経費精算システムの導入を成功させる7つのポイントを徹底解説

経費精算システムは非常に便利なものであり、コストカットや労力の削減に役立つものですが、無計画に導入しても活用できません。これまでのやり方より便利な場合でも、導入の仕方によっては「そんなものは使いたくない」と心理的な反発を招いてしまうケースもあるのです。

こちらで、経費精算システムの導入を成功させるためのポイントを知っておきましょう。

1. 経費精算システムを導入するうえで押さえておきたい7つのポイント

経費精算システムの導入にあたり押さえておきたいポイントを7つご紹介します。

必ずしもすべてのポイントを満たす必要はありませんが、手抜かりがあると経費精算システムの導入に失敗するリスクが高くなってしまいます。経費精算システムは、決して導入コストの安いものではありません。

せっかく導入するのであれば、かけた費用を回収できるように、導入成功の下準備を整えましょう。

1-1. 利用したい機能と不要な機能を検討してサービスを吟味する

経費精算システムを導入する場合は、まず自社に必要なシステムとそうでない機能の切り分けをすることが大切です。

経費精算システムは、会社によってサービスが違います。「A社には標準搭載されているものの、B社のサービスを選ぶと利用できない」ものもあるため、機能の要不要を検討せずに導入を決めてしまうと、高確率で後悔することになるでしょう。

会社の規模や経営スタイル、現在使っているシステムの充実度等によって、必要な機能は変わってきます。必要な機能をすべて持っており、なおかつ不要な機能ができるだけ含まれていないサービスを吟味しましょう。

1-2. 営業担当者と細かいすり合わせをおこなう

経費精算システムを導入するため、各社のサービスを比較するときに役立つのが資料請求です。

ただし、公式なパンフレットや公式ホームページ等の確認だけでは、細かい部分がわかりません。打ち合わせをしてみないと細かいプランを決められないケースもあるため、興味のあるサービスについては営業マンを呼んで詳しい説明をしてもらいましょう。

1-3. テスト運用をしてから導入を判断する

多くの経費精算システムは、無料のトライアルを実施しています。どれだけ高機能で使いやすいシステムでも、実際に使い勝手がよいと感じるとは限りません。

そこでおすすめしたいのが、経費精算システムのテスト運用です。期間は限られますが、テスト運用をすることで、

・システム全体の操作感
・テストに参加し、実際にシステムを使用した従業員の声
・機能の使い勝手
を確認することができるでしょう。

1-4. 経費精算システムを利用する際に社内ルールを見直す

これまで経費精算システムを使っていなかった会社が、経費精算システムを導入すると、多くの場合これまで使っていた経費精算ルールが使えなくなります。

これまで当たり前に使っていた経費精算ルールが通用しなくなると、経費を申請していた一般従業員も、経費の承認していた経理担当や各部署の上司も仕事のやり方を変える必要が出てくるでしょう。

そこで必要になってくるのが、前もって社内ルールを更新し、周知することです。あらかじめ新しい経費精算ルールを定め、「こういったシステムを導入する」といった周知をして、経費精算システムを導入しやすい環境づくりをしておくことをおすすめします。

1-5. 経費精算システムの導入前後に従業員向けに説明会を実施する

経費精算システムの導入を成功させるうえで、重要な要素のひとつが感情的な反発を抑えることです。便利なシステムでも、導入までのプロセスに問題があると、使い方がわからないといったストレスが発生してしまいます。

新しいシステムを導入した結果、従業員にストレスがたまり、仕事の能率が下がってしまっては意味がありません。システム導入時は、導入前と導入後にそれぞれ社内会議を開催し、

・経費精算システムを導入することになった経緯
・導入する経費精算システムの概要
・システムの導入によって得られる企業側・従業員側のメリット
・最低限把握しておく必要がある機能

などを伝えましょう。

1-6. 経理担当以外の従業員にもメリットがあるシステムを選ぶ

経費精算システムの導入にあたって、従業員の反発を抑えるコツは、従業員側にもメリットのあるシステムを選ぶことです。経費申請の手順が楽になるなど、従来のやり方よりもシステム導入後のほうが便利だと理解してもらえば、従業員の反対を抑えられるでしょう。

また、幅広い従業員にメリットがあることを説明できるようになると、企業の経営陣へ経費精算システムをプレゼンする際にも役立ちます。

1-7. 見積もりを作成してコストパフォーマンスを比較する

どれだけ素晴らしいシステムでも、企業規模と予算が合っていないと使いこなせません。そこで必要なのが、相見積もりの活用です。気になる経費精算システムを複数ピックアップし、同時期に見積もりを取って、一番条件のよいものを選びましょう。

2. 経費精算システムの導入で従業員の労力と作業時間を削減できる

経費精算システムを導入することで企業が得られるメリットは、大きく以下の2点です。

・経費精算に費やしていた労力が減って従業員一人ひとりの業務の負担が軽減される
・経費精算にかかっていた作業時間を大幅に圧縮できる

経費精算システムを導入すれば、企業はこれまで各従業員に負担させていた経理作業の労力と、経理作業にかかっていた時間=人件費を節約できるようになります。

たとえば、従業員一人あたりの経理作業時間が1ヶ月に2時間分あったとしたら、経費精算システムの導入で作業時間を4分の1に短縮できれば、1時間半分の人件費を削減できるということです。

人件費を削減すれば、その分労働時間を減らしても利益を確保できるため、長時間残業を禁じる政府の働き方改革にも対応できるようになるでしょう。

3. 経費精算システム導入後に注意すべきこと

経費精算システムの導入後に注意すべき点として、

・会社に合わせて段階的にシステムを切り替えていく
・一定期間後に経費精算のルールを見直す

ことがあげられます。ベンチャーや元々オープンな社風の企業なら、一斉にシステムを更新しても使いこなせるでしょう。

しかし、従業員の年齢層が高かったり、新しい技術に対する忌避感の強い人が多かったりするなら、既存の経費精算ルールと併用しつつ順次切り替えていったほうが、混乱を防げます。

また、大幅なシステムの入れ替え直後は、混乱も起こりやすいです。必要に応じて社内の規約や経費精算ルールを見直せるように、あらかじめスケジュールを組んでおきましょう。

4. 必要なポイントを押さえて経費精算システムの導入を成功させよう

経費精算システムは、人件費を抑えつつ労働時間を圧縮する効果的な手立てのひとつです。しかし、何の下準備もなしに取り入れても、従業員がうまく活用できません。サービスの吟味や相見積もり等を駆使して自社に合った経費精算システムを見極め、従業員のケアをしながら少しずつ導入を進めましょう。

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