経費処理の流れ4ステップをイチから分かりやすく解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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経費処理の流れ4ステップをイチから分かりやすく解説

仕事をおこなううえで、社員が経費を立て替えることはよくあることですが、立て替えた経費はその後必ず精算してもらう必要があります。

経費の処理は多くの人が関わっておこなわれることなので、それぞれの関係者がしっかりと意識していなければ、経費が精算されるまでに時間がかかってしまいがちです。

本記事では、経費精算の基本的な知識や経費処理の流れ、経費処理が滞ってしまう原因、経費処理を効率的におこなうためのポイントについて解説します。

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「仕訳や勘定科目など、基本的なこともついうっかり間違えてしまうことがある」

などなど日々の経理業務に関して不安になることがございませんでしょうか。

特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。

そこで今回は、仕訳や勘定科目などの基礎知識から、経理担当者なら知っておきたい法律知識などを網羅的にまとめた資料をご用意しました。

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1. そもそも経費精算(処理)とは

まず、経費精算とは従業員が会社のためにお金を立て替えて支払い、その立て替え分を会社が従業員に支払うことです。現金やクレジットカードなどで支払った金額に対して精算処理をおこないます。

経費として処理できるものとしては、会社の事業に関係する支出に限られており、それに対しての領収書が存在することが前提になります。

また、会社の事業に関係ない場合でも、利益に繋がるような場合は経費として認められています。特に接待交際費としてどこまで認めるかは常識的な判断にゆだねられているのが現状です。

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2. 一般的な精算方法と経費処理の流れ

経費処理には、実際に経費を利用する社員やその上司、経理部門の担当者が関わります。

経費処理の流れは以下のようになっていることが多いです。

 

・1.社員が経費を立て替える

・2.経費精算書を上司に提出する

・3.上司の承認を得た後に経費精算書を経理部門に提出する

・4.内容を確認して問題がなければ精算

ここでは、それぞれのステップについて説明いたします。

2-1. 社員が経費を立て替える

クライアント訪問のために電車を利用する、仕事に必要な消耗品を購入する、出張のために新幹線に乗る、といったときの費用は、本来会社が負担すべきものです。

それらの費用を一時的に支払っている社員は経費を立て替えていることになります。

社員が経費精算をおこなうためには、自分が確かに経費を立て替えたということを証明するために、領収書を受け取らなければなりません。

この際、領収書のあて名は社員の個人名ではなく会社名であることに注意しましょう。

2-2. 経費精算書を上司に提出する

経費を精算してもらうためには、経費精算書を提出する必要があります。

会社ごとにフォーマットは異なるものの、経費精算書には一般的に以下のような内容の記入が求められることが多いです。

 

・申請日

・申請者氏名

・所属部署

・経費を利用した日時・場所

・経費を利用した理由・目的

・金額

上述した必要事項を記入して、上司に提出しましょう。

なお、受け取った領収書は経費精算書に添付する形で提出することが多いです。

2-3. 上司の承認を得た後に経費精算書を経理部門に提出する

経費精算書について上司の承認が得られたら、続いて経理部門に経費精算書を提出します。

速やかに経費を精算してもらうためにも、一連の手続きはできるだけ日を置かずに行うことを心がけましょう。

2-4. 内容を確認して問題がなければ精算

経理部門の担当者が経費精算書を確認して、問題がなければ精算となります。

経費精算の方法は会社によって異なり、現金が直接支給されることもあれば口座振り込みとなることもあります。

また、精算のタイミングも給料振込と同時に行われることもあれば、経費のみ別で振り込まれることもあります。

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3. 経費処理の流れで起こりがちな問題点

3-1. 怠慢による歩留まり

上述した経費処理の流れを見ていただければわかるとおり、経費処理には多くの人が関わります。

経理担当者は、各社員がいつどれだけの金額で経費を立て替えているかをすべて把握できるわけなどありませんから、実際に経費を立て替えた社員からの申請がなければ経費の精算はおこなえません。

そのため、社員が経費精算書を作成・提出するのをサボっていると、そこで経費処理の流れがストップしてしまいます。

3-2. 書類内容のミス

領収書に記載されている金額と申請された金額が異なっているようなミスがあると、確認したうえで処理をおこなわなければならず、経費処理の流れを妨げる原因になります。

領収書をもらうことをうっかり忘れていたりすると、経費として精算してもらえない可能性すらあります。

社員の怠慢やうっかりミスが、経費処理の流れをストップさせる大きな要因であることを意識しておきましょう。

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4. 経費処理を効率化する4つのポイント

経費処理を効率的に行えるようになるのは、経理担当者はもちろん経費を立て替えている社員にとっても大きなメリットです。

経費処理を効率化するポイントとしては、以下のようなことが挙げられます。

・キャッシュレス決済を活用する

・社内チャットツールなどを活用する

・デュアルディスプレイを導入する

・経費精算システムを導入する

ここでは、それぞれについて説明いたします。

4-1. キャッシュレス決済を活用する

現金を利用して支払いを行うと、10円や50円といった金額の誤差が出てしまうことはどうしても避けられませんが、そういった誤差が経費処理の効率化を妨げているのも事実です。

キャッシュレス決済を利用すればお金のやり取りはデータ上で行われるので、金額に誤差が発生する可能性は限りなく低くなります。

また、キャッシュレス決済では支払いの履歴を確認できるため、いつどこで経費を利用したのかの追跡が容易になるということも、経費処理をスムーズに行うためには重要な点です。

支払いやチャージで貯まるポイントを備品の購入などに充てられるということも、副次的なメリットとして考えられるでしょう。

関連記事:キャッシュレス決済の導入で押さえるべき経費処理のコツ

4-2. 社内チャットツールなどを活用する

数日前に出張に行っていたはずの社員からいつまで経っても経費精算書が提出されないというような場合、わざわざその社員の席まで出向いて経費精算書の提出を促すのも気が引けます。

社内のチャットツールがあれば、経費精算書の提出について自然と確認することができるので、効率的に経費処理を行うのに役立ちます。

チャットツールにはtodoリストを作成できるものもあるので、そういった機能も活用することで経費精算書の提出に関する意識付けを自然と行えるでしょう。

4-3. デュアルディスプレイを導入する

経費処理の作業では、複数のファイルを同時に開きながら作業することが多いです。

その際にひとつのファイルを確認して、また別のファイルを確認してということを行っていると作業に時間がかかりますし、ミスの原因にもなってしまいます。

デュアルディスプレイを導入して、複数のファイルを同時に確認しながら作業を行える環境にすることで、業務効率の改善とミスの減少の両方が期待できます。

4-4. 経費精算システムを導入する

経費精算システムの導入も、経費処理の効率化に大きく寄与すると考えられます。

経費精算システムにはインストール型のものとクラウド型のものがありますが、クラウド型のものであればインターネットに接続できる環境さえ整えておけば、会社のどのパソコンでも経費処理をおこなうことができます。

最初は操作がわからない部分があるかもしれませんが、サポート体制もしっかりしていることが多いので安心です。

経費の支払いにキャッシュレス決済を導入している場合は、経費精算システムと会計システムを連携させることで支払いデータを自動的に取り込んでくれるのも重要なポイントです。

経理担当者だけでなく、実際に経費を利用する社員の手間も大幅に減らしてくれるでしょう。

関連記事:経費処理の重要性や効率的におこなうための5つのポイント

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5. まとめ

経費処理には多くの人が関わるので、関係者それぞれがスムーズに手続きをおこなうことを心がけなければ、経費処理の流れはどこかでストップしてしまいがちです。

ただ、関係者の意識に頼るだけでは効率化には限界があるので、ハードやツールといった観点からも効率化を進めていく必要があります。

作業効率を上げるための経費精算システムやデュアルディスプレイ、コミュニケーションを円滑におこなうためのチャットツールなどの導入を検討していただくとよいでしょう。

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などなど日々の経理業務に関して不安になることがございませんでしょうか。

特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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