キャッシュレス決済の経費処理|ポイント還元時の処理方法を解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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キャッシュレス決済の経費処理|ポイント還元時の処理方法を解説

キャッシュレス決済は広く浸透し、普段の生活の中だけでなく、事業に必要な支払いをキャッシュレス決済でおこなう企業も少しずつ増えてきています。

支払いをキャッシュレス決済でおこなう際は、専用の経費処理をしなければなりません。キャッシュレス決済の経費処理は、現金で支払いをおこなった場合の経費処理と勝手が違う部分もあります。

本記事では、キャッシュレス決済の経理処理や、ポイント還元の値引きがあった際の経費処理方法を解説していきます。

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは?】

 

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1. キャッシュレス決済の種類と処理方法

キャッシュレス決済をおこなう

キャッシュレス決済には、主に「プリペイド方式」と「ポストペイ方式」の2種類があります。処理方法も異なるため、それぞれの特徴と会計処理について知っておきましょう。

1-1. プリペイド方式

プリペイド方式は、事前に現金をチャージして利用する方法です。チャージした金額の範囲内で商品やサービスの購入ができ、使い過ぎを防ぎやすいです。

事前にチャージが必要であるという点以外は、後述するポストペイ方式と変わらずに利用できます。

1-2. ポストペイ方式

ポストペイ方式は、使った分を後から支払う後払い形式です。事前チャージが不要で、クレジットカードとほとんど同じように使えます。

利便性はプリペイド方式よりも高いですが、上限なく利用できるため使い過ぎや支出の管理に気をつけなければいけません。

2. ポイントは付与のタイミングで処理方法が違う

ポイントが還元されるタイミングは、利用するサービスによって異なります。即時還元されるケースと後日還元されるケースの2つを知っておきましょう。

2-1. 即時還元されるケース

商品やサービスを利用し、その代金を支払ってすぐにポイントが付与されるのが「即時還元」のケースです。

ドラッグストアやスーパーのポイントによくあるタイプで、シンプルで分かりやすいシステムです。

2-2. 後日まとめて還元がおこなわれるケース

即時還元とは異なり、利用した際にはポイント付与がおこなわれず、後日還元されるケースもあります。

クレジットカードのポイントに代表され、利用料金の引き落としに合わせてポイントがまとめて付与されることが多いです。

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3. キャッシュレス決済の経費処理の一例

キャッシュレス決済を利用した際や、ポイント還元があった場合の処理方法を紹介します。

3-1.  プリペイド方式の処理方法

プリペイド方式の会計処理では、現金などで電子マネーを購入して、その電子マネーを商品やサービスと交換するという考え方をして処理をします。

1万円分をチャージして、6,000円分の消耗品を購入した場合の会計処理を例に見ていきましょう。

借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額 消費税
電子マネー預託金

9,500円

500円(デポジット)

未払金 10,000円 対象外
消耗品費 6,000 電子マネー 6,000円 課税仕入

チャージした金額は仮払金や前払金、貯蔵金、現金などの項目にするという考え方もあるため、前例がある場合は合わせましょう。流動資産科目で残高の管理ができていれば問題ありません。

なお、交通系ICチャージをした場合でも、旅費交通費にしてはいけません。必ずしも旅費交通費として使われるとは限らないからです。

3-2. ポストペイ方式の処理方法

ポストペイ方式の会計処理は、クレジットカード利用時とほとんど同じです。

10,000円分の消耗品をポストペイ方式で購入した場合の会計処理は以下のようになります。

借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額 消費税
消耗品費

10,000円

未払金・電子マネー 10,000円 課税仕入
未払金・電子マネー 10,000 普通預金 10,000円 対象外

基本的にはクレジットカードと同じ考え方をすれば正しく処理ができます。

ただし、クレジットカードと紐づいているシステムでキャッシュレス決済をする場合は、その処理も追加で必要になる点に注意しましょう。

3-3. ポイント還元があった場合の処理方法

ポイント還元があった場合は、値引きとして取り扱うか収入として扱うかによって処理方法が異なります。

値引きとして取り扱う場合は、通常の値引き処理とどうようの方法で問題ありません。収入として取り扱う場合は、ポイント還元は雑収入になります。

5,000円の事務用品購入時に250円のキャッシュレスポイント還元で値引きが生じ、4,750円をクレジットカードで支払ったと場合は以下のような仕訳が正しいです。

借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額 摘要
事務用品費 5,000円 未払金※2 4,750円 事務用品購入
雑収入

※不課税

250円 キャッシュレスポイント還元

※2:支払い手段で勘定科目が異なる場合があります。

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4. キャッシュレス決済時の経費処理で適している処理は?

給与計算

一般的には、キャッシュレスポイント還元値引きに関しては雑収入として処理することが多いです。

しかし、値引き処理が経理上適していない訳ではありません。企業でおこなわれてきたこれまでの運用を考慮した上で、最適な処理方法を採用しましょう。

注意しなければいけないのは、複数の処理方法が混ざらないようにするという点です。値引き処理を適用させる場合は、ほかのポイント還元が発生した際も値引き処理で統一するようにしましょう。

5. キャッシュレス決済は経費精算システムの導入で効率化できる

キャッシュレスをはじめとした電子化によって人々の暮らしはより便利になりました。

しかし、決済方法が増えれば経理担当者の業務は増え、慣れるまでは多くの時間を取られてしまうでしょう。

そこで近年注目を集めているのが「経費精算システム」の活用です。

経理業務に少しでも煩雑さを感じていらっしゃるのであれば、一度調べてみることをおすすめいします。

とはいえ、システムをしらべても最初はイメージがつきづらい部分も多くあるかと思います。そこで中長期的に経費精算システムを検討されている方にむけて、導入すると具体的にどうなるのか、どのように課題が解決されるのかをまとめた資料をご用意しております。気になる方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

関連記事:経費処理の重要性や効率的におこなうための5つのポイント

【従業員の経費申請ミスをなくす方法とは?】

 

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FURUYA

FURUYA

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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