立替金は原則として消費税の対象となる！例外と合わせて詳しく紹介

ジンジャーTOP>ブログトップ>経費管理>立替金は原則として消費税の対象となる！例外と合わせて詳しく紹介

経費管理

更新日: 2023.9.1
公開日: 2022.5.6 FURUYA

会社が従業員や取引先に代わって立て替えて支払っておいたお金を「立替金」といいます。立替金は一時的に支払っておくものなので、やがてはその金額を回収し、消込処理が必要です。立替金について知っておきたいポイントとして、消費税の対象となる点が挙げられます。

本記事では、立替金が原則として消費税の対象となることについて、例外と合わせて詳しく解説します。

1.原則として立替金は消費税の対象になる
2.立替金が消費税の対象から外れるケース
3.消費税が必要か確認するには立替金の内訳を控えておくことが必要
4.内訳を控えておくための心得や便利な管理方法
5.立替金が消費税の対象か判断するためには内訳を控えておこう

1.原則として立替金は消費税の対象になる

会社が一時的に費用を補填する立替金は、原則として消費税の対象となります。立替金の根本的な定義から立替金が発生する状況、消費税の対象になるシーンを見てみましょう。

1-1.立替金は一時的に立て替えた費用

消費税の対象となる立替金ですが、そもそも立替金とは何でしょうか。
立替金は、取引先や自社の社員が本来負担すべき費用を、会社が一時的に立て替えた時に「立替金」として処理する勘定科目のことです。立て替えられている金額が、「一時的」とされる点がポイントです。

関連記事：立替金の勘定科目について対象になる費用や仕訳方法を解説

1-2.立替金が発生する状況

会社が一時的に費用を負担する立替金は以下のようなシーンがあります。

・会社が従業員の私的費用を立て替える
・会社が取引先の相手負担の送料を立て替える
・会社が従業員の雇用保険料を立て替える

中には従業員への給与の前貸しが行われることもあるでしょう。その場合も、立替金として勘定処理されます。

関連記事：従業員立替金が発生する例について具体的なシチュエーションを解説

1-3.立替金の消費税対象

立替金は消費税の対象になる場合とならない場合があります。立替金の消費税対象になる場合は、自社のために使われた立替金です。分かりやすく言うと、「社内」と「社外」の2区分で、「社内」の立替金が使われた場合です。たとえば、自社の従業員が出張に行った際、出張先で従業員が不慮の事故により思わぬ出費に見舞われた場合、会社が従業員に代わって立替金を発生させます。この場合は、「自社」のことなので立替金の消費税対象となるのです。

2.立替金が消費税の対象から外れるケース

立替金が消費税対象となる場合は「社内」で発生した勘定だと、上記で述べました。立替金が消費税の対象から外れるケースは、その反対です。「社外」で発生した勘定の場合、立替金は消費税の対象から外れます。

消費税の対象となるケースと外れるケースを具体例で見ていきましょう。

・役員の旅費を会社の現金で立て替えた
・従業員が給与の前借りを希望してきたので、普通預金から立て替えた
・取引先が支払うように決めていた配送料を一時的に支払った
・商品の発注に対して材料費を取引先が支払うはずだったが一時的に立て替えた

1と2が消費税の対象となり、3と4は対象外となります。このほかにもわかりにくいケースがあるかもしれませんので、お困りの際は専門家に相談してみましょう。

3.消費税が必要か確認するには立替金の内訳を控えておくことが必要

立替金の消費税対象か否かは、「社内」で発生した勘定なのか、「社外」で発生した勘定なのかによると書きました。社内なのか社外なのかを判断する必要があります。そのため、立替金の内訳をしっかりと控えておくことで、立替金の出所が分かり、消費税対象となるのかを確認することができます。自社に直結する立替金勘定は、消費税対象と憶えておくといいでしょう。

4.内訳を控えておくための心得や便利な管理方法

立替金に消費税を計上するには、立替金の内訳が重要だと話しました。内訳を控えておくために、仕訳管理をしやすいツールを用いるのがいいでしょう。ここからは立替金の内訳を把握するのに便利なツール3つを紹介します。すべて無料版からトライできるので、ぜひ参考にしてみてください。

4-1.クラウド会計ソフトfreee

https://www.freee.co.jp

言わずと知れた業界大手のクラウド型会計ソフトです。freeeの特徴として、勘定データを読み込むと、仕訳を自動的に処理してくれることが挙げられます。大手企業から個人事業主まで、幅広く使用されています。無料期間を過ぎても、制限付きなら無料での使用が可能です。

4-2.マネーフォワードクラウド会計/クラウド確定申告

https://biz.moneyforward.com/

資産管理ツールを得意としているマネーフォワード社が提供する会計ツールです。有料版と無料版があり、個人事業主や中小企業に多く導入されています。マネーフォワードクラウド会計/クラウド確定申告の特徴として、操作性に優れたUI（ユーザーインターフェース）が挙げられます。2014年にはグッドデザイン賞を受賞しているので、毎日使う際、疲れずに済みそうです。

4-3.弥生会計オンライン/やよいの青色申告オンライン

https://www.yayoi-kk.co.jp/products/aoiro_ol/

こちらも会計ソフトで有名な弥生株の会計ソフトです。クラウド型となっており、データの自動取り込みはもちろんのこと、電話・メール・チャットでのサポート体制が充実しています。操作性や会計知識に不安がある場合でも、サポート体制が整っているのは、うれしいポイントです。弥生会計オンラインは最初の1年が無料となっており、無料期間でも制限なく利用できる点もオススメです。

4-4.きちんとしたデータ管理が消費税計上の可否を分ける

会社規模が小さいと、コスト削減のためツールを使わず人力での処理に頼ることもあるかもしれません。しかし現在では、さまざまな会社から便利なツールがたくさん出ています。無料版を試せる会社が多くあるので、まずは無料版ツールでデータを正確に保管しましょう。

4-5.アウトソーシングの活用

自社のみでの管理が大変なのであれば、外部に一部作業を委託する手も検討できます。とくに立替金の管理は消込処理を含めて膨大な量になることがあり、経理担当は多くの負担を抱えてしまいがちです。

アプリやソフトの活用に加えて、アウトソーシングの活用もご検討ください。

5.立替金が消費税の対象か判断するためには内訳を控えておこう

今回は立替金が消費税対象となる場合、ならない場合を事例を含めて紹介しました。立替金の内訳をしっかりと把握することで、立替金が消費税の対象となるかを見分けることができます。仕訳業務をスムーズに行いたい場合は、ツールを用いるのもおすすめです。発生した立替金が「社内」だった場合は、迷わず消費税を計上しましょう。

「経費精算にかかる工数を減らせたらな…」とお考えの方へ

紙やエクセルの申請書で経費精算をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。

・申請書のミスが減らず、確認や差し戻しに工数がかかる

・紙で保存しているため、管理が大変でスペースもとる

・仕訳内容を会計ソフトへ手入力するのが手間

そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、システムを用いた経費精算のペーパーレス化です。システムを利用すると、申請書の入力ミスを減らせるほか、オンライン上で申請・承認ができ、自動仕訳もしてくれるため経費精算にかかる工数を削減することができます。また、電子帳簿保存法に対応したシステムなら、書類の電子保存も可能です。

システムを利用した経費精算のペーパーレス化について気になる方は、以下のボタンからクラウド型経費精算システム「ジンジャー経費」の紹介ページをご覧ください。

ジンジャー経費について詳しく見る