければなりません。

自分のデスクから書類が保管してある場所まで行ったり来たりするのもなかなか手間がかかります。

経費処理が電子化されていれば、必要とする領収書などの書類をパソコンで瞬時に検索できます。

内部監査で特定の書類や請求書・領収書が必要になっても、電子データをメールなどで送信するだけで済むでしょう。

③業務の効率化が図れる

経費処理は社員にとっても経理担当者にとっても負担の多い作業です。

社員は領収書と経費の申請書類を合わせて上司に提出し、上司から承認印をもらって経理部に提出しなければなりません。

その後経理担当者が領収書と申請書類を精査し、清算を行った後書類をファイリングして最低でも7年間保管しなければなりません。

もし領収書が適切なものでなかったり、申請書類に誤りがあったりした場合には、経費処理を申請した社員に差し戻して修正してもらう必要があります。

しかし、経費処理を電子化していれば、領収書をスマートフォンやタブレットで撮影してアップロードするだけなので、経費が発生したその日に経費処理を申請できます。

さらに、アプリの経費の精算フォームを使えば、入力の誤りをその時点で知らせてくれるので、経理担当者が社員に申請書類を差し戻すケースが大幅に減るでしょう。

加えて、営業職の社員は上司の承認を得るために、わざわざ会社に戻る必要がなくなるかもしれません。

経費処理を電子化すれば、申請書類と領収書をアップロードして、上司が時間のあるときにそれをチェックすることができるからです。

④コスト削減

経費処理を電子化することにより、紙を使う機会が減ります。

申請書類を印刷する必要はありませんし、ファイルも必要なくなるでしょう。

経理に携わる人員を削減し、ほかの部署に回すことも可能です。

経理全般に必要となるコストを削減できるのは、電子化の大きな利点といえるでしょう。

⑤保管が容易

企業などの法人において、領収書は法人税法に基づき7年間の保存期間が設けられています。

しかし、7年という期間はかなり長いので、保存環境が悪いと領収書が劣化して読み取れなくなってしまったり、書類を紛失してしまったりする恐れがあります。

領収書の劣化や紛失は、税務上のトラブルになることもあるのでできる限り避けたいところです。

経費処理を電子化しておけば、領収書を電子データとして保管できるので劣化・紛失の恐れがありません。

バックアップを取るのも容易なので、万が一ハードディスクが壊れたりした場合でも安心です。

関連記事:経費処理の重要性や効率的におこなうための5つのポイント

4-2. 経費処理を電子化する3つのデメリット

経費処理を電子化することにはたくさんのメリットがありますが、一方で、デメリットもあります。

デメリットについてもよく考慮したうえで経費処理の電子化導入を検討しましょう。

ここでは、3つのデメリットを解説いたします。

①費用がかかる

最初に挙げられるデメリットは、電子化するための費用です。

経費処理を電子化するためには、ソフトやアプリケーション、パソコン、複合機などが必要になるかもしれません。

初期費用とランニングコストを考慮すると、数百万円程度の支出となるでしょう。

また経費処理の電子化が軌道に乗るまでは、電子化に詳しい派遣社員を雇う必要が生じる場合もあります。

電子化導入からしばらくは、予想外の支出が発生する可能性があるのです。

②データの分類を詳細にする必要がある

経費処理の電子化に伴う2つ目のデメリットは、きめ細やかなデータの分類が必要という点です。

もし領収書を紙で保存していれば、大まかな分類でも目的の領収書を見つけることができますが、領収書を電子データとして保存し、効率よく検索するためにはデータを適切に分類しなければなりません。

たとえば部署ごとに、あるいは月ごとにフォルダを作って領収書を管理したり、領収書に付けるファイル名を同じスタイルにしたりするといった工夫が必要となるでしょう。

電子化のメリットを最大限に引き出すためには、ただシステムを導入するだけでなく細かなデータ管理までおこなえる人材がいなければなりません。

③すべてを電子化できるとは限らない

経費処理を電子化する3つ目のデメリットは、すべてのデータが電子化できるわけではないということです。

電子データとして保存するためにはいくつもの要件を満たさねばならず、結局紙ベースで残しておかなければならないことも少なくありません。

そのためせっかくシステムを導入しても紙のデータと電子データが混在してしまう恐れがあります。

完全に電子化できないのであれば、電子化するメリットがないと判断して経費処理の電子化自体を断念する企業も多くあります。

5. まとめ

経費処理の電子化は費用がかかると考えて敬遠する企業もあれば、費用をかけて導入したのにあまり使わなくなってしまう企業もあります。

そうならないためにも、経費処理の電子化のメリットやデメリット、導入費用とその効果などを十分に考慮する必要があります。

自社に合ったシステムを採用しメリットを十分に享受しましょう。

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは?】

「科目を間違えた申請が多い」
「経費にならないものを申請してくる」
「申請額を不正する人がいる」

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