交通費精算の電子化は必要?メリットやルールを解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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交通費精算の電子化は必要?メリットやルールを解説

清算作業する人の手

交通費精算に電子化を導入することで、従来の紙による交通費精算が抱える課題を解決できます。

しかし、電子化を導入するためには、新しいシステムの導入や電子帳簿保存法に沿った運用をする必要があります。そのため「そこまでして導入が必要なのか」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

この記事では、交通費精算における電子化の必要性や具体的なメリットについて解説します。

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旅費交通費

1. 交通費精算とは

電卓の上に飛行機の切り絵

交通費精算とは、従業員が一時的に立て替えた交通費を、経理担当者が確認し支払い処理をおこなうまでの経理業務のことです。

一般的に交通費とは、近くの営業先までの交通費といった、主に日帰りできる距離の移動に使用した費用を指します。

しかし、ここで使われる「交通費」はいわゆる通称です。そのため、仕訳上「旅費交通費」や「通勤費」とよばれる精算であっても区別せず「交通費精算」とする会社も少なくありません。

具体的には次のような経費精算も「交通費精算」とよばれる場合があります。

  • 通勤定期代
  • 宿泊をともなう営業に使った新幹線代や飛行機代
  • 出張先で泊まったホテル代

2. 従来の交通費精算が抱える4つの課題

話し合いしながらメモを取る

従来の紙書類による交通費精算には、次のような課題があります。

  1. 申請書類の作成に時間がかかる
  2. 領収書をしっかり管理する必要がある
  3. 確認項目が多く手間がかかる
  4. 仕訳作業やデータの作成作業に時間がかかる

自社が抱える課題を改めて確認するためにも、ぜひご覧ください。

2-1.【申請者】申請書類の作成に時間がかかる

紙による交通費精算が抱える課題の1つに、申請者が書類作成に多くの時間を取られる点が挙げられます。

交通費精算の書類は、不正を防ぐために日付や訪問先など多くの項目を正確に記載することが求められるため、ある程度の時間が必要となります。くわえて、企業によっては出張や営業をするたびに申請しなければなりません。

そのため、月に1、2回程度であれば大きな負担にはなりませんが、出張の多い従業員は少なくない時間を交通費精算に取られることとなります。

書類作成によって、生産的な業務をおこなう時間が削られる点は、紙による交通費精算の大きな課題の1つといえるでしょう。

2-2.【申請者】領収書をしっかり管理する必要がある

申請者は申請するまで領収書を保管しなければなりません。

交通費申請をする際は、適切な理由・金額で交通費を使用しているか証明するため、領収書を提出する必要があるためです。万が一領収書を紛失してしまった場合は精算そのものが不可能になります。

出張が多い従業員であれば、枚数や金額も多くなるため、領収書の管理をストレスに感じる従業員も少なくないでしょう。

2-3.【経理】確認項目が多く手間がかかる

経理側の課題として、確認項目が多く手間がかかる点が挙げられます。

申請者から交通費申請を受けた経理は、不備や不正がないかのチェックをおこないます。

紙による申請の場合、書類に抜け漏れがないか、経路は適切かなど多くの項目を確認しなければなりません。

交通費精算は件数も多くなりがちなため、経理担当者にとっては大きな負担となります。

2-4.【経理】仕訳作業やデータの作成作業に時間がかかる

仕訳作業やデータ作成に多くの時間を取られている点も大きな課題です。

そもそも仕訳作業・データの作成は、入力量が多いうえにミスも許されない作業です。

紙による交通費精算の場合、こういった重要な作業をすべて人がしなければなりません。また、ミスを防ぐためにダブルチェック制を導入している企業もあります。

その結果、他の業務に影響がでるほどの時間や手間を、仕訳やデータ作成に取られている企業も少なくありません。

3. 交通費精算の課題解決には電子化が効果的

デジタルサインをする人

紙による交通費精算の課題を解決し、交通費精算をスムーズにするには紙の書類などをデータへ変換する電子化の導入が効果的です。

電子化の導入により、領収書や申請書類をデータとしての送信が可能になります。

その結果「領収書を管理する負担の削減」「タイムラグなく処理が進められる」といった申請者・経理双方の負担を削減できます。

4. 交通費精算を電子化する5つのメリット

プラスの積み木を重ねる

交通費精算を電子化することで次のようなメリットが得られます。

  1. 保管スペースが削減できる
  2. コストが削減できる
  3. 生産性が向上する
  4. データ検索が可能になる
  5. 領収書の紛失が防げる

詳しく見ていきましょう。

4-1.保管スペースが削減できる

交通費精算を電子化すれば、紙の領収書や申請書類を保管するスペースを削減できます。

領収書や書類は、最低でも7年間は保管するよう法律によって定められています。そのため、従来は紙の領収書や書類をファイリングして保管しておく必要がありました。

しかし、電子化の導入により領収書や書類をデータとして保存できるため、棚や倉庫を用意する必要がなくなります。

4-2.コストが削減できる

電子化の導入によりコストの削減が可能です。

紙で管理する場合、紙代やインク代をはじめファイル代などが必要になります。また、会社規模によっては書類保管用の倉庫代や管理するための人件費も発生します。

電子化をすれば、倉庫代や人件費が削減できるほか、より重要な業務に人的リソースを割くことが可能です。

4-3.生産性が向上する

電子化の導入により、今まで手作業でおこなっていた作業が自動化されるため、生産性の向上が期待できます。

例えば、電子化を導入すれば領収書がすぐに経理担当者に届くようになるため、すぐにチェック作業が可能です。また、書類のファイリングや所定の保管場所まで移動する作業も削減できます。

申請者にとっても、スマートフォンで簡単に書類を送れるようになります。その結果、郵送に使っていた時間を別の業務に使うことが可能です。

4-4.データ検索が可能になる

必要書類をデータで検索できる点も電子化の大きなメリットです。

従来の紙での管理であれば、必要書類を探すためには保管場所までファイルを取りに向かい、さらに書類を探す必要がありました。

一方、電子化によってデータ保存をしておけば、日付や発行者、内容による検索が可能となるため、書類を探す手間を大きく短縮可能です。

4-5. 領収書の紛失が防げる

交通費精算を電子化することで、領収書の紛失を防止できます。

領収書を紙で保管している場合、紛失のリスクを常に抱えることになります。感熱紙などを利用している領収書であれば、劣化により読み取れなくなる可能性もあるでしょう。

しかし、電子化により領収書をデータ保存すれば、削除の実行やトラブルによるデータ消失が発生しない限り紛失する心配はありません。

5. 交通費清算を電子化する際のルール

チェックリストを確認する

交通費精算を電子化するにあたり、最も重要なのが領収書の保存方法です。

領収書を国から認められる形でデータ保存するためには、電子帳簿保存法で定められている要件に沿う必要があります。

領収書を「紙で受け取ったのか」「電子データで受け取ったのか」によって要件は異なりますが、どちらも次の視点から要件が決められています。

  • 可視性の確保:だれもが視認・確認できる状態を確保しているか
  • 真実性の確保:データの訂正や削除など不正がないことが確認できるか

参考記事:【2023年版】電子帳簿保存法とは?概要と改正内容をわかりやすく解説

5-1. 領収書を紙で受け取った場合

領収書を紙で受け取った場合は、国が定めるスキャナ保存制度に沿って電子化をしなければなりません。

スキャナ保存制度において領収書が満たすべき要件は以下です。

スキャナ保存要件
可視性の確保 入力期間の制限
一定水準以上の解像度による読み取り(200dpi 以上)
カラー画像による読み取り(赤・緑・青それぞれ 256階調(約 1677 万色)以上)[※1]
解像度および階調情報の保存(2023年1月以降は不要)
大きさ情報の保存(2023年1月以降は不要)
以下のいずれかを満たす

  1. バージョン管理(訂正または削除の事実および内容の確認等)がおこなえるシステムを利用する
  2. 訂正や削除がおこなえないシステムを利用する
  3. タイムスタンプの付与
入力者等情報の確認(2023年1月以降は不要)
真実性の確保 スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持(2023年1月以降、重要書類のみに限定)
見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等)の備付け
整然・明瞭出力
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け
検索機能の確保

[※1]検収書や納品書などの一般書類はグレースケールでの保存も可

参照:国税庁|国税庁電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】

5-2. 領収書を電子データで受け取った場合

領収書を電子データで受け取った場合は電子取引となり、電子取引制度に沿って電子化をしなければなりません。

電子取引制度において領収書が満たすべき要件は以下になります。

電子取引要件
可視性の確保 自社開発のシステムを使用する場合においてシステム概要を記した書類の備付け
見読可能装置の備付け
以下の検索機能の確保[※2]

  1. 取引年月日・取引金額・取引先を検索の条件として設定することができること
  2. 日付と金額の範囲を指定して検索ができること
  3. 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索ができること
真実性の確保 次のいずれかの措置を講じること

  1. タイムスタンプが付与されたデータを受領する
  2. 速やかにタイムスタンプを付与する
  3. データの訂正削除をおこなった場合にその記録が残るシステムもしくは訂正削除ができないシステムを利用する
  4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付けをおこなう

[※2]以下のいずれかの要件を満たす場合は検索機能の確保は不要

  • 2期前の売上高が1,000万円以下で、調査員の求めに応じてダウンロードして提示や提出がおこなえる場合(2023年1月以降は5,000万円以下の事業者に拡大)
  • 電子取引データを、「取引年月日」「その他の日付」及び「取引先」ごとに整理された状態で提示・提出できるようにしている場合(2023年1月以降に適用)

参照:国税庁|電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

6. 交通費精算の電子化には経費精算システムの導入がおすすめ

タブレットを持ちながら笑顔の男性

電子化に求められるルールを守り、スムーズに導入するためには、経費精算システムの導入がおすすめです。

経費精算システムとは、経費精算を処理する上で発生する申請や承認、仕訳などの業務を効率的におこなうためのシステムです。

近年では、電子帳簿保存法に完全対応しているシステムも多く提供されています。そのため、それらのシステムを使用すれば問題なく電子化へ移行できます。

また、ICカードとの連携機能やスマートフォンからの申請が可能となるなど、業務を効率化する機能も多く備えている点も魅力です。

一方で、ランニングコストが発生するといった注意点も存在します。しかし、電子化導入によって紙やインク代、保管スペースが削減できる点を考慮すれば、費用対効果は高いといえるでしょう。

7. 交通費申請を電子化し効率的に精算業務を実施しよう

笑顔で案内する女性

交通費申請を電子化することで、従来の経理業務が抱える課題を解決できます。しかし、適切に対応するには電子帳簿保存法に沿って運用しなければなりません。

経費精算システムは電子帳簿保存法に対応しているものも多く、専門的な知識がなくとも導入するだけでスムーズに電子化へ移行可能です。

経理業務の電子化にお悩みの方は、ぜひ一度経費精算システムの導入を検討してみてください。

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