キャッシュレス決済の導入で押さえるべき経費処理のコツ

キャッシュレス決済の波は確実に進行してきており、普段の生活の中だけでなく、事業に必要な支払いをキャッシュレス決済でおこなう企業も少しずつ増えてきています。

支払いをキャッシュレス決済でおこなう際は、経費処理をしなければなりませんが、キャッシュレス決済の経費処理は、現金で支払いをおこなった場合の経費処理と勝手が違う部分もあります。

本記事では、キャッシュレス決済の導入で押さえておきたい経費処理のコツや、キャッシュレス決済を導入するメリット、経費処理をおこなう際の注意点などについて解説します。

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1. キャッシュレス決済の方式による経費処理の違いを把握しておくのがコツ

キャッシュレス決済は、事前に現金をチャージしておく「プリペイド方式」と、一定期間に決済された金額が、決められた日にまとめて口座から引き落とされる「ポストペイ方式」の2つに大別されます。

前者の代表例はSuicaなどの交通系ICカードで、後者の代表例はクレジットカードですが、お金の動きや流れに違いがあるため、経費処理をおこなう際の方法もプリペイド方式とポストペイ方式では異なります。

それぞれの方式の経費処理の方法を、以下で説明します。

1-1. プリペイド方式の場合

プリペイド方式のキャッシュレス決済では、「現金をチャージするとき」と「チャージした分を実際に利用するとき」の2つのタイミングでお金の移動が発生するので、それに応じて経費処理も2回おこなわなければなりません。

具体的には以下のような処理をおこないます。

例①:電子マネーに現金で10,000円を入金した

借方勘定科目

借方金額

貸方勘定科目

貸方金額

電子マネー

10,000

未払金

10,000

 

例②:入金した金額のうち3,000円を利用して消耗品を購入した

借方勘定科目

借方金額

貸方勘定科目

貸方金額

消耗品費

3,000

電子マネー

3,000

 

1-2. ポストペイ方式の場合

ポストペイ方式のキャッシュレス決済では、「キャッシュレス決済を利用して商品を購入するとき」と「預金口座からお金が引き落とされるとき」のそれぞれで、経費処理をおこなう必要があります。

具体的には以下のような処理をおこないます。

例①:電子マネーを利用して10,000円の消耗品を購入した

借方勘定科目

借方金額

貸方勘定科目

貸方金額

消耗品費

10,000

未払金-電子マネー

10,000

 

例②:預金口座から10,000円が引き落とされた

借方勘定科目

借方金額

貸方勘定科目

貸方金額

未払金-電子マネー

10,000

普通預金

10,000

 

クレジットカードの経費処理をおこなったことがあれば、それとほぼ同じ形で処理できることがおわかりいただけると思います。

2. キャッシュレス決済の導入による5つのメリット

キャッシュレス決済導入の波が現在進行形で押し寄せていますが、経営者や経理担当者の視点からすれば、キャッシュレス決済には以下に挙げるような非常に多くのメリットがあります。

・小口現金を管理する手間が省ける

・計算や精算のミスが減る

・使用履歴がデータとして残る

・キャッシュフローが安定する

・ポイントや付帯サービスを有効活用できる

ここでは、それぞれのメリットについて説明いたします。

2-1. 小口現金を管理する手間が省ける

事務用品や消耗品などを現金で購入しなければならない場合、「小口現金」という形でいくらかのお金を会社に置いておかなければなりません。

その場合、現金の管理をおこなうのはたいてい経理担当者になります。

現金を小口で管理していると、帳簿に記載されている金額と実際の金額にズレが生じてしまう可能性もありますが、もしそうなった場合は、レシートなどを確認してズレの原因を見つけ出さなければなりません。

ただでさえ忙しい仕事に加えて余分な作業が増えることになりますし、その結果、本来の仕事が間に合わなくなったり、ミスが生じてしまったりする可能性もあります。

キャッシュレス決済を導入すれば小口現金を管理する必要がなくなるので、経理担当者の作業を大幅に減らすことができます。

2-2. 計算や精算のミスが減る

小口現金は人が管理している都合上、計算や精算のミスが発生してしまう可能性は避けられません。

キャッシュレス決済を利用すれば支払いがデータ上でおこなわれるので、計算ミスの可能性をほぼ排除することが可能です。

2-3. 使用履歴がデータとして残る

クレジットカードはもちろんのこと、Suicaのような電子マネーでも使用履歴が記録されるので、お金をいつどこで利用したのかをすぐに確認することができます。

現金での支払いだと、いつどこで利用したのかを確認したい場合は、経費利用者の記憶頼みになってしまいますが、使用履歴が残っていればその必要もありません。

使用履歴のデータを経費精算ソフトに直接取り込める電子マネーの場合は、経費精算などでのミスをなくすのにも役立ちます。

2-4. キャッシュフローが安定する

キャッシュレス決済の中でも、特にクレジットカードのようなポストペイ型の場合、決済した瞬間にお金が減るわけではなく、一定期間に決済された金額が決められた日にまとめて引き落とされます。

そのため、引き落としに必要なお金はゆっくり準備すればよいので、キャッシュフローを安定させるのに役立つという副次的な効果も期待できます。

すでに安定的に事業を継続できているという会社にとっては、あまり大きなメリットではありませんが、創業したばかりのスタートアップなどの場合は手元資金に余裕がないことも多々あります。

そういった個人・会社にとって、1ヵ月~2ヵ月程度支払いを先送りにできるというのは、想像以上に大きなメリットであることも多いのです。

2-5. ポイントや付帯サービスを有効活用できる

キャッシュレス決済の方法として事業用に利用できるクレジットカード(ビジネスカード)を利用している場合、支払いでポイントを貯めることができます。

また、貯まったポイントは仕事で使う消耗品に交換したり、カードの支払いに充てたりすることができますし、ビジネスカードにはビジネスに役立つさまざまな特典やサービスが付帯していることが多いです。

内容はカードごとに異なりますが、出張時に空港でラウンジサービスを利用できたり、普段の業務で利用する機会の多いサービスで優待を受けられたりするので、ビジネスをより効率的に進められることが期待できます。

ビジネスカードを決済手段として導入する場合は、特典や付帯サービスを吟味したうえでどのカードを利用するのかを決めるというのも、ひとつの方法と言えるでしょう。

3. キャッシュレス決済の導入による経費処理での注意点3つ

上述したように、キャッシュレス決済には多くのメリットがあるため、まだキャッシュレス決済を導入していない会社でも、今後キャッシュレス決済を導入する可能性は高いと言えます。

冒頭で、キャッシュレス決済利用時の経費処理のコツとして「方式による処理の違いを把握しておくこと」を挙げましたが、それ以外にもキャッシュレス決済の経費処理をおこなう上では、以下のようなことに注意しておかなければなりません。

・勘定科目は最初に選んだものに統一する

・ポイント利用時の処理を統一する

・経費に関する社内のルールを明確にしておく

ここでは、それぞれについてご説明いたします。

3-1. 勘定科目は最初に選んだものに統一する

電子マネーは「電子マネー」という勘定科目で仕分けることが可能なので、冒頭に挙げた例では、勘定科目として「電子マネー」を用いました。

ただ、電子マネーの勘定科目は必ずしも「電子マネー」でなければならないというわけではなく、「仮払金」「前払金」「貯蔵品」などでも問題ありませんので、もっともしっくりくる勘定科目を用いて経費処理をおこないましょう。

ただ、一点注意しておかなければならないのは、一度選んだ勘定科目を頻繁に変更することはできないということです。

最初の1カ月は「仮払金」で処理したものの、しっくりこないという理由で翌月からは「貯蔵品」で処理するということはできません。

3-2. ポイント利用時の処理を統一する

キャッシュレス決済の中には、チャージ金額や利用金額に応じてポイントが付与されるものがあり、このポイントを利用して支払いをおこなうこともできます。

ポイントを経費処理する場合の考え方は、「ポイント付与分を収入として考える」という考え方と「ポイントを利用して購入したものの値引きとして考える」という考え方の2つがあります。

勘定科目の考え方と同じで、これら2つの考え方はどちらを採用してもかまいませんが、最初に選んだ考え方で、その後、処理をおこない続ける必要があることには、注意しておきましょう。

参考までに「5,000円の消耗品を2,000円分のポイントを利用して購入した場合」の経費処理の方法を、以下に載せておきます。

例①:ポイント付与分を収入として考える場合の経費処理

借方勘定科目

借方金額

貸方勘定科目

貸方金額

消耗品費

5,000

電子マネー

雑収入

3,000

2,000

 

例②:ポイントを利用して購入したものの値引きとして考える場合の経費処理

借方勘定科目

借方金額

貸方勘定科目

貸方金額

消耗品費

3,000

電子マネー

3,000

 

3-3. 経費に関する社内のルールを明確にしておく

経費の支払いが現金からキャッシュレス決済に切り替わるのを機に、経費の管理方法や経費に関するルールをあらためて明確にしておくことが望ましいと言えます。

これまでの方法は感覚で何となく理解できている場合でも、新しい方法に切り替わることで小さな問題が頻発するということは、支払い方法の変更に限らずシステムなどを切り替える際によく起きることです。

経費処理は数が多い分、問題が頻発しているとまったく仕事にならないので、キャッシュレス決済に切り替わってもスムーズに手続き・処理をおこなえるように、ルールを明文化しておくことなどを検討しましょう。

4. まとめ

キャッシュレス決済で経費を支払う場合、プリペイド方式かポストペイ方式かによって、経費処理の方法や勘定科目などが異なります。

経営者や経理担当者の視点からすると、キャッシュレス決済には非常に多くのメリットがあるので、キャッシュレス決済導入の流れは今後さらに加速していくと考えられます。

キャッシュレス決済の経費処理をおこなう際のコツや注意点をしっかり抑えて、つつがなく業務が行えるよう心がけましょう。

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