出張費とは?勘定科目や経費処理の方法、相場費用まで網羅的に解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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出張費とは?勘定科目や経費処理の方法、相場費用まで網羅的に解説

出張費を計算する

日々の業務をおこなうなかで、出張業務が発生することがあります。交通費や宿泊費、食事代など、出張には多くの費用が発生しますが、これらの費用はどのように精算すればよいのでしょうか。

出張業務が多くない企業では、発生するたびに迷ってしまう方もいらっしゃるでしょう。

そこで今回は、出張費に含まれる費用や会計処理の方法について解説します。

出張費に関するよくある疑問やお悩みを徹底解決!
「出張費の規定の作り方に悩んでいる」
「旅費交通費に関する基本的な知識をつけたい」
「仮払の運用方法がわからない」
などなど出張費に関して不安や疑問を感じたことはないでしょうか。
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1. 出張費とは

出張に行くための荷物

出張費とは、『出張に伴う費用の総称』を指します。そのため、移動にかかる交通費はもちろん、宿泊費やガソリン代、駐車料金なども出張費に含まれています。

1-1. 出張費と旅費交通費の違い

出張費と似た言葉で『旅費交通費』という言葉があります。

出張費が『出張に伴う費用の総称』であるのに対して、旅費交通費は『通勤・出張に伴う費用を経費処理するための、勘定科目の名称』を指しています。

どちらも『出張で発生する費用』という意味で使用できますが、会計処理上では『旅費交通費』を使用するため注意しましょう。

2. 出張費に含まれる費用

出張にかかる費用の内訳

出張費に含まれる一般的な費用は以下のとおりです。

  • 交通費
  • 宿泊費
  • 出張手当(日当)

 

費用の詳細を確認していきましょう。
※業務とは関係のない、観光目的の費用は計上できないので、注意してください。

2-1. 交通費

自宅、または所属しているオフィスから出張先までの交通費です。起点が自宅になるのか、オフィスになるのかは、会社の規定と出張スケジュールにより判断する必要があります。

また、タクシーや新幹線は利用条件が定められていることもあるでしょう。移動手段と金額が適正であるかを確認してください。

また、通勤定期代を支給している場合は、移動経路に定期区間の有無を確認する必要があります。

2-2. 宿泊費

出張先のホテル費用です。会社の出張規定で定められている金額内で精算できます。

上限金額が定められていなくとも、高額の場合は経費として認められない場合もあるでしょう。

無用なトラブルを避けるためにも、事前に規定で定めておくことをおすすめします。

また、ルームサービスやチェックアウト時間の延長、夕・朝食などは宿泊費に含まれません。利用する場合は領収書を分けてもらうように依頼しましょう。

2-3. 出張手当(日当)

出張に伴う雑費の精算を目的として、出張手当(日当)を支払う場合があります。支払いの有無や金額に関しては、会社の規定を確認しましょう。

企業によって出張手当や日当、そのほか別の名称がついている場合がありますが、『出張における負担額を賄うもの』として支給する費用は出張費に含めることができます。

2-4. 出張費が高額になる場合

出張費は、出張先や期間によって数十万円もかかる可能性があります。海外出張の場合や出張回数が多い社員にとって、出張費は負担が大きく感じるでしょう。

そこで、事前に仮払金を出張者に支給して、後日差額を精算する方法があります。また、会社の規定に則ったうえで、法人カードを用いて事前に決済しておくのも一つの方法です。

3. 宿泊費や出張手当(日当)の相場

出張費用を計算する

宿泊費や出張手当(日当)は会社の規定により支給額が異なりますが、相場よりも大幅に高額な場合、経費として認められない可能性があります。

それぞれの相場を確認しましょう。

3-1. 宿泊費の相場

宿泊費の相場は、出張者の役職や出張先により異なります。

国内出張の相場を下記の表にまとめているので、確認しましょう。

部長 一般社員
9,000円 ~ 10,000円 8,000円 ~ 9,000円

3-2. 出張手当(日当)の相場

出張手当(日当)の相場も宿泊費と同様、出張者の役職や出張先により異なります。

国内出張の相場を下記の表にまとめているので、確認しましょう。

部長 一般社員
2,500円 ~ 3,000円 2,000円 ~ 2,500円

3-3. 宿泊費や出張手当(日当)の上限額を社員によって変えてよいのか

宿泊費や出張手当(日当)を経費にするためには、金額の妥当性と公平性が認められる必要があります。そのため、部署や従業員ごとに上限額を設定することは原則認められないでしょう。ただし、一般社員と部長などの役職で区切ることは問題ありません。

3-4. 国家公務員等の出張規定

総理大臣を含めた国家公務員の宿泊費や出張手当(日当)は法律で決まっています。この費用を超えるものは、出張規定で定められた範囲内だとしても、認められない可能性が高いです。ぜひ参考にしてみてください。

国家公務員等の旅費に関する法律 別表第一 内国旅行の旅費

区分 日当(一日につき) 宿泊料(一夜につき) 食卓料(一夜につき)
甲地方 乙地方
内閣総理大臣等 内閣総理大臣及び最高裁判所長官 三、八〇〇円 一九、一〇〇円 一七、二〇〇円 三、八〇〇円
その他の者 三、三〇〇円 一六、五〇〇円 一四、九〇〇円 三、三〇〇円
指定職の職務にある者 三、〇〇〇円 一四、八〇〇円 一三、三〇〇円 三、〇〇〇円
七級以上の職務にある者 二、六〇〇円 一三、一〇〇円 一一、八〇〇円 二、六〇〇円
六級以下三級以上の職務にある者 二、二〇〇円 一〇、九〇〇円 九、八〇〇円 二、二〇〇円
二級以下の職務にある者 一、七〇〇円 八、七〇〇円 七、八〇〇円 一、七〇〇円

備考

宿泊料の欄中甲地方とは、東京都、大阪市、名古屋市、横浜市、京都市及び神戸市のうち財務省令で定める地域その他これらに準ずる地域で財務省令で定めるものをいい、乙地方とは、その他の地域をいう。固定宿泊施設に宿泊しない場合には、乙地方に宿泊したものとみなす。

引用:国家公務員等の旅費に関する法律|e-gov 法令検索

4. 仕訳する際の勘定科目

出張費を仕訳する

冒頭に記載したとおり、出張費は『旅費交通費』という勘定科目を使って仕訳します。

出張手当(日当)を含め、経費として計上できるため、間違えないように気をつけましょう。

具体的な仕訳方法を解説します。

4-1. 出張後の実費精算をする場合

出張後に経費精算の内容をもとに宿泊費を精算する方法です。

出張者より申請された出張費用5万円を現金で支給した場合は、下記のように仕訳します。

借方 貸方
勘定科目 金額 勘定科目 金額
旅費交通費 50,000円 現金 50,000円

4-2. 事前に仮払金を支給して、後日差額精算をする場合

事前に仮払金を支給して、出張後に差額を精算する場合はどのように精算すればよいでしょうか。

事前に仮払金5万円を支給、出張後に仮払金の余り1万円が返金された場合は、下記のように仕訳します。

①仮払金5万円を支給したとき

借方 貸方
勘定科目 金額 勘定科目 金額
仮払金 50,000円 現金 50,000円

②出張後に仮払金の余り1万円が返金されたとき

借方 貸方
勘定科目 金額 勘定科目 金額
旅費交通費 40,000円 仮払金 50,000円
現金 10,000円

5. 領収書がない場合の精算方法

駅の改札口

出張者が領収書を紛失した場合、経費として精算できるのでしょうか。また、電車・バスの利用では領収書が発行されない場合もあります。

領収書がない場合は、出金伝票で対応しましょう。また、クレジットカードの利用明細や確認メールでも領収書の代わりにできる場合があります。どこまでを領収書の代わりと認めるかは会社の判断となるため、規定を確認しましょう。

6. 事前に定められた規定にのっとって、正しく処理をしよう

領収書をもとに費用を精算する

以上、出張費に含まれる費用や会計処理の方法について解説しました。

出張費には交通費や宿泊費、出張手当(日当)が含まれます。業務外の費用は含まれないので、不要な費用が含まれていないか注意してください。

また、事前に規定を定めていないと、経費として処理できないような高額な領収書を提出される可能性もあります。事前に規定を整備して、正しく出張費を処理しましょう。

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梅原奈緒

梅原奈緒

Web会議システムのマーケティングとテクニカルサポート、経理担当者向けウェビナーの企画運営を経て、jinjerBlog編集部に加入しました。ウェビナー企画での知見を生かして、皆様のためになる情報をお届けします。経理業務における身近な疑問から業務効率化の方法まで、幅広く提供します。

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