立替金が売上になるケースや実務上の立替金の位置づけについて解説

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経費管理

更新日: 2023.9.1
公開日: 2022.5.11 FURUYA

立替金とは、取引先や従業員などが「本来負担すべき金銭」を一時的に会社が立て替えた際に仕訳処理するための勘定科目です。
この立替金が売上または経費になるかは、領収書の記載内容によって異なります。

今回は立替金が売上になるケースや立替金の仕訳方法、実務上の位置づけについて解説しています。
立替金が売上または経費になるのかだけでなく、実務上の位置づけについて重点的に深堀しているので参考にしてください。

1.立替金の具体的な勘定範囲
2.立替金が売上になるケース
3.実務上の立替金の位置づけについて
4.立替金が売上になるケースや実務上の立替金の位置づけを理解しよう

1.立替金の具体的な勘定範囲

立替金の具体的な勘定範囲は下記のとおりです。

・従業員の旅費・交際費
・従業員の給料前貸し
・取引先の会社への立て替え
・取引先の手数料
・保険料の立て替え

立替金は会社内だけでなく、会社外でも行われるケースが一般的です。

あくまで立て替えた金額が入金されるまでの一時的な勘定科目であり「相手から返済してもらう」ことが前提となっています。

1-1.立替金を支払った場合

立替金を支払った際、帳簿に記入する必要があります。
記入例を紹介します。

例：従業員Aの交際費として、10,000円を立て替えた場合

1-2.立替金を回収した場合

立替金を回収した場合、立替払いをした時と同様に、帳簿に記入します。

例：従業員Aの交際費として立て替えた10,000円を回収した場合

1-3.立替金と仮払金の違い

立替金と類似した勘定科目に「仮払金」が存在します。
仮払金は、会社側が事前に従業員に、交通費や交際費などの経費を支払うことを指します。

「使用用途や使用する金額が明確でない費用」を概算で支払う場合に仮払金として処理します。

立替金と仮払金の違いは以下のとおりです。

上記2つは定義が混合することが多いため、この違いを明確にして覚えておきましょう。

関連記事：立替金の勘定科目について対象になる費用や仕訳方法を解説

2.立替金が売上になるケース

出張費や交際費などの会社内で使用した立替金は、課税対象となります。
一方で取引先に支払った場合は、消費税の対象からは外れるケースが一般的です。

消費税の有無を判断する場合、内訳が必要となります。
立替金が売上になるケースとして、領収書の有無が判断材料になります。

立て替え金の領収書を相手に渡さなかった場合、顧客から入金された時点で売上金となります。

例：顧客が支払うべき旅費10,000円を立て替えた場合

例：立て替えた10,000円が顧客から普通預金に入金された。その際、顧客に領収書は渡していない場合

一方で立て替え金の領収書を、相手に渡して請求する場合には、売上ではなく経費になります。

領収書を作成・渡す際の注意点として以下4つが挙げられます。

・領収書の宛名は自身の会社ではなく、相手の会社名にする必要がある
・立替金の回収が完了してから、相手に領収書を渡す
・相手に領収書を渡す場合、原本がなくなるためコピーしておく
・請求書にはすべての領収書を添付する

領収書の宛名をこちら側にしてしまうと、立替金項目として内訳しても売上となってしまうため注意しましょう。

例：顧客が支払う経費10,000円を立て替え払いした。領収書の宛名は相手の会社名の場合

例：立て替えた10,000円が顧客から普通預金に入金された場合

関連記事：立替金は原則として消費税の対象となる！例外と合わせて詳しく紹介

3.実務上の立替金の位置づけについて

売上の入金時、顧客の立替に応じた場合は経費となります。
その際の仕訳方法は、その立て替えた費用の領収書の有無によって異なります。

3-1.立て替え経費の領収書を顧客へ渡す場合

立て替えた費用の領収書を顧客へ渡す場合「立替金」として仕訳します。
立替金が入金された際には、立て替えた際に支払った「立替金」が戻ります。

例：顧客が支払う経費10,000円を立て替え払いした場合

例：立て替えた10,000円が顧客から普通預金に入金された。その後領収書を渡した場合

3-2.立て替え経費の領収書を顧客へ渡さない場合

立替経費の領収書を顧客へ渡さない場合は、経費立替時には「交際費」など、該当の経費科目で仕訳します。
そして、入金時には「売上高」として仕訳をするのが一般的です。

例：顧客が支払うべき経費10,000円を立て替え払いした場合

例：立て替えた10,000円が顧客から普通預金に入金された。しかし領収書は渡していない場合

関連記事：立替金の領収書を作成するうえで必要となる5つの項目や管理方法を解説

4.立替金が売上になるケースや実務上の立替金の位置づけを理解しよう

立替金は本来負担すべき金銭を、一時的に会社が立て替えた際に仕訳処理するための勘定科目です。
出張費や交際費などの会社内で使用した立替金は課税対象となりますが、取引先に支払った場合は、消費税の対象外となります。

消費税の有無を判断する場合、内訳が必要となります。

立替金が売上になるケースとして、領収書の有無が判断材料になります。
立て替え金の領収書を相手に渡さない場合、顧客から入金された時点で売上金となります。

一方で、立て替え金の領収書を相手に渡して請求する場合には、売上ではなく経費になります。
領収書を作成・渡す際の注意点として、領収書の宛名を相手の会社名にする、立替金を回収してから領収書を渡す、相手に渡す領収書はコピーにする、請求書にはすべての領収書を添付するなどがあります。

また、売上の入金時、顧客の立替に応じた場合は経費となり、仕訳方法はその立て替えた費用の領収書の有無によって異なります。

立て替えた費用の領収書を顧客へ渡す場合「立替金」として仕訳し、入金された際には、立て替えた際に支払った「立替金」が戻ります。
立替経費の領収書を顧客へ渡さない場合は、経費立替時には「交際費」など、該当の経費科目で仕訳し、入金時には「売上高」として仕訳をするのが一般的です。

今回の記事を参考に、立替金が売上になるケースや実務上の位置付けについて整理してみてください。

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