立替精算とは?精算方法や仕訳を解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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立替精算とは?精算方法や仕訳を解説

電卓を打つ人

立替精算は、会社が払うべき費用を従業員が一時的に立て替え、後日経理を通して返金されるまでの一連の仕組みのことです。

立替精算は経理精算業務において頻繁におこなう業務のため、経理に関わる従業員は基本的なフローや仕訳を把握しておく必要があります。しかし、具体的な手順や勘定科目がわからずに不安を感じる方もいるでしょう。

この記事では、立替精算の概要や基本的なフロー、仕訳の方法について解説します。立替精算業務を効率化する方法も解説しているため、立替精算業務に課題を感じている方はぜひ最後までご覧ください。

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勘定科目と仕訳

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1. 立替精算とは?

パソコン作業しながら電卓打つ

立替精算とは、会社が支払うべき費用を従業員が一時的に負担し、後日手続きを通して従業員に返金する一連のフローのことです。

具体的には次のようなケースが立替精算の対象になります。

  • 業務上必要な文房具代
  • 出張先への交通費
  • 取引先との飲食代

ただし、立替精算の対象は会社が「業務上必要」と認めたもののみです。

「業務上必要」であるかの基準は会社によって異なり、場合によっては経費として扱われず支払いが認められないケースもあります。

2. 立替精算の方法

積み木を重ねる

ここでは、会社における一般的な立替精算の方法について、次のステップで解説します。

  1. 【従業員】領収書の受け取り
  2. 【従業員】稟議書の作成
  3. 【従業員】上長の承認を得る
  4. 【経理】確認・仕訳
  5. 【経理】従業員へ支払い

なお、会社によっては独自のルールが定められている場合もあるため、事前に自社のルールを確認しておきましょう。

2-1.【従業員】領収書の受け取り

まず、支払いを立て替えた従業員が店から領収書を受け取ります。

立替精算には、領収書をはじめとした「何にいくら使用したか」を証明する書類が必要です。支払いを立て替えた際は必ず領収書を受け取るよう、従業員に周知しましょう。

領収書を受け取っても内容に不備があると承認できません。不備の無いよう、次の内容が記載されているかを確認することも重要です。

  • 領収書である旨の記載
  • 宛名
  • 金額(5万円以上の場合は収入印紙と割印も必要)
  • 但書
  • 発行元の記載・押印
  • 発行日付

2-2.【従業員】稟議書の作成

支払いを立て替えた従業員が稟議書を作成し、上長へ提出します。

内容の不備があれば再提出などの手間が発生します。場合によっては精算の遅れにもつながるため、記入漏れや不備の無いようにしましょう。

2-3.【上長】上長の承認

稟議書を受け取った上長は内容を確認し、問題がなければ経理担当者へ稟議書を提出します。内容に問題があった場合は、確認や差し戻しなど従業員への対応が必要です。

2-4.【経理】確認・仕訳

稟議書の提出を受けた経理担当者は、稟議書の内容確認をおこないます。問題がなければ社内ルールに沿って仕訳します。

会社によっては独自の仕訳ルールが定められている場合もあるため、事前の確認が必要です。

2-5.【経理】従業員へ支払い

最後は、従業員への支払いです。

支払いのタイミングは給料日や都度精算など会社により異なります。仕訳と同様に事前に確認し、支払いが漏れないようにしましょう。

3. 立替精算の仕訳は?勘定科目も解説

計算する人の手

ここでは、立替精算をする際の仕訳や勘定科目について解説します。

3-1. 立替精算を仕訳するタイミング

立替精算を仕訳する時期は、稟議書や領収書を経理担当者が受け取り、従業員へ精算をするときが一般的です。

そのため、従業員が支払いを立て替えたタイミングでは仕訳する必要がありません。

3-2. 立替精算の仕訳方法

立替精算の仕訳方法は、主に2つのパターンがあり「仕訳と従業員への支払い時期が同時か」「仕訳と従業員への支払い時期がずれているか」によって異なります。

仕訳と従業員への支払いが同時の場合の仕訳は以下の通りです。

 

借方 貸方
勘定科目 金額 勘定科目 金額
消耗品費 1,000 現金 1,000

借方を該当する勘定科目、貸方を現金などで計上すれば仕訳は完了です。

 

一方、仕訳から従業員への支払いまでに間隔がある場合、従業員への支払いが完了するまでは「未払金」で計上します。

その後、従業員への支払いが完了した段階で「現金」で計上して相殺します。

借方 貸方
勘定科目 金額 勘定科目 金額
消耗品費 1,000 未払金 1,000
未払金 1,000 現金 1,000

3-3. 勘定科目

立替精算を仕訳する際は、使われた内容に応じた勘定科目を使用しなければなりません。

以下は、立替精算されることが多い経費と、一般的に使われる勘定科目の表です。仕訳時の参考にしてください。

ただし、経費の種類や勘定科目は会社によって異なります。社内ルールもあわせて確認しましょう。

内容 勘定科目
出張・営業先への電車や飛行機代などの交通費や宿泊代 旅費交通費
文房具やガソリンなどの購入代 消耗品費
取引先との接待代や手土産代など 交際費
会議などで利用した会場代や資料のコピー代、お茶代など 会議費
業務で使用した宅配便やハガキ代、携帯電話料金など 通信費
忘年会や新年会など特定の場面における飲食代 福利厚生費

4. 立替精算をする際の3つの注意点

□にチェックする人

立替精算は発生頻度が高く、処理にかかる手間も多いため、経理担当者・立替担当者の双方にとって負担になりやすい業務です。

ここでは、立替精算業務の負担を減らしスムーズに運用する際の注意点について解説します。

  1. 立替精算におけるルールを明確にする
  2. 立替期限を設定する
  3. 高額な立替精算をできるだけ発生させない

4-1.立替精算におけるルールを明確にする

立替精算をスムーズに運用するためには、明確なルールや書類が必要です。

立替精算に関するルールが曖昧な場合、書類不備による手間や対象外の経費申請が発生しやすくなります。必然的に経理担当者、立替担当者の負担につながります。

立替精算の申請手順や対象範囲、上限金額などのルールを明確にし、立替担当者に周知しましょう。

4-2.立替期限を設定する

立替期限の設定も重要です。立替期限を設定していない場合、経理担当者からすると「経理処理が滞る」「特定の月に業務が極端に増える」などのリスクを抱えることになります。

また立替担当者にとっても「領収書の紛失」「内容や金額が不明瞭になる」などの事態になりかねません。

立替期限を明確にすることで上記の問題を防ぎ、スムーズに立替精算を進められます。具体的な期限の決まりは無いものの、目安としては1ヶ月がおすすめです。

4-3.高額な立替精算をできるだけ発生させない

高額な立替精算は従業員にとって大きな負担となります。とくに出張が多い従業員は10万円を超える立て替えが発生する場合もあります。

高額な負担は従業員の離職原因につながるため、高額な負担が多く発生している場合は対策を検討しましょう。

具体的には、事前に必要経費を従業員に渡す仮払い制度や、後述する法人用クレジットカードを導入すれば従業員の負担軽減につながります。

5. 立替精算を効率化するには?

空中に線を引く

立替精算を効率化する方法はいくつかありますが、ここではとくに効果的な方法を3つ紹介します。

  1. 法人用クレジットカードの導入
  2. ペーパーレス化の推進
  3. 経費精算システムの導入

5-1.法人用クレジットカードの導入

立替精算を効率化する方法として、法人用クレジットカードの導入があります。法人用クレジットカードとは、主に法人や個人事業主に対して発行されるクレジットカードです。

個人に比べて利用枠が大きく、従業員用に追加でカード発行ができるなど、ビジネスで使いやすい機能が備わっている点が特徴です。

法人用クレジットカードを立替精算の多い部署や従業員に渡すことで、立替精算に関する業務や従業員の経済的負担を減らせます。

ただし、法人用クレジットカードは年会費が必要です。運用ルールをしっかりと決めておかないと想定外の利用が発生する点に注意しましょう。

5-2.ペーパーレス化の推進

立替精算を効率化するにはペーパーレス化の推進も効果的です。

経理に関する書類をデータで保存・管理することで「印刷にかかる手間が省ける」「書類の保管場所が不要になる」などのメリットが得られます。

2024年には「電子帳簿保存法」により電子取引における電子データ保存が義務化されます。事前にペーパーレス化を推進しておくことで、スムーズに義務化に対応できる点でもおすすめです。

5-3.経費精算システムの導入

立替精算を含む経費精算業務を効率化する方法として、もっともおすすめなのが経費精算システムの導入です。

経費精算システムには業務を自動化・効率化するための機能が備わっており、導入により次のような効果を得られます。

  • オンライン上で業務可能となり承認者が場所を選ばず業務できる
  • 会計ソフトをはじめとした外部ツールと連携でき、情報入力を一括化できる
  • OCR(画像読み取り)機能を備えたシステムであれば領収書の手入力などの業務を減らせる

システムの導入にはある程度の費用が必要など、デメリットもあります。しかし得られる効果を考えれば、費用対効果は高いといえるでしょう。

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jinjer Blog 編集部

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