立替金の領収書を作成するうえで必要となる5つの項目や管理方法を解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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立替金の領収書を作成するうえで必要となる5つの項目や管理方法を解説

立替 領収書

立替金とは、会社や相手企業が「本来負担すべき金銭」を、一時的に従業員や会社が立て替えた際に仕訳処理するための勘定科目です。
立て替えた側が、立替金を回収する際には「領収書」が必要となります。

ただ領収書があればよいというわけではなく、作成には押さえておくポイントがあります。
今回は、立替金の領収書を作成するうえで必要となる5つの項目と、領収書の管理方法について解説していきます。

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1.立替金の領収書に必要となる5つのポイント

重要

立替金の領収書を作成する際に重要となるポイントは以下の5つです。

・領収書の発行者名
・領収書の宛名
・領収書の明細や金額
・領収書を最初に受け取る人
・領収書を最終的に受け取る人

上記の項目のうち1つでも抜けていたり、間違ったりしていると、立て替えた側と本来支払うべき側がどちらも損をしてしまう可能性があります。
領収書は正しい内容が記入されていることが重要です。

ここでは一つずつ詳しく解説します。

1-1. 領収書の発行者名

領収書の発行名は、通常時の支払いと変わりません。
領収書の発行者名は、立て替えた金額を「受け取ったお店または人」となります。

例えば、X会社で必要な備品を会社員Aが買いに行った際に、領収書は「備品を買ったお店」で発行してもらいます。
補足として、立て替え金を回収した際に、立て替えた人が領収書を再度発行する必要はありません。

1-2. 領収書の宛名

領収書の宛名は「本来支払うことになっていた」会社または人物の名を記載してもらいます。
例えば、X会社で必要な備品を会社員Aが買いに行った際に、領収書は自分宛(会社員A)ではなく「X会社」で領収書を発行してもらいます。

上記の例からも分かるように、領収書は「本来負担すべき人・会社」となります。
領収書の宛名を「立て替えた人」にしてしまうと、立て替え金名目であっても、すべて売上として認識されてしまうので注意しましょう。

補足として、領収書の宛名が下記のような書き方になっていないか確認しておくと良いです。

・宛名が「上様」になっている
・宛名に「株式会社」が書かれていない

「上様」と記載されていたり「株式会社」が省略されていたりすると、立替金の領収書として認められないケースがあるので注意しましょう。

関連記事:立替金が売上になるケースや実務上の立替金の位置づけについて解説

1-3. 領収書の明細や金額

領収書の明細や金額などの記載内容は、通常時の支払いと変わりません。
補足として、領収書を発行するお店によっては、金額以外に明細が付いているケースもあります。

その際は領収書と一緒に明細も「本来負担すべき人・会社」に渡すのが一般的です。

1-4. 領収書を最初に受け取る人

領収書を最初に受け取る人は「立て替えた人」になります。
お店側から領収書を発行してもらったら、まず立て替えた人が受け取り、領収書の内容を確認しましょう。

この時点ではまだ「本来負担すべき人・会社」には領収書は渡しませんので、注意しましょう。

1-5. 領収書を最終的に受け取る人

領収書を最終的に受け取る人は「本来負担すべき人・会社」です。
立て替えた金額を回収したら、本来負担すべき人・会社に領収書を渡します。

例えば、X会社で必要な備品を会社員Aが買いに行った際に、領収書は自分宛(会社員A)ではなく「X会社」で領収書を発行してもらいます。
会社員Aは、備品に支払った分の金額を受け取ってから、領収書をX会社に渡します。

金額を回収する前(精算前)に、領収書を渡してしまうと、立替金の回収がしにくくなるため注意しましょう。

補足として、会社内の立替金ではなく、会社外の関係者との立替金のやりとりをする際に経理の関係上、立て替えた側も領収書を残しておきたいケースがあります。
その場合は、領収書を相手の会社に渡す前に、事前にコピーしておきましょう。

2.領収書の管理方法

書類を管理する女性

立て替えた際に発行された領収書は、経費精算書で管理するのが一般的です。
その際、下記の内容を記載しておく(立て替えた人に記載してもらう)と良いでしょう。

・支払日
・立て替えた内容
・支払い先
・立て替えた金額

仕訳は立て替えた日ではなく、立て替えた側に立替金額を支払った、精算した日に行う場合が多いです。

会社員AがX会社で必要な備品代10,00円を立て替えた場合は仕訳はありません。

例:会社員AがX会社で必要な備品代10,00円を立て替え、翌日に領収書をX会社に提示した場合

補足として、立て替えた金額を決算時までに精算できなかった場合「未払金」として処理する必要があります。

例:会社員AがX会社で必要な備品代10,00円を立て替え、決算をまたいで精算した場合

例:決算後、会社員AがX会社で必要な備品代10,00円を精算した場合

精算のタイミングは会社によって異なるため、事前に確認しておくとスムーズに精算できるでしょう。

関連記事:立替金の勘定科目について対象になる費用や仕訳方法を解説

3.立替金の領収書の書き方と管理方法をチェックしよう

処理

立替金の領収書を作成するうえで必要となる5つのポイントと、領収書の管理方法について詳しく解説をしました。
立替金の領収書に必要となるポイントは、領収書の発行者名、 領収書の宛名、領収書の明細や金額、領収書を最初に受け取る人、領収書を最終的に受け取る人の5つがあります。

この中でとくに重要となるのが「領収書の宛名」と「領収書を最終的に受け取る人」の2つです。
領収書の宛名を「立て替えた人」にしてしまうと、立て替え金名目であっても、すべて売上として認識されてしまうので注意しましょう。

さらに領収書の宛名が「上様」であったり「株式会社」が省略されたりした書き方になっていると、立替金の領収書として認められないケースがあるので注意しましょう。

また、立て替えた金額を回収したら、本来負担すべき人・会社に領収書を渡します。
金額を回収する前(精算前)に、領収書を渡してしまうと、立替金の回収がしにくくなるため、注意しましょう。

立て替えた際に発行された領収書は、経費精算書で管理します。
仕訳は、立て替えた日ではなく、立て替えた側に立替金額を支払った・精算した日に行う場合が一般的となっています。

また、立て替えた金額を決算時までに精算できなかった場合「未払金」として処理する必要があるので注意しましょう。

本記事を参考に領収書の作成及び管理方法について整理してみてください。

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古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

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