会社の内部あるいは外部を問わず、お金のやり取りがあるなかで、取引先または従業員などが負担するべき部分を企業が立て替えた際に用いられる勘定科目が立替金です。
会社が支払っておくという点において、仮払金や貸付金、預り金と混同しやすい要素を含んでいます。

今回は、立替金の基本的な部分や仮払金や貸付金、預り金との違いについて、詳しく解説します。

1.立替金とは？わかりやすく解説

立替金は、会社が一時的にお金を立て替えた際に用いられる勘定科目です。
確認するときに覚えておきたいポイントが3つあります。

まずは、立て替える相手を問わないという点です。
取引先や自社の従業員など、会社の内部または外部を問わず、立て替えた際に用いられます。

自社のために使ったお金に対する立て替えには消費税がかかります。対して、郵送費の立て替え等、最終的に他社が支払うお金については消費税は発生しません

2つ目は、立て替えたお金は一時的なものである点です。
あくまでも一時的に支払って立て替えたお金ですので、やがては回収されます。
この点において貸付金とは異なり、利息がつきません。

3つ目は、立て替えてから回収までの期間が短いスパンである点です。
立替金は短い期間で立て替えておき、速やかに回収されなければいけません。

もし、長期にわたるのであれば、貸付金として仕訳されます。

立替金の具体例として、以下3つのようなシチュエーションが考えられます。

・従業員や役員が自ら支払うべき私的な金銭を会社が一時的に支払った
・配送料など、取引先が支払うよう決めていたものを自社で一時的に支払った
・雇用保険料のように従業員が支払うべきものを会社が一時的に支払った

関連記事：立替金が売上になるケースや実務上の立替金の位置づけについて解説

2.立替金の勘定科目と仕訳例

冒頭でも解説したように立替金が勘定科目名なので、この勘定科目をもちいて仕訳を行います。

実際に立替金の仕訳を行う際のポイントについて、具体例を挙げて見ていきましょう。
先述のように、立替金は会社側が誰かに代わって一時的に立て替えたお金です。

このことから、立場としては会社側が債権者となると考えられます。
よって、立替金は財務諸表における資産の部のなかで、現金が立替金として振り替えられます。

やがて回収されるお金ではありますが、一時的なものですので、利息は発生しません。
加えて債権の回収に該当するため、相手側に合わせて現金や手形、売掛金と相殺によって振り替えるような方法が考えられます。
この点は、仮払金と同じです。

ただし、取引先に領収証を渡していない場合、債券を回収した際の勘定科目が立替金ではなく、売上になるため注意が必要です。

例として、商品の注文があった際に、発注先に代わって材料を仕入れて立て替えたケースで考えてみましょう。
立て替えた時点では、以下のように仕訳を行います。

借方科目：金額：貸方科目：金額
立替金：120,000：現金：120,000

後ほど、発注先に対して請求する際は、以下のようになります。

借方科目：金額：貸方科目：金額
売掛金：120,000：立替金：120,000

関連記事：立替金の勘定科目について対象になる費用や仕訳方法を解説

3.立替金と似た用語との違い

立替金と似た部分があるために混同してしまいがちな勘定科目がいくつかあります。
仮払金と貸付金、預り金との違いをそれぞれ見ていきましょう。

3-1..立替金と仮払金の違い

仮払金とは、会社側があらかじめ、ざっくりとした金額を支払っておいた際に用いられる勘定科目です。
代表的な例として出張が挙げられます。

出張では経費が必要になりますが、端数まで細かく計算するのは難しいです。
そこで、これくらい必要になるだろうと大まかに予算を立てて、まとまったお金をあらかじめ払っておきます。

出張のほか、営業所に対して小口資金としてひと月あたりに必要となる予算から金銭を支払う場合にも仮払金となります。

仮払金は、金額が明確になってから支払いをします。
基本的に、仮払金は経費として計上されることが確定しているため、債権を伴いません。

3-2..立替金と貸付金の違い

貸付金は、立替金のように相手に代わってお金を支払った際に用いの違いられる勘定科目です。
取引先や従業員個人に対してお金を貸した際は、貸付金となります。

立替金と明確に異なる点として、お金の返済が挙げられます。
貸付金には返済期日がはっきりと決められており、その日までに返す約束を結びます。

立替金は、返済期日をはっきりと定めません。
しかしいつまでも待っているわけではなく、返済が見込めない場合は勘定科目を貸付金に変えて返済期日を設定する必要があります。

加えて、貸付金はその用途が明確に決められていません。
どのように使われるのかがはっきりとしているのであれば、立替金として処理することが可能です。

3-3.立替金と預り金の違い

預り金は、本来であれば会社側が負担しない費用を、あらかじめ取引先や従業員からお金を預かっておき、その都度支払うお金を指す勘定科目です。

とくにわかりやすい例として、社会保険料が挙げられます。
給料からあらかじめ天引きしておいて支払われる社会保険料は、従業員のお金を一時的に預かっておき、本人の代わりに支払えるように預り金にしておきます。

立替金とは、誰のお金かという点で異なります。
立替金は会社のお金で立て替えて支払い、預り金は従業員や取引先のお金で支払います。

支払いのためにあらかじめその本人からお金を受け取っているか、あるいはあとから返してもらうのか、この点で区別ができますので覚えておきましょう。

3-4.従業員立替金とは

従業員立替金とはその名称の通り、立替金の中でも従業員が立て替えたお金に対して使われる勘定科目です。立て替えた先が取引先なのか、従業員なのかを判別するために利用されます。

関連記事：従業員立替金が発生する例について具体的なシチュエーションを解説

4.立替金は消費税の対象となるのか

立替金は消費税の対象になる場合とならない場合があります。旅費交通費など社内のために利用した経費は消費税の対象となりますが、取引先などの社外に対しての立替金に関しては消費税の対象外となります。そのため立替金の内訳を正確に残しておくことが重要です。

関連記事：立替金は原則として消費税の対象となる！例外と合わせて詳しく紹介

5. 立替金の消込処理とは債券の回収に応じて仕訳を相殺すること

立替金は一時的にそのやり取りを仕訳するための勘定科目です。
入金があったら、それぞれに応じて売掛金や買掛金のように債権の勘定科目を消していく作業が必要となります。

これが、消込処理です。
立替金として仕訳したものを明細から一つひとつ照らし合わせる必要があり、数が多いほどにかなりの時間と労力を要してしまいます。

仮払金や貸付金、預り金など、ほかの勘定科目にも同じことが言えるため、あらゆる入金消込と並行して行わなければいけません。
限られた人員で行っていれば、どうしてもミスが発生してしまうでしょう。

消込処理を少しでも簡単にするために、以下3つのアイデアの採用をご検討ください。

5-1.業務のシステム化

金融機関との連携が行えるソフトやアプリを活用して、出金や入金といったデータの取り込みと消込処理を自動化させるアイデアです。
これまで担当者が手動で行っていたところをソフトやアプリに任せてしまうことで、大幅な業務効率化を期待できます。

消込処理を手動で行う場合、以下6点の問題があります。

・請求と振込の名義が違うため、照合が大変
・複数ある場合、合算して支払われてしまう
・請求と入金の金額が違う
・もし未入金だった場合、繰越請求が必要
・人力で作業するとどうしてもヒューマンエラーのリスクがともなう
・担当者が異動あるいは退職することでノウハウ不足に陥る

こういった問題は、システム化によってまるごと解決することが期待できるでしょう。

5-2.仮想口座の作成

立替金を管理するために、仮想口座を活用するアイデアです。
顧客ごとあるいは注文ごとに仮想口座を割り当てることで、効率よく管理できます。

履歴を確認することで、入金の間違いがあったとしても柔軟に対応することができるのがポイントです。

5-3.外部委託

消込処理を自社で行うのではなく、委託業者に任せてしまうアイデアです。
システム化が自社に合わなかったり、仮想口座を用いた管理するには取引先が多かったり、根本的な人材不足に悩まされていたりする場合におすすめできます。

システム化と同様に自社内で行う作業を大きく減らすことができ、コア業務に割ける労働力をより多く確保できるでしょう。

6.立替金を支払う際の請求書について

立替金は本来負担すべきだった代金を立て替えて支払ったものなので、後に返してもらう必要があります。その際に利用するのが立替金請求書（立替金支払依頼書）です。返済が遅くなると負債になってしまうケースもあるので立替金が発生した後は速やかに立替金請求書を発行するようにしましょう。

関連記事：立替金の支払いに必要な請求書の書き方や注意点について

7.立替金処理の際の領収書について

立て替えていたお金を回収する際には立て替えた側が領収書を作成するがあります。一般的な領収書と同じく発行者名や宛名、金額など正確に記載しましょう。

関連記事：立替金の領収書を作成するうえで必要となる5つの項目や管理方法を解説

8.複雑になりがちな立替金は自社に最適なアイデアの採用で解決！

立替金は、仮払金や貸付金、預り金のように、一時的な金銭のやり取りを扱う勘定科目です。
出金に対して後から入金があるため、適切な消込処理を行う必要があります。そのままにしてしまうと貸付金に変えなければいけません。

立替金は数が増えるほど処理に多くの時間と労働力を必要としてしまいます。効率よく解決するためのアイデアの採用をぜひご検討ください。