経費精算とは?業務フローや工数削減策を徹底解説

経費精算とは、従業員が業務に関する場面で発生した金銭を企業が支払うことです。経費精算はすべての従業員が関わる業務ですが、特に経理担当者の負担が非常に大きいことが、企業の課題となっているのではないのでしょうか。

本記事では、経費精算に関する基礎知識や業務フロー、工数削減策を解説します。ぜひ最後までお読みください。

これだけ抑えておけば大丈夫!「経費精算システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「経費精算システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお悩みの経理担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「経費精算システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・経費精算システムが普及している理由
・経費精算システムを導入するメリット
・経費精算システムの導入までに必要な7つのステップ

経費精算システムの導入を成功させるため、ぜひ「経費精算システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. 経費精算とは

経費精算とは、従業員が立替払いをした経費を企業が支払うことです。ここで該当する立て替え払いは、営業担当者が取引先に訪問に行く際に発生した交通費、日常業務で発生する各種購入費、社外の人との交際費などがあげられます。

経費精算は、一般従業員がおこなう必要がある項目と、経理担当者がおこなう業務の二種類に分けられます。それぞれの担当項目は以下の通りになります。

【一般従業員がおこなう経費精算の項目】
・立て替え払いをおこなった日程
・支払った金額
・目的
といった事柄を、経理担当者に提出する「支払い申請書」に記載します。支払い申請書を提出する際にはかならず領収書やレシートの原本を添付する必要があります。
【経理担当者がおこなう経費精算の項目】
従業員から提出された「支払い申請書」と添付された領収書やレシートを合わせて確認します。内容に問題がなかった場合は、仕訳をして経費として計上し、支払先への会計処理を実施します。

経費の判断基準は、自社の企業活動に関係する支出であり、それらを裏付けることができる領収書があれば、基本的には経費として認められます。

しかし、これだけを経費の定義としてしまうと、不正受給の温床となる可能性があるため、「何をどこまでおこなった場合に経費として認められるのか」という具体的な指標をあらかじめ規定しておく必要があります。

関連記事:経費精算とは?今さら聞けない経費精算のやり方と注意点を大公開!

1-1. 経費精算の項目

経費精算には、大きく分けて「小口精算」「交通費精算」「旅費精算」の3つのカテゴリーに分類することができます。それぞれの内容を詳しくみていきましょう。

《小口精算》

小口精算とは、社内の小口現金からそのまま現金を取り出し、経費を従業員に支払うことです。多くの企業では、経費精算は毎月の給与と同じタイミングで支払われますが、一部の企業では小口精算をおこなっていることがあります。

小口精算は社内手続きが一般の経費精算と比較すると手間がかかり、計算ミスが原因でトラブルに発展してしまう恐れがあります。

《交通費精算》

交通費精算とは、自宅から会社までの通勤費用や、営業活動で相手の企業で訪問に行く際に発生した近距離の移動にかかった交通費を指します。

ここでいう近距離とは、一般的に在来線で日帰りが可能な距離の場合が多いです。交通費精算には具体的に以下のものが含まれます。

【交通費精算に該当するもの(一部)】
・通勤定期代
・電車代(近距離に限る)
・バス代(近距離に限る)
・タクシー代
・駐車場代
・ガソリン代

《旅費精算》

旅費精算とは、出張時に発生したホテル代、出張手当、往復交通費などを指します。基本的に遠隔地に出張した際の費用であるため、旅費規定にもとづいて処理されます。

旅費は従業員が立て替え、経費精算をすることで立て替えた分の費用が翌月の給与と同じタイミングで振り込まれることが一般的です。

関連記事:経費精算規定を作成するときに知っておきたいポイントと注意点

2. 経費精算のフローとは

経費精算が必要になるのは、従業員が立て替え払いをおこなったり、企業の法人カードで支払った費用を会社が支払う場合です。

従業員が経理部へ支払い申請書を提出することで、経理担当者が内容を確認し、処理を実行する流れが一般的です。本項目では、経費精算の流れを解説します。今一度確認し、自社のフローにミスがないか今一度確認しましょう。

ステップ1:領収書を確認しながら支払い申請書を作成する

まず、経費精算が必要になった場合は、従業員が経理部に提出するための「支払い申請書」を作成します。支払い申請書に記載する必要がある項目は、以下の通りです。

支払い申請書と合わせて領収書やレシートの添付を必ずおこないましょう。

関連記事:経費精算の領収書や帳簿の保存期間は?保存方法や注意点を紹介

ステップ2:支払い申請書を所属部署の部長に提出する

支払い申請書を経理日に提出する前に、所属部署の部長に提出し、承認を得る必要があります。部長の承認印をもらうことで、申請書が正式なものになります。

紙での承認依頼では外出先などから対応することができないため、経費精算の遅れの原因となる事もしばしばあります。

関連記事:経費精算の遅れはなぜおこる?対策法をご紹介

ステップ3:部署から提出された支払い申請書を経理部が処理する

部署内で承認された支払い申請書が経理部に提出された際は、経理担当者が申請書をもとに支払いをします。

実際に支払い処理を実行する前に、経理担当者は、提出された申請書と領収書が正しいものですか、支出の内容に問題はないか、などの点を確認します。

内容に不備がなかった場合は、会計処理をおこないます。

関連記事:経費精算の基本フロー・やり方・注意点をわかりやすく解説

関連記事:経費精算の仕訳方法や精算書作成、使用する科目を解説

3. 経費精算を実施する際の注意点

日々経費精算業務に携わっている中で、経理担当者はさまざな問題点に向き合うことがあるでしょう。それらの問題点をなくし、効率化することでよりスムーズに業務ができるようになります。

ここでは、経費精算を実施する際に注意したいポイントについて解説します。

3-1. 経費の使い道の合理性

金額の小さな経費(交通費や会議費など)については、予算の範囲内で支出されることが多いので、問題となることは少ないです。
しかし、注意しなくてはならない点が2点あります。

・経費使途が合理的であるかどうかということ
・税務上問題のない支出であるかどうかということ

一つ目は、資金使途が合理的ではない経費は無駄な出費に他なりません。こういった申請を発見するための正確な経費管理が必要です。

二つ目、「経費精算の不適切な事務処理をしてしまったたがために、法人税等が課される」という税務上の不利益を回避するためにも注意すべき点です。

以上を意識することで、無駄な経費を削減することにつながることが期待できます。

3-2. 法人税に影響する科目

経費精算をおこなうにあたり、その事務処理が重要であるということを前述しました。なぜこういったものが必要かというと、経費として計上する費目の種類によっては法人税に影響が及ぼされるからです。以下に注意すべき費目についてまとめました。

  • 交際費
    →交際費とは、法人が得意先や仕入先、その他事業に関係のある者等に対する接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為のための支出のことです。これらは基本的に、法人税の減少に寄与しません。
  • 寄附金
    →寄附金についても、税金の計算をする際に、費用として認められない(損金算入されない)部分があるため注意が必用となります。
  • 旅行交通費
    →旅行の目的によっては、法人税の減少に寄与しません。

関連記事:経費精算時のその費用、どの勘定科目にあてはまる?科目ごとに解説

4. 経費管理の必要性

経費管理の目的は企業における費用の最小化と説明しました。しかし、費用の最小化がもたらす企業のメリットは利益の最大化だけではありません。今回は以下の2つのメリットをご紹介します。

経費精算の管理手法を明確にし、自社の経費管理を徹底化しましょう。

メリット1 :円滑なキャッシュフローの維持

企業内のそれぞれの部門が「どのタイミングで」「どれだけ経費を欲しているか」を把握せずに経営をおこなえば、キャッシュフローが維持できない局面になりやすいでしょう。

企業内の経費の需要を逐一把握し記録することで、「いつまでにどれくらいのキャッシュの確保をすればいいか」がわかるため、企業活動の計画を事前に立てられることから、円滑なキャッシュフローの維持につながるといえるでしょう。

また、健全な経営を維持することはお客様からの信頼を醸成することにもつながるでしょう。

メリット2 :不正な経費申請の防止

各部署からの経費申請の使途を正確に把握することで、企業の財産を守ることにつながります。

たとえば、出張時などに交通費や滞在費などの申請が降りることがあります。それが実際に申請された通りの利用目的によってかかった費用かどうかを把握していなければ、従業員個人の私利のために使われる費用を経費として清算してしまう、といったことにつながりかねません。

経費管理の目的は、費用の最小化です。正確な経費管理をおこなうことで、目的達成に大きく貢献することができます。

関連記事:経費精算の不正を防ぐためにやっておくべき3つの対策とは

関連記事:経費精算の不正防止のためにやっておきたい4つの施策

5. 経費精算の「めんどくさい」や「大変」を削減するためには

5-1. エクセルやスプレッドシートで業務改善

経費管理をおこなうにあたってはさまざまな手法が考えられます。たとえば、エクセルやスプレッドシート上で予算・実績の管理をおこなう企業もあります。

しかし、エクセルやスプレッドシート管理では手入力となるため、申請ミスが多発しやすいです。

スプレッドシートでの管理は他の従業員と共有できるため、自分の意図しない編集などが発生し、不正のリスクがありますし、なにより煩雑でめんどくさいと感じるでしょう。

関連記事:経費精算がめんどくさい!経費精算の課題と具体的な解決策とは

関連記事:経費精算の業務改善方法とは?やっておきたい3つの施策

5-2. 経費精算システムの活用

経費管理を実施するにはクラウド型管理システムを利用することがおすすめです。クラウド管理であれば、申請ミスが是正されるだけでなく、経理担当者の負担を減らすことができます。

たとえば、「自動仕訳機能」は、申請時に自動で仕訳がされることで、面倒な仕訳や手入力の工数を減らすことができます。また、クラウド管理となりますので紙の申請書類なども不要となり、システムで一括管理することが可能となります。

その他、従業員が申請する際の入力ミスを抑制できたり、申請書類の一覧表示などの機能もあれば、申請書の確認・承認業務の負荷も軽減することができます。

関連記事:経費精算に関してよくある課題とは?解決する方法を徹底解説

関連記事:経費精算で担当者が大変と感じる4つのネックポイントと対処法

5-3. クレジットカードなどでキャッシュレス化する

クレジットカードやICカードなどで経費を精算することができれば、金額の確認作業や従業員の申請ミスが格段に減少します。

経費精算システムでICカードを読み込み、経費として精算したい履歴を選択すれば申請が完了するため、従業員のストレスも軽減することができます。

ただし、クレジットカード使用時は領収書ではなく利用明細が発行されますので、扱い方には注意が必要になります。

関連記事:経費精算でクレジットカード。明細やレシートは使える?

6. 経費精算を合理化して働き方改革を進めよう

いかがでしたか?経費管理の仕組み、経費管理をおこなう際に気をつけたいポイントについてご紹介しました。経費管理のミスは会社に損失を与えてしまう場合があります。

本記事でご紹介したポイントを踏まえて、慎重におこないましょう。

関連記事:経費精算の合理化のためにやっておきたい5つの施策とは

関連記事:経費精算から見えてくる働き方改革!効率化のための5つのポイント

経費精算システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

経費精算業務は、申請書類や金額の確認作業にとにかく手間がかかりますし、仕訳やFBデータの作成はミスが許されないので、時間がかかりストレスを感じるでしょう。

どうにか「面倒な手作業」を削減したいけど、どうしたらいいかわからないとお悩みの方は、経費精算システムの導入を検討してみましょう。

経費精算システムとは、経費精算の申請から承認、経理担当者の処理作業までを、一気通貫でオンライン化できるシステムのことです。経費精算システムの導入を検討することで、

・ミスのない申請書類によって差し戻しや確認作業を削減できる
・申請、承認、処理をオンライン化し、スムーズな経費精算を実現できる
・交通費の自動計算や、仕訳、FBデータ作成の自動化によって、手作業を大幅に削減できる

など、経理担当者様の工数削減につながります。

「導入を検討するといっても、何から始めたらいいかわからない」という経理担当者様のために、経費精算システムを導入するために必要なことを21ページでまとめたガイドブックを用意しました。

経理の働き方改革を成功させるため、ぜひ「経費精算システム導入完全ガイド」をご参考にください。