経費処理は会社で働くうえで避けて通れない業務ではありますが、手続きを面倒に感じている方も多いと思われます。

しかし、経費を正しく処理することは節税につながるため、経理担当者は業務上避けて通れないでしょう。

本記事では、経費処理の目的や経費処理を効率的に行うためのポイント、経費処理を効率的におこなうために活用できるツールについて、解説します。

1. 費用、経費、損金の違いをおさらい

経費処理を説明する前に、まずは費用、経費、損金の違いについておさらいしておきましょう。

1-1. 費用

費用とは「会社が事業を運営していく中で支出した金銭」のことを表します。

他にも、減価償却費のような金銭の支出がないものも費用として認められています。

会社が事業を運営していく上で関係のない支出は費用として認められませんので、注意が必要です。

1-2. 経費

経費は明確に定義することが難しいですが、一言でいうと資産の消費のことをいいます。

よく、社内では「経費で落とす」や「経費で処理する」と使われます。

会社が事業を運営していく中で支出した費用、あるいは損金のことをいいます。

1-3. 損金

損金とは、法人の「経済的価値の減少」の原因となる原価や費用、損失などの額をいいます。

損金は、法人税を計算するときに収益から控除できる経費が損金です。

損金の考え方で注意しておかなければならないことは、「事業を運営していく中で支出した金銭」は費用として認められるのに対して、損金の場合は、経費として扱うために一定の条件が必要です。

関連記事：経費処理とは？その考え方と実践方法を詳しく解説

2. 経費処理が可能なものと不可能なものはどのように判断する？

会社を運営していく中で経費は切っても切り離せません。事業活動をおこなう際は、さまざまな経費が発生します。

経費として処理をすることは、節税にもつながるため、できるだけ多くの費用を経費として処理したいと考えている経営者の方も少なくありません。

しかし、経費として処理できるものには制限があります。

ここでは、経費処理が可能か不可能か判断するために押さえておきたいポイントを解説いたします。

2-1. 支出金額が常識の範囲であること

支出金額が常識の範囲内であることは、経費処理ができるかできないかを判断するために考えるポイントです。

事業の運営に必要な経費であっても、一般的な常識から外れた高額の食事代や旅行代は、基本的に経費として処理することができません。

2-2. 事業運営に必要な支出であると証明できること

事業運営に関係のないプライベートの食事や旅行の費用などは、基本的には経費として処理することができません。

事業運営に関係のある取引先との食事や旅行などは、証明できれば経費として処理することができます。

2-3. 費用収益対応の原則に準拠していること

会計処理は収益期間計算をおこないます。そのため、収益と費用が発生した月に正しく割り当てられている必要があります。

このように、会計期間を区切って損益期間計算をおこなうという、費用収益対応の原則が存在します。

費用がいくら事業運営にかかわる支出であっても、費用収益対応の原則に当てはまらなければ費用は計上できません。

3. 経費処理を効率的に行うための5つのポイント

経費処理は会社において重要な業務ではありますが、同時に煩雑な業務でもあるので、できる限り効率的にこなすことが重要です。

経費処理を効率的に行うためのポイントとしては、主に以下のようなことが挙げられます。

ここでは、それぞれについて説明いたします。

3-1. 経費処理のフローを見える化する

経費処理では複数の部署をまたいで複数人の担当者が関与することもあるので、どのようなフローで経費が処理されているのかがわかりにくいことも多々あります。

経費処理に関わっている人、利用されているシステムなどを見える化することで、より効率的に経費処理をおこなえる可能性が高まるでしょう。

とくに経費処理が属人的な業務になってしまっている場合は、担当者が離職・転職してしまうことによって、業務がうまく回らなくなってしまうかもしれません。

担当者が変わってもつつがなく経費処理をおこなえる程度まで、見える化することを心がけましょう。

関連記事：経費処理の流れ4ステップをイチから分かりやすく解説

3-2. できる限り電子マネーで対応するようにする

経費を現金で支払っている場合、会社には必ず小口現金を用意しておかなければなりません。

経費を支払った後は必ず、帳簿上の金額と手元の金額が合っているかを確認しなければなりませんし、普段の現金の管理も面倒なものです。

経費を現金で支払うのではなく、口座引き落としや口座振り込みなどで支払うようにすれば、経費処理の手間が省けてお金の管理もグッと楽になります。

最近では電子マネーやQR決済で支払えるものも増えてきているので、そういったものを有効活用することも重要です。

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3-3. 法人カードを利用する

社員が立て替えた経費を現金で精算する場合、領収書の発行や提出が必要となり、非常に非効率的です。

また、関与する人が多い分だけ、金額の請求ミスや事務手続きのミスなどといったミスが起きてしまう可能性も高いといえます。

経費の支払いに法人カードを利用するようにすれば、社員個人の持ち出しがなくなり経費精算の手間が省けるので、経費処理がより効率的におこなえるようになります。

キャッシュフローの改善のように、経費処理の効率化以外にもメリットがあることも見逃せません。

3-4. クラウド会計ソフトを利用する

社内に経費処理に詳しい人があまりいないのであれば、クラウドの会計ソフトを利用するのもひとつの手です。

「freee」などが有名ですが、専門的な知識がなくても請求書や見積書の作成が可能ですし、操作も簡単で感覚的に理解しやすいです。

クラウド型なのでパソコンにインストールすることなく利用可能で、インターネットに接続できる環境さえあれば、どこでも誰でも経費処理が行えます。

金融機関の口座や法人カードとの連携も可能で、口座から引き落とされたお金や法人カードで支払ったお金が自動的に登録されるので、経費処理の手間を大幅にカットできます。

3-5. アウトソーシングを活用する

経費処理は会社の売上に直接関わるわけではないバックヤードの業務なので、業務を丸ごとアウトソーシングしてしまうというのもひとつの選択肢です。

経費関連の業務を専門に請け負っている会社もありますので、いくつかの会社で費用対効果を検討しつつ、アウトソーシング先を決めるとよいでしょう。

アウトソーシングするためには経費処理のフローをわかりやすくする必要があるので、経費処理のフローを見える化できるという副次的効果も期待できます。

アウトソーシングによってノウハウを少し学んだあとに、そのノウハウをもとにしてあらためて社内で業務を行うようにするという流れも、アウトソーシングの費用によっては十分考えられるでしょう。

4. 経費処理を迅速にするためのツール3選

経費処理は、業務の中でほぼ毎日おこなわなければならないものなので、できる限り効率的に迅速におこなうことが望ましいといえます。

経費処理を迅速におこなうためのツールとしては、主に以下のようなものが考えられます。

ここでは、それぞれについて説明いたします。

4-1. クラウド会計ソフトで経費処理をペーパレス化

先ほども少し触れましたが、クラウド会計ソフトを利用すれば経理に関する詳しい知識がなくても経費の処理をおこなうことができます。

指示されたとおりに入力をおこなっていけば、必要な作業を自動的におこなってくれるようなものもあるので、効率的に業務をこなすことが可能です。

操作がわからない場合などのサポート体制もしっかりしていますし、インストール型とは異なり、ソフトを更新する必要がないのも大きなメリットといえるでしょう。

関連記事：経費処理のペーパーレス化はここまで進んでいる！最前線を紹介

4-2. 経費精算システムで経費処理を電子化する

営業の人などが社外で経費を利用した場合、帰社してから領収書を渡して必要な手続きをおこなうことが多いですが、ほかの仕事に追われているうちに経費の精算をすっかり忘れてしまう、というようなケースはよくあります。

経費精算システムの中には、スマートフォンなどを利用して社外から利用できるものもあるので、帰社している最中の空き時間にでも経費精算を済ませてしまうことができます。

月末になってから、当月の経費精算の書類をまとめて経理担当者のところに持っていくことのないように、経費精算システムを有効活用しましょう。

関連記事：経費処理時の領収書を電子化しよう！法律・メリット・方法を解説

4-3. チャット・掲示板形式のプロジェクト管理ツール

経費を精算する必要のある社員と経理担当者の間のやりとりには、チャット形式や掲示板形式のプロジェクト管理ツールがあると便利です。

経費精算がらみのメッセージを送ることはもちろん、todoを設定して経費精算のリマインドをおこなうこともできます。

やりとりの形跡が残ることで、いったいわない・聞いた聞いていないといった水掛け論もなくなり、経費精算を後回しにするのでなくなるべく早く終わらせてしまおうという気持ちが社員に生まれることも、期待できます。

5. まとめ

経費処理は、支払う法人税を減らすためや会社のお金の流れを把握するために重要です。

経費処理をおこなう際は煩雑な手続きもありますが、経費処理のフローを見える化したりクラウド会計ソフトを利用したりすることで、なるべく効率的におこなうようにしましょう。

クラウド会計ソフト以外に経費精算システムやプロジェクト管理ツールなども、経費処理の助けとなるので、費用対効果を考慮に入れたうえで導入を検討してみるのもひとつの選択肢といえます。