立替金とは、取引先や従業員に代わって一時的に企業が支払ったお金の仕訳をするために用いられる勘定科目です。
混同しやすい勘定科目として仮払金や貸付金、預り金といったものが挙げられます。

資産になるか、利子が発生するか、期日はあるのか、立替金の勘定科目としての特徴を正しく押さえておきましょう。

今回は、立替金の勘定科目について、対象になる費用や仕訳方法について詳しく解説します。

関連記事：立替金の基本的な部分や仮払金・貸付金・預り金との違いをわかりやすく解説

1.「立替金」は会社が一時的に立て替えた際の勘定科目

本来であれば会社側が支払わない費用などに対して、会社が一時的に支払っておくといったシーンは珍しくありません。
このような一時的なやり取りでも仕訳しておく必要があります。

ここで用いられる一時的な勘定科目が立替金です。
似たような勘定科目として挙げられる仮払金や貸付金、預り金と比べると、従業員や取引先が支払うべき費用を会社が一時的に立て替えるという点で明確に異なります。

代表的な例の1つとして、役員の旅費を立て替えた場合が挙げられます。
このほかにも、配送料や一時的に支払った材料費など、取引先が支払うように約束していたものを会社が立て替えた際にも勘定科目となります。

また反対に、本来は会社が支払う費用を従業員や取引先に肩代わりしてもらうこともあるでしょう。その場合は立替金を使用しません。当サイトで無料配布している「勘定科目と仕訳のルールBOOK」では、合計で86個の勘定科目とその仕訳例を解説しており、現場の状況に応じて適切な科目と仕訳をいつでも確認できます。「勘定科目が覚えられず、いつもWebで調べている」という方は、手元においておくだけで調べ物の時間を短縮できます。興味がある方はこちらからダウンロードしてご覧ください。

2.立替金の仕訳について具体例を紹介

立替金に該当する費用は多岐にわたります。
具体例を見ながら実際に仕訳する方法について見ていきましょう。

立替金は、2つのアクションがあります。
1つは会社が立て替えたとき、もう1つがそのお金を支払ってもらったときです。

まず、会社が立て替えたときですが、貸方にとっては資産として分類されます。

例として、役員の旅費を立て替えて支払うシチュエーションで見てみましょう。
実際の仕訳は以下のとおりです。

借方科目：金額：貸方科目：金額
立替金：40,000円：現金：40,000円

続いて、そのお金を回収した際には消込処理が必要となります。
今回は役員報酬から天引きすると仮定します。

借方科目：金額：貸方科目：金額
役員報酬：550,000円：立替金：40,000円
　　　　　　　　　　  当座預金：510,000円

関連記事：立替金が売上になるケースや実務上の立替金の位置づけについて解説

3.混同しやすい勘定科目と仕訳方法を見ながら比較

本来であれば当事者が支払うべきお金を、誰かが立て替えるということから、立替金のほかに似た勘定科目として仮払金や貸付金、預り金が挙げられます。

・仮払金：会社があらかじめざっくりとした金額を支払った場合の勘定科目
・貸付金：会社が従業員や取引先などに対してお金を貸した場合の勘定科目
・預り金：従業員や取引先から先にお金を預かっておき代わりに支払った場合の勘定科目

これらを踏まえたうえで、以下のシチュエーションがどの勘定科目に該当するのか考えてみましょう。

1.取引先が支払う約束の配送料を一時的に自社で立て替えた
2.従業員が出張するため必要となるであろうお金を会社が支給した
3.従業員に対して返済期間を決めて現金を貸した
4.従業員の給与から源泉所得税を差し引いた

それぞれ、どのように仕訳されるのか詳しく解説いたします。

3-1. 取引先が支払う約束の配送料を一時的に自社で立て替えた

このケースの勘定科目は、立替金が該当します。
配送料は1回の運送では少量の費用ですが、積み重なれば大きなお金となります。

量が増えるほど消込処理も大変になりますので、早い段階でできるだけわかりやすく仕訳を行っておきましょう。

実際に仕訳する方法を紹介します。
まず、会社側で取引先が負担する約束の配送料を一時的に支払っておくため、以下のようになります。

借方科目：金額：貸方科目：金額
立替金：330円：現金：330円

お金を立て替えると、手元の現金自体は減っていますが、やがて支払ってもらう立替金が資産として増えるため、貸方となります。

その後、立て替えたお金を取引先から回収した場合の消込処理は以下のとおりです。

借方科目：金額：貸方科目：金額
現金：330円：立替金：330円

一時的に会社が支払って資産として手元にあった立替金が消込処理によって減少するため、このようになります。

3-2. 従業員が出張するため必要となるであろうお金を会社が支給した

このケースでは、従業員に対してざっくりとした金額を支給していたのであれば、前払金として仕訳をします。
ざっくりとしたお金を支給する場合は、立替金ではなく前払金です。

今回は、出張に向けて15万円を支給したと仮定します。

借方科目：金額：貸方科目：金額
仮払金：150,000円：現金：150,000円

出張では、どういった場面でお金が必要となるかはわかりますが、端数まで細かく予想することはできません。
従業員に対して支給したために会社の現金は減っているので、貸方科目が現金となります。

摘要欄には「交通費および交際費の仮払い」と後からわかりやすいように記入しておきましょう。

やがて出張から戻ってきたら、精算を行います。
今回のケースでは支給した金額を使い切らなかったとしましょう。

借方科目：金額：貸方科目：金額
旅費交通費：82,500円：仮払金：150,000円
交際費：42,500円
現金：25,000円

振替仕訳なので、貸方科目が仮払金です。
かかった旅費交通費と交際費を記入しましょう。

しかし使い切ってはいないため、それだけでは金額が一致しません。
そこで、残ったお金を現金とします。
摘要欄には「仮払金の精算」と記載しておきましょう。

関連記事：従業員立替金が発生する例について具体的なシチュエーションを解説

3-3. 従業員に対して返済期間を決めて現金を貸した

このケースでは、返済の期日を決めているため、貸付金となります。
貸付金も、貸す際と返してもらうので2つのアクションがあるので、消込処理が必要です。

今回は、返済期間を3ヵ月とし、100万円を貸し付けたと仮定します。

借方科目：金額：貸方科目：金額
短期貸付金：1,000,000円：当座預金：1,000,000円

返済期間が1年以内なので、借方科目は短期貸付金です。
やがて貸し付けたお金を2回に分けて50万円ずつ返してもらいました。
貸付金なので、利子も含まれます。

借方科目：金額：貸方科目：金額
現金：508,500円：短期貸付金：500,000円
　　　　　　　　  利息：8,500円

該当する貸付金がなくなるまで、返済の際には同様の仕訳を行います。

3-4. 従業員の給与から源泉所得税を差し引いた

このケースは、従業員が支払うべき所得税を会社が一時的に給与から預かって支払うため、預り金として分類されます。

実際の仕訳例を見てみましょう。

借方科目：金額：貸方科目：金額：摘要

給与：60万円：現預金：50万円：5月分の給与
　　　　　　　預り金：10万円：5月分の源泉所得税

給与からあらかじめ天引きするため、このような仕訳となります。
やがてその預り金を用いて従業員に代わって所得税を支払ったのであれば、以下のような消込処理を行います。

借方科目：金額：貸方科目：金額：摘要
預り金：10万円：現預金：10万円：5月分の源泉所得税

4.立替金の勘定科目や仕訳方法は比較してチェックしよう

立替金と混同しがちな前払金や貸付金、預り金が挙げられますが、これらとの違いや仕訳におけるポイントは、実際に具体例を見てみるとわかりやすいでしょう。

似たようなシチュエーションでも、場合によっては勘定科目が異なる場合があるので注意が必要です。
たとえば、すでに立替金として仕訳していたものの、一向に返してもらえる気配がないのであれば、返済期日を定めて貸付金にしなければいけません。

比較しながら勘定科目を正しく覚えて適切な仕訳ができるようにしましょう。