交通費の不正受給はできるだけ未然に防ぎたいもの。わずか数百円の不正だとしても、年間を通してみると会社にとって多額の損失になります。また、1人が始めることで社内全体が不正受給を許す空気になってしまうことも。

今回は、不正受給によくある事例をもとに、なぜ不正受給が起きるのか、不正受給を発見したときの対処法、不正受給を起こさせないためのポイントをそれぞれ解説します。

1. 不正受給のパターン3つ

交通費の不正受給にはいくつかパターンがあります。代表的なものを3つ紹介します。

１‐1. 虚偽の交通費申請

実際に発生していない交通費を請求することで不正受給する方法です。例えば、定期代を受け取りながら自転車で通勤する、徒歩で取引先まで向かったのにタクシー代を請求する場合などが挙げられます。公共交通機関での通勤を申請しているにも関わらず、自家用車やタクシーで通勤している場合もこちらに該当します。

１‐２. 架空の交通費申請

プライベートの旅行で使った費用を、出張での旅費や交通費と称して偽の請求書を提出し、不正受給する方法です。出張だけでなく、取引先との移動と称して自分自身の移動にタクシーや新幹線を利用するケースも挙げられます。業務と関係のない私的な移動に対する請求のことです。

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１‐３. 差額を不正受給する

交通費が発生した事実はあるものの、実際に必要ない場合や過剰な費用を請求することで差額を不正受給する方法です。例えば、実際には安い運賃の経路で通勤しているにもかかわらず、高い運賃の経路で申請する場合などが挙げられます。実際に住んでいない住所から交通費の申請をし、より会社から近い住所から通勤をすることによって差額を不正受給するケースもあります。

これらの不正行為は、企業に多大な損害を与えるため、従業員に対する厳格な教育やルールの徹底が必要です。また、ルールが守られているかどうかを監視し、不正行為が発生した際には、すみやかに適切な処置を行いましょう。

2. なぜ交通費の不正受給が起きるのか？

交通費の不正受給が起こる原因としては、以下のようなものが挙げられます。

2‐1. 申請忘れ

引っ越したあとの住所変更を失念していた、通勤経路を変更したのに申請していなかったなど、人為的なミスによるケースです。申請する際に従業員が定期区間を気にしておらず「経路変更に対する申請の重要性」を理解していない可能性もあります。

2‐2. ルールが曖昧

企業内の交通費のルールが曖昧であると、どこまでが交通費として請求できて、どこからがダメなのか線引きできなくなります。そうすると、どのような交通費も請求できると勘違いしてしまい不正受給が頻発します。

2‐3. 上司の管理不足

主に出張や外回りでの営業など、経理担当者の目が行き届かない業務の請求に関しては、本来であれば上司が把握しておくべきです。しかし、上司が内容をきちんと把握していない場合、従業員は上司の目をかいくぐって不正な請求を行うことができてしまうケースもあります。

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2‐4. 計算する余裕がない

出張や外回りの数が多いほど、月に何十件もの交通費を申請しなければなりません。忙しくて交通費をいちいち調べている余裕がないという理由から、適当に申請してしまうケースもあります。定期区間を控除せず交通費を計上してしまったり、タクシーの使用用途や行き先が曖昧なまま申請されていることも。

2‐5. モラルの欠如

倫理観やモラルに欠ける人物がいる場合、不正な請求を行う可能性があります。また、1人が行うことによって周りも影響され始めるだけでなく、いつかしそれが当たり前の風潮になってしまうかもしれません。

これらの原因を防ぐためには、企業が従業員に対して適切な教育や訓練を実施し、交通費請求のルールを明確にすることが重要です。また、上司や監査部門が交通費の請求内容を適切に審査すること、業務に関係のない交通費を請求している従業員に対しては指導やアドバイスを行いましょう。モラルに欠ける人物については、行動規範を策定し、不正請求に対する適切な指導や場合によっては処罰が必要になります。

3. 交通費の不正受給を見つけたら

もし交通費の不正受給を疑った場合は、手順を踏んで対応することが重要です。

3‐1. 証拠を集める

交通費のルールや支払いの仕組みを確認し、不正な行為が行われているかどうかを調べます。不正行為が疑われる従業員の行動や書類、証拠などを集めます。ただし、不確かな情報や疑いだけで決めつけることは避けるべきです。

3‐2. 本人に確認する

上司に報告する前に、本人に事情を確認しましょう。事情を確認する際は、領収書や定期券のコピー、住民票記載事項証明書などの提出をしてもらい、合理的に判断できるようにします。同時に、過失なのか故意なのかを見定めます。

3‐3. 上司や監査部門に報告する

証拠を明確にし、本人に事情を確認できたら上司や監査部門に報告します。ここで、従業員に下される処分が決定します。

3‐4. 返還を求める

民法第703条、不当利得の返還義務の規定により、従業員に過払い金額の返還を求めることができます。また、不正受給の金額や期間によっては懲戒解雇などの非常に重い処分になる可能性があります。

3‐5. 再発防止策を実施する

今後の不正受給を防ぐためにも、再発防止策を実施することが必要です。交通費のルールの再確認や監査の強化、従業員に対する教育といった対策を実施することで、同様の不正行為の発生を防止することができます。

4. 交通費の不正受給の予防方法

交通費の不正受給を防ぐためには、以下の4つの対策が効果的です。

4‐1. 明確なルールを定める

企業内で利用可能な交通手段、交通費負担の範囲、申請時期や申請方法、請求書が必要な場合などのルールを定め、明確に従業員に伝えることが大切です。また、交通費を不正受給した場合の返還義務や罰則についての規定も定め、リスクが高いことを従業員に周知できれば、不正受給を考える従業員が少なくなるかもしれません。

4‐2. 確認を徹底する

交通費の支払い前に、上司や監査部門が請求内容を確認することで、不正な請求を未然に防ぐことができます。出張や業務に必要な交通費のみを支払うようにするために、従業員がその交通手段を選択した理由を確認しましょう。過失による不正受給を減らすためにも、常に確認を怠らない姿勢が大切です。

4‐3. 領収書の提出を義務化

請求内容を合理的に判断するために、領収書や定期券のコピー提出を義務化しましょう。また、年に一度など定期的に住民票記載事項証明書の提出を求めることで、現住所の確認ができ、転居届の提出漏れや故意の不正受給を防げます。

4‐4. 教育と周知の徹底

従業員に交通費のルールや請求方法を教育し、いつでも閲覧できるマニュアルを用意することで、過失による不正受給を予防できます。また、不正受給してしまった場合の罰則や返還義務についても周知を徹底して、不正受給に対する従業員の意識を変えていきましょう。

5. 毎月発生する交通費精算は効率化しよう

交通費の不正受給は、会社の信用を傷つけるだけでなく、従業員のモチベーションを下げる原因ともなります。適切な処置を行い、再発防止策を実施することで、信頼度の高い企業経営を実現することが大切です。

しかし、いくらルールを明確に定めても、手作業で行う限り100%ミスを防げるようにはなりません。意図しない不正受給を防ぐためにも、経費精算システムの導入などで申請額のズレが起きにくいフローを整えましょう。こうした申請の電子化には経理の工数削減だけでなく、従業員がコア業務に集中できる、管理職の確認コストが減るなどさまざまなメリットがあります。ぜひ交通費精算の効率化に取り組んでみませんか？