立替金の消費税はどう処理すればいい？正しい処理方法と管理がしやすくなるコツ - ジンジャー（jinjer）| クラウド型人事労務システム

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立替金の消費税はどう処理すればいい？正しい処理方法と管理がしやすくなるコツ

経費管理

更新日: 2024.5.23
公開日: 2022.5.6 jinjer Blog 編集部

立替金　消費税

会社が従業員や取引先に代わって立て替えて支払っておいたお金を「立替金」といいます。立替金は一時的に支払いをしているものであるため、やがてはその金額を回収し正しく処理をしなければなりません。

その際に悩むことが多いのが立替金の消費税です。本記事では、立替金が原則として消費税の対象となることについて、例外と合わせて詳しく解説します。

会計の基本は「勘定科目」と「仕訳」
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1. 原則として立替金は消費税の対象になる

お金

まずは立替金が消費税の対象になるのか、基本的なことから解説していきます。消費税になるケースとならないケース、それぞれを把握して正しく処理をしましょう。

1-1. 原則的に消費税の対象になる

会社が一時的に費用を補填する立替金は、原則として消費税の対象となります。立替金の根本的な定義から立替金が発生する状況、消費税の対象になるシーンを見てみましょう。

会社が一時的に費用を負担する立替金は以下のようなシーンがあります。

  • 会社が従業員の私的費用を立て替える
  • 会社が取引先の相手負担の送料を立て替える
  • 会社が従業員の雇用保険料を立て替える

社内、社外を問わずに「会社のため」のお金を従業員や取引先が立て替えている場合は、消費税の対象になります。

ほとんどの立替金がこのケースであるため、原則として立替金は消費税の対象になるわけです。しかし、中には非課税になるケースもあるため、そこも正確に把握しておきましょう。

関連記事：従業員立替金が発生する例について具体的なシチュエーションを解説

1-2. 消費税の対象にならないケース

立替金が消費税対象となる場合は「社内」で発生した勘定だと、上記で述べました。立替金が消費税の対象から外れるケースは、その反対です。「社外」で発生した勘定の場合、立替金は消費税の対象から外れます。

非課税になる立替金の具体例は以下のようなケースです。

  • 取引先が支払うように決めていた配送料を一時的に支払った
  • 商品の発注に対して材料費を取引先が支払うはずだったが一時的に立て替えた

「もともと会社以外の対象が支払うものだった」という点がポイントです。社外のために使うお金であるため、一時的に立て替えていたとしても、勘定科目の立替金には該当しません。

複雑な部分であるため、消費税の取り扱いに悩んだ際は状況を細かく聞くとともにベテランや専門家の力を借りるとよいでしょう。

2. 立替金の消費税を処理する際の注意点

注意を促す

立替金の消費税を処理する際は以下の2点に十分に注意し、間違えの内容に仕分けをしましょう。

2-1. 立替金の内訳や状況を控えておく

立替金の消費税を処理する際に重要なのは「社内」と「社外」のどちらのために使ったものであるかという点です。

そのため「何のために使ったお金なのか」がわからないと、立て替えた状況や理由が把握できず、消費税の処理に悩んでしまいます。

立替金が発生した際は必ず内訳や状況を控え、本来費用を負担すべきだったのは会社なのか、あるいは従業員や取引先なのかを正確に認識できるようにしておきましょう。

2-2. 貸付金や預り金と間違えない

立替金とよく似た勘定科目に「貸付金」と「預り金」があります。どちらもよく似たお金の動きがあるため、混同しやすい部分です。

立替金は短期の立て替えで、返済期日が決まっていない場合に適用する勘定科目です。

立て替えている期間が長くなれば、税務調査の際に「貸付金」として処理されるもともあり、税金に関連するトラブルに発展する恐れもあります。

仮払金や預り金も似ているため、仕訳の際は「お金が社内で動いただけ」という理由で立替金として処理しないようにしましょう。

3. 便利な管理方法とは

退職

立替金に消費税を計上するには、立替金の内訳が重要だと話しました。内訳を控えておくために、仕訳管理をしやすいツールを用いるのがいいでしょう。

会社規模が小さいと、コスト削減のためツールを使わず人力での処理に頼ることもあるかもしれません。しかし現在では、さまざまな会社から便利なツールがたくさん出ています。無料版を試せる会社が多くあるため、まずは無料版ツールでデータを正確に保管しましょう。

ソフトやシステムによって経理処理を迅速にできれば、人的コストや時間の節約が可能になり、生産性を向上できるかもしれません。

また、自社のみでの管理が大変なのであれば、外部に一部作業を委託する手も検討できます。とくに立替金の管理は消込処理を含めて膨大な量になることがあり、経理担当は多くの負担を抱えてしまいがちです。

アプリやソフトの活用に加えて、アウトソーシングの活用もご検討ください。

4. 立替金の消費税は取り扱いに注意して正しく判断し処理をしよう

働く男性

今回は立替金が消費税対象となる場合、ならない場合を事例を含めて紹介しました。立替金の内訳をしっかりと把握することで、立替金が消費税の対象となるかを見分けることができます。仕訳業務をスムーズに行いたい場合は、ツールを用いるのもおすすめです。発生した立替金が「社内」だった場合は、迷わず消費税を計上しましょう。

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