立替金の支払いに必要な請求書の書き方や注意点について - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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立替金の支払いに必要な請求書の書き方や注意点について

立替 書く

取引先との仕事の都合上、自社が費用を立て替えて、商品を購入したり、出張を行ったりすることがあります。発生した費用は立替金として処理し、取引先に請求を行わなくてはいけません。この請求をするための書類を立替金請求書といいます。
取引先からスムーズに入金してもらうためにも、立替金請求書の書き方について把握しておきましょう。

本記事では、立替金請求書の書き方や注意点について詳しく解説します。

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1.立替金の支払いを依頼するための請求書について

請求書

立替金とは、他社が本来負担すべき代金を、自社が一時的に負担して支払った代金のことを言います。たとえば、取引先に代わって出張した際の交通費や宿泊費、商品の購入費用、申請手続きにかかった手数料などが挙げられます。
これらの費用は、自社で一旦立替金として経理処理されますが、取引先に請求を行って回収をしなくてはなりません。この、立替金を回収するために発行するのが「立替金請求書」です。


なお、立替金請求書は立替金支払依頼書とも呼ばれ、会社によって呼び方が異なります。他にも、立替経費精算書といった書類があります。これは、社員が立て替えた代金を自社へ請求する際に使用するものですので、混同しないように注意が必要です。
立替金が発生した場合は、速やかに処理を行う必要があります。特に、期をまたぐ場合では、社内では負債、取引先では未払金となっていますので、速やかに立替金請求書を発行する必要があります。立替金は可能であれば、同月内に処理するのが良いでしょう。

2.立替金請求書の書き方具体例

請求書

立替金請求書は相手方に代金の支払いを依頼する文書です。そのため、通常の請求書に記載されている事項とほぼ同じ内容を記載します。次に立替金請求書の具体的な8つの記載事項について紹介します。

2-1. 書類のタイトル

どういった目的の書類なのか、受け取った相手が一目でわかるように書類のタイトルを記載する必要があります。ここでは「立替金請求書」または「立替金支払依頼書」と記載します。

2-2. 発行者情報

請求書を発行した事業者の情報を、書類タイトルの右下へ記載します。会社名、住所、必要に応じて担当者名を入れます、社判または担当者印を捺印します。捺印は義務付けられてはいませんが、偽造していないという相手方への証明にもなるため、捺印するようにしましょう。

2-3. 請求先情報

立替金を請求する事業者の情報を、書類タイトル左下へ記載します。会社名、住所、担当者名などを記載します。会社名を記載する際は、会社名の後に「御中」といれます。担当者名を入れる際には、会社名の御中はつけずに、担当者の後に「様」といれます。
請求先情報の記載ミスは、相手方に悪い印象を与えてしまいますので、会社名や担当者名など間違えないよう注意して記載しましょう。

2-4. 発行日

立替金請求書を発行した日付を年月日で記載します。ただし、取引先の経理上の関係で、取引先の締め日に合わせて発行日を記載する場合もあります。発行する前に、取引先に事前に確認しておくと良いでしょう。

2-5. 支払依頼内容

立替金の内容を記載します。立て替えた月日、品目、数量、単価、金額など、立替金の総額だけでなく内訳が分かるように記載します。品目は相手に分かるよう、省略せず具体的に記載するようにしましょう。
税込、税抜はどちらで表記しても大丈夫です。会社内の規定に準じて記入しましょう。商品名などは省略せずに、一目みて相手が分かるように記載しなくてはいけません。

関連記事:立替金は原則として消費税の対象となる!例外と合わせて詳しく紹介

2-6. 請求金額

支払依頼内容に記載した立替金の合計額を記載します。

2-7. 振込先情報

銀行名や支店名、口座種類、口座名、口座番号を記載します。振込手数料を負担してもらう場合は、合わせてその旨を記載しましょう。

2-8. 支払期日  

支払いの期限を記載します。取引先の締めの関係もありますので、事前に双方で相談した上で、期日を決めておくと良いでしょう。

また、この他にも書類を管理するための「管理番号」や「特記事項」などを必要に応じて記載します。

3.立替金請求書を書く際の注意点

注意点

立替金請求書は相手方に支払いを依頼する書類です。相手に失礼にならないよう、書類を作成する上でいくつか注意しておきたい点があります。
次に、立替金請求書を書く際の注意点についてご紹介します。

3-1.請求情報の記載ミスに気を付ける

立替金請求書を作成する上で最も注意したいのが、請求内容の記載ミスです。特に金額の記載ミスには十分注意しましょう。
立替金が振り込まれた後に気づいたのでは、手遅れです。立替金請求書を相手方に送付する前に、誤りがないか必ず見直すようにしましょう。もし、送付前に気づいたのであれば、誤りを訂正後に再発行しなくてはなりません。2重線で訂正するのはNGです。

また、送付後に記載ミスに気づいた場合は、速やかに相手方に連絡を取り、立替金請求書の破棄を依頼するとともに、請求書を再発行し送付する必要があります。送付の際は、再発行と分かるように請求書に記載を入れて送るようにしましょう。

3-2.立替金請求書を送る際は必ず送付状も合わせて送付する

立替金請求書をそのまま送付するのは、相手方に大変失礼にあたりますので、必ず送付状も作成して同封するようにしましょう。送付状の文面としては以下の文章を盛り込むと、相手方により丁寧に内容が伝わりやすくなります。

【送付状文面一例】
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、○○におきまして、弊社立替金が下記のようになりましたので、ご請求申し上げます。
ご確認の上、弊社指定口座へのお振り込みいただきたくお願い申し上げます。
お手数をおかけし大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具

3-3.立替金請求書はA4サイズで作成するのが一般的

立替金請求書の書類サイズには規定はありませんが、A4サイズで作成するのが一般的です。これは、パソコンで作成される他の書類(請求書や納品書など)が、A4サイズが多いためです。
そのため、A4サイズで書類を管理している会社が多く、書類整理や管理の手間を省くといった上でも、立替金請求書についてもA4サイズの用紙で作成するのが、おすすめです。

4.立替金請求書の書き方を正しく把握し、立替金の適正な処理を行いましょう。

説明

立替金請求書は、取引先に代わって自社が支払った代金を請求するための書類です。立替金が発生したら、速やかに立替金請求書を発行して、取引先に請求を行いましょう。立替金請求書を作成する上では、通常の請求書とほぼ同じ項目を記載します。
立替金の費用明細が相手方に分かるよう記載するのがポイントです。また、代金は税込・税別どちらでも可ですが、自社の規定に従って記載するようにしましょう。

立替金請求書は、相手方に代金の支払いを依頼する文書です。請求金額や内容の記載ミスが無いよう、送付前に一度確認するようにしましょう。また、送付の際には送り状も添えるのがマナーです。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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