電子マネーで支払った際の経費処理方法は?精算時の3つの注意点を解説

電子マネーは非常に便利な決済手段であり、ビジネスシーンでも備品を購入したり公共交通機関を利用する際の支払いに用いられたりします。

ビジネスで利用するからにはもちろん経費処理しなければなりませんが、電子マネーは現金とは性質が異なるものなので、経費処理の方法やタイミングには注意しなければなりません。

本記事では、電子マネー使用時の経費処理のタイミングや経費処理の際の勘定科目、電子マネーの経費処理における注意点について、解説します。

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1. 電子マネーの種類と経費処理のタイミング

電子マネーにはプリペイド方式のものとポストペイ方式のものがあり、方式によってお金が精算されるタイミングが異なります。

プリペイド方式のものは事前に電子マネーをチャージしておく必要がありますが、チャージした金額はその瞬間に利用されるわけではありません。

そのため、電子マネーにチャージしたタイミングとチャージした金額を実際に利用したタイミングの2つのタイミングで、経費処理をおこなう必要があります。

ポストペイ方式のものは、一定期間に支払いを行った金額が後日まとめて口座から引き落とされるので、支払いをしたタイミングと口座引き落としがおこなわれたタイミングで軽処理をおこなわなければなりません。

プリペイド方式とポストペイ方式、双方の電子マネーを利用している場合は、それぞれに適したタイミングで経費処理をおこなうように十分注意しましょう。

2. 電子マネーの勘定科目もプリペイドかポストペイかで異なる

電子マネーを経費処理する際の勘定科目は、ポストペイ方式のものは「未払金」で処理すればOKです。

クレジットカードと同様に支払いを後から計上する形になると考えればわかりやすいでしょう。

例①QUICPayで消耗品を5,500円分購入したとき

借方

貸方

消耗品費5,500円

未払金5,500円

 

例②預金口座から5,500円が引き落とされたとき

借方

貸方

未払金5,500円

普通預金5,500円

 

これに対してプリペイド方式の勘定科目は、仮払金・前払費用・預け金などさまざまなパターンがありますが、いずれを利用してもOKです。

ただし一度決めた勘定科目は、その後変えることはできないということには注意しておきましょう。

例①Suicaに現金を5,000円チャージしたとき

借方

貸方

仮払金5,500円

現金5,500円

 

例②チャージした金額のうち2,000円を利用して電車移動したとき

借方

貸方

旅費交通費2,000円

仮払金2,000円

 

3. 電子マネー使用時の経費処理の3つの注意点

経費処理のタイミングや勘定科目の違い以外にも、電子マネーの経費処理をおこなう際には以下のような点に注意しておく必要があります。

 

・都度計上かまとめて計上かは統一する

・確実な処理をおこなうためには利用履歴の印字が重要

・ビジネス使用のものと個人使用のものは分けたほうがよい

 

ここでは、それぞれについて説明いたします。

3-1. 都度計上かまとめて計上かは統一する

電子マネーを使う機会があまりないのであれば、電子マネーを利用する際に都度経費処理をおこなえばよいです。

ただ、電子マネーを使う機会が頻繁にあるようだと経費処理に手間と時間がかかりすぎてしまうので、決算時にまとめて計上するというのもひとつの方法です。

この方法であれば、電子マネーに現金をチャージしたときと決算時にだけ経費計上をおこなえばよいので、経費処理の手間が大幅に省けます。

なおまとめて計上をおこなえるのはプリペイド方式の電子マネーだけであり、ポストペイ方式の電子マネーでは口座からお金が引き落とされるタイミングで、都度経費処理しなければなりません。

3-2. 確実な処理をおこなうためには利用履歴の印字が重要

電子マネーの確実な経費処理を行うには、利用履歴の印字が欠かせません。

SuicaやPASMOなどであれば駅の券売機などで利用履歴を印字できますし、電子マネーの種類によっては、リーダーを用いることでパソコン上で履歴を確認して印字することも可能です。

利用履歴の印字は、経費処理をおこなう際だけでなく税務調査時の資料としても役立つので、チャージした際には必ず利用履歴を印字するということを、社内ルールとして決めておいてもよいでしょう。

3-3. ビジネス使用のものと個人使用のものは分けたほうがよい

電子マネーは備品の購入やクライアントのオフィスを訪問する際の交通費などのビジネス使用以外に、プライベートで利用することもあると思います。

ただ、どちらも同じ電子マネーを利用してしまうと経費処理が大変になりますし、経費とプライベートなお金の境界線が曖昧になってしまいます。

ビジネスで利用する電子マネーとプライベートで利用する個人マネーをそれぞれ別で持って、用途に応じて使い分けることを心がけましょう。

4. まとめ

電子マネーにはプリペイド方式のものとポストペイ方式のものがあり、それぞれ経費処理するタイミングや経費処理の際の勘定科目が異なります。

ミスなく経費処理を行うために、利用履歴を印字することやビジネス使用の電子マネーと個人使用の電子マネーを分けるようにすることなどを、心がけましょう。

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