経費精算の合理化のためにやっておきたい5つの施策とは

経費の申請手続きは、多くの場合経理の知識を持たない社員による手続きなので、ミスが出ることもしばしばあるでしょう。

そこで、便利なシステムを導入して面倒な手続きを簡略化してしまえば、これまで経費精算に使っていた時間を削減し残業せずに帰宅したり、本業に時間を使ったりすることが可能になります。

企業にとって経費精算に必要な一連の作業は、直接利益を生み出すわけではありません。しかし、人件費のコストカットは、企業の利益を手っ取り早く増やす方法のひとつなので、興味がある場合は導入を検討しましょう。

今回は、経費精算の合理化に必要な5つの施策と、経費精算の合理化が求められる背景について解説していきます。

1. 経費精算合理化のためにやっておきたい5つの施策

チェックボックスで項目を確認している男性

まずは、経費精算を合理化するためにやっておきたい施策を5つご紹介します。

1-1. 交通費や交際費の申請を出先でできるようにする

一般社員にとって、交通費や交際費といった経費の申請は、時間がかかるうえにルールも細かく面倒な作業です。申請手続きの負担が大きいと効率化を進められません。

経費精算を合理化するためには、経費の使用から精算までの作業工程を減らし、時間を短縮することが大切です。

そのため出先で簡単に経費を申請できるシステムや社内ルールが必要になってきます。とくに、目的地と出発地を入力すれば自動で交通費を算出してくれるシステムや、スマホで領収書等の写真を撮るだけで経費申請に反映させられる仕組みが整っていれば、経費の申請漏れなどを防げるでしょう。

1-2. 申請された経費の承認フローを簡略化する

経費精算手続きでは、申請を受けたあとに承認の手続きも必要になります。このとき、申請された経費のデータを書面でチェックしたり、社内で様々な部署の人間に見てもらったりすると、承認に時間がかかります。

できれば、承認手続きもいくつかの承認フローを作って、短時間でできるようにすることをおすすめします。

1-3. 経費精算に合わせて仕訳データを自動入力する

経費精算と同時に、会計ソフトへ仕訳データを送信できる機能の実装もおすすめです。システム同士の連携を取れるようにしておけば「経費を処理する」「仕訳を入力する」という2工程の手続きを1工程で終わらせることができます。

また、仕訳データを送信するため金額などの打ち間違いも防げるでしょう。

1-4. 経費申請と承認・振り込みを連動させる

社員が立て替えた経費の精算も、経費の申請・承認と連動させられると便利です。自動的にFB(ファームバンキング)データを出力するシステムを利用すれば、複数の経費精算の処理も早く済みます。

1-5. スマホやタブレットでも使えるシステムを導入する

経費精算の合理化を進めるためには、より手軽かつ簡単に操作できる環境が必要です。そのためパソコンだけでなく、スマホやタブレットから経費精算できるものを利用しましょう。

また、自社のLAN内のみで使えるクローズドな独自システムは、外部からアクセスできません。可能であれば、強固なセキュリティーを備えたクラウド型の経費精算システムの導入をおすすめします。

2. 働き方改革へ対応するために経費精算の合理化が求められる

パソコンからクラウドシステムを利用している男性

経費精算の合理化が求められている理由は、政府の定めた働き方改革へ対応するためです。

働き方改革の柱の1つは、長時間労働の上限規制など労働時間の是正です。従来の働き方では長時間労働という社会的な問題が発生しています。労働時間を減らすには根本からやり方を変えなくてはいけません。

また、社内ルールでノー残業デーを設けたり、積極的に定時帰社を持ちかけたりしても、本業に使う時間を減らせば従来の売上や生産性を維持できない可能性が高くなります。

しかし、営業担当や経理担当が経費精算の申請や処理に使っていた時間を短縮できれば、本業に集中でき残業を減らせるでしょう。

3. 働き方改革への対応に悩んでいる企業はシステム導入の検討を

働き方改革によって法改正が行われ、企業は従業員の労働時間を適正に管理したり、残業を制限したりすることを義務付けられました。

しかし、これまで通りの方法で作業時間の短縮化を図ろうとしても、大きな効果は期待できません。数多くの社員が頭を悩ませつつ、手作業でやると時間がかかる経費精算を合理化して、1日の労働時間を短縮しましょう。

そのためにおすすめなのが、スマホ利用や自動仕訳機能等に対応した経費精算システムの採用です。

経費精算システムにもいくつかの種類があるため、資料請求をしたり特徴を調べたりして、自社に一番合ったシステムを選ぶことをおすすめします。

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