経費立替は、本来企業が負担すべき経費を従業員が一時的に立て替えた場合に、あとから精算をおこなう処理です。しかし、申請と精算には何かと手間がかかりますし、ミスが発生しやすいという問題もあります。

そこで本記事では、経費立替の問題点とともに、従業員と経理担当者双方の負担を減らすためにはどうすれば良いのかを解説していきます。経費立替を負担に感じている経理担当者の方は、本記事を参考に改めて業務フローを見直してみましょう。

1. 経費立替とは（立替精算と仮払い精算の違い）

経費立替とは、従業員が仕事に使う資金を一時的に立て替えて自分のお金で支払うことです。通常、仕事に必要な経費は企業が負担します。しかし、実務的には従業員が立て替え払いをしておき、後から精算をおこなうケースも多くあるでしょう。例えば、営業交通費や、リフォーム現場で必要になった部品、出張にかかる費用などは、従業員が立て替え払いをすることがあります。

従業員が立て替えた経費は、後ほど経理部が精算しなければいけません。経費立替の精算方法は、立替精算または仮払い精算です。それぞれ精算方法と適したシーンが異なるため、違いをふまえて使い分けましょう。

1‐1. 立替精算とは

立替精算は、従業員が立て替えた経費を後から精算する方法です。

＜例＞ 交通費を1週間ごとにまとめて経理部に申請し、精算する

立替精算は、一度従業員が全額を立て替えなければならないという難点があります。反面、経理担当者と従業員のやりとりが一度で完結する点がメリットです。小口の立替や、頻繁に発生する経費の立替に適しているといえるでしょう。

1‐2. 仮払い精算とは

仮払い精算は、事前に必要だと考えられる金額を従業員に渡しておき、後から差額を精算する方法です。

＜例＞従業員の出張にあたり3万円を仮払いして、戻ったあとに宿泊費や打ち合わせ会議費などの領収書を元に精算する

仮払い精算は、事前にお金を渡しておく分、従業員の金銭的な負担は少ないでしょう。しかし、経理部と従業員のやりとりが二度発生するため、手間がかかります。

関連記事：立替金の基本的な部分や仮払金・貸付金・預り金との違いをわかりやすく解説

2. 経費立替が負担になる理由

経費立替は、従業員にとっても経理担当者にとっても負担になります。それぞれが負担に感じる理由をみていきましょう。

2‐1. 経費立替をする従業員の負担

従業員にとって、経費立替には以下のような負担があります。

• 立替のための資金を確保しておく必要がある
• 申請手続きが面倒で、手続きに時間を取られる
• 領収書やかかった金額を管理しなければならない
• 経費と認められないとお金がもらえない恐れがある
• 外回りが多い従業員や決まったタイミングでしか精算されない企業などでは、なかなかお金を受け取れないことがある

経費立替が発生すると、従業員に一時的な支出を強いることになります。後から精算できるとはいえ、負担は避けられません。

2‐2. 経理担当者の負担

経費立替は、従業員だけでなく経理担当者の負担にもなります。

• 小銭を含めた現金を用意する必要がある
• 上記の現金の残金について、現金出納帳と定期的に照らし合わせなければならない
• 精算金額を現金で用意したり現金出納帳に記入したりする業務が増える
• 小口現金の残額が帳簿と合わない場合、問題になる

手間がかかるだけでなくミスが起こるリスクが高まるため、経理担当者にとっては負担となるでしょう。また、作業が増えるため、業務効率の低下も招きます。

3. 経費立替が必要な場面、多い職種

経費立替は、外回りをおこなう営業職に多いと考えられます。特に出張では、出先での取引先との打ち合わせ費や接待費、手土産代などイレギュラーな支出が多く発生するため、経費立替がおこなわれることが多いでしょう。また、営業交通費も後から精算することの多い経費です。

また、文具や切手を購入することのある事務員や、工事用の部品などを調達する職人など、営業以外の職種でも経費立替が発生する可能性はあります。経費立替の問題は、多くの従業員に関係しているといえるでしょう。

関連記事：従業員立替金が発生する例について具体的なシチュエーションを解説

4. 経費立替で起こりがちなミス、トラブル

経費立替には、さまざまなミスやトラブルが起こり得ます。状況に応じた対処をとらなければならず、ミスやトラブル発生時には、一層の手間がかかってしまうでしょう。

4‐1. 経費立替をした従業員が原因のミス、トラブル

従業員が原因のミスやトラブルの代表的な例を6つ紹介します。

• 領収書やレシートの受け取り忘れ
• 領収書やレシートの添付漏れ、紛失
• 立替経費精算書に記載する金額と領収書の金額や内訳が一致しない
• 立替経費精算書の申請期限を過ぎている
• 立替経費精算書について、管理者の承認を得ていない
• 空出張などの不正受給が起きる可能性がある

4‐2. 経理担当者が原因のミス、トラブル

経費立替では、経理担当者を原因としたミスやトラブルも発生します。

代表的なのは、精算時に渡す現金を間違えたり、一部を落としたりして帳簿と小口現金が合わなくなるトラブルでしょう。また、立替経費精算書に漏れやミスがあるのに気が付かずにそのまま精算してしまうといった問題が起こる可能性もあります。

そのほか、帳簿の記帳ミスや記帳漏れなどが起こることもありますが、これは通常の仕訳業務でも同様です。とはいえ、経費立替によって記帳すべきやり取りが増えれば、それだけミスも起こりやすくなるでしょう。

5. 経費立替の手間を減らすには

経費立替に関する問題を解決するためには、業務フローそのものの見直しが必要です。ここでは、経費立替の手間を減らす3つの方法を紹介します。

5‐1. 法人用クレジットカードを利用する

法人用クレジットカードを活用すれば、従業員が経費を立て替える必要自体がなくなります。出張に行く従業員にクレジットカードを渡しておけば、訪問先でのさまざまな支出に対応できるでしょう。利用明細も細かく確認できるため、万が一不正利用があった場合にもすぐに気づけます。

また、後述する経費精算システムと連携させることで、明細を自動取り込み、自動仕訳させることも可能です。

5‐2. 経費精算システムを導入する

経費精算システムを導入することで、精算の申請業務や小口現金の管理といった手間を大幅に削減できます。さらに、経費精算システムと出張管理システムを連携させて効率化を図ることも可能です。

5‐3. 外注サービスを利用する

立替精算に関する業務は、外部に委託することもできます。経理部の手間を省きたい場合に効果的です。具体的なサービス内容は外注先によって異なりますが、経費精算システムを利用したアウトソーシングサービスなどもあります。

ただし、少額をその都度精算したい場合には適さない可能性が高いでしょう。サービス内容と自社のフロー、従業員の利便性を総合的にみて検討する必要があります。

6. 経費立替の効率化でミスや不正をなくそう

経費立替を手作業でおこなっていると、ミスや不正が起こりやすくなります。業務の在り方を根本的に見直して、手間なく、正確な精算ができる体制を整えましょう。

法人カードと経費精算システムの併用は、事業規模を問わずに導入しやすい方法です。多くの数字がからむ経理業務は、システム化による効率や正確性の向上効果も得やすい業務だといえるでしょう。少しずつ、従来のやり方を見直していくことをおすすめします。

関連記事：交通費の不正受給を防ぐ！よくある事例とともに解説