この電子マネー、どうやって経費処理する?種別ごとの処理方法を解説 | jinjerBlog

この電子マネー、どうやって経費処理する?種別ごとの処理方法を解説

電子マネーは非常に便利な決済手段であり、ビジネスシーンでも備品を購入したり公共交通機関を利用する際の支払いに用いられたりします。

ビジネスで利用するからにはもちろん経費処理しなければなりませんが、電子マネーは現金とは性質が異なるものなので、経費処理の方法やタイミングには注意しなければなりません。

本記事では、電子マネーの種別や使用時の経費処理のタイミング、経費処理の際の勘定科目、電子マネーの経費処理における注意点について、解説します。

電子マネーの「こんな時どうする?」を徹底解説!

「電子マネーを利用した際の仕訳など経費処理の仕方がわからない」

「電子マネーといってもプリペイドカードなのか、それ以外のカードなのかによって対応がどう変わるか不安、、、」

「経理処理するタイミングがわからない」

などなど電子マネーの経費処理の方法に不安がある方もいらっしゃる方も多いのではないでしょうか。

当サイトで無料配布している資料「電子マネーの経費処理」では、本記事の内容をスライド形式でわかりやすく解説しております。電子マネーの種類ごとの経費処理のタイミングやその方法、また仕訳の仕方まで網羅的に解説しております。電子マネーに関してわからない時にいつでも対応できる資料となっておりますので、ぜひ無料でダウンロードしてご覧ください。

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1. 電子マネーの種類と経費処理のタイミング

電子マネーにはプリペイド方式のものとポストペイ方式のものがあり、方式によってお金が精算されるタイミングが異なります。

1-1. プリペイド方式の電子マネー

プリペイド方式のものは事前に電子マネーをチャージしておく必要がありますが、チャージした金額はその瞬間に利用されるわけではありません。

そのため、電子マネーにチャージしたタイミングとチャージした金額を実際に利用したタイミングの2つのタイミングで、経費処理をおこなう必要があります。

【プリペイド方式に該当する電子マネー】
・Edy
・nanaco
・WAON
・Suica(をはじめとした交通系ICカード)

など

1-2. ポストペイ方式の電子マネー

ポストペイ方式のものは、一定期間に支払いをおこなった金額が後日まとめて口座から引き落とされるので、支払いをしたタイミングと口座引き落としがおこなわれたタイミングで軽処理をおこなわなければなりません。

プリペイド方式とポストペイ方式、双方の電子マネーを利用している場合は、それぞれに適したタイミングで経費処理をおこなうように十分注意しましょう。

【ポストペイ方式の電子マネー】
・QUICPay
・Visa Touch
・iD
・ETC
・Smartplus

など

関連記事:経費処理の重要性や効率的におこなうための5つのポイント

2. 電子マネーの支払い方式別の勘定科目や経費処理方法

電子マネーを経費処理する際の勘定科目は、支払方法によって異なります。

ここでは、支払方法別で見た仕訳方法を解説いたします。

2-1. ポストペイ方式の場合の仕訳

ポストペイ方式のものは利用時に「未払金」で処理し、決済時に未払い金を消去すればOKです。

クレジットカードと同様に、支払いを後から計上する形になると考えればわかりやすいでしょう。

例①QUICPayで消耗品を5,500円分購入したとき

借方 貸方
消耗品費5,500円 未払金5,500円

例②預金口座から5,500円が引き落とされたとき

借方 貸方
未払金5,500円 普通預金5,500円

2-2. プリペイド方式の場合の仕訳

プリペイド方式の勘定科目は、仮払金・前払費用・預け金などさまざまなパターンがありますが、いずれを利用してもOKです。

ただし一度決めた勘定科目は、その後変えることはできないということには注意しておきましょう。

今後、使用する際に不便に感じないように、あらかじめ、どの勘定科目を使用するかは決めておくとよいでしょう。

例①Suicaに現金を5,000円チャージしたとき

借方 貸方
仮払金5,500円 現金5,500円

例②チャージした金額のうち2,000円を利用して電車移動したとき

借方 貸方
旅費交通費2,000円 仮払金2,000円

とはいえ、電子マネーの経費処理の仕方がわかない時に毎回その対処方法を調べたり、人に聞いたりするのはとても工数がかかります。

当サイトで無料配布しております「電子マネーの経費処理」では本記事の内容をわかりやすくスライド形式でまとめており、電子マネーの経費処理に関しての疑問はこれひとつで気になったタイミングにすぐ確認して解決できるので、経理業務をより正しく効率的にすすめることができます。資料は無料となっておりますので、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

3. ポイントを利用した際の処理方法

プリペイド方式の電子マネーに多く見られるのが、利用金額に応じてポイントが付与される形式のものです。

たまったポイントは電子マネーの残高に交換することができます。この「ポイント」の処理に悩んだことのある経理担当者も多いのではないでしょうか。

ポイントに関しては、ポイントを電子マネーの残高に交換したタイミングで収益を認識するべきであるという考え方でよいでしょう。

4. 電子マネー使用時の経費処理の3つの注意点

経費処理のタイミングや勘定科目の違い以外にも、電子マネーの経費処理をおこなう際には以下のような点に注意しておく必要があります。

・都度計上かまとめて計上かは統一する

・確実な処理をおこなうためには利用履歴の印字が重要

・ビジネス使用のものと個人使用のものは分けたほうがよい

ここでは、それぞれについて説明いたします。

4-1. 都度計上かまとめて計上かは統一する

電子マネーを使う機会があまりないのであれば、電子マネーを利用する際に都度経費処理をおこなえばよいです。

ただ、電子マネーを使う機会が頻繁にあるようだと経費処理に手間と時間がかかりすぎてしまうので、決算時にまとめて計上するというのもひとつの方法です。

この方法であれば、電子マネーに現金をチャージしたときと決算時にだけ経費計上をおこなえばよいので、経費処理の手間が大幅に省けます。

なおまとめて計上をおこなえるのはプリペイド方式の電子マネーだけであり、ポストペイ方式の電子マネーでは口座からお金が引き落とされるタイミングで、都度経費処理しなければなりません。

4-2. 確実な処理をおこなうためには利用履歴の印字が重要

電子マネーの確実な経費処理を行うには、利用履歴の印字が欠かせません。

SuicaやPASMOなどであれば駅の券売機などで利用履歴を印字できますし、電子マネーの種類によっては、リーダーを用いることでパソコン上で履歴を確認して印字することも可能です。

利用履歴の印字は、経費処理をおこなう際だけでなく税務調査時の資料としても役立つので、チャージした際には必ず利用履歴を印字するということを、社内ルールとして決めておいてもよいでしょう。

4-3. ビジネス使用のものと個人使用のものは分けたほうがよい

電子マネーは備品の購入やクライアントのオフィスを訪問する際の交通費などのビジネス使用以外に、プライベートで利用することもあると思います。

ただ、どちらも同じ電子マネーを利用してしまうと経費処理が大変になりますし、経費とプライベートなお金の境界線が曖昧になってしまいます。

ビジネスで利用する電子マネーとプライベートで利用する個人マネーをそれぞれ別で持って、用途に応じて使い分けることを心がけましょう。

電子マネーを使用する際にもっとも頻度高く使用されるのはICカードではないでしょうか。しかし毎回ICカードをもちいて経費精算を行うのは時間がかかります。

そのため交通費にICカードをもちいる方が多い職場では経費精算システムを導入することをおすすめします。

システムを導入すれば、ICカードの自動読みとりや、交通費の自動計算で経費申請のミスや不正もなくなります。当サイトでは実際のシステム導入イメージを資料でまとめておりますので、興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

5. まとめ

電子マネーにはプリペイド方式のものとポストペイ方式のものがあり、それぞれ経費処理するタイミングや経費処理の際の勘定科目が異なります。

ミスなく経費処理を行うために、利用履歴を印字することやビジネス使用の電子マネーと個人使用の電子マネーを分けるようにすることなどを、心がけましょう。

関連記事:キャッシュレス決済の導入で押さえるべき経費処理のコツ

電子マネーの「こんな時どうする?」を徹底解説!

「電子マネーを利用した際の仕訳など経費処理の仕方がわからない」

「電子マネーといってもプリペイドカードなのか、それ以外のカードなのかによって対応がどう変わるか不安、、、」

「経理処理するタイミングがわからない」

などなど電子マネーの経費処理の方法に不安がある方もいらっしゃる方も多いのではないでしょうか。

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