ポイント利用分は経費として精算できる?精算方法を徹底解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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ポイント利用分は経費として精算できる?精算方法を徹底解説

クレジットカードを核にする男性

クレジットカードはもちろん、電子マネーなどの広がりと同時に、さまざまなポイントサービスが登場しています。ポイントサービスは活用することで商品やサービスの利用が可能です。

このようなポイントサービスを会社の備品や旅費などの購入費用にあてた場合、経費として扱うことが可能なのでしょうか。

今回は社員がポイントを利用した場合に経費精算可能かについて、精算方法などを交えて紹介します。

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勘定科目と仕訳

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1. 社員個人のポイントを利用して会社の費用を支払ってもよい?

クレジットカードで悩む男性

社員個人は、自分のポイントを使って会社の費用を支払うことができます。たとえば、出張費用が合計1万円かかったとします。この際に次のような支払いの内訳が認められます。

  • 9,000円を現金で支払い
  • 残り1,000円を貯まっていたポイントで支払い

1-1. 個人のポイントは個人の所有権が認められる

社員個人がプライベートで貯めたポイントは、個人の資産として所有権が認められると考えられています。そのため、個人がポイントを利用して会社の備品や費用を支払った場合は、会社に請求をすることは認められているといえるでしょう。

1-2. 同じポイントでも会社経費の立て替えで貯まったポイントは会社に帰属

社員がプライベートで貯めたポイントは社員に帰属するのに対して、社員が会社の経費を支払う際にクレジットカードなどで立て替える場合にもポイントは発生します。

この際のポイントは会社の権利は会社に帰属すると考えられます。そのため、ポイントを貯めた社員が好きに貯まったポイントを使用できるわけではありません。

会社の経費立て替えとして発生したポイントは会社に権利が帰属しますが、どう扱うかは社内の規定によって異なります。そのため、会社によっては会社の経費立て替えで発生したポイントであっても、使用を認められる可能性があるでしょう。

関連記事:電子マネーはどう経費処理する?仕訳や勘定科目、経費精算についても解説

2. ポイント利用分は経費として精算できる?

電卓を叩く人

先述のように社員個人が貯めたポイントは、会社の備品や費用を支払った際、現金と同様に会社に請求が可能です。そのため、会社は経費として精算することが求められます。

精算できる金額はポイントを含む全額です。たとえば出張費1万円のうち9,000円を現金、残り1,000円をポイントで支払っていれば、出張費1万円を精算する必要があります。もしこの1万円を全額ポイントで支払っていたとしても、社員は経費として請求できます。

ポイント利用分を経費として精算するための流れは次のようになります。

  • 経費精算申請書を提出
  • 経費精算申請書と領収書の確認
  • 経費精算

2-1. 経費精算の申請は会社のルールに沿う

社員がポイントを使用して購入した備品や旅費などの精算を希望しているのであれば、自社が用意している申請書などを提出して行いましょう。その際は申請書に加えて、領収書や明細書といった支払いがわかる書類も提出してもらいます。また、申請書には購入した日付や購入したものの内容を記載するのが一般的です。

2-2. 申請書と領収書を照らし合わせる

社員から提出された申請書と領収書もしくは明細書を照らし合わせます。とくにどれだけの費用が発生してどれだけのポイントを使用したのかを、領収書、明細書でしっかりと確認しましょう。

2-3. 経費精算

申請書の内容と領収書、明細書の内容に相違がなければ、自社のルールに従って経費を精算していきます。

3. ポイントを利用したときの経費精算の方法

ネットショッピング

社員が個人のポイントを使用した場合、仕訳方法が通常とは異なるため注意が必要です。たとえば、社員が個人のポイントを使用して会社の備品5,000円分を購入したとします。この際の仕訳方法は次のとおりです。

借方 貸方
消耗品費 5,000円 事業主借 5,000円

この場合、借方の勘定科目は消耗品費を選択します。次の貸方は事業主借を選択します。

ポイントは社員個人のものであり、事業で発生した利益ではないため事業所得と区別する必要があります。そのため、貸方の勘定科目は事業主借です。

3-1. 一部をポイントで支払った場合

費用の一部をポイントで支払った場合は、仕訳方法が複雑になります。
たとえば、5,000円の備品のうち、1,000円をポイントで支払い、残り4,000円をカードで支払った際の仕訳方法は次のとおりです。

借方 貸方
消耗品費 4,000円 事業主借 4,000円

上記の仕訳方法は現金支払額として仕訳る方法です。この場合はカードで支払った4,000円のみを計上します。そのため、シンプルで処理がスムーズに行えます。一方で、実際はどれだけ値引きがされているかがわからないというデメリットがあります。

そのため、ポイントを使用した部分を雑収入として仕訳をすることで、どれだけポイントで値引かれているかが把握できます。

借方 貸方
仕入 5,000円 雑収入 1,000円
未払金 4,000円

この仕訳では支払いの際に使用したポイント(1,000円)を雑収入として記載します。現金支払額だけを記載する方法と比べると複雑になってしまいますが、実際の金額や値引き額といった詳細な点まで把握可能です。

この2つの仕訳方法はポイントの種類によって使い分けましょう。ポイントにはコンビニやスーパーで利用できる共通ポイントと、小売店やドラッグストアなどが独自で発行している自社発行ポイントがあります。このうち共通ポイントは雑収入としての扱いが可能です。一方、自社発行ポイントは現金支払額を記載する仕訳方法になります。

4. ポイント利用分も経費として精算可能

ポイントと書かれたボード

社員が個人的に貯めたポイントは、会社の費用として支払えます。ただし、会社経費の立て替えで貯まったポイントは会社に権利が帰属する可能性が高いため、社内ルールに沿いましょう。

社員が個人的に貯めたポイントで会社の費用を支払った場合、会社が精算に応じる必要があります。ポイントを使用した場合の仕訳方法が2つあります。家電量販店やドラッグストアが発行している自社発行ポイントの使用は、現金支払額を記載する仕訳方法を行います。一方、コンビニやスーパーで利用できる共通ポイントを使用していた場合は、ポイントで値引いた額も記載する雑収入を用いた方法で仕訳ます。

ポイントを使った場合の処理のポイントを把握して、スムーズに精算業務を完了できるようにしましょう。

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jinjer Blog 編集部

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